Переплата за навчання: показуємо в обліку правильно

Переплата за навчання = кредиторська заборгованість

ЗВО можуть надавати фізичним та юридичним особам платні освітні послуги. Це прямо передбачено ч. 1 ст. 73 Закону України «Про вищу освіту» від 01.07.2014 № 1556-VII.

У свою чергу, плата за надання освітніх послуг є різновидом власних надходжень бюджетних установ. ЗВО зараховує такі надходження до складу доходів спецфонду та відносить до першої підгрупи першої групи власних надходжень — надходження від плати за послуги, що надаються бюджетними установами згідно із законодавством.

Безпосередньо розмір плати за освітні послуги та порядок її внесення визначають в договорі (контракті) на навчання. При укладанні такого договору мають бути враховані положення Типового договору*.

* Типовий договір про надання платної освітньої послуги для підготовки фахівців, затверджений наказом МОН від 07.09.2020 № 1113.

Відповідно якщо здобувачі освіти перерахували зайві кошти за освітні послуги, фактично маємо справу з переплатою за такі послуги. Зрозуміло, що для ЗВО така переплата є різновидом кредиторської заборгованості.

Що робити з переплатою?

За загальним правилом, якщо отримана закладом сума коштів перевищує розмір плати за навчання за відповідний період, різницю зараховують як оплату за наступний період надання платної освітньої послуги. Це прописано в п. 6 Типового договору.

Але зазначений порядок зарахування коштів стосується випадку, коли здобувач освіти продовжує навчання у відповідному ЗВО. Проте як бути, якщо подібна ситуація виникла за розрахунками з випускниками — вже колишніми здобувачами освіти. Щодо розв’язання цього питання в Типовому договорі ані слова.

Вочевидь, у такому разі ЗВО має вжити всіх можливих заходів для повернення зайво сплачених коштів випускникам.

Як обліковувати?

Зазвичай для обліку розрахунків зі здобувачами освіти ЗВО застосовують субрахунок 2111 «Поточна дебіторська заборгованість за розрахунками за товари, роботи, послуги» або субрахунок 6212 «Розрахунки із замовниками за роботи і послуги». Зазначені субрахунки фактично є активно-пасивними. Тобто вони можуть мати сальдо як за дебетом, так і за кредитом одночасно. Аналітичний облік за цими субрахунками завжди ведуть в розрізі контрагентів (здобувачів освіти) та укладених договорів. Таким чином, кредитове сальдо за цими субрахунками свідчить про наявність переплати здобувачами освіти за навчання.

При цьому здобувачі освіти перераховують плату за навчання на спеціальний реєстраційний рахунок (субрахунок 2313). Ці кошти знаходяться у розпорядженні установи та мають використовувати відповідно до напрямів, передбачених бюджетним законодавством. Відповідно саме з цього рахунку ЗВО має повернути (перерахувати) зайво сплачені кошти випускникам.

Розглянемо можливі варіанти розвитку ситуації з поверненням зайво сплачених за навчання коштів випускникам.

Варіант 1. Кошти повернуто випускнику

Цей варіант можливий, якщо є актуальні дані про реквізити банківського рахунку випускника. За таких умов ЗВО перераховує кошти випускнику на підставі платіжної інструкції і тим самим закриває кредиторську заборгованість перед відповідним контрагентом.

Варіант 2. Кошти НЕ повернуто випускнику

Звісно, не завжди є змога повернути переплату випускнику. Причини можуть бути різні. Наприклад: зміна прізвища чи місця проживання випускника та відсутність зв’язку з такою особою, відсутності даних про його банківський рахунок на момент виявлення переплати тощо.

Та в будь-якому разі керівництво ЗВО має докласти зусиль, аби така заборгованість не перетворилася у прострочену. Якщо ж повернути переплату випускнику оперативно не вдається, доведеться обліковувати таку заборгованість до закінчення строку її позовної давності. Водночас не забуваймо протягом всього цього часу вживати заходи для погашення такої заборгованості. Та що робити, якщо «місія» з повернення коштів урешті-решт провалилася?

У такому разі проводимо інвентаризацію розрахунків. Таким чином виявляємо кредиторську заборгованість, щодо якої закінчився строк позовної давності. За результатами інвентаризації приймаємо рішення про списання відповідної суми кредиторської заборгованості з балансу установи.

Нагадаємо: правила обліку розрахунків з кредиторами бюджетних установ та механізм списання кредиторської заборгованості з балансу визначено Порядком бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затвердженим наказом Мінфіну від 02.04.2014 № 372 (ср. ).

А ось докладніше про алгоритм списання кредиторської заборгованості дізнавайтесь із матеріалу «Інвентаризація-2021: підбиваємо підсумки» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 41).

Порядок відображення повернення переплати за навчання на рахунках бухобліку розглянемо на прикладі.

Варіант 1. Повернуто випускнику плату за освітні послуги у сумі 100 грн. Кошти перераховано зі спеціального реєстраційного рахунка ЗВО на банківський рахунок фізичної особи. Розрахунок проведено в безготівковій формі на підставі платіжної інструкції.

Варіант 2. Під час інвентаризації виявлено кредиторську заборгованість за розрахунками з випускниками, строк позовної давності якої минув, у сумі 100 грн.

За рішенням керівника установи, оформленим розпорядчим документом, заборгованість списано з балансу. Записи до облікових регістрів зроблено на підставі бухгалтерської довідки.