Ситуация не из приятных. Но, как говорится, не ошибается только тот, кто ничего не делает. Поскольку ошибка уже допущена, ее надо исправлять. Конечно, самый простой вариант — «мирный». Но если он не сработает, то придется искать виновного. В крайнем случае — решать спор в суде. Рассмотрим каждый из этих вариантов.
Разойтись мирно
Прежде всего советуем пообщаться с самим работником. Да, он уже не работает в учреждении. Провести удержание из его зарплаты не выйдет. Но нет препятствий для того, чтобы он добровольно вернул ошибочно полученную сумму.
Отказывается? Бывает. И не только из-за дурного нрава. А, например, потому, что вернуть всю сумму сразу ему сложно. Тогда он может выбрать вариант рассрочки: возвращать «долг» частями. Все это обязательно следует зафиксировать в заявлении работника: общую сумму, которую он возвращает, размер платежей и сроки их внесения. Впрочем, работник может настаивать на том, что не должен отвечать за чужие ошибки. Выясним, насколько он прав. В этом поможет ГКУ.
Лицо, получившее имущество или сохранившее его у себя за счет другого лица (потерпевшего) без достаточного правового основания, обязано вернуть это имущество потерпевшему (ч. 1 ст. 1212 ГКУ).
Однако в ст. 1215 ГКУ предусмотрены случаи, когда такое имущество не подлежит возврату. Так, зарплата и приравненные к ней платежи не подлежат возврату, если:
• отсутствует счетная ошибка при начислении этих платежей;
• отсутствуют недобросовестные действия со стороны приобретателя.
Перед нами ситуация с ошибкой работодателя, а не подлыми действиями работника (хотя все может быть, но проводить расследование не будем). Однако выясним природу ошибки: счетная или нет?
К счетным ошибкам ВСУ отнес те, которые возникли вследствие неправильности в исчислениях, двукратного начисления зарплаты за один и тот же период и т. п. (ч. 24 постановления ВСУ № 131). В то же время несчетными ошибками являются те, которые возникли при ошибочном применении законодательства и других нормативно-правовых актов, в том числе коллективного договора. Например, оплачен отпуск большей продолжительности, чем нужно, в результате чего сумма отпускных является завышенной.
Присмотримся к ошибке, имеющей место в описанной ситуации. В стаж работы, дающий право на отпуск, включили лишние периоды. Это привело к неправильному исчислению отпускного стажа. Как следствие — излишне начислена и выплачена отпускная компенсация. Это является не чем иным, как ошибочным применением законодательства и других нормативно-правовых актов.
Итак, имеем несчетную ошибку. А потому работник правомерно отказывается возвращать средства.
Поэтому если консенсус не достигнут, придется идти другим путем.
В поисках виновного
Руководитель учреждения должен предъявить требование компенсировать ущерб, нанесенный излишними выплатами. Кому? Работнику, допустившему ошибки.
На практике в подобных ситуациях идет настоящая война. Кто виноват: инспектор по кадрам, бухгалтер по зарплате, главбух?
Если есть споры, руководство учреждения проводит служебное расследование. В результате будут установлены работники, действия которых привели к безосновательному расходованию бюджетных средств.
Обратите внимание: суды при рассмотрении исковых заявлений о материальной ответственности должны выяснить наличие прямого действительного ущерба, его размер и входили ли в функции работника обязанности, ненадлежащее выполнение которых привело к ущербу (абз. 2 п. 3 постановления 142). Этот принцип целесообразно использовать и при проведении внутреннего служебного расследования. В частности, необходимо выяснить, что именно входило в трудовые обязанности работников, причастных к расчету и выплате «лишней» отпускной компенсации.
К сведению: трудовые обязанности работника определяются законодательством, трудовым договором, должностной инструкцией, приказами руководителя и т. п. (абз. 2 п. 4 письма ВССУ3).
3 Письмо Высшего Специализированного суда Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел «Обобщение о практике применения судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, нанесенный работодателю (Извлечение) от 01.09.2015 г.
Когда виновные найдены, решают вопрос о возмещении нанесенного ущерба. При этом учитывайте: работник (не руководитель учреждения, его подразделений, заместитель руководителя), причинивший ущерб при выполнении своих трудовых обязанностей, несет материальную ответственность согласно ч. 1 ст. 132 КЗоТ. В частности, размер его ответственности ограничен на уровне прямого действительного ущерба, но не более среднего месячного заработка такого работника.
К категории прямого действительного ущерба относятся расходы, вызванные излишними выплатами в пользу работников. В частности, речь идет о таких выплатах, как: основная и дополнительная зарплата, суммы компенсаций и т. п. (п.п. «з» абз. 6 п. 4 письма ВССУ).
Руководители учреждений, их заместители, а также руководители структурных подразделений и их заместители тоже несут ограниченную материальную ответственность. В частности, такая ответственность предусмотрена за ущерб, нанесенный учреждению излишними денежными выплатами работникам (п. 2 ч. 1 ст. 133 КЗоТ).
Возмещение происходит таким образом.
Виновное лицо, непосредственно причинившее ущерб лишней выплатой, обязано возместить ущерб в пределах своего среднемесячного заработка.
Если размер ущерба превышает «среднемесячный» предел, то остальное возмещает служебное лицо (например, руководитель соответствующего структурного подразделения). И тоже в пределах своего среднемесячного заработка (абз. 2 п. 6 постановления № 14).
Также на таких руководителей возложена материальная ответственность в «среднемесячных» пределах, если по их вине учреждение не успело взыскать ущерб с непосредственно виновного лица. Такое может произойти. Ведь законодательство устанавливает сроки для взыскания ущерба с виновного лица. О них — далее.
Получить возмещение от виновного лица возможно как минимум двумя способами: добровольно или принудительно.
Виновное лицо добровольно компенсирует нанесенный ущерб. Такая возможность предусмотрена ч. 5 ст. 130 КЗоТ.
Основаниями будут его объяснительная записка и заявление. В последнем работник должен указать, как именно будет погашать долг: вносить средства на счет (в кассу) учреждения или позволит отчислять из зарплаты.
Учтите: в случае добровольного возмещения нанесенного ущерба не действуют ограничения: ни в части возмещения в размере среднемесячного заработка, ни в части отчислений, установленных ст. 128 КЗоТ. Впрочем, соответствующее желание работника нужно зафиксировать в его заявлении.
Средства с виновного лица взимают по распоряжению руководителя учреждения. В таком случае возмещение нанесенного работником ущерба осуществляется путем отчисления из его зарплаты. Но для того, чтобы этот способ сработал, следует одновременно соблюдать такие условия:
1) работник возмещает ущерб в размере, не превышающем его среднемесячного заработка (ч. 1 ст. 136 КЗоТ). Если же прямой действительный ущерб превышает этот предел, с работника все равно взимают только сумму в пределах среднемесячного заработка.
Остальной ущерб работник не возмещает (абз. 7 п. 6 письма ВССУ). Здесь в игру может вступить его руководитель (который возместит остальной или часть ущерба) или суд (об этом поговорим далее);
2) распоряжение о возмещении средств следует оформить не позднее двух недель со дня выявления нанесенного работником ущерба. А вот обратить к исполнению это распоряжение можно не ранее чем через семь дней со дня уведомления об этом работника (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). Кстати, под обращением к исполнению следует понимать передачу распоряжения бухгалтеру, а не непосредственно проведение отчислений;
3) общий размер всех отчислений при каждой выплате зарплаты не может превышать 20 % «чистой» зарплаты работника. В отдельных случаях допускается отчислять 50 % зарплаты (ч. 1 ст. 128 КЗоТ).
Конечно, виновное лицо может не согласиться с отчислением или его размером. В таком случае работник может обратиться с заявлением в орган по рассмотрению трудовых споров (ст. 225 КЗоТ) или в суд (ч. 1 ст. 233 КЗоТ).
Если удержать безосновательные выплаты по инициативе учреждения невозможно, добиться этого можно через суд (ч. 3 ст. 136 КЗоТ).
ВАЖНО!
Даже если виновный работник уже не работает в учреждении, он все еще должен компенсировать ущерб
Увольнение работника не прекращает его обязанности возместить нанесенный ущерб (абз. 9 п. 9 письма ВССУ).
Конечно, способ с отчислением из зарплаты не подходит. Остается добровольное возмещение или судебное разбирательство.
Истина в суде
Рассмотрению в судебном порядке подлежат дела, в которых (п. 2 постановления № 14):
• размер нанесенного ущерба превышает среднемесячный заработок работника;
• возмещение не может быть проведено по распоряжению руководителя учреждения путем отчисления из зарплаты (например, если работник уже уволился или закончился срок издания распоряжения об отчислении);
• работник не согласен с отчислением или его размером.
И помните: работодатель имеет право обратиться в суд с иском о возмещении нанесенного работником ущерба на протяжении года со дня его выявления (ч. 3 ст. 233 КЗоТ).
Нужно определиться, с кем судиться: с бывшим работником (который получил лишние средства и не возвращает их) или с виновным лицом, из-за которого возникла ошибка? Возможно и такое, что с обоими.
Дружеский совет: поскольку мы уже выяснили, что ошибка несчетная, то попытка «сбить денег» с бывшего работника может потерпеть фиаско. Вероятнее всего, суд станет на сторону такого работника, аргументируя это именно несчетным характером ошибки и опираясь на ст. 1215 ГКУ.
Поэтому остается требовать средства с виновного лица.
Впрочем, советуем найти способы решения конфликта и воздержаться от визитов в суд.
Что в бухучете?
Работник добровольно возвращает
излишне полученные средства
Допустим, что повезло и работник согласился вернуть излишне полученные средства. Каковы действия учреждения?
Во-первых, надо осуществить перерасчет начисленной компенсации, удержанных налогов (НДФЛ и ВС) и начислений на нее (ЕСВ).
Отражается это в фонде оплаты труда того месяца, в котором осуществляются удержания обнаруженной ошибки (п.п. 1.6.2 Инструкции № 54).
4 Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Основание — бухсправка к мемориальному ордеру № 5. В частности, методом «сторно» или обратными учетными записями проводим необходимые корректировки:
• откорректирована сумма начисленной компенсации: Дт 6511 — Кт 8011;
• откорректирована сумма начисленного ЕСВ (22 %): Дт 6313 — Кт 8012;
• откорректирована сумма удержанных налогов (НДФЛ и ВС): Дт 6311 — Кт 6511.
Важно: если ошибка допущена в прошлых бюджетных периодах, не забудьте откорректировать накопленный финрезультат. И вот почему.
Понесенные расходы на лишние выплаты (субсчета 8011, 8012) в прошлых бюджетных периодах были закрыты сначала на финрезультат отчетного периода (субсчет 5511), а потом — на накопленный финрезультат (субсчет 5512).
Поэтому бухсправкой мы должны уменьшить накопленный финрезультат (дефицит) на сумму начисленной компенсации, удержанных налогов, начислений на нее. В частности, в мемориальном ордере № 17 следует сделать такие записи:
• откорректирована сумма начисленной компенсации: Дт 6511 — Кт 5512;
• откорректирована сумма начисленного ЕСВ (22 %): Дт 6313 — Кт 5512;
• откорректирована сумма удержанных налогов (НДФЛ и ВС): Дт 6311 — Кт 6511.
Переплаты по налогам и взносам (НДФЛ, ВС и ЕСВ) не исчезнут. Они уменьшат сумму текущих или будущих налоговых обязательств.
Важно: работник возвращает только излишне полученные средства. То есть сумму компенсации за минусом НДФЛ и ВС. Остальные средства должно возместить виновное лицо.
Во-вторых, перечислить (или нет) возвращенные средства в бюджет.
Бюджетные учреждения могут распоряжаться бюджетными ассигнованиями в течение бюджетного периода с 1 января по 31 декабря. Это известная норма бюджетного законодательства (ч. 1 ст. 3 БКУ).
Итак, если в текущем бюджетном периоде работник вернул средства, излишне выплаченные ему в прошлых бюджетных периодах, восстановление кассовых расходов не отражаем.
Такие средства возвращаем в общий фонд бюджета по коду классификации доходов 24060300 «Прочие поступления».
Исключение — излишние выплаты, осуществленные за счет средств спецфонда (собственных поступлений бюджетных учреждений). Это следует из нормы ч. 2 ст. 57 БКУ.
ВНИМАНИЕ!
Перечислению в бюджет подлежит как сумма излишне начисленной компенсации, так и сумма начислений на нее (письмо КРУ от 24.10.2011 г. № 25-18/85)
Для возврата средств в бюджет также составляем бухсправку. При этом делаем такую учетную запись: Дт 5512 — Кт 6312.
Таким образом, мы показываем задолженность перед бюджетом на сумму лишних выплат и в то же время корректируем сумму профицита (накопленный финрезультат).
А конкретно, уменьшаем сумму полученных в прошлом бюджетном периоде ассигнований (субсчет 7011), за счет которых и была проведена ошибочная выплата. Этот доход прошлых периодов мы возвращаем в бюджет.
Перечисление средств в бюджет отражаем в общем порядке. То есть делаем запись: Дт 6312 — Кт 2313.
Виновное лицо возмещает расходы
Задолженности виновного лица по возмещению нанесенного излишними выплатами ущерба отражаем по субсчету 2115 «Расчеты по возмещению нанесенного ущерба».
Имейте в виду: на этот субсчет относим только признанные виновником (виновниками) суммы задолженности.
То есть такую задолженность начисляем в учете либо после получения заявления от работника о добровольном возмещении, либо после ознакомления и подписания таким работником распоряжения о взыскании с него соответствующей суммы.
Другое дело, если работник — виновное лицо — не признает свою вину и/или не согласен с размером отчислений. В таком случае не спешите отражать задолженность.
Вполне возможно, что орган по рассмотрению трудовых споров или суд станет на сторону работника и с него не удастся ничего взыскать, а задолженность «зависнет» на субсчете 2115.
Также помните: мало просто «повесить» долг на виновное лицо, даже если виновник согласен понести «заслуженное наказание».
В любом случае нужно тщательным образом контролировать состояние задолженности до полного ее погашения или до момента ее списания после окончания срока исковой давности.
Размеры возмещения могут быть разными, в частности:
1) виновное лицо возмещает только сумму налогов и сборов (НДФЛ, ВС + ЕСВ). Происходит так, когда работник, получивший лишние средства, вернул их в полном объеме. А вот сумма удержанных и начисленных налогов и сборов ложится на плечи виновника такой излишней выплаты;
2) виновная сторона возмещает начисленную сумму компенсации и начисления на нее. Так происходит, когда работник, получивший лишние средства, отказывается их вернуть.
Запомните: ежемесячные взыскания по зарплате виновного лица за ущерб, нанесенный государству, также направляются в доход общего фонда бюджета.
В свое время на это обратили внимание специалисты КРУ в письме от 24.10.2011 г. № 25-18/85 (ср. ). Не являются исключением и добровольно внесенные виновным лицом средства на счет (в кассу) учреждения.
Обязательства учреждения перед бюджетом на сумму средств, подлежащих возврату в доход бюджета, отражаем по субсчету 6312 «Прочие расчеты с бюджетом».
Выполнение судебного решения
Если взыскание средств из зарплаты виновного лица происходит на основании исполнительного листа, учет отчислений необходимо отражать на субсчете 6518 «Расчеты по исполнительным документам и другие удержания».
Подробнее о порядке осуществления отчислений на основании исполнительных листов читайте в статье «Два исполнительных листа: порядок отчисления и учета» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2020, № 44, с. 11 — 21).
Далее рассмотрим на условном примере, как отражать такие операции на счетах бухучета.
Пример. В сентябре 2020 года учреждение провело окончательный расчет с работником в связи с его увольнением. В частности, работнику было начислено 12000 грн, из них 6000 грн — компенсация за неиспользованный отпуск. В июне 2021 года было установлено, что работник безосновательно получил соответствующую компенсацию (несчетная ошибка).
Вернуть излишне полученные средства добровольно работник отказался. Во время проведенного служебного расследования установлено лицо, действия которого привели к неправомерному расходованию бюджетных средств. Приказ руководителя о возмещении нанесенного ущерба издан и передан к исполнению в соответствующие сроки .
Размер прямого действительного ущерба составляет 7320 грн (компенсация 6000 грн + ЕСВ 1320 грн). Взысканию с виновного лица подлежит сумма в пределах его среднемесячного заработка (исчислен за последние два месяца работы) — 6500 грн. Размер ежемесячных отчислений не превышает 20 % от «чистой» зарплаты работника. Согласия на взыскание средств в большем размере он не предоставил, потому удержания будут проводиться ежемесячно до полного погашения нанесенного ущерба.
Часть нанесенного ущерба, не подлежащая возмещению виновным лицом, составляет 820 грн (7320 - 6500). Ее должно возместить служебное лицо (начальник отдела, в котором работает виновное лицо). Об этом указано в распорядительном документе руководителя учреждения. Среднемесячная зарплата служебного лица — 8500 грн. В июне 2021 года из его заработной платы было удержано 820 грн в счет погашения задолженности по возмещению убытков.
№ п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн | № м/о | |
дебет | кредит | ||||
Сентябрь 2020 года | |||||
1 | Начислены работнику выплаты при увольнении | 8011 | 6511 | 12000,00 | 5 |
2 | Начислен ЕСВ (22 %) | 8012 | 6313 | 2640,00 | 5 |
3 | Удержаны из окончательного расчета: | ||||
НДФЛ (18 %) | 6511 | 6311 | 2160,00 | 5 | |
ВС (1,5 %) | 6511 | 6311 | 180,00 | 5 | |
4 | Получены ассигнования для окончательного расчета с работником (КЭКР 2111) | 2313 | 7011 | 12000,00 | 2 |
Получены ассигнования на перечисление ЕСВ (КЭКР 2120) | 2313 | 7011 | 2640,00 | 2 | |
5 | Произведен окончательный расчет с работником | 6511 | 2313 | 9660,00 | 2, 5 |
Одновременно перечислены НДФЛ и ВС (2160 грн + 180 грн) | 6311 | 2313 | 2340,00 | 2, 5 | |
6 | Перечислен ЕСВ | 6313 | 2313 | 2640,00 | 2, 5 |
7 | Закрытие счетов доходов | 7011 | 5511 | 14640,00 | 17 |
8 | Закрытие счетов расходов | 5511 | 8011 | 12000,00 | 17 |
9 | Закрытие счетов расходов | 5511 | 8012 | 2640,00 | 17 |
10 | Отнесена сумма профицита отчетного периода на финрезультат | 5511 | 5512 | 14640,00 | 17 |
11 | Отнесена сумма дефицита отчетного периода на финрезультат | 5512 | 5511 | 14640,00 | 17 |
Июнь 2021 года | |||||
Отнесены лишние расходы на счет виновных лиц | |||||
1 | Отнесена на счет виновного лица задолженность перед бюджетом в размере среднемесячной зарплаты работника | 2115 | 5512 | 6500,00 | 17 |
2 | Отнесена на счет служебного лица часть задолженности перед бюджетом, которая не будет погашена виновным лицом | 2115 | 5512 | 820,00 | 17 |
Отчисления из зарплаты виновных лиц по распоряжению руководителя | |||||
1 | Начислена зарплата виновным лицам за июнь 2021 года (6500 грн + 8500 грн) | 8011 | 6511 | 15000,00 | 5 |
2 | Начислен ЕСВ (22 %) на зарплату за июнь 2021 года | 8012 | 6313 | 3300,00 | 5 |
3 | Удержаны: | ||||
НДФЛ (18 %) | 6511 | 6311 | 2700,00 | 5 | |
ВС (1,5 %) | 6511 | 6311 | 225,00 | 5 | |
20 % от «чистой» зарплаты виновного лица: ((6500 грн - 1170 грн (НДФЛ) - 97,50 грн (ВС)) х 20 % = 1046, 50 грн) | 6511 | 2115 | 1046,50 | 5, 17 | |
из зарплаты служебного лица вся сумма к возмещению | 6511 | 2115 | 820,00 | 5, 17 | |
4 | Получены ассигнования на: | ||||
— выплату зарплаты за июнь 2021 года (КЭКР 2111) | 2313 | 7011 | 15000,00 | 2 | |
— уплату ЕСВ (КЭКР 2120) | 2313 | 7011 | 3300,00 | 2 | |
5 | Выплачена зарплата за июнь 2021 года | 6511 | 2313 | 10208,50 | 2, 5 |
Одновременно перечислены НДФЛ и ВС (2700 грн + 225,00 грн) | 6311 | 2313 | 2925,00 | 2, 5 | |
6 | Перечислен ЕСВ | 6313 | 2313 | 3300,00 | 2, 5 |
7 | Отражена задолженность перед бюджетом на сумму прошлогодней переплаты работнику (1046,50 грн + 820,00 грн) | 5512 | 6312 | 1866,50 | 6 |
8 | Перечислена в бюджет прошлогодняя переплата работнику | 6312 | 2313 | 1866,50 | 2, 6 |
ВЫВОДЫ
• Безосновательная выплата работнику в результате несчетной ошибки может быть возвращена им лишь на добровольных началах
• Если работник не возвращает излишне полученные средства, виновное лицо должно возместить нанесенный ущерб в пределах своего среднемесячного заработка
• Если размер ущерба превышает «среднемесячный» предел, остальной возмещает служебное лицо (например, руководитель соответствующего подразделения). Возмещение проводится также в пределах среднемесячного заработка такого лица