Сразу расставим все точки над «і». Перевод работника в другое учреждение оформляют как «увольнение» — «прием». Сначала его увольняют на основании п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗоТ. Соответственно старый трудовой договор расторгают. А потом принимают по новому трудовому договору.
При этом учтите: переводить работника на работу в другое учреждение можно лишь с его согласия. Это прямо предусмотрено ч. 1 ст. 32 КЗоТ.
А теперь перейдем к трудооплатным особенностям, сопровождающим процесс перевода.
Отпуск на новой работе
В начале 2021 года ОМС было создано новое учреждение. Многие работники приняты путем перевода. Некоторые из них идут в ежегодный основной отпуск в марте и апреле этого года. Какой расчетный период брать для исчисления отпускных?
Расчетным периодом является время, фактически отработанное у нового работодателя. Судя по условиям вопроса, общий (12-месячный) расчетный период применить не получится. Поэтому нужно брать время, фактически отработанное непосредственно в новом учреждении.
При этом помните следующие правила, установленные Порядком № 100:
• отработано менее года — среднюю зарплату исчисляйте исходя из выплат за фактическое время работы, т. е. с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск. Если день приема (оформления) на работу является не первым числом месяца, но первым рабочим днем месяца, то этот месяц учитывайте как полный;
• расчетный период отсутствует или в нем не было зарплаты — исчисляйте «среднюю» исходя из установленного работнику должностного оклада. При этом если оклад меньше минимальной зарплаты, то «среднюю» рассчитывайте из «минималки» на время расчета. А для тех, кто работает на условиях неполного рабочего времени, расчет проводите из МЗП пропорционально занятости.
Казалось бы, все просто. Но расчет отпускных может усложниться. Причина кроется в компенсации за отпуск, который работник не использовал у предыдущего работодателя. Далее расскажем об этом подробнее.
Отпускная компенсация
Работника увольняют по переводу в другое учреждение. Он просит перечислить компенсацию новому работодателю. Как это правильно оформить?
В этой ситуации нужно действовать так:
• рассчитать сумму отпускной компенсации;
• удержать из нее НДФЛ и ВС, начислить ЕСВ;
• перечислить «чистую» сумму новому работодателю;
• подготовить справку для нового работодателя.
А теперь больше конкретики и деталей.
Работник переводится в другое учреждение. В вопросе заработанного отпуска у него достаточно широкий выбор действий:
1) использовать заработанный отпуск перед увольнением (если успеет);
2) получить компенсацию за неиспользованный отпуск «на руки»;
3) «забрать» компенсацию с собой к новому работодателю. Это позволяет сделать ч. 3 ст. 24 Закона об отпусках.
Выбрав третий вариант, работник получит как минимум два бонуса:
• во-первых, в стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск на новом месте работы, зачтут период, за который он не использовал отпуск у предыдущего работодателя (ч. 2 ст. 81 КЗоТ и ч. 3 ст. 9 Закона об отпусках);
• во-вторых, он сможет пойти в ежегодный от-пуск полной продолжительности до наступления 6-месячного срока непрерывной работы у нового работодателя (ч. 1 ст. 81 КЗоТ и п. 8 ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках).
Проще говоря, можно «заморозить» неиспользованный отпуск и отгулять его на новом месте работы.
Какие же должны быть действия «старого» работодателя? Ему нужно:
1) начислить работнику компенсацию за неиспользованные дни ежегодных отпусков по правилам Порядка № 100;
2) удержать из ее суммы НДФЛ, ВС и начислить ЕСВ. Отразить сумму компенсации в зарплатной отчетности. На таком варианте настаивают и налоговики (см. консультацию из категории 103.01 ЗІР ГНСУ). И это вполне справедливо. Ведь именно увольняющий работодатель начисляет доход работнику;
3) перечислить «чистую» сумму компенсации на счет учреждения, в которое переводится работник.
ВАЖНО!
День перечисления отпускной компенсации является днем ее выплаты для целей налогообложения. Поэтому в этот же день уплатите в бюджет НДФЛ, ВС и ЕСВ.
4) подготовить справку о перечисленной компенсации. В ней рекомендуем указать:
• период, за который работник не использовал ежегодный отпуск;
• общую сумму начисленной компенсации (с учетом НДФЛ и ВС);
• информацию о том, что из суммы такой компенсации уплачены НДФЛ, ВС и ЕСВ в полном объеме;
• сумму перечисленной компенсации на счет нового работодателя и реквизиты платежного поручения, позволяющие идентифицировать платеж.
Работник принят по переводу из другого учреждения. Предыдущий работодатель перечислил сумму компенсации за дни неиспользованного отпуска. Как учесть ее при предоставлении отпуска этому работнику на новом месте работы?
По мнению Минсоцполитики, изложенному в письме от 26.06.2019 г. № 749/0/204-19, предоставляя «старый» отпуск, новый работодатель должен рассчитать новую среднюю зарплату.
Для этого следует определить расчетный период по новому месту работы. Далее необходимо выбрать выплаты, начисленные новым работодателем в расчетном периоде, и количество календарных дней в нем. И наконец — определить новую сумму отпускных. А сумму компенсации, полученную от старого работодателя, Минсоцполитики предлагает учитывать лишь при выплате отпускных.
По нашему мнению, такой подход может привести к трудностям. В частности, это повлечет двойное налогообложение сумм перечисленной компенсации:
• первый раз она попадает под налогообложение у предыдущего работодателя. Ведь перечислить новому работодателю он должен «чистую» сумму (без НДФЛ и ВС и начислив ЕСВ);
• второй раз — у нынешнего работодателя. Потому что он будет считать общую сумму отпускных исходя из новых условий труда. И в этой сумме «сидит» компенсация за неиспользованный у старого работодателя отпуск.
Более того, в таком случае новый работодатель будет вынужден отразить в бухучете и отчетности не запланированные сметой расходы. Речь идет о сумме компенсации за неиспользованный отпуск работника по предыдущему месту работы. Тогда как старый работодатель уже отразил эту сумму как расходы и включил ее в результат выполнения своей сметы.
Чтобы этого избежать, мы предлагаем компромиссный вариант. Нужно рассчитать сумму отпускных исходя из расчетного периода на новом месте работы работника. Но начислить в учете следует не всю сумму, а за минусом суммы отпускной компенсации, начисленной и уже обложенной НДФЛ и ВС предыдущим работодателем. Объясним на примере.
Пример 1. Работник принят в учреждение по переводу с 11.01.2021 г., с 22.03.2021 г. идет в ежегодный основной отпуск на 24 календарных дня. Сумма перечисленной компенсации за 13 календарных дней неиспользованного ежегодного основного отпуска — 1947,82 грн («чистая» сумма и, соответственно, 2419,65 грн — «грязная» сумма). В феврале работнику начислено 6359,20 грн.
Рассчитываем сумму отпускных исходя из того, что расчетный период — февраль 2021 года и начислено 6359,20 грн: (6359,20 : 28) х 24 = 5450,74 (грн),
где 28 — количество календарных дней в феврале 2021 года (расчетном периоде);
24 — количество календарных дней отпуска.
Начисляем сумму отпускных за минусом «грязной» суммы компенсации (2419,65 грн), которая уже попала в доход работника и была обложена налогами на предыдущем месте работы.
Сумма к начислению составляет:
5450,74 - 2419,65 = 3031,09 (грн).
Из начисленной суммы будут удержаны НДФЛ (545,60 грн) и ВС (45,47 грн). Далее выплачиваем отпускные работнику двумя частями:
перваяя — сумма отпускных-компенсации, полученная на счет от предыдущего работодателя, — 1947,82 грн;
вторая — сумма отпускных, начисленная новым работодателем, — 2440,02 грн (за вычетом НДФЛ и ВС, т. е.: 3031,09 - 545,60 - 45,47).
Подробнее о порядке отражения этих операций в бухучете предыдущего и нового работодателей читайте на в статье «Передача отпускной компенсации: что в бухучете».
Работник принят по переводу 01.02.2021 г. А 26.03.2021 г. он увольняется. Что делать с неиспользованной компенсацией от предыдущего работодателя?
Отпускную компенсацию, перечисленную предыдущим работодателем, нужно выплатить работнику.
В день увольнения проведите окончательный расчет с работником.
Кроме зарплаты за фактически отработанные дни в марте 2021 года (месяце увольнения), выплатите работнику:
• сумму компенсации за дни ежегодного отпуска, неиспользованного по предыдущему месту работы, перечисленную бывшим работодателем. Напомним: речь идет о «чистой» сумме, из которой уплачивать зарплатные налоги не нужно;
• сумму компенсации за неиспользованные дни ежегодного отпуска, заработанного у нового работодателя.
Соцотпуск на детей
Учреждение ликвидируют. Работников переводят в другое учреждение. Две работницы на этот момент находятся в отпуске «до 3 лет». Выплачивать ли им компенсацию за соцотпуск на детей?
Да, если работницы успели «заработать» на такой отпуск. Чтобы разобраться в этой ситуации, рассмотрим два примера.
Пример 2. Павлова О. В. имеет двоих детей в возрасте 2 и 8 лет. После рождения младшего ребенка она находится в отпуске для ухода за ребенком до трех лет. Работница увольняется в связи с переводом в другое учреждение.
Она не имеет права на соцотпуск на детей. Законодательство содержит требование о том, что мамочка двоих детей в возрасте до 15 лет должна именно работать (ст. 19 Закона об отпусках и ст. 1821 КЗоТ). То есть, чтобы заработать соцотпуск, работница должна именно исполнять свои обязанности, а не просто находиться в трудовых отношениях.
Еще один важный момент: такой отпуск предоставляется за календарный год независимо от времени, отработанного в соответствующем году. Если работница в текущем календарном году не работала, то компенсировать ей нечего. То есть для получения права на «детский» соцотпуск работница должна исполнять свои трудовые обязанности хотя бы один день в календарном году.
Павлова О. В. после рождения второго ребенка находится в отпуске «до 3 лет» и уже 2 года не работает. Следовательно, в 2021 году право на дополнительный «детский» соцотпуск у нее не возникло. То есть компенсировать нечего.
В то же время работница может иметь «запас» дополнительного отпуска на детей за прошлые годы. При увольнении такие дни, действительно, нужно компенсировать.
Заметьте: если в 2021 году после перевода в другое учреждение она выйдет на работу (в том числе и на условиях неполного рабочего времени), то будет иметь право на дополнительный отпуск на детей за этот год.
Чтобы воспользоваться этим правом, ей понадобится справка от предыдущего работодателя, что в этом году отпуск у него она не использовала.
Пример 3. Иванова В. А. имеет двухлетних двойняшек. Находится в отпуске «до 3 лет» и работает на 0,5 ставки. Она увольняется в связи с переводом в другое учреждение.
Работница имеет право на соцотпуск на детей. Ивановой В. А. нужно компенсировать дни дополнительного «детского» отпуска. Конечно, если она не использовала его. Аргумент уже известен — она исполняла свои обязанности в календарном году. Следовательно, имеет право на «детский» отпуск.
Работница вышла из отпуска для ухода за ребенком 15.03.2021 г. А уже 22 марта этого же года уволена по переводу. Можно ли перечислить компенсацию за неиспользованный соцотпуск на счет нового работодателя?
Нет, нельзя. Передавать компенсацию за неиспользованные дни отпуска другому работодателю можно только за дни ежегодного отпуска. Это прямо предусмотрено ч. 3 ст. 24 Закона об отпусках.
ВАЖНО!
Отпуск на детей является социальным отпуском (ст. 4 Закона об отпусках). Поэтому перечислить новому работодателю компенсацию за его неиспользованные дни нельзя.
Выход один: выплатить компенсацию за неиспользованные дни «детского» отпуска. Это подтверждают и специалисты Гоструда (см. консультацию в журнале «Бюджетная бухгалтерия», 2020, № 26, с. 19).
Выходное пособие
Учреждение ликвидируют. Работников переводят в другое учреждение. Нужно ли выплачивать им выходное пособие?
Нет, не нужно.
Статья 44 КЗоТ содержит исчерпывающий перечень случаев, когда увольнение «награждают» выходным пособием. Также основания для увольнения с выплатой выходного пособия содержат Закон о госслужбе1 и Закон № 7962 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2020, № 43, с. 19).
1 Закон Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 г. № 889-VIII.
2 Закон Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-XII.
Среди таких оснований есть увольнение в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗоТ. То есть в связи с изменениями в организации производства и труда, в том числе ликвидацией, реорганизацией, банкротством или перепрофилированием учреждения, сокращением численности или штата работников. В указанных случаях выплачивают выходное пособие в размере не менее среднего месячного заработка.
Но в нашей ситуации не просто увольнение, а в связи с переводом. Это совсем другое основание. И совсем другая норма — п. 5 ст. 36 КЗоТ. Она не попала в перечень оснований для увольнения, дающих право на получение выходного пособия.
Итак, если работников увольняют по переводу, то выплачивать им выходное пособие не нужно.
Больничные
Работник принят по переводу 01.03.2021 г. А с 11 по 15 марта он был на больничном. Какой расчетный период брать для исчисления пособия по временной нетрудоспособности?
Расчетным периодом будет время с даты приема на работу до даты начала больничного. То есть с 1 по 10 марта 2021 года.
ВАЖНО!
Расчетный период определяют по месту работы, где произошел страховой случай.
При определении расчетного периода для исчисления суммы больничных есть такие варианты (пп. 11, 12 Порядка № 12663):
3 Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.
1) общий случай — для расчета берут 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления страхового случая;
2) работник трудится менее 12 месяцев — фактически отработанные календарные месяцы (с первого до первого числа). Месяц, в котором работник был принят на работу с первого рабочего дня месяца, но не с первого календарного дня, в расчетный период не включаем (см. письмо ФСС от 31.05.2016 г. № 5.2-32-880);
3) работник трудится менее календарного месяца — фактически отработанное время (календарные дни) перед наступлением страхового случая;
4) больничный в первый день работы — больничные считают исходя из установленного должностного оклада (тарифной ставки).
В нашем случае применяем вариант № 3. Перед тем как пойти на больничный, работник отработал менее месяца. Следовательно, расчетный период равен количеству календарных дней, отработанных со дня приема до дня начала болезни. То есть с 1 по 10 марта 2021 года.
Работник принят по переводу в феврале 2021 года. Предыдущий работодатель перечислил компенсацию за дни неиспользованного отпуска. В марте работник пошел на больничный. Учитывать ли отпускную компенсацию при расчете больничных?
Нет, не учитывать.
Как мы отмечали ранее, НДФЛ, ВС и ЕСВ из суммы отпускной компенсации уплачивает предыдущий работодатель. А новый — получает уже «чистую» сумму. Поэтому ЕСВ он не уплачивает и сумму компенсации в отчетности не отражает.
В то же время нормы Порядка № 1266 предусматривают следующее. Новый работодатель рассчитывает «среднюю» для оплаты временной нетрудоспособности исходя из начисленных в расчетном периоде выплат, из которых уплачен ЕСВ (п. 32 Порядка № 1266).
Резюмируем: отпускная компенсация, которую старый работодатель перечислил новому, при расчете «средней» для оплаты больничного не учитывается. В свое время это подтвердили и специалисты Минсоцполитики в письме от 25.11.2015 г. № 1531/13/84-15 (ср. ).
Работника уволили по переводу 09.03.2021 г. А 15.03.2021 г. поступило его пособие по временной нетрудоспособности от ФСС. Можно ли его выплатить уже после увольнения? Не будет ли это нарушением?
Конечно, выплачивайте. И не бойтесь — никакого нарушения в этом нет.
В соответствии со ст. 116 КЗоТ работнику нужно выплатить все причитающиеся ему суммы в день увольнения. Если этого не сделать, то придется выплатить работнику его средний заработок за все время задержки по день фактического расчета (ст. 117 КЗоТ). Но упомянутые нормы имеют два важных уточнения:
• во-первых, здесь речь идет о суммах, причитающихся работнику от учреждения;
• во-вторых, ответственность наступает, если задержка произошла по вине работодателя.
В ситуации с пособием от ФСС рисков нет: эти средства не принадлежат работодателю и его вины в задержке таких выплат нет.
Поэтому когда получите пособие по временной нетрудоспособности от ФСС, тогда перечислите его на карту работника (выдайте наличными из кассы).
Надеемся, сегодня вы нашли ответы на вопросы, которые вас беспокоили.
