Відразу розставимо усі крапки над «і». Переведення працівника до іншої установи оформлюють як «звільнення» — «прийняття». Спочатку його звільняють на підставі п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП. Відповідно старий трудовий договір розривають. А потім приймають за новим трудовим договором.
При цьому враховуйте: переводити працівника на роботу до іншої установи можна лише за його згодою. Це прямо передбачено ч. 1 ст. 32 КЗпП.
А тепер перейдемо до працеоплатних особливостей, які супроводжують процес переведення.
Відпустка на новій роботі
На початку 2021 року ОМС було створено нову установу. Багатьох працівників прийнято шляхом переведення. Деякі з них ідуть у щорічну основну відпустку в березні та квітні цього року. Який розрахунковий період брати для обчислення відпускних?
Розрахунковим періодом є час, фактично відпрацьований у нового роботодавця. Судячи з умов запитання, загальний (12-місячний) розрахунковий період застосувати не вийде. Тому потрібно брати час, фактично відпрацьований безпосередньо у новій установі.
При цьому пам’ятайте такі правила, установлені Порядком № 100:
• відпрацьовано менше року — середню зарплату обчислюйте виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка. Якщо день прийняття (оформлення) на роботу є не першим числом місяця, але першим робочим днем місяця, то цей місяць ураховуйте як повний;
• розрахунковий період відсутній або в ньому не було зарплати — обчислюйте «середню» виходячи із установленого працівнику посадового окладу. При цьому якщо оклад менший за мінімальну зарплату, то «середню» розраховуйте з «мінімалки» на час розрахунку. А для тих, хто працює на умовах неповного робочого часу, розрахунок проводьте з МЗП пропорційно зайнятості.
Здавалося б, усе просто. Але розрахунок відпускних може ускладнитись. Причина криється в компенсації за відпустку, яку працівник не використав у попереднього роботодавця. Далі розповімо про це детальніше.
Відпускна компенсація
Працівника звільняють за переведенням до іншої установи. Він просить перерахувати компенсацію до нового роботодавця. Як це правильно оформити?
У цій справі слід діяти так:
• розрахувати суму відпускної компенсації;
• утримати із неї ПДФО та ВЗ, нарахувати ЄСВ;
• перерахувати «чисту» суму новому роботодавцю;
• підготувати довідку для нового роботодавця.
А тепер більше конкретики й деталей.
Працівник переводиться до іншої установи. У питанні заробленої відпустки у нього досить широкий вибір дій:
1) використати зароблену відпустку перед звільненням (якщо встигне);
2) отримати компенсацію за невикористану відпустку «на руки»;
3) «забрати» компенсацію із собою до нового роботодавця. Це дозволяє зробити ч. 3 ст. 24 Закону про відпустки.
Обравши третій варіант, працівник отримає щонайменше два бонуси:
• по-перше, до стажу роботи, що надає право на щорічну відпустку на новому місці роботи, зарахують період, за який він не використав відпустку в попереднього роботодавця (ч. 2 ст. 81 КЗпП і ч. 3 ст. 9 Закону про відпустки).
• по-друге, він зможе піти у щорічну відпустку повної тривалості до настання 6-місячного строку безперервної роботи у нового роботодавця (ч. 1 ст. 81 КЗпП і п. 8 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).
Простіше кажучи, можна «заморозити» невикористану відпустку і відгуляти її на новому місці роботи.
Які ж мають бути дії «старого» роботодавця? Йому потрібно:
1) нарахувати працівнику компенсацію за невикористані дні щорічних відпусток за правилами Порядку № 100;
2) утримати з її суми ПДФО, ВЗ та нарахувати ЄСВ. Відобразити суму компенсації у зарплатній звітності. На такому варіанті наполягають і податківці (див. консультацію із категорії 103.01 ЗІР ДПСУ). І це цілком справедливо. Адже саме звільняючий роботодавець нараховує дохід працівнику;
3) перерахувати «чисту» суму компенсації на рахунок установи, до якої переводиться працівник.
ВАЖЛИВО!
День перерахування відпускної компенсації є днем її виплати для цілей оподаткування. Тому цього ж дня сплатіть до бюджету ПДФО, ВЗ і ЄСВ.
4) підготувати довідку про перераховану компенсацію. У ній рекомендуємо зазначити:
• період, за який працівник не використав щорічну відпустку;
• загальну суму нарахованої компенсації (з урахуванням ПДФО і ВЗ);
• інформацію про те, що із суми такої компенсації сплачено ПДФО, ВЗ і ЄСВ у повному обсязі;
• суму перерахованої компенсації на рахунок нового роботодавця і реквізити платіжного доручення, що дозволяють ідентифікувати платіж.
Працівника прийнято за переведенням з іншої установи. Попередній роботодавець перерахував суму компенсації за дні невикористаної відпустки. Як урахувати її при наданні відпустки цьому працівнику на новому місці роботи?
На думку Мінсоцполітики, викладену у листі від 26.06.2019 р. № 749/0/204-19, надаючи «стару» відпустку, новий роботодавець повинен розрахувати нову середню зарплату.
Для цього слід визначити розрахунковий період за новим місцем роботи. Далі необхідно обрати виплати, нараховані новим роботодавцем у розрахунковому періоді, і кількість календарних днів у ньому. І насамкінець — визначити нову суму відпускних. А суму компенсації, що отримана від старого роботодавця, Мінсоцполітики пропонує враховувати лише при виплаті відпускних.
На нашу думку, такий підхід може призвести до труднощів. Зокрема, це спричинить подвійне оподаткування сум перерахованої компенсації. Отже, вона потрапить під оподаткування:
• уперше — у попереднього роботодавця. Адже перерахувати новому роботодавцю він має «чисту» суму (без ПДФО та ВЗ і нарахувавши ЄСВ);
• удруге — у нинішнього роботодавця. Тому що він рахуватиме загальну суму відпускних виходячи з нових умов праці. І в цій сумі «сидить» компенсація за невикористану у старого роботодавця відпустку.
Ба більше, у такому разі новий роботодавець буде змушений відобразити в бухобліку і звітності не заплановані кошторисом видатки. Ідеться про суму компенсації за невикористану відпустку працівника за попереднім місцем роботи. Тоді як старий роботодавець уже відобразив цю суму як витрати і включив її до результату виконання свого кошторису.
Аби цього уникнути, ми пропонуємо компромісний варіант.
Потрібно розрахувати суму відпускних виходячи з розрахункового періоду на новому місці роботи працівника.
Але нарахувати в обліку слід не всю суму, а за мінусом суми відпускної компенсації, нарахованої і вже оподаткованої ПДФО та ВЗ попереднім роботодавцем.
Пояснимо на прикладі.
Приклад 1. Працівник прийнятий в установу за переведенням з 11.01.2021 р., з 22.03.2021 р. йде в щорічну основну відпустку на 24 календарних дні. Сума перерахованої компенсації за 13 календарних днів невикористаної щорічної основної відпустки — 1947,82 грн («чиста» сума та, відповідно, 2419,65 грн — «грязна» сума). У лютому працівнику нараховано 6359,20 грн.
Розраховуємо суму відпускних виходячи із того, що розрахунковий період — лютий 2021 року і нараховано 6359,20 грн:
(6359,20 : 28) х 24 = 5450,74 (грн),
де 28 — кількість календарних днів у лютому 2021 року (розрахунковому періоді);
24 — кількість календарних днів відпустки.
Нараховуємо суму відпускних за мінусом «грязної» суми компенсації (2419,65 грн), яка вже потрапила до доходу працівника й була оподаткована на попередньому місці роботи.
Сума до нарахування становить:
5450,74 - 2419,65 = 3031,09 (грн).
З нарахованої суми будуть утримані ПДФО (545,60 грн) і ВЗ (45,47 грн). Далі виплачуємо відпускні працівникові двома частинами:
перша — сума відпускних-компенсації, що отримана на рахунок від попереднього роботодавця, — 1947,82 грн;
друга — сума відпускних, нарахована новим роботодавцем, — 2440,02 грн (за вирахуванням ПДФО та ВЗ, тобто: 3031,09 - 545,60 - 45,47).
Докладніше про порядок відображення цих операцій у бухобліку попереднього та нового роботодавців читайте у статті «Передача відпускної компенсації: що в бухобліку».
Працівник прийнятий за переведенням 01.02.2021 р. А 26.03.2021 р. він звільняється. Що робити із невикористаною компенсацією від попереднього роботодавця?
Відпускну компенсацію, перераховану попереднім роботодавцем, потрібно виплатити працівнику.
У день звільнення проведіть остаточний розрахунок із працівником.
Окрім зарплати за фактично відпрацьовані дні у березні 2021 року (місяці звільнення), виплатіть працівникові:
• суму компенсації за дні щорічної відпустки, невикористаної за попереднім місцем роботи, перераховану колишнім роботодавцем. Нагадаємо: йдеться про «чисту» суму, з якої сплачувати зарплатні податки не потрібно;
• суму компенсації за невикористані дні щорічної відпустки, заробленої у нового роботодавця.
Соцвідпустка на дітей
Установу ліквідують. Працівників переводять до іншої установи. Дві працівниці на цей момент перебувають у відпустці «до 3 років». Чи виплачувати їм компенсацію за соцвідпустку на дітей?
Так, якщо працівниці встигли «заробити» на таку відпустку. Щоб розібратись у цій ситуації, розглянемо два приклади.
Приклад 2. Павлова О. В. має двох дітей віком 2 та 8 років. Після народження молодшої дитини вона перебуває у відпустці для догляду за дитиною до трьох років. Працівниця звільняється у зв’язку із переведенням до іншої установи.
Вона не має права на соцвідпустку на дітей. Законодавство містить вимогу про те, що матуся двох дітей віком до 15 років повинна саме працювати (ст. 19 Закону про відпустки і ст. 1821 КЗпП). Тобто,щоб заробити соцвідпустку, працівниця має саме виконувати свої обов’язки, а не просто перебувати у трудових відносинах.
Ще один важливий момент: така відпустка надається за календарний рік незалежно від часу, відпрацьованого у відповідному році. Якщо працівниця в поточному календарному році не працювала, то компенсувати їй нічого.
Тобто для отримання права на «дитячу» соцвідпустку працівниця повинна виконувати свої трудові обов’язки хоча б один день у календарному році.
Павлова О. В. після народження другої дитини перебуває у відпустці «до 3 років» і вже 2 роки не працює.
Отже, у 2021 році право на додаткову «дитячу» соцвідпустку в неї не виникло. Тобто компенсувати нічого.
Водночас працівниця може мати «запас» додаткової відпустки на дітей за минулі роки. При звільненні такі дні, справді, потрібно компенсувати.
Зауважте: якщо у 2021 році після переведення до іншої установи вона вийде на роботу (у тому числі й на умовах неповного робочого часу), то вона матиме право на додаткову відпустку на дітей за цей рік.
Аби скористатись цим правом, їй знадобиться довідка від попереднього роботодавця, що в цьому році відпустку у нього вона не використала.
Приклад 3. Іванова В. А. має дворічних двійнят. Перебуває у відпустці «до 3 років» і працює на 0,5 ставки. Вона звільняється у зв’язку із переведенням до іншої установи.
Працівниця має право на соцвідпустку на дітей. Івановій В. А. потрібно компенсувати дні додаткової «дитячої» відпустки. Звичайно, якщо вона не використала її. Аргумент уже відомий — вона виконувала свої обов’язки у календарному році. Отже, має право на «дитячу» відпустку.
Працівниця вийшла із відпустки для догляду за дитиною 15.03.2021 р. А вже 22 березня цього ж року звільнена за переведенням. Чи можна перерахувати компенсацію за невикористану соцвідпустку на рахунок нового роботодавця?
Ні, не можна. Передавати компенсацію за невикористані дні відпустки іншому роботодавцю можна тільки за дні щорічної відпустки. Це прямо передбачено ч. 3 ст. 24 Закону про відпустки.
ВАЖЛИВО!
Відпустка на дітей є соціальною відпусткою (ст. 4 Закону про відпустки). Тому перерахувати новому роботодавцю компенсацію за її невикористані дні не можна.
Вихід один: виплатити компенсацію за невикористані дні «дитячої» відпустки. Це підтверджують і фахівці Держпраці (див. консультацію у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 26, с. 19).
Вихідна допомога
Установу ліквідують. Працівників переводять до іншої установи. Чи потрібно виплачувати їм вихідну допомогу?
Ні, не потрібно.
Стаття 44 КЗпП містить вичерпний перелік випадків, коли звільнення «нагороджують» вихідною допомогою. Також підстави для звільнення із виплатою вихідної допомоги містять Закон про держслужбу1 та Закон № 7962 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 43, с. 19).
1 Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII.
2 Закон України «Про статус і соціальний захист громадян, що постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XII.
Серед таких підстав є звільнення відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП. Тобто у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці, у тому числі ліквідацією, реорганізацією, банкрутством або перепрофілюванням установи, скороченням чисельності або штату працівників.
У зазначених випадках виплачують вихідну допомогу у розмірі не менше середнього місячного заробітку.
Але у нашій ситуації не просто звільнення, а у зв’язку із переведенням. Це зовсім інша підстава. І зовсім інша норма — п. 5 ст. 36 КЗпП. Вона не потрапила до переліку підстав для звільнення, які дають право на отримання вихідної допомоги.
Отже, якщо працівників звільняють за переведенням, то виплачувати їм вихідну допомогу не потрібно.
Лікарняні
Працівника прийнято за переведенням 01.03.2021 р. А з 11 по 15 березня він був на лікарняному. Який розрахунковий період брати для обчислення допомоги по тимчасовій непрацездатності?
Розрахунковим періодом буде час із дати прийняття на роботу до дати початку лікарняного. Тобто з 1 по 10 березня 2021 року.
ВАЖЛИВО!
Розрахунковий період визначають за місцем роботи, де стався страховий випадок.
При визначенні розрахункового періоду для обчислення суми лікарняних є такі варіанти (пп. 11, 12 Порядку № 12663):
3 Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.
1) загальний випадок — для розрахунку беруть 12 календарних місяців, що передують місяцю настання страхового випадку;
2) працівник трудиться менше 12 місяців — фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа). Місяць, в якому працівник був прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, але не з першого календарного дня, до розрахункового періоду не включаємо (див. лист ФСС від 31.05.2016 р. № 5.2-32-880);
3) працівник трудиться менше календарного місяця — фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку;
4) лікарняний у перший день роботи — лікарняні рахують виходячи з установленого посадового окладу (тарифної ставки).
У нашому випадку застосовуємо варіант № 3. Перед тим як піти на лікарняний, працівник відпрацював менше місяця. Отже, розрахунковий період дорівнює кількості календарних днів, відпрцюваних із дня прийняття до дня початку хвороби. Тобто з 1 по 10 березня 2021 року.
Працівника прийнято за переведенням у лютому 2021 року. Попередній роботодавець перерахував компенсацію за дні невикористаної відпустки. У березні працівник пішов на лікарняний. Чи враховувати відпускну компенсацію при розрахунку лікарняних?
Ні, не враховувати.
Як ми зазначали раніше, ПДФО, ВЗ та ЄСВ із суми відпускної компенсації сплачує попередній роботодавець. А новий — отримую вже «чисту» суму. Тому ЄСВ він не сплачує і суму компенсації у звітності не відображає.
Водночас норми Порядку № 1266 передбачають таке. Новий роботодавець розраховує «середню» для оплати тимчасової непрацездатності виходячи з нарахованих у розрахунковому періоді виплат, із яких сплачено ЄСВ (п. 32 Порядку № 1266).
Резюмуємо: відпускна компенсація, яку колишній роботодавець перерахував новому, при розрахунку «середньої» для оплати лікарняного не враховується. Свого часу це підтвердили й фахівці Мінсоцполітики у листі від 25.11.2015 р. № 1531/13/84-15 (ср. ).
Працівника звільнили за переведенням 09.03.2021 р. А 15.03.2021 р. надійшла його допомога по тимчасовій непрацездатності від ФСС. Чи можна її виплатити вже після звільнення? Чи не буде це порушенням?
Звичайно, виплачуйте. І не бійтеся — жодного порушення у цьому немає.
Відповідно до ст. 116 КЗпП працівнику потрібно виплатити всі належні йому суми у день звільнення. Якщо цього не зробити, то доведеться виплатити працівнику його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку (ст. 117 КЗпП). Але згадані норми мають два важливих уточнення:
• по-перше, тут йдеться про суми, що належать працівнику від установи;
• по-друге, відповідальність настає, якщо затримка сталася з вини роботодавця.
У ситуації із допомогою від ФСС ризиків немає: ці кошти не належать роботодавцю і його вини у затримці таких виплат немає.
Тож коли отримаєте допомогу по тимчасовій непрацездатності від ФСС, тоді перераховуйте її на картку працівника (видайте готівкою із каси).
Сподіваємось, сьогодні ви знайшли відповіді на запитання, котрі вас турбували.
