Новий закупівельний рік: з чого почати?

Звітування про минулорічні договори

На початку кожного року замовники мають звітувати про виконання договорів про закупівлю, укладених у попередньому році. Такий обов’язок замовників чітко приписано в п. 4 постанови № 1178*.

* Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджені постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178.

При цьому відзвітувати необхідно в разі:

— або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами,

— або виконання сторонами договору про закупівлю,

— або його розірвання.

Будьте уважні! Згадування у зазначеній нормі формулювання «або» надає вам право самостійно обирати, з якої події розпочинати відлік строку для звітування про виконання договору про закупівлю.

Оприлюднити такий звіт замовник має протягом 20 робочих днів з дня відповідної події.

Обчислюємо такий строк за правилами, визначеними ст. 253 ЦКУ*. Тобто перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов’язано його початок.

* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.

Якщо ж останній день оприлюднення припадає на неробочий (святковий) день, керуємося ч. 5 ст. 254 ЦКУ. Зокрема, у такому разі днем закінчення строку буде перший за вихідним (святковим, неробочим) робочий день. Таким чином, якщо останній день строку для оприлюднення звіту припадає на вихідний, відзвітувати потрібно у перший робочий день після закінчення такого строку.

Про які договори звітуємо?

Вимога щодо звітування стосується виключно закупівельних договорів. Тобто договорів, які укладено між замовником і учасником:

1) за результатами проведення відкритих торгів;

2) використання е-каталогу для закупівлі товару (запит пропозиції постачальника).

Тож уповноважена особа насамперед має переглянути договори, укладені протягом 2023 року. І якщо строк їх дії закінчився 31.12.2023, а сторони виконали свої зобов’язання у 2023 році, але про такі договори не було оприлюднено звіт минулого року, слід відзвітувати не пізніше 26.01.2024.

Інша справа — договори, які були укладені у 2023 році, але з певних причин залишилися невиконаними. Звітувати про такі договори замовник не має підстав.

Про які договори НЕ звітуємо?

З кожного правила є винятки. Звісно, це стосується і виконання деяких договорів, звіт про які оприлюднювати в електронної системи закупівель (далі — ЕСЗ) замовник не зобов’язаний.

Наведемо їх:

1) договори, укладені без застосування ЕСЗ у випадках, зазначених у п. 9 постанови № 1178;

2) договори, укладені без застосування ЕСЗ у випадках, зазначених у п. 11 постанови № 1178. Зокрема, це стосується прямих договорів до 100 тис. грн (на товари та послуги), до 200 тис. грн (щодо поточного ремонту) та до 1,5 млн грн (на роботи);

3) договори, укладені без застосування ЕСЗ у випадках, зазначених у п. 13 постанови № 1178. Йдеться про придбання товарів та послуг вартістю понад 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту — понад 200 тис. грн та робіт — понад 1,5 млн грн без застосування відкритих торгів та/або е-каталогу.

Звіт не оприлюднили: яка відповідальність?

Відповідальність за порушення закупівельного законодавства передбачена ч. 1 ст. 164¹⁴ Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 № 8073-X.

Отже, за неоприлюднення або порушення строків оприлюднення звіту уповноважену особу може бути притягнуто до адміністративної відповідальності. Тому будьте уважні та не проґавте строки звітування за такими договорами.

Штрафи за неоприлюднення або порушення строків оприлюднення звіту

Укладання додаткових угод в обсязі 20 %

Певна частина замовників наприкінці 2023 року продовжила закупівельні договори на 2024 рік. Нагадаємо: можливість унесення таких змін до договору передбачено п.п. 8 п. 19 постанови № 1178 з урахуванням норм ч. 6 ст. 41 Закону № 922*.

* Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII.

Тож саме згадана норма Закону № 922 дозволяє замовникам продовжувати дію договору про закупівлю на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року. При цьому головна умова — видатки на придбання таких товарів та послуг мають бути затверджені в установленому порядку.

З огляду на це, маючи на початку січня затверджений кошторис на 2024 рік, замовники щодо таких договорів можуть укласти додаткову угоду на 20 % суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному у 2023 році.

Також у цьому разі не забудьте оприлюднити в ЕСЗ зміни до договору (додаткову угоду) та повідомлення про внесення змін. Інформацію, яку слід зазначити в такому повідомленні, визначено п. 20 постанови № 1178. Для оприлюднення цих документів у замовника є три робочих дні з дня внесення змін.

Планування закупівель на 2024 рік

Частково плануванням закупівель на 2024 рік замовники почали займатися ще наприкінці минулого року. Та оскільки на той час замовники не мали на руках затвердженого кошторису на 2024 рік, багато хто із закупівельників почав планувати закупівлі саме в січні цього року. Про те, як організувати планування закупівель, ми розповідали в матеріалі «Плануємо закупівлі на 2024 рік» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 46).

Нагадаємо, що до річного плану закупівель НЕ включаємо видатки, які здійснюють як:

— відшкодування (компенсація) витрат, у т. ч. таких, як, наприклад, відшкодування витрат за звітами про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (на підставі авансових звітів), відшкодування вартості комунальних послуг орендодавцю;

— видатки на оплату праці;

— видатки на оплату адміністративних послуг, судових витрат, податків, зборів, мита, штрафів.

Також до річного плану не вносимо будь-які інші видатки, які не передбачають придбання товарів, робіт і послуг. Такий підхід до складання річного плану пояснюється тим, що план не є фінансовим документом.

Отже, у цьому документі збираємо інформацію про придбання товарів, робіт та послуг, які плануємо здійснити протягом року. Ну і, звісно, за потреби вносимо зміни до річного плану та не забуваємо оприлюднити такі зміни протягом 5 робочих днів.

Упорядкування документації

Почнемо з перевірки та упорядкування закупівельної документації. Для цього всі закупівлі, розпочаті або тільки заплановані на 2024 рік, мають відповідати вимогам останньої редакції постанови № 1178.

З огляду на це, замовникам необхідно переглянути тендерну документацію та узгодити її з приписами постанови № 1178.

Крім того, якщо ви плануєте у 2024 році закуповувати локалізований товар, вартість якого дорівнює або перевищує 200 тис. грн, то ступінь локалізації виробництва має становити щонайменше 20 % (п. 1 ч. 61 розд. X Закону № 922).

Також на початку року варто навести лад у документах, які уповноважена особа оформлює під час здійснення закупівельної діяльності. Звісно, перелік таких документів чималий (різноманітні протоколи, рішення, обґрунтування тощо).

Насамперед такі документі слід упорядкувати за строками зберігання. Та з цього приводу ані постанова № 1178, ані Закон № 922 нам не допоможе. Вирішити це питання можливо за допомогою спеціального документа — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (ср. ).

З огляду на встановлені строки зберігання документів, уповноважена особа має визначити, чи варто зберігати такий документ у подальшому. Наприклад, якщо певний документ має строк зберігання три роки (договори, протоколи тощо) і строк його зберігання розпочався у 2022 році, то такий документ може бути вилучений для знищення не раніше 01.01.2025.