«Так» зарплаті на особисті картки працівників
Ситуація: підприємство розірвало договір з банком, який стосується зарплатного проекту. Чи можна перераховувати зарплату на особисті картки працівників?
Виплата зарплати на особисті картки працівників цілком допустима. Однак потрібно пам’ятати про нещодавні новації.
Нагадуємо, що з 22.08.14 р. НБУ «підрихтував» Інструкцію № 492 і відокремив зарплатні та соціальні від решти рахунків. Подробиці ви знайдете в «БТ», 2014, № 34, с. 7 і № 41, с. 4.
Так, для зарахування зарплати і соцвиплат банки відкривають окремі поточні рахунки фізосіб. Інакше кажучи, під зарплату має бути відведений окремий рахунок. Тішить, що можна використовувати вже діючі рахунки. Треба тількипідписати додатковий договір до договору банківського рахунка, в якому вказати, що рахунок використовується виключно для зарахування зарплати та соцвиплат.
Висновок: підприємство може виплачувати зарплату на особисті картки працівників, але лише на призначений для зарплатних виплат рахунок. При цьому від працівників потрібно отримати заяву з проханням перераховувати зарплату на їх особисті картки (із зазначенням реквізитів рахунка, «прив’язаного» до картки).
Комісія за зняття готівки: роботодавець збоку
Ситуація: зарплата виплачується на особисті картки працівників, призначені для цих цілей (див. вище). Проте при знятті готівки з таких карток банки часто справляють комісію (у розмірі 0,5 — 0,8 % залежно від банку). Чи потрібно перераховувати на картку працівників зарплату в більшому розмірі для покриття такої комісії? Якщо роботодавець погодиться компенсувати таку комісію, що буде з оподаткуванням?
Комісія за зняття готівкових коштів часто стає каменем спотикання для роботодавців при виплаті зарплати на особисті картки працівників.
Причиною занепокоєння є ч. 5 ст. 24 Закону про оплату праці, згідно з якою виплата зарплати може здійснюватися через установи банків на зазначений працівником рахунок з оплатою таких послуг за рахунок роботодавця. Однак тут ідеться не про згадану «комісію за зняття», а про послуги банку з перерахування коштів на особисті картрахунки працівників, а це, як кажуть в Одесі, дві великі різниці. Відшкодовувати працівнику суму комісії за зняття готівки роботодавець не зобов’язаний. Річ у тім, що зобов’язання роботодавця перед працівником з виплати зарплати вважаються виконаними в момент списання грошей з поточного рахунка підприємства та зарахування на особові рахунки працівників. Відповідно, подальшою долею зарплати роботодавець не переймається та будь-які комісії, які стягуватимуться банком з отриманої суми, є «головним болем» уже працівника.
Судіть самі. По-перше, договір на відкриття рахунка укладається між банком і працівником. При цьому в договорі, у тому числі, застерігається і питання справляння комісії при знятті грошей з картки. Якщо працівник відкрив картку в цьому банку, отже, його задовольняють умови співробітництва. Роботодавець же не знає договірних умов: його завданням є лише «закинути» зарплату у строк.
По-друге, працівник може не переводити зарплату в готівку, перекласти її на іншу картку, розрахуватися безготівково. У свою чергу, роботодавець не зобов’язаний (та й фактично не в змозі) відстежувати рух грошей за рахунком працівника з метою визначити розмір такої комісії.
Водночас роботодавець за заявою працівника може відшкодовувати «чайові» банкомату, які знімають з особистої картки працівника. Крім того, таку компенсацію доведеться визнати зарплатою на підставі п.п. 2.3.4 Інструкції № 5. Відповідно, із суми компенсації потрібно справляти ЄСВ, утримувати ПДФО і військовий збір. До витрат сума компенсації потрапить лише як зарплата.
Як бачите, комісія банку може бути символічною, а мороки з оподаткуванням буде куди більше. Тому ми настійно рекомендуємо обходити стороною таку компенсацію.
СМС ≠ розрахунковий лист
Ситуація: у межах зарплатного проекту працівники отримують повідомлення про нараховану зарплату у вигляді СМС-повідомлень. Чи потрібно їм видавати розрахункові листи?
При кожній виплаті зарплати роботодавець зобов’язаний повідомити працівника про суму нарахованої зарплати (з розшифровкою за видами виплат), розміри та підстави утримань з неї, а також суму зарплати «на руки». Такий обов’язок закріплений у ст. 110 КЗпП і ст. 30 Закону про оплату праці.
При цьому безготівкова виплата зарплати не звільняє роботодавця від такого обов’язку. Отже, кожного разу, отримуючи зарплату, працівник повинен отримати і згадану вище інформацію.
Форму повідомлення на законодавчому рівні не встановлено. Зауважимо, що письмова форма повідомлення (розрахунковий лист) є найбільш безпечною. А ось любителі сучасних способів повідомлення працівників мають усвідомити, що в електронних повідомленнях і СМС має бути зазначена така сама інформація, що і в розрахунковому листі.
Однак у повідомленнях, які надходять на мобільні телефони працівників від банку, зазвичай зазначена лише сума до виплати. Отже, СМС-банкінг у такому обсязі не забезпечує дотримання чинного законодавства.
Таким чином, стислі повідомлення про те, що «прийшла зарплата», не замінюють обов’язку роботодавця видавати розрахункові листи.
Формально, не дотримуючись вимог ст. 110 КЗпП, ви порушуєте законодавство про працю. Це означає, що можна наразитися на штраф за ч. 1 ст. 41 КпАП.
Роботодавець допоможе обійти «заморожування» зарплати та витрат на відрядження
Ситуація: у банку, в якому обслуговується підприємство, запроваджена тимчасова адміністрація. На картках працівників виявилися «замороженими» зарплата та підзвітні кошти. Що робити в такій ситуації?
Якщо «заморожено» зарплату*, то формально роботодавець може не брати участь у вирішенні такої проблеми. Після перерахування на картки працівників зарплата — це вже особисті кошти фізосіб, які роботодавця жодним чином не стосуються. Однак, як правило, вихід доводиться шукати спільно.
* Можливо, після закінчення дії тимчасової адміністрації неплатоспроможний банк «усиновить» новий інвестор. У цьому випадку працівник зможе у звичайному режимі зняти свої кошти з картки. Якщо ж банк у результаті визнають банкрутом, то «відбити» зароблене можна спробувати через суд.
Якщо дозволяє фінансова ситуація на підприємстві, то роботодавець може надати працівникам поворотну фінансову допомогу.
У документальному плані таке рішення має бути оформлене договором позики з кожним працівником. При цьому негативних податкових наслідків така операція не має ні для роботодавця (у податковому обліку такі операції не відображають), ні для працівників (ПДФО, військовий збір, а також ЄСВ «зверху» і «знизу» стягувати не потрібно). Єдине, що буде потрібно, — це відобразити суму виданої фізособі поворотної фіндопомоги в Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ з ознакою «153» (категорія 103.25 ЗІР Міндоходів). При цьому у графах 4 і 4а ставлять нулі.
А якщо «заморожено» витрати на відрядження? По-перше, якщо працівник вже перебуває у відрядженні, то йому якось потрібно оплачувати рахунки. Тут можливими є два шляхи:
1) працівник витрачає у відрядженні свої власні кошти. Витрати, які можна сплатити безготівково (наприклад, оплату готелю), бере на себе роботодавець;
2) роботодавець перераховує працівнику додаткові кошти у будь-який доступний спосіб (поштовим переказом за місцезнаходженням працівника, що відряджається, на іншу картку). Зауважте: така ситуація не підпадає під п. 2.11 Положення № 637, коли без звіту за попередній аванс новий видавати не можна. Ми вважаємо, що ці норми не застосовуються в межах одного відрядження. Строк звіту за отримані гроші настає лише після повернення, тому перерахувати додаткові кошти працівнику, який перебуває в поїздці, можна. Відповідно, можна не боятися штрафу в розмірі 25 % виданих під звіт сум (абзац п’ятий ст. 1 Указу № 436).
По-друге, працівнику в будь-якому разі доведеться відзвітувати за виданий аванс і повернути невикористаний залишок. Причому в установлені законодавством строки (відстрочення можливе лише у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи).
Для цього після повернення працівника з відрядження на суму раніше виданого авансу йому рекомендуємо видати поворотну фіндопомогу (оформити договір про надання безпроцентної позики) на суму невикористаного залишку. За рахунок цих коштів працівник погасить заборгованість за відрядженням. Після того як рахунок працівника буде розблокований, він зніме суму нетронутого авансу та поверне її роботодавцю як погашення заборгованості. Податкові наслідки видачі позики працівнику ми стисло нагадали вище.
Право «білої ворони»: не хочу на картку, хочу в касі!
Ситуація: один із працівників бажає «вийти» із зарплатного проекту і отримувати зарплату через касу. Чи можливий такий варіант?
Так, цілком можливий.
У загальному випадку виплата заробітної плати здійснюється за місцем роботи* (ч. 4 ст. 24 Закону про оплату праці). І лише з особистої письмової згоди зароблене можна перерахувати працівнику на картку або поштовим переказом (ч. 5 ст. 24 Закону про оплату праці).
* Забороняється провадити виплату заробітної плати у магазинах роздрібної торгівлі, питних і розважальних закладах, за винятком тих випадків, коли заробітна плата виплачується працюючим у цих закладах особам (ч. 4 ст. 24 Закону про оплату праці).
Отже, якщо працівник з якихось причин бажає «вийти» із зарплатного проекту, то роботодавець не має права ставати йому на заваді. У разі відмови дії роботодавця можуть бути розцінені як обмеження можливості працівника вільно розпоряджатися своєю заробітною платою. А це безпосередньо забороняє ст. 25 Закону про оплату праці.
Однак на практиці часто зустрічаються відмови. Що робити? У будь-якому разі працівник, який не бажає брати участь в зарплатному проекті, оформляє своє волевиявлення у вигляді письмової заяви на ім’я керівника. У заяві також потрібно конкретизувати спосіб, яким він хоче отримувати зарплату, наприклад, на особисту картку (із зазначенням конкретного рахунка) або через касу. Якщо по-хорошому заяву не прийняли, працівник може «зайти з тилу»: зареєструвати заяву через канцелярію (на її примірнику повинні проставити штамп з датою та вхідним номером).
Зарплатний проект: можливий дует (або навіть тріо)
Ситуація: чи можна вести два зарплатні проекти паралельно?
Так, таке можливо.
У підприємства може виникнути необхідність виплачувати зарплату одним працівникам через один банк, а іншим — через другий (наприклад, якщо працівники працюють у різних населених пунктах).
При цьому підприємствам надано можливість відкривати рахунки в будь-яких банках України відповідно до свого вибору для забезпечення своєї господарської діяльності (п. 1.3 Інструкції № 492).
Не забудьте, що від працівників у будь-якому разі буде потрібна заява з проханням виплачувати зарплату через конкретний банк.
Нагадаємо, що при відкритті зарплатного проекту підприємство подає до банку (п. 6.7 Інструкції № 492):
• заяву про відкриття поточних рахунків на користь фізичних осіб;
• перелік фізичних осіб, на користь яких відкриваються рахунки;
• копії документів фізичних осіб, на користь яких відкриваються рахунки, засвідчені в установленому порядку, які дають змогу банку ідентифікувати фізичних осіб (зазвичай — копію паспорта та ідентифікаційного номера).
Перша допомога, якщо банкомат «з’їв» картку
Ситуація: банкомат «з’їв» зарплатну картку, гроші не видані. Чи може працівник звернутися до роботодавця з проханням видати гроші через касу підприємства?
Така проблема вирішується між банком і працівником (без посередництва роботодавця).
При цьому на фактичне отримання грошей може піти певний час. Але! Будь-якої відповідальності перед працівником за таке відстрочення роботодавець не несе: його зобов’язання щодо нарахування та виплати (перерахування) зарплати виконані в повному обсязі і своєчасно — у момент списання коштів з поточного рахунка підприємства в банку.
Отже, оскільки вини роботодавця у цій ситуаціїнемає, то й компенсації за затримку виплати зарплати не буде. Інші види відповідальності також не загрожують.
Що ж робити? Працівнику необхідно звернутися до банку.
Важливо! Рекомендуємо мати напохваті номер «гарячої лінії» свого банку. Якщо виникла така прикра ситуація, негайно зверніться до оператора та уточніть порядок дій. Зауважимо, що для повернення картки вам, напевно, доведеться подати відповідну заяву.
Що стосується зняття грошей, то все залежить від банку. Часто клієнтам пропонують переказати зарплату на особисту картку. Причому, якщо такої немає, то можна швидко отримати нову картку для виплат (потрібні лише паспорт, реєстраційний номер облікової картки (ІПН) і кілька хвилин часу). Якщо ваш банк підтримує таку схему, то отримати зарплату ви зможете відразу.
Найменш вдалий варіант, коли без фактичної наявності картки зарплату зняти не вдасться. У цьому випадку доведеться чекати, поки картку не інкасують. Причому, якщо її «з’їв» «чужий» банкомат, то чекати доведеться довше.
У такій критичній ситуації добрий роботодавець може виручити працівника, видавши йому поворотну фінансову допомогу (подробиці читайте вище).
Закриваємо картку правильно
Ситуація: працівник звільнився. При звільненні здав зарплатну картку до бухгалтерії. Через деякий час з’ясувалося, що картка не закрита і за нею триває нараховування плати за користування смс-банкінгом, а також штраф за неоплату такої послуги. Хто повинен вирішити питання: працівник чи роботодавець?
Як свідчить практика, вирішувати таку проблему доведеться безпосередньо працівнику. Причому, найімовірніше, потрібно буде погасити заборгованість, що «накапала». Якщо ж ідеться про великі суми, то сміливо звертайтеся до суду або прокуратури. Щоправда, у цьому випадку потрібна серйозна доказова база.
Уникнути головного болю просто. При звільненні працівнику самостійно потрібно:
• через касу банку зняти залишок коштів «під нуль» (не залишайте навіть копійки!);
• отримати виписку за рахунком і довідку про відсутність заборгованості;
• написати заяву про закриття рахунка (бажано собі залишити зареєстровану в банку копію);
• отримати довідку про закриття рахунка та повернення картки, про відключення послуг, прив’язаних до картки.
Зарплатні картки стали невід’ємним атрибутом нашого трудового життя. Проте їх повсюдне застосування, на жаль, не страхує від проблем. Вирішення деяких із них для вас тепер не становитиме труднощів. А якщо зіткнетеся з чимось новеньким, пишіть нам — разом розберемося.
Документи статті
Закон про оплату праці — Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.
Указ № 436 — Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5.
Інструкція № 492 — Інструкція про порядок відкриття, використання та закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.
