ПММ на підприємстві

Придбаваємо ПММ за готівку

Організаційні моменти

Це один з найпоширеніших способів, коли працівник підприємства заправляє авто на АЗС і розплачується за придбані ПММ готівкою. При цьому працівник зазвичай виступає підзвітною особою та звітує за витрачені грошові кошти шляхом подання Звіту.

У принципі, працівник може придбати ПММ і за власні грошові кошти, а потім подати Звіт, за яким йому компенсують понесені витрати. На практиці іноді виникає запитання: потрібно у такому разі подавати саме Звіт? Адже в п. 2 Порядку № 841 зазначено, що: «дія цього Порядку поширюється на осіб, що видали платнику податку — фізичній особі кошти на відрядження або під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, та платників податків — фізичних осіб, які отримали такі кошти». Отже, формально Звіт подають тільки за отримані працівником грошові кошти.

Ми вважаємо, що це питання підприємство має право вирішувати на власний розсуд. Відзвітувати можна за будь-яким документом, який містить усі обов’язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Між тим багатьом буде зручніше і звичніше використовувати для цих цілей Звіт, що цілком допустимо.

На що слід звернути увагу працівникові у разі заправки авто за готівку?

Перше — це сума за чеком РРО. Згідно з  абз. «б» п. 201.11 ПКУ право на включення до ПК без ПН надають тільки касові чеки, за якими загальна сума отриманих товарів/послуг не може перевищувати 200 грн. на день (без урахування ПДВ). У зв’язку з цим для того щоб визначити, чи можна за чеком показати ПК без ПН, потрібно від загальної суми в касовому чеку відняти суму ПДВ.

І тут виникає таке запитання: чи потрібно вимагати, щоб у чеку РРО обов’язково був виділений роздрібний акциз? Він розраховується за ставкою 0,042 євро за кожний літр реалізованого (відпущеного) палива ( п.п. 215.3.10 ПКУ) за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, встановленим НБУ, що діє на двадцятий день місяця, який передує кварталу, в якому здійснюється реалізація палива ( п. 217.3 ПКУ)*.

* У II кварталі 2016 року діє ставка 0,042 євро х 30,200342 грн. = 1,268414 грн. за 1 л. Це підтвердили і податківці (лист Головного управління ДФСУ в Закарпатській області від 08.04.16 р. № 642 // «БТ», 2016, № 16, с. 11).

Так, у загальному випадку акциз має бути вказаний у чеку. Адже відповідно до п. 2 розд. II Положення № 13 суб’єкти господарювання роздрібної торгівлі вказують у фіскальному касовому чеку окремим рядком розмір ставки акцизного податку, загальну суму такого податку за всіма зазначеними в чеку товарами (послугами), на початку рядка друкується назва податку. У реквізиті «Акцизний податок» його назва наводиться згідно з ПКУ, за необхідності дозволяється використовувати скорочення. Контролери також наполягають на обов’язковості зазначення в чеку РРО роздрібного акцизу (див. лист Головного управління ДФСУ в Закарпатській області від 08.04.16 р. № 642).

Водночас норми п. 5 наказу № 13 містять послаблення в частині відображення акцизного податку в розрахункових документах: «Вимоги до форми і змісту фіскальних касових чеків у частині відображення інших податків, крім податку на додану вартість, не поширюються на розрахункові документи, що друкуються реєстраторами розрахункових операцій, версії внутрішнього програмного забезпечення яких включені до Державного реєстру електронних контрольно-касових апаратів та комп’ютерних систем, до дня набрання чинності цим наказом**». Тобто акцизний податок у чеку РРО, включеного до Держреєстру до 11.03.16 р., може окремо і не виділятися.

** Набув чинності з 11.03.16 р.

За ситуації, коли в чеку виділений роздрібний акциз, покупець отримує додатковий «бонус»: зазвичай у таких чеках сума ПДВ є меншою, оскільки на акциз ПДВ не «накручується». Відповідно покупець може включити до ПК чеки на більшу суму.

Якщо ж межа у «200 грн.» порушена, працівник повинен вимагати від АЗС складання ПН, для чого йому потрібно надати необхідні відомості про підприємство, від імені якого він діє, зокрема, відомості про найменування підприємства та його індивідуальний податковий номер. Для цього підійде копія виписки з Держреєстру платників ПДВ.

Податковий облік

Податок на прибуток. В обліку з податку на прибуток жодних коригувань фінансового результату на вартість придбаних і витрачених ПММ не здійснюють. Тому такі операції всі платники податків відображають у «прибутковому» обліку за бухгалтерськими правилами.

ПДВ. При дотриманні межі у «200 грн.» або ж отриманні ПН покупець може відобразити ПК з ПДВ. А чи потрібно нараховувати компенсуючі ПЗ за  п. 198.5 ПКУ на наднормативно витрачені ПММ***?

*** Див. Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу України від 10.02.98 р. № 43.

Ми вважаємо, що відповідь на це запитання залежить від конкретних обставин, в результаті яких була допущене перевитрачання. Так, якщо перевитрачання виникло з об’єктивних причин (наприклад, через технічні несправності автомобіля) і підприємство не стягуватиме з працівника шкоду за таке перевитрачання, підстав для нарахування компенсуючих ПЗ немає. Адже ПММ використовувалися в господарській діяльності підприємства.

Якщо ж перевитрачання відбулася з вини працівника, і з нього стягують шкоду за такі дії згідно з  главою IX КЗпП, безпечніше компенсуючі ПЗ нарахувати.

Зауважимо, що позиції щодо необхідності розмежування причин перевитрачання ПММ дотримуються й офіційні органи. Зокрема, у листі Мінтрансу України від 13.05.08 р. № 1465-19/07/14-08 було зазначено, що рішення щодо причини перевитрачання палива (за рахунок водіїв, інших працівників господарюючого суб’єкта або за рахунок третьої сторони, з вини якої виникло перевитрачання) приймає керівник підприємства.

Ще один момент, на який слід звернути увагу. Продаж ПММ через АЗС обкладається роздрібним акцизом, на який не нараховується ПДВ ( абз. 1 п. 188.1 ПКУ). Раніше контролери зазначали, що у ПН не вказують суму роздрібного акцизу (див. лист ДФСУ від 17.09.15 р. № 19911/6/99-99-19-03-03-15, консультацію в категорії 101.17 ЗІР ДФСУ****). Вважаємо, що такий порядок зберігся і сьогодні, коли діє нова форма ПН. Тобто в ПН буде вказана не вся сума, сплачена працівником (вона вказана в чеку РРО), а за мінусом роздрібного акцизу.

**** Розміщена з позначкою «діяла до 01.01.16 р.».

Бухгалтерський облік

У бухгалтерському обліку придбані ПММ відображають на субрахунку 203 «Паливо». Списання ПММ показують на підставі первинних документів на рахунках витрат тієї діяльності, в якій був задіяний автомобіль. Наприклад, списання ПММ щодо автомобіля, який використовувався:

• для збутових цілей, показують на рахунку 93;

• для адміністративних цілей, — на рахунку 92.

Якщо ж авто використовується для доставки ТМЦ на власне підприємство, такі витрати відносять до транспортно-заготівельних і включають до собівартості придбаних ТМЦ*****.

***** З обліком ТЗВ можна ознайомитися у статті «Транспортно-заготівельні витрати: відображаємо у бухгалтерському обліку» // «БТ», 2013, № 41, с. 24.

Які документи мають підтверджувати факт списання ПММ? Ці питання підприємство також має право вирішувати самостійно, оскільки затвердженої форми немає. На практиці для цих цілей зазвичай використовують «старі» подорожні листи, які хоча і втратили чинність, але не заборонені до застосування******. За необхідності їх можна модернізувати.

****** Це підтверджують і офіційні органи (див. листи Головного управління Міндоходів України в Сумській області від 19.06.13 р. № 1244/10/11-009, Держслужби статистики України від 09.04.13 р. № 18.1-25/Т-26-13/26).

Приклад 1. Працівник придбав на АЗС 15.04.16 р. 20 л бензину А-95, при цьому надав 2 чеки, кожен на 10 л, та суму 190 грн., у тому числі ПДВ — 29,55 грн. ПН працівник не отримував. У цій ситуації підприємство зможе показати ПК тільки за першим чеком, оскільки обидва вони були оформлені однією датою. Автомобіль використовується для адміністративних цілей, бензин списаний у межах норм за подорожнім листом.

Облік операцій буде таким (табл. 1):

Таблиця 1. Облік придбання і витрачання ПММ (за готівковий розрахунок)

Придбаваємо ПММ за талонами

Організаційні моменти

Згідно з п. 3 Інструкції № 281 талон — спеціальний талон, придбаний за умовами та відпускною ціною обумовленого номіналу, що підтверджує право його власника на отримання на АЗС фіксованої кількості нафтопродукту певного найменування і марки, які позначені на ньому.

Форму, зміст і ступінь захисту бланків талонів встановлює емітент талона. При цьому необхідними елементами талона є його серійний і порядковий номери (п.п. 10.3.3.1 Інструкції № 281).

При використанні талонів підприємство і постачальник укладають договір*******, в якому, серед іншого, вказують:

******* Детальніше про укладення таких договорів можна довідатися зі статті «Паливо за талонами: проблеми АЗС» // «БТ», 2015, № 31, с. 31.

• марку і вид ПММ, які поставлятимуться;

• вартість ПММ (ціна є остаточною і не підлягає перерахунку);

• спосіб отримання («за талонами»);

• перелік АЗС, що відпускають ПММ (перелік таких АЗС наводять в додатку до договору);

• момент переходу права власності на ПММ.

Крім цього, у договорі слід погоджувати строк дії талонів і заходи, яких вживають сторони після закінчення такого строку. Зокрема, можливий варіант обміну талонів на інші талони (за необхідності — з доплатою) або ж 100 % майнової неустойки на весь обсяг ПММ, не вибраних до закінчення строку дії талонів (тоді гроші в «неотоварених» талонах фактично пропадають).

Після укладення договору покупець перераховує на поточний рахунок продавця передоплату********. При цьому можливі такі варіанти.

******** Згідно з п. 10 Правил № 1442 розрахунки за продані нафтопродукти з використанням за договорами талонів або відомостей на відпуск нафтопродуктів проводяться виключно через установи банків. На практиці постачальник виписує рахунок-фактуру на погоджену з покупцем кількість ПММ, за якою перераховують передоплату.

Варіант 1: право власності до покупця переходить уже в момент отримання талонів (після перерахування передоплати). Далі ПММ залишаються на відповідальному зберіганні у продавця до моменту пред’явлення талонів. Передача на зберігання оплачених ПММ відбувається шляхом підписання між покупцем і продавцем акта приймання-передачі і видачі********* покупцю талонів відповідного номіналу на весь об’єм оплачених ПММ.

********* На те, що сторони зобов’язані оформити цей документ, звертають увагу і контролери (див. лист Головного управління ДФСУ в м. Києві від 15.03.16 р. № 6164/10/26-15-40-02-16).

Варіант 2: перехід права власності на ПММ відбувається в момент фактичної заправки автомобіля.

У будь-якому з варіантів АЗС зазвичай забезпечують видачу покупцю чека РРО в момент заправки автомобіля, в якому вказують як засіб оплати «Талони».

До відома: у чеку може бути вказаний і роздрібний акциз, оскільки офіційні органи вважають, що він нараховується при будь-якому відпуску ПММ на АЗС. Причому при використанні талонів і смарт-карток таке нарахування проводять за датою фактичного відпуску ПММ покупцю, а не за датою переходу права власності на ПММ (листи ДФСУ від 18.03.15 р. № 9132/7/99-99-19-03-03-17, від 12.03.16 р. № 5311/6/99-95-42-01-16-01).

Дозволяють податківці не використати РРО тільки під час відпуску**********:

********** Див., наприклад, лист ДФСУ від 12.03.16 р. № 5315/6/99-99-03-03-15.

• оптових партій палива, розрахунки за які здійснені шляхом безготівкового переказу коштів з рахунка на рахунок, або шляхом взаємозаліку, і

• палива, яке знаходиться на відповідальному зберіганні, за умови, що такий відпуск здійснюється з ємностей, спеціально призначених для зберігання та відпуску оптових партій палива.

Бухгалтерський облік

Отримані талони покупець відображає в реєстрі аналітичного обліку (відомості або журналі), де фіксують надходження талонів та їх видачу водію під підпис. У цьому самому регістрі можна передбачити графу, в якій водій звітуватиме про використання отриманих талонів (зокрема, будуть вказані надані працівником чеки РРО). Чеки РРО можна додати до цієї відомості. Оскільки нормативно затвердженої форми такого реєстру немає, підприємство її розробляє на власний розсуд.

Придбані талони згідно з  Інструкцією № 291 відображають на субрахунку 203. Для цих цілей є сенс виділити окремий аналітичний рахунок, наприклад, субрахунок 203/Талони, а самі отримані ПММ (після заправки автомобіля) показувати на субрахунку 203/Паливо.

При цьому слід мати на увазі, що у варіанті 1 на субрахунку 203/Талони фактично відображають ПММ, які належать підприємству, але перебувають на відповідальному зберіганні на АЗС. А сам талон лише підтверджує право на отримання таких ПММ.

Тому є сенс обліковувати бланки талонів ще на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку», на якому відображатиметься факт видачі талонів працівникам. Для зручності і на цьому рахунку можна завести окремі субрахунки, наприклад, рахунок 08/Талони/ підприємство, рахунок 08/Талони/працівник.

Вести облік самих талонів можна за будь-якою умовною вартістю, встановленою на підприємстві, наприклад, за 1 грн. Адже фактично вартість самого бланка талона сторони на практиці не оцінюють.

Приклад 2. Підприємство придбало у постачальника 1000 л бензину А-95 на суму 19000 грн. (у тому числі ПДВ — 2955,26 грн. і роздрібний акциз — 1268,41 грн.). Після перерахування передоплати підприємству були надані талони на бензин у кількості 100 шт. (по 10 л). Право власності на бензин перейшло до покупця у момент отримання талонів. За місяць водії отримали за талонами 600 л бензину на суму 11400 грн. (у тому числі ПДВ — 1773,16 грн.). Звіт про використання талонів і чеки АЗС подано у бухгалтерію за всіма виданими талонами. Використано (у межах норм) на роботу транспортних засобів 500 л бензину А-95.

Операції відобразимо в обліку так (табл. 2):

Таблиця 2. Облік придбання та витрачання ПММ (за талонами)

Придбаваємо ПММ за паливними картками

Організаційні моменти

Смарт-картка (паливна картка) — картка в пластиковому вигляді з умонтованим мікроконтролером як носієм та обробником інформації, потрібної для ініціювання переказу коштів та/або виконання службових операцій (п. 2.1 розділу 2 Правил № 620).

На практиці застосовують два види паливних карток:

1. «Літрові» паливні картки — використовуються для підтвердження повноважень представників покупця на отримання ПММ у продавця попередньо оплачених ПММ відповідної кількості, марки та виду. Такі картки видають на окремий вид ПММ: дизельне паливо, бензин А-92, А-95 тощо.

За цими картками покупець перераховує передоплату постачальнику на певну кількість ПММ за фіксованою ціною, яка в подальшому не змінюється. Після проведення оплати постачальник передає за плату або у безоплатне користування (згідно з умовами договору) картки (картку) покупцю. На умовні рахунки смарт-карток перед їх видачею постачальник зараховує відповідну кількість оплачених ПММ (тобто на цю дату ПММ переходять у власність покупця). Покупцю видають документ на передоплачену кількість ПММ, зокрема, витратну накладну, акт приймання-передачі карток і ПН.

Передоплачені ПММ залишаються у постачальника на відповідальному зберіганні і в міру заправки на АЗС передаються покупцю. При цьому в момент заправки покупцю разом з ПММ видають чек РРО.

2. «Грошові» паливні картки — картки, що використовуються для ініціації переказу грошових коштів з умовного рахунка платника, відкритого на АЗС з метою проведення плати за отримані ПММ.

У цьому випадку постачальник відкриває рахунок, на якому обліковують грошові кошти, перераховані клієнтом як передоплата за ПММ без будь-якої фіксації ціни. Покупець придбаває ПММ за цінами, встановленими на АЗС на момент відвантаження, причому «отоварити» їх можна на ПММ будь-якої марки. Для отримання ПММ водій пред’являє смарт-картку на АЗС, з якої списують вартість отриманих ПММ.

ПММ у цьому варіанті переходить у власність покупця в момент заправки автомобіля, тоді ж йому видають і підтвердний документ (чек РРО).

Податковий облік

Оформлення ПН за операціями з використанням грошових смарт-карток має свої особливості. На момент перерахування передоплати зазвичай ще залишається невідомим точний перелік ПММ, за які вона перераховується. У зв’язку з цим у гр. 2 «Номенклатура товарів/послуг продавця» ПН залишається показати прогнозну номенклатуру ПММ з орієнтовною ціною.

За підсумками місяця продавець виписує розрахунок коригування до ПН з обліком уже фактично поставленої номенклатури ПММ і встановленої ціни на дату постачання ПММ.

Також продавець може скласти зведену ПН (п. 19 Порядку № 1307). Адже, як правило, постачання ПММ має ритмічний характер — декілька відвантажень протягом місяця (подробиці ви знайдете у «БТ», 2016, № 10-11, с. 30).

Бухгалтерський облік

Якщо паливна картка переходить у власність покупця, її відображають:

• на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», якщо строк служби паливної картки не перевищує 1 року (незалежно від її вартості) і списують на витрати в періоді початку її використання***********;

*********** Аналогічного підходу дотримується і Мінфін, щоправда, відносно бюджетних організацій (див. лист від 29.01.16 р. № 31-11420-07-10/2802).

• на субрахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи», якщо строк служби смарт-картки більше 1 року, а вартість не перевищує встановлений підприємством вартісний критерій поділу необоротних активів на основні засоби та малоцінні необоротні матеріальні активи.

Якщо ж паливна картка залишається у власності постачальника, в обліку покупця її не показують і обліковують тільки в аналітичному обліку.

Облік ПММ за паливними картками ведуть у такому порядку:

• за «літровими» паливними картками ПММ оприбутковують на субрахунок 203 у момент отримання картки. При цьому є сенс виділити окремий субрахунок 203/«Паливо/картка»;

• за «грошовими» паливними картками кошти, що знаходяться на картці, обліковують як передоплату (на субрахунку 371 «Розрахунки за виданими авансами»). У момент заправки автомобіля оприбутковують паливо на субрахунок 203.

Приклад 3. Підприємство уклало договір на придбання 500 л бензину на суму 9500 грн. (у тому числі ПДВ — 1477,63 грн. і роздрібний акциз — 634,21 грн.) з використанням «літрової» паливної картки. Вартість бензину без ПДВ, але з урахуванням роздрібного акцизу становила 8022,37 грн. (9500 - - 1477,63). Паливна картка передається у власність покупця, строк її дії — 1 рік, вартість — 65 грн. (у тому числі ПДВ — 10,83 грн.). За місяць на АЗС було отримано для заправки автомобілів 100 л бензину, використано 70 л (у межах норм). Автомобілі використовуються для адміністративних цілей.

Таблиця 3. Облік придбання та витрачання ПММ (за «літровими» паливними картками)

Приклад 4. Підприємство уклало договір на заправку автомобілів за «грошовою» паливною карткою та перерахувало 9500,00 грн. (у тому числі ПДВ — 1477,63 грн. і роздрібний — акциз 634,21 грн.). Протягом місяця був заправлений автомобіль (40 л бензину А-92 за ціною 20,10 грн./л (у тому числі ПДВ — 3,14)), який витрачений на поїздки адміністративного персоналу. Паливна картка залишається у власності продавця.

Таблиця 4. Облік придбання і витрачання ПММ (за «грошовими» паливними картками)

Заправляємося за відомостями

Відразу зауважимо, що цей спосіб не набув значного поширення на практиці. У ньому на підставі договору між підприємством і постачальником автомобілі заправляють і фіксують це на АЗС у спеціалізованих відомостях. Список автомобілів, що мають можливість заправлятися за відомостями, надають постачальнику при укладенні договору.

На підставі Відомостей за формою № 16-НП постачальники періодично, але не менше одного разу на місяць (періодичність застерігається в договорі), виписують зведені відомості-рахунки кожному споживачу за марками нафтопродуктів і цінами, встановленими протягом місяця (п.п. 10.3.2.2 Інструкції № 281). На підставі таких рахунків проводять остаточний розрахунок у безготівковій формі (при укладенні договору покупець зазвичай сплачує «безготівковий» аванс).

У бухгалтерському обліку придбані за відомостями ПММ обліковують за правилами придбання ПММ за безготівковим розрахунком на субрахунку 203. ПММ оприбутковують на підставі відомостей-рахунків і чеків РРО.

Отже, підприємство може використовувати різні варіанти придбання ПММ, а з обліком таких операцій, вважаємо, ви тепер упораєтеся без проблем.

Висновки

• При заправці автомобіля слід отримати чек РРО, в якому вартість акцизу може бути не виділена.
• Списання ПММ проводять за документами довільної форми, у тому числі подорожніми листами, які не є обов’язковими до застосування.

Документи та скорочення Теми тижня

Інструкція № 281 — Інструкція про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затверджена наказом Мінпаливенерго, Мінекономіки, Мінтрансу, Держкомтехрегулювання від 20.05.08 р. № 281/171/578/155.

Інструкція № 291 — Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств та організацій, затверджена наказом МФУ від 30.11.99 р. № 291.

Порядок № 841 — Порядок складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом МФУ від 28.09.15 р. № 841.

Порядок № 1307 — Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом МФУ від 31.12.15 р. № 1307.

Положення № 13 — Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом МФУ від 21.01.16 р. № 13.

Правила № 1442 — Правила роздрібної торгівлі нафтопродуктами, затверджені постановою КМУ від 20.12.97 р. № 1442.

Правила № 620 — Правила національної системи масових електронних платежів, затверджені постановою Правління НБУ від 10.12.04 р. № 620.

Наказ № 13 — наказ МФУ «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів, Порядку подання звітності, пов’язаної з використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форми № ЗВР-1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок)» від 21.01.16 р. № 13.

Звіт — Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом МФУ від 28.09.15 р. № 841 у редакції від 10.03.16 р. № 350 (див. «БТ», 2016, № 16, с. 4).

ПММ — паливно-мастильні матеріали.

ЄРПН — Єдиний реєстр податкових накладних.

РРО — реєстратор розрахункових операцій.

ПН — податкова накладна.

ПЗ — податкові зобов’язання.

ПК — податковий кредит.