«Зайва» компенсація відпустки: хто повертає?

Ситуація не з приємних. Але, як-то кажуть, не помиляється лише той, хто нічого не робить. Коли вже помилку допущено, її треба виправляти.

Звісно, найпростіший варіант — «мирний». Але якщо він не спрацює, то доведеться шукати винного. В крайньому разі — вирішувати спір у суді. Розглянемо кожен із цих варіантів.

Розійтися мирно

Перш за все радимо поспілкуватись із самим працівником. Так, він уже не працює в установі. Провести утримання з його зарплати не вийде. Але ж немає перешкод для того, щоб він добровільно повернув помилково отриману суму.

Відмовляється? Буває. І не лише через дурну вдачу. А, наприклад, тому, що повернути всю суму одразу йому складно. Тоді він може повертати «борг» частинами. Все це обов’язково слід зафіксувати у заяві працівника: загальну суму, яку він повертає, розмір платежів та строки їх унесення.

Утім, працівник може наполягати на тому, що не повинен відповідати за чужі помилки. З’ясуємо, наскільки він правий. У цьому допоможе ЦКУ.

Особа, яка отримала майно або зберегла його в себе за рахунок іншої особи (потерпілого) без достатньої правової підстави, зобов’язана повернути це майно потерпілому (ч. 1 ст. 1212 ЦКУ).

Однак у ст. 1215 ЦКУ передбачено випадки, коли таке майно не підлягає поверненню. Так, зарплата та прирівняні до неї платежі не підлягають поверненню, якщо:

• відсутня рахункова помилка при нарахуванні цих платежів;

• відсутні недобросовісні дії з боку набувача.

Перед нами ситуація із помилкою роботодавця, а не підлими діями працівника (хоча все може бути, але проводити розслідування не будемо). Проте з’ясуємо природу помилки: рахункова чи ні?

До лічильних (вони ж рахункові) помилок ВСУ у ч. 24 постанови ВСУ № 13¹ відніс ті, що виникли через неправильності в обчисленнях, дворазове нарахування зарплати за один і той самий же період тощо. Водночас нелічильними помилками є ті, що виникли при помилковому застосуванні законодавства та інших нормативно-правових актів, у т. ч. колективного договору. Наприклад, оплачено відпустку більшої тривалості, ніж належить, у результаті чого сума відпускних є завищеною.

¹ Постанова Пленуму ВСУ «Про практику застосування судами законодавство про оплату праці» від 24.12.99 р. № 13.

Придивімось до помилки, яка має місце в описаній ситуації. До стажу роботи, що дає право на відпустку, включили зайві періоди. Це призвело до неправильного обчислення відпускного стажу. Як наслідок — зайво нараховано й виплачено відпускну компенсацію. Це є нічим іншим, як помилковим застосуванням законодавства та інших нормативно-правових актів.

Отже, маємо нелічильну (нерахункову) помилку. А відтак працівник правомірно відмовляється повертати кошти. Тож якщо консенсусу не досягнуто, доведеться іти іншим шляхом.

У пошуках винного

Керівник установи повинен пред’явити вимогу компенсувати шкоду, заподіяну зайвими виплатами. Кому? Працівнику, який припустився помилки.

На практиці в подібних ситуаціях точиться справжня війна. Хто винен: інспектор з кадрів, бухгалтер по зарплаті, головбух?

Якщо є суперечки, керівництво установи проводить службове розслідування. У результаті буде встановлено працівників, дії яких призвели до безпідставного витрачання бюджетних коштів.

Зверніть увагу: суди при розгляді позовних заяв про матеріальну відповідальність мають з’ясувати наявність прямої дійсної шкоди, її розмір та чи входили до функцій працівника обов’язки, неналежне виконання яких призвело до шкоди (абз. 2 п. 3 постанови 14²). Цей принцип доцільно використовувати й при проведенні внутрішнього службового розслідування. Зокрема, необхідно з’ясувати, що саме входило до трудових обов’язків працівників, причетних до розрахунку та виплати «зайвої» відпускної компенсації.

² Постанова Пленуму ВСУ «Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками» від 29.12.92 р. № 14.

До відома: трудові обов’язки працівника визначаються законодавством, трудовим договором, посадовою інструкцією, наказами керівника тощо (абз. 2 п. 4 листа ВССУ³).

³ Лист Вищого Спеціалізованого суду України з розгляду цивільних та кримінальних справ «Узагальнення про практику застосування судами законодавства, що регулює матеріальну відповідальність працівників за шкоду, заподіяну роботодавцю (Витяг) від 01.09.2015 р.

Коли винних знайдено, вирішують питання про відшкодування завданої шкоди. При цьому враховуйте: працівник (не керівник установи, її підрозділів, заступник керівника), який заподіяв шкоду при виконанні своїх трудових обов’язків, несе матеріальну відповідальність згідно з ч. 1 ст. 132 КЗпП. Зокрема, розмір його відповідальності обмежено на рівні прямої дійсної шкоди, але не більше середнього місячного заробітку такого працівника.

До категорії прямої дійсної шкоди належать витрати, спричинені зайвими виплатами на користь працівників. Зокрема, йдеться про такі виплати як: основна та додаткова заробітна плата, суми компенсацій тощо (п.п. «з» абз. 6 п. 4 листа ВССУ).

Керівники установ, їх заступники, а також керівники структурних підрозділів та їх заступники теж несуть обмежену матеріальну відповідальність. Зокрема, така відповідальність передбачена за шкоду, заподіяну установі зайвими грошовими виплатами працівникам (п. 2 ч. 1 ст. 133 КЗпП).

Відшкодування відбувається таким чином.

Винна особа, яка безпосередньо заподіяла шкоду зайвою виплатою, зобов’язана відшкодувати шкоду в межах свого середньомісячного заробітку.

Якщо розмір шкоди перевищує «середньомісячну» межу, то решту відшкодовує службова особа (наприклад, керівник відповідного структурного підрозділу). І теж у межах свого середньомісячного заробітку (абз. 2 п. 6 постанови № 14). Також на таких керівників покладено матеріальну відповідальність у «середньомісячних» межах, якщо з їх вини установа не встигла стягнути шкоду із безпосередньо винної особи. Таке може статися. Адже законодавство встановлює строки для стягнення шкоди із винної особи. Про них — далі.

Отримати відшкодування від винуватця можливо двома способами: добровільно або примусово.

Винна особа добровільно компенсує заподіяну шкоду. Таку можливість передбачено ч. 5 ст. 130 КЗпП.

Підставами будуть його пояснювальна записка та заява. В останній працівник має зазначити, як саме буде погашати борг: уносити кошти на рахунок (до каси) установи чи дозволить відраховувати із зарплати.

Майте на увазі: у разі добровільного відшкодування завданої шкоди працівником не діють обмеження : ані щодо відшкодування у розмірі середньомісячного заробітку, ані щодо відрахувань, встановлених ст. 128 КЗпП.

Утім, відповідне бажання працівника потрібно зафіксувати у його заяві.

Кошти з винної особи стягують за розпорядженням керівника установи. У такому разі покриття заподіяної працівником шкоди провадиться шляхом відрахування із його зарплати. Але для того, щоб цей спосіб спрацював, слід одночасного дотриматись таких умов:

1) працівник покриває шкоду у розмірі, що не перевищує його середньомісячного заробітку (ч. 1 ст. 136 КЗпП).

Якщо ж пряма дійсна шкода перевищує цю межу, з працівника все одно стягують лише суму у межах середньогомісячного заробітку. Решту шкоди працівник не покриває (абз. 7 п. 6 листа ВССУ). Тут у гру може вступити його керівник (який покриє залишок або частину шкоди) або суд (про це поговоримо далі);

2) розпорядження про відшкодування коштів слід оформити не пізніше двох тижнів з дня виявлення заподіяної працівником шкоди. А от звернути до виконання це розпорядження можна не раніше ніж через сім днів з дня повідомлення про це працівника (ч. 2 ст. 136 КЗпП).

До речі, під зверненням до виконання слід розуміти передання розпорядження бухгалтеру, а не безпосередньо проведення відрахувань;

3) загальний розмір усіх відрахувань при кожній виплаті зарплати не може перевищувати 20 % «чистої» зарплати працівника. В окремих випадках допускається відраховувати 50 % зарплати (ч. 1 ст. 128 КЗпП).

Звісно, винна особа може не погодитися з відрахуванням або його розміром. У такому разі працівник може звернутися із заявою до органу з розгляду трудових спорів (ст. 225 КЗпП) або до суду (ч. 1 ст. 233 КЗпП).

Якщо утримати безпідставні виплати за ініціативою установи неможливо, домогтися цього можна через суд (ч. 3 ст. 136 КЗпП).

Звільнення працівника не припиняє його обов’язку відшкодувати заподіяну шкоду (абз. 9 п. 9 листа ВССУ).

Звісно, спосіб із відрахуванням із зарплати не підходить. Залишається добровільне відшкодування або судовий розгляд.

Істина в суді

Розгляду в судовому порядку підлягають справи, в яких (п. 2 Постанови № 14):

• розмір завданої шкоди перевищує середньомісячний заробіток працівника;

• відшкодування не може бути проведене за розпорядженням керівника установи шляхом відрахування із зарплати (наприклад, якщо працівник уже звільнився або минув термін видання розпорядження про відрахування);

• працівник не згоден з відрахуванням чи його розміром.

І пам’ятайте: роботодавець має право звернутися до суду із позовом про відшкодування заподіяної працівником шкоди упродовж року з дня її виявлення (ч. 3 ст. 233 КЗпП).

Потрібно визначитись, із ким судитися: з колишнім працівником (який отримав зайві кошти і не повертає їх) чи із винною особою, через яку виникла помилка? Можливо й таке, що з обома.

Дружня порада: оскільки ми вже з’ясували, що помилка нелічильна, то спроба «стрясти грошей» із колишнього працівника може зазнати фіаско. Найімовірніше, суд стане на бік такого працівника, аргументуючи це саме нелічильним (нерахунковим) характером помилки та опираючись на ст. 1215 ЦКУ.

Тож залишається вимагати кошти із винної особи.

Утім, радимо знайти способи вирішення конфлікту й утриматись від візитів до суду.

Що в бухобліку?

Працівник добровільно повертає

зайво отримані кошти

Припустимо, що пощастило й працівник погодився повернути зайво отримані кошти. Які дії установи?

По-перше, треба здійснити перерахунок нарахованої компенсації, утриманих податків (ПДФО та ВЗ) та нарахувань на неї (ЄСВ).

Відображається це у фонді оплати праці того місяця, в якому здійснюються утримання виявленої помилки (п.п. 1.6.2 Інструкції № 5⁴).

⁴ Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

Підстава — бухгалтерська довідка до меморіального ордера № 5. Зокрема, методом «сторно» або зворотними обліковими записами проводимо необхідні коригування:

• відкориговано суму нарахованої компенсації: Дт 6511 — Кт 8011;

• відкориговано суму нарахованого ЄСВ (22 %): Дт 6313 — Кт 8012;

• відкориговано суму утриманих податків (ПДФО та ВЗ): Дт 6311 — Кт 6511.

Важливо: якщо помилки припустилися в минулих бюджетних періодах, не забудьте відкоригувати накопичений фінрезультат. І ось чому.

Понесені витрати на зайві виплати (субрахунки 8011, 8012) у минулих бюджетних періодах було закрито спочатку на фінрезультат звітного періоду (субрахунок 5511), а потім — на накопичений фінрезультат (субрахунок 5512).

Тож бухдовідкою ми маємо зменшити накопичений фінрезультат (дефіцит) на суму нарахованої компенсації, утриманих податків, нарахувань на неї.

Зокрема, до меморіального ордера № 17 слід зробити такі записи:

• відкориговано суму нарахованої компенсації: Дт 6511 — Кт 5512;

• відкориговано суму нарахованого ЄСВ (22 %): Дт 6313 — Кт 5512;

• відкориговано суму утриманих податків (ПДФО та ВЗ): Дт 6311 — Кт 6511.

Утворені переплати за податками і внесками (ПДФО, ВЗ та ЄСВ) не зникнуть. Вони зменшать суму поточних або майбутніх податкових зобов’язань.

Важливо: працівник повертає лише зайво одержані кошти. Тобто суму компенсації за мінусом ПДФО та ВЗ. Решту коштів має відшкодувати винна особа.

По-друге, необхідно (але не завжди) перерахувати повернуті кошти до бюджету.

Бюджетні установи можуть розпоряджатися бюджетними асигнуваннями протягом бюджетного періоду, якій триває із 1 січня по 31 грудня. Це відома норма бюджетного законодавства (ч. 1 ст. 3 БКУ).

Отже, якщо у поточному бюджетному періоді працівник повернув кошти, зайво виплачені йому у минулих бюджетних періодах, відновлення касових видатків не відображаємо.

Такі кошти повертаємо до загального фонду бюджету за кодом класифікації доходів 24060300 «Інші надходження». Виняток — зайві виплати, здійснені за рахунок коштів спецфонду (власних надходжень бюджетних установ). Це випливає з норми ч. 2 ст. 57 БКУ.

Для повернення коштів до бюджету також складаємо бухгалтерську довідку. При цьому у меморіальному ордері № 6 робимо такий обліковий запис: Дт 5512 — Кт 6312.

Таким чином, ми показуємо заборгованість перед бюджетом на суму зайвих виплат і водночас коригуємо суму профіциту (накопичений фінрезультат).

А конкретно, зменшуємо суму отриманих у минулому бюджетному періоді асигнувань (субрахунок 7011), за рахунок яких і було проведено помилкову виплату. Цей дохід минулих періодів ми повертаємо до бюджету.

Перерахування коштів до бюджету відображаємо у загальному порядку. Тобто робимо запис: Дт 6312 — Кт 2313.

Винна особа відшкодовує витрати

Заборгованості винної особи з відшкодування завданої зайвими виплатами шкоди відображаємо за субрахунком 2115 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків».

Майте на увазі: на цей субрахунок відносимо лише визнані винуватцем (винуватцями) суми заборгованості. Тобто таку заборгованість нараховуємо в бухобліку:

• або після отримання заяви від працівника щодо добровільного відшкодування;

• або після ознайомлення та підписання таким працівником розпорядження щодо стягнення з нього відповідної суми.

Інша річ, якщо працівник — винна особа — не визнає своєї провини та/або не згоден із розміром відрахувань. У такому разі не кваптеся відображати заборгованість.

Цілком можливо, що орган з розгляду трудових спорів чи суд стане на бік працівника і з нього не вдасться нічого стягнути, а заборгованість «зависне» на субрахунку 2115.

Також пам’ятайте: замало просто «повісити» борг на винну особу, навіть якщо винуватець згоден понести «заслужене покарання».

У будь-якому разі потрібно ретельно контролювати стан заборгованості до повного її погашення або до моменту її списання після закінчення строку позовної давності.

Розміри відшкодування можуть бути різними, зокрема:

1) винна особа відшкодовує лише суму утриманих, нарахованих податків та зборів (ПДФО, ВЗ + ЄСВ).

Відбувається так, коли працівник, який отримав зайві кошти, їх повертає в повному обсязі.

А ось сума утриманих та нарахованих податків і зборів лягає на плечі винуватця такої зайвої виплати;

2) винна сторона відшкодовує нараховану суму компенсації та нарахування на неї. Так відбувається, коли працівник, який отримав зайві кошти, відмовляється їх повернути.

На цьому свого часу наголосили фахівці КРУ у листі від 24.10.2011 р. № 25-18/85 (ср. ).

Не є винятком і добровільно внесені такою особою кошти на рахунок (до каси) установи.

Зобов’язання установи перед бюджетом на суму коштів, що підлягають поверненню в дохід бюджету, відображаємо за субрахунком 6312 «Інші розрахунки з бюджетом».

Виконання судового рішення

Якщо стягнення коштів із зарплати винної особи відбувається на підставі виконавчого листа, облік відрахувань необхідно відображати на субрахунку 6518 «Розрахунки за виконавчими документами та інші утримання».

Докладніше про порядок здійснення відрахувань на підставі виконавчих листів читайте у статті «Два виконавчих листи: порядок відрахування та обліку» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 44, с. 11 — 21).

Далі розглянемо на умовному прикладі, як відображати зазначені операції на рахунках бухобліку.