Загальні положення
Спецодяг. Працівникам, які зайняті на роботах із шкідливими та небезпечними умовами праці, а також на роботах, пов’язаних із забрудненням або здійснюваних у несприятливих метеорологічних умовах, роботодавець зобов’язаний видати безоплатно за встановленими нормами спецодяг, спецвзуття та інші ЗІЗ. Це положення закріплене в ст. 163 КЗпП та ст. 8 Закону про охорону праці.
Норми видачі спецодягу залежать від найменування одягу та строків його служби. Ці норми, а також порядок видачі спецодягу встановлені Положенням № 53, наказом Держгірпромнагляду від 16.04.09 р. № 62, а також галузевими нормами видачі спецодягу.
Пункт 4.1 Положення № 53 передбачає, що спецодяг видається працівникам безоплатно, є власністю підприємства, обліковується як інвентар і підлягає обов’язковому поверненню, зокрема, при звільненні.
Спецодяг видають працівникам тих професій та посад, для яких таку видачу передбачено нормативно-правовими актами з питань охорони праці, відповідно до Норм безплатної видачі працівникам спецодягу, спецвзуття та інших ЗІЗ. Ці Норми встановлюють для роботодавця обов’язковий мінімум безплатної видачі спецодягу з визначенням його захисних властивостей та строків носіння.
Фірмовий одяг. Багато підприємств приймають рішення про забезпечення працівників фірмовим одягом. Він виступає носієм фірмового стилю і, як наслідок, підкреслює індивідуальність конкретного підприємства, поліпшує його запам’ятовуваність та сприйняття клієнтами.
Будь-яких установлених правил щодо фірмового одягу немає. Кожен суб’єкт господарювання самостійно розробляє такі правила для окремих категорій працівників. При цьому він визначає коло осіб, яким фірмовий одяг видаватиметься, його дизайн, зовнішній вигляд, строк служби та норми видачі. Усі ці правила щодо фірмового одягу відображаються у внутрішніх документах та затверджуються керівником підприємства.
Порядок обліку і оподаткування фірмового одягу в цілому аналогічні обліку спецодягу.
Документуємо видачу спецодягу
Видачу спецодягу працівникам та його повернення відображають в особистій картці обліку спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту (ЗІЗ), форму якої наведено в додатку 1 до Положення № 53.
Видачу та приймання на зберігання тих ЗІЗ, які підлягають у процесі експлуатації періодичній здачі на зберігання роботодавцю, можна оформляти за допомогою відомості обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв (типова форма № МШ-7).
Списання не придатного для подальшого використання спецодягу оформляють актом на списання малоцінних швидкозношуваних предметів (типова форма № МШ-8).
Якщо спецодяг належить до основних засобів або МНМА, то крім особистої картки (додаток 1 до Положення № 53), необхідно застосовувати первинні документи для обліку основних засобів, затверджені наказом Мінстату від 29.12.95 р. № 352 (акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів — типова форма № ОЗ-1, акт списання основних засобів — типова форма № ОЗ-3 та ін.).
Загальні облікові моменти
Відображення спецодягу в обліку залежить від строку його використання та вартості. Загальні правила відображення в обліку спецодягу ми узагальнили в табл. 1.
Таблиця 1. Податковий та бухгалтерський облік спецодягу
| Показник | Вид активу | ||
| запаси | МНМА | інші необоротні матеріальні активи | |
| Рахунок обліку | 22 | 112 | 117 |
| Строк використання | Не більше 1 року | Більше 1 року (чи операційного циклу, якщо він більший за 1 рік) | Більше 1 року (чи операційного циклу, якщо він більший за 1 рік) |
| Вартість (без ПДВ) | Не має значення | Не перевищує вартісну межу, встановлену обліковою політикою підприємства(1) | Перевищує вартісну межу, встановлену обліковою політикою підприємства(1) |
| Віднесення до витрат | У разі відпуску в експлуатацію вартість списують на рахунки обліку витрат (Дт 23, 91, 92, 93, 94, 99 — Кт 22). Далі ведуть тільки кількісний аналітичний облік у розрізі матеріально-відповідальних осіб та місць експлуатації(2) | Амортизують з місяця, що настає за місяцем введення в експлуатацію, за одним із методів, встановлених у наказі про облікову політику: - 50 % при введенні в експлуатацію та решта 50 % при списанні; - усі 100 % при введенні в експлуатацію. Нараховують амортизацію записами | Амортизацію нараховують за одним з методів: прямолінійним або виробничим ( п. 27 П(С)БО 7). Відображають записом Зношений спецодяг списують з балансу проводкою Дт 132 — Кт 117 |
| Податок на прибуток | З 01.01.15 р. об’єкт оподаткування визначають за бухгалтерськими правилами. Тобто до витрат потрапляє не лише спецодяг у межах норм, а й понаднормативний | Підприємства з річним доходом понад 20 млн грн. коригують фінрезультат до оподаткування убік: - збільшення на суму амортизації, нарахованої згідно з П(С)БО або МСФЗ; - зменшення на суму амортизації, нарахованої згідно з п. 138.3 ПКУ | Амортизацію нараховують відповідно до П(С)БО або МСФЗ з урахуванням обмежень, установлених в п.п. 138.3.2 — 138.3.4 ПКУ. Виробничий метод нарахування застосовувати не можна. Тобто фактично можна використовувати тільки прямолінійний метод нарахування амортизації(3). Підприємства з річним доходом понад 20 млн грн. коригують фінрезультат (див. правила для МНМА) |
| ПДВ | «Вхідний» ПДВ щодо спецодягу включають до податкового кредиту за наявності ПН, зареєстрованої в ЄРПН. Під час видачі спецодягу працівнику податкові зобов’язання не нараховують, оскільки спецодяг залишається у власності роботодавця. Операція зі списання повністю зношеного спецодягу ПДВ не обкладається | ||
| ПДФО, ВЗ, ЄСВ | Вартість спецодягу в межах норм не включають до доходу працівника ( п.п. 165.1.9 ПКУ) та не обкладають ВЗ ЄСВ не справляють (п. 5 Переліку № 1170) | ||
| (1) Як правило, цю межу приймають на рівні, встановленому в податковому обліку для віднесення активів до основних засобів, — 2500 грн. ( п.п. 14.1.138 ПКУ). (2) У разі повернення працівником спецодягу, придатного для подальшого використання (наприклад, при звільненні), його оприбутковують і оформляють проводкою Дт 22 — Кт 71 (за справедливою вартістю поверненого спецодягу). (3) Мусимо попередити, що в консультації, опублікованій у журналі «Вісник Міністерства доходів і зборів України», 2014, № 21, с. 35, податківці зауважили, що спецодяг, який відповідає вимогам п.п. 14.1.138 ПКУ, може належати до основних засобів (у бухобліку — субрахунок 109 «Інші основні засоби»). У зв’язку з цим контролери можуть наполягати на віднесенні дорогого спецодягу до групи 9 основних засобів та амортизації його протягом 12 років. | |||
Якщо працівник не повернув спецодяг при звільненні
За ситуації, коли працівник, який звільняється, не повертає спецодяг, нормативний строк носіння якого не закінчився, підприємство повинне встановити недостачу такого спецодягу. Для цього або доведеться провести інвентаризацію відповідних ЗІЗ, або отримати від працівника заяву, в якій він визнає факт неповернення отриманого спецодягу. У такій заяві можна відразу ж зазначити спосіб відшкодування його вартості.
Далі потрібно прийняти рішення про стягнення вартості спецодягу:
1) стягнути з працівника;
2) «пробачити» працівнику вартість неповерненого спецодягу.
Розглянемо порядок оподаткування для кожного з варіантів (див. табл. 2).
Таблиця 2. Оподаткування спецодягу, не поверненого працівником при звільненні
| 1 | 2 | 3 |
| Податок (збір) | Ситуація | |
| працівник компенсує вартість неповерненого спецодягу | роботодавець «прощає» працівнику вартість неповерненого спецодягу | |
| 1 | 2 | 3 |
| Податок на прибуток | З 01.01.15 р. основний орієнтир — на правила бухобліку. А в бухобліку у момент прийняття рішення про стягнення залишкової вартості неповерненого спецодягу роблять запис Дт 375 — Кт 719. Стягнення може проводитися: - шляхом утримання із зарплати працівника Дт 661 — Кт 375; - шляхом унесення грошей до каси підприємства | Підприємство відображає дохід у розмірі вартості неповерненого спецодягу проводкою Дт 377 — Кт 719. Потім списує на інші операційні витрати заборгованість працівника (Дт 949 — КТ 377) |
| Оскільки при звільненні працівник не повертає придатний для служби спецодяг, то такі дії можна розглядати як крадіжку або зловживання. А в цьому випадку ви маєте повне право провести інвентаризацію (п. 7 розд. I Положення № 879) і визначити, що саме не було повернуто. Потім вам потрібно визначити розмір збитку. Для цього Порядок № 116 вимагає залучення оцінювача. Водночас, на нашу думку, оцінювача можна не залучати. Адже, приміром, у п. 110 Методики № 1891 (використовується при оцінці збитків, заподіяних державі) зазначено, що оцінка збитків робиться без оцінювача (тобто збитки оцінюються самостійно) у тому разі, якщо: 1) немає можливості особистого огляду пошкодженого майна виконавцем оцінки, що не дає йому змоги отримати відомості про стан майна до та після розкрадання (нестачі, знищення, псування); 2) відсутні вихідні дані, що містять інформацію про пошкоджене майно до та після його розкрадання (нестачі, знищення, псування), крім даних бухгалтерського обліку. По суті, крім даних бухобліку, оцінювачу нічим буде керуватися. А за даними бухобліку оцінку нестачі може зробити і саме підприємство. Тож оцінити збитки можна самостійно. Якщо йдеться про спецодяг, який класифікується як запаси або МНМА (щодо них неможливо визначити міру зносу, оскільки вся вартість спецодягу часто вже списана на витрати), то збиток доцільно визначити виходячи з вартості придбання. При неповерненні спецодягу, який віднесений до інших необоротних активів, суму збитку визначити дуже просто, оскільки точно відомо, яка частина їх вартості потрапила до витрат (у вигляді амортизації), а яка ― «зависла» у вигляді залишкової вартості об’єкта | ||
| ПДВ | У консультації з категорії 101.06 ЗІР ДФСУ контролери зазначили, що в цій ситуації необхідно нарахувати податкові зобов’язання виходячи з бази оподаткування, визначеної ст. 188 ПКУ. У свою чергу, п. 188.1 ПКУ свідчить, що база оподаткування визначається виходячи з договірної вартості, але не нижче ціни придбання товарів/послуг та балансової (залишкової) вартості необоротних активів | Тут має місце безоплатна передача спецодягу працівнику, яка потрапляє до об’єкта обкладення ПДВ ( п. 185.1, п.п. 14.1.191 ПКУ) та підлягає обкладенню ПДВ у звичайному порядку виходячи з договірної вартості, але не нижче ціни придбання товарів/послуг, а щодо необоротних активів — не нижче балансової (залишкової) вартості, що склалася станом на початок звітного періоду, протягом якого здійснюється така операція (за відсутності обліку необоротних активів — виходячи зі звичайної ціни) |
| З цього можна зробити висновок, що податкові зобов’язання нараховують: - щодо спецодягу у вигляді МШП — виходячи з ціни його придбання; - щодо спецодягу у вигляді МНМА та інших необоротних активів — виходячи з його залишкової вартості. При цьому у разі якщо амортизацію МНМА нараховують за методом «100 % при введенні в експлуатацію», на момент списання спецодягу залишкова вартість дорівнюватиме нулю. Отже, і податкові зобов’язання будуть нульовими | ||
| Підприємство складає ПН з типом причини | Підприємство складає дві ПН: - першу — на суму фактичного постачання, що дорівнює нулю з типом причини «02 — Постачання неплатнику податку»; - другу — на суму перевищення ціни придбання ЗІЗ над фактичною ціною постачання (тип причини «15») або на суму перевищення балансової (залишкової) вартості необоротних активів над фактичною ціною їх постачання (тип причини «16») | |
| ПДФО | Якщо при звільненні працівник відшкодував вартість спецодягу, що залишився в нього, або цю суму підприємство утримало з коштів, належних працівнику при остаточному розрахунку, | Вартість неповерненого спецодягу розглядається як додаткове благо, отримане від роботодавця ( п.п. 164.2.17 ПКУ), та підлягає обкладенню ПДФО із застосуванням «натурального» коефіцієнта (при ставці податку 15 % величина коефіцієнта становить 1,176471). Такий дохід відображають у |
| ВЗ | Оскільки вартість спецодягу не є доходом працівника, обкладати її ВЗ не потрібно | Вартість спецодягу, що включається до доходу працівника, слід включити і в об’єкт обкладення ВЗ |
| ЄСВ | Об’єкт обкладення ЄСВ не виникає | Є ймовірність, що податківці вимагатимуть включити до бази обкладення ЄСВ вартість спецодягу, який залишається в особистому постійному користуванні працівника на момент проведення з ним остаточного розрахунку (див. «Вісник Міністерства доходів і зборів України», 2014, № 21, с. 39). Щоб питання про ЄСВ взагалі не виникало, краще «прощати» вартість неповерненого спецодягу після звільнення працівника (колишній працівник застрахованою особою не є) |
| (1) Про особливості складання таких ПН ви можете прочитати у «БТ», 2015, № 30, с. 18. | ||
З табл. 2 видно, що неповернення працівником при звільненні спецодягу, строк експлуатації якого ще не закінчився, може спричинити негативні наслідки як для працівника, так і для роботодавця. У зв’язку з цим подібних ситуацій бажано уникати.
Щоправда, є ще третій варіант — оформити повернення спецодягу як передчасно зношеного з наступним списанням (скласти акт на списання МШП (типова форма № МШ-8) або акт списання основних засобів (типова форма № ОЗ-3)).
У цьому випадку підприємству не потрібно буде відображати дохід. Вартість спецодягу не розглядатиметься як об’єкт для справляння ПДФО, ВЗ та ЄСВ.
Що стосується ПДВ, то щоб не нараховувати податкові зобов’язання, слід подати податківцям документи, які підтверджують факт ліквідації відповідно до п. 189.9 ПКУ (висновки експертної комісії про неможливість використання в майбутньому цих засобів за первісним призначенням та акти на їх списання відповідної форми). Детальніше про подання таких документів ви можете дізнатися в «БТ», 2015, № 29, с. 43.
А тепер порядок обліку спецодягу розглянемо на прикладі.
Приклад. У січні 2015 року працівнику видано комплект ЗІЗ:
- комбінезон утеплений вартістю 3600 грн. (у тому числі ПДВ — 600 грн.) та строком носіння 36 місяців;
- черевики вартістю 1200 грн. (у тому числі ПДВ — 200 грн.) та строком носіння 24 місяці;
- рукавиці вартістю 60 грн. (у тому числі ПДВ — 10 грн.) та строком носіння 12 місяців.
Вартісний критерій, що розмежовує МНМА та ОЗ, у бухгалтерському обліку встановлений на рівні 2500 грн. Для МНМА підприємство застосовує метод нарахування амортизації 100 % вартості в першому місяці використання об’єкта. Працівник звільняється в липні 2015 року.
Розглянемо порядок обліку в таких випадках:
1) працівник при звільненні не повертає раніше отриманий спецодяг. При цьому його вартість утримується із зарплати працівника;
2) працівник не повертає раніше отриманий спецодяг. При цьому підприємство «прощає» йому його вартість (заборгованість за спецодяг списується після звільнення працівника).
У бухобліку підприємства ці операції відображаємо, як показано в табл. 3.
Таблиця 3. Бухоблік спецодягу
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Перераховано передоплату постачальнику за спецодяг | 371 | 311 | 4860,00 |
| 2. Відображено податковий кредит з ПДВ (за наявності ПН, зареєстрованої в ЄРПН) | 641/ПДВ | 644 | 810,00 |
| 3. Отримано спецодяг від постачальника: | |||
| - необоротні активи (комбінезон та черевики) | 153 | 631 | 4000 |
| - МШП (рукавиці) | 22 | 50,00 | |
| 4. Списано суму раніше відображеного податкового кредиту з ПДВ | 644 | 631 | 810,00 |
| 5. Проведено залік заборгованостей | 631 | 371 | 4860,00 |
| 6. Видано спецодяг працівнику: | |||
| - комбінезон | 117 | 153 | 3000,00 |
| - черевики | 112 | 153 | 1000,00 |
| рукавиці | 91 | 22 | 50,00 |
| 7. Нараховано амортизацію | |||
| - на вартість комбінезона щомісячно 83,33 грн. (3000,00 грн. : 36 місяців), з лютого по липень 2015 року | 91 | 132 | 499,98 |
| - на вартість черевиків (у січні 2015 року) | 1000,00 | ||
| 8. У зв’язку зі звільненням працівника неповернений спецодяг (комбінезон) списують з балансу: | |||
| - списуємо нарахований знос | 132 | 117 | 499,98 |
| - списуємо залишкову вартість | 947 | 2500,02 | |
| Працівник не повертає спецодяг. Його вартість утримують при звільненні | |||
| 9. Відображено заборгованість працівника у розмірі вартості неповерненого спецодягу | |||
| - комбінезон | 375 | 719 | 2500,02 |
| - черевики | 1000,00 | ||
| - рукавиці | 50,00 | ||
| 10. Нараховано податкові зобов’язання з ПДВ виходячи з мінімальної бази оподаткування: | |||
| - за комбінезоном — 2583,35 грн. Балансову вартість беремо на 1 липня. Тобто мінусуємо амортизацію за лютий — червень (3000,00 - 83,33 х 5) | 949 | 641/ПДВ | 516,67 |
| - за черевиками — 0 грн. | 0 | ||
| - за рукавицями — 50 грн. | 10,00 | ||
| 11. Погашено заборгованість працівника шляхом утримання вартості спецодягу | 661 | 375 | 3550,02 |
| Підприємство «прощає» працівнику вартість неповерненого спецодягу | |||
| 9. Визначено вартість неповерненого спецодягу працівником | |||
| - комбінезон | 377 | 719 | 2500,02 |
| - черевики | 1000,00 | ||
| - рукавиці | 50,00 | ||
| 10. Нараховано податкові зобов’язання з ПДВ виходячи з мінімальної бази оподаткування: | |||
| - за комбінезоном — 2583,35 грн. | 377 | 641/ПДВ | 516,67 |
| - за черевиками — 0 грн. | 0 | ||
| - за рукавицями — 50 грн. | 10,00 | ||
| 11. Нараховано ПДФО виходячи з доходу працівника у розмірі вартості неповерненого спецодягу з урахуванням натурального коефіцієнта | 949 | 641/ПДФО | 626,47 |
| 12. Нараховано ВЗ (3550 грн. х 1,176471 х 1,5 %) | 949 | 642 | 62,65 |
| 13. «Прощено» працівнику вартість неповерненого спецодягу | 949 | 377 | 3550,02 |
Висновки
- Якщо працівник при звільненні не повертає спецодяг, строк використання якого не закінчився, але при цьому компенсує його вартість роботодавцю, то ПДФО, ВЗ і ЄСВ не справляють.
- У разі якщо підприємство «прощає» вартість неповерненого спецодягу, у працівника виникає дохід, з якого слід утримати ПДФО і ВЗ, а, на думку податківців, — ще і ЄСВ.
- Податкові зобов’язання з ПДВ у будь-якому разі нараховують виходячи з ціни придбання товарів або залишкової вартості необоротних активів.
Документи та скорочення статті
Закон про охорону праці — Закон України «Про охорону праці» від 14.10.92 р. № 2694-XII.
Порядок № 116 — Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116.
Положення № 879 — Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом МФУ від 02.09.14 р. № 879.
Методика № 1891 — Методика оцінки майна, затверджена постановою КМУ від 10.12.03 р. № 1891.
Положення № 53 — Положення про порядок забезпечення працівників спеціальним одягом, спеціальним взуттям та іншими засобами індивідуального захисту, затверджене наказом Держгірпромнагляду від 24.03.08 р. № 53.
Перелік № 1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.10 р. № 1170.
ЗІЗ — засоби індивідуального захисту.
МНМА — малоцінні необоротні матеріальні активи.
МШП — малоцінні швидкозношувані предмети.
ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.
ПН — податкова накладна.
ВЗ — військовий збір.
ЄСВ — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
