Теми статей
Обрати теми

«Наліво» на службовому авто

Біляєва Олена, експерт з питань оплати праці
Водій підприємства просить дозволити йому використати службовий автомобіль у вихідні дні за сімейними обставинами (разово для похоронів родича). Як це правильно оформити і відобразити в обліку?

Перше, що спадає на думку багатьом бухгалтерам у такій ситуації, — узагалі ніяк не оформляти і не відображати в обліку «особисту» поїздку співробітника на службовому авто. Але в цьому випадку підприємство ризикує. Якщо під час такої поїздки водій потрапить у ДТП, нести цивільно-правову відповідальність за це ДТП (тобто відшкодовувати шкоду, завдану іншим особам) буде підприємство. Довести той факт, що працівник у цей час не виконував своїх трудових обов’язків, буде складно.

Не позбавлений недоліків і варіант з «камуфляжем» поїздки в особистих цілях під госпдіяльність, коли оформляють відрядження, господарність якого потрібно підтвердити відповідними документами (хоча б протоколом про наміри). Не всі люблять «лукавити», а хтось, може, просто побоюється пильного ока перевіряючих. Тому розглянемо способи узаконення поїздки в особистих цілях на службовому транспорті. Тут ми бачимо три можливі варіанти оформлення відносин: соцпакет, оренда і позичка.

Соцпакет

Безпечний варіант — оформити все як оплатнотрудову соцпакетну «виплату»*.

* Деталі див. в статті «Соцпакет: де йому місце?» // «БТ», 2017, № 46.

Можливість використовувати службове авто в неробочий час в особистих цілях працівника фіксується в трудовому (колективному) договорі в розділі «Оплата праці».

При цьому щоб додатково не ускладнювати ситуацію, в договорі краще прописати таке: «під час використання автомобіля для особистих поїздок заправка його ПММ, проведення необхідного техобслуговування здійснюються працівником за рахунок власних коштів. При цьому до початку робочого дня автомобіль має бути у справному стані і мати кількість ПММ не менше, ніж на кінець попереднього робочого дня.

Податок на прибуток. У цьому випадку ми, по суті, маємо справу з натуральною оплатою праці. Це знімає питання про використання автомобіля не в госпдіяльності підприємства. Тобто амортизація такого авто, як виробничого об’єкта основних засобів (ОЗ), у податковому обліку нараховується у звичайному порядку.

ПДВ. Мінімальна «підпора» (мінбаза) за ПДВ-зобов’язаннями в такому разі — звичайна ціна (п. 188.1 ПКУ). Відповідно в підприємства виникнуть ПДВ-зобов’язання виходячи зі звичайної ціни оренди аналогічного авто.

Потрібно буде виписати дві податкові накладні (ПН):

першу — на фактичну вартість наданої послуги (0 грн.);

другу — виходячи з «мінбази» (розмір «звичайної» орендної плати).

ПДФО, військовий збір (ВЗ) і єдиний соціальний внесок (ЄСВ). Обкладення такого доходу ПДФО повинне здійснюватися із застосуванням норми п. 164.5 ПКУ, який передбачає не лише «натуральний» коефіцієнт (при ставці 18 % він дорівнює 1,219512), але й звичайні ціни (знову-таки виходячи з вартості оренди аналогічного авто).

Суму натуральної зарплати відображають у розділі I форми № 1ДФ з ознакою доходу «101».

ВЗ, на думку податківців, потрібно утримувати із суми негрошового доходу без застосування «натурального» коефіцієнта (див. листи ДФСУ від 20.11.15 р. № 24759/6/99-99-17-02-01-15, від 08.06.16 р. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, категорію 103.25 ЗІР ДФСУ).

Ну і, звісно, ця негрошова виплата, як така, що входить до складу фонду оплати праці, підлягає обкладенню ЄСВ.

Приклад 1. Працівник з дозволу адміністрації використав службовий автомобіль у вихідні дні для поїздок в особистих цілях. Можливість такого використання автомобіля входить до соцпакета як оплата праці, про що зроблено застереження в колективному договорі. Вартість оренди аналогічного авто становить 1350 грн. Тож сума податкових зобов’язань з ПДВ становитиме 270 грн. (1350 грн. х 20 %). Вартість використання автомобіля з урахуванням ПДВ, збільшена на «натуральний» коефіцієнт, включена до оподатковуваного доходу працівника: (1350 грн. + 270 грн.) х 1,219512 = 1975,61 грн. З неї утримано ПДФО в сумі 355,61 грн. (1975,61 грн. х 18 %) і ВЗ у сумі 24,30 грн. ((1350 грн. + 270 грн.) х 1,5 %). Сума нарахованого ЄСВ становила 434,63 грн. (1975,61 грн. х 22 %).

Відобразимо ці операції в бухгалтерському обліку (див. табл. 1 нижче).

Таблиця 1. Відображення в обліку «соцпакетного» викоистання автомобіля

Зміст господарської операції

Бухгалтерський облік

Сума,

грн.

дебет

кредит

1. Нараховано ПДВ-зобов’язання

949

641/ПДВ

270,00

2. Утримано ПДФО за рахунок зарплати працівника

661

641/ПДФО

355,61

3. Утримано військовий збір

661

642/ВЗ

24,30

4. Нараховано ЄСВ

949

651

434,63

Оренда

Відносини оформляють у межах цивільно-правового поля (ст. 798 — 805 ЦКУ). При цьому розмір орендної плати можна встановити на максимально низькому рівні (але підтвердивши його калькуляцією — відштовхуючись у ній, наприклад, від суми амортизації і накинувши на неї мінімальний прибуток).

Зверніть увагу! Договір оренди авто за участю фізособи підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ).

У договорі оренди можна обумовити, що при передачі транспортного засобу орендодавець надає орендареві необхідні для експлуатації документи: свідоцтво про реєстрацію, страховий поліс та ін. За традицією передачу/повернення об’єкта оренди оформляють актом приймання-передачі. А для відображення в обліку орендних послуг складають акт наданих послуг.

У частині податків тут усе стандартно.

На суму орендної плати, але не нижче звичайних цін (п. 188.1 ПКУ), нараховуються ПДВ-зобов’язання.

Визначена в договорі сума орендної плати (за вирахуванням ПДВ) потрапить до доходу підприємства і вплине на фінрезультат до оподаткування. Що стосується доходу працівника, то ПДФО і ВЗ тут виникати не повинні. Єдиною зачіпкою може бути п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ, згідно з яким до доходу включається, зокрема, сума знижки звичайної ціни (вартості) товарів (робіт, послуг), індивідуально призначеної для фізособи. Проте, на наш погляд, застосувати його в цьому випадку вкрай складно.

Приклад 2. За договором оренди підприємство передало службовий автомобіль працівникові в особисте користування на 2 вихідні дні. Сума орендної плати згідно з договором — 200 грн., ПДВ — 40 грн.

«Звичайна» орендна плата — 960 грн. (у тому числі ПДВ 160 грн.) (див. табл. 2 нижче).

Таблиця 2. Відображення в обліку оренди автомобіля працівником

Зміст господарської операції

Бухгалтерський облік

Сума,

грн.

дебет

кредит

1. Відображено суму доходу від надання автомобіля в оренду

361

713

240

2. Нараховано податкові зобов’язання з ПДВ

(виходячи з договірної орендної плати)

713

641/ПДВ

40

3. Відображено податкові зобов’язання, нараховані на різницю між звичайною ціною і договірною орендною платою (160 грн. — 40 грн.)

949

641/ПДВ

120

4. Працівником внесено орендну плату до каси підприємства(1)

301

361

240

(1) Доходи від надання рухомого майна в оренду, якщо ця діяльність не є основною для підприємства, відносяться до інших операційних доходів (п. 7 П(С)БО 15 «Дохід»). Податківці зараз визнають, що отримання таких доходів у готівковій формі може здійснюватися через касу підприємства з оформленням прибуткових касових ордерів, без застосування РРО (див. категорію 109.03 ЗІР ДФСУ).

Позичка

Договір позички передбачає безоплатне користування майном протягом визначеного строку. Зверніть увагу! На відміну від договору оренди, договір позички автомобіля за участю фізособи нотаріально посвідчувати не обов’язково (ч. 4 ст. 828 ЦКУ).

Враховуючи те, що до договору позички застосовуються положення «орендної» гл. 58 ЦКУ, передачу автомобіля в позичку оформляють актом приймання-передачі. Форма цього акта не затверджена (складається в довільній формі з урахуванням усіх обов’язкових реквізитів первинного документа). Можна використовувати типову форму № ОЗ-1.

При поверненні авто з позички також складають акт.

Тепер про податки.

Податок на прибуток. Оскільки автомобіль буде переданий у безоплатне користування тільки в неробочий час, то, на наш погляд, немає підстав говорити про його переведення в невиробничі основні засоби. З експлуатації авто також не виводиться. А інших підстав для невідображення в податковому обліку амортизації ПКУ не передбачає. Навіть якщо податківці будуть наполягати на необхідності переведення у невиробничі основних засобів на вечір п’ятниці, то з ранку понеділка вони знов стануть виробничими. Отже, амортизацію автомобіля нараховують у загальному порядку.

Дохід у підприємства від передачі авто працівникові в безоплатне користування не виникає. Якихось особливих податкових різниць, пов’язаних з передачею автомобіля в позичку фізособі, ПКУ не містить.

ПДВ. Надання автомобіля працівникові в безоплатне користування потрапляє під визначення постачання послуг (п.п. «в» п.п. 14.1.185 ПКУ). При цьому мінімальна база обкладення ПДВ установлена на рівні звичайних цін (п. 188.1 ПКУ).

Тому підприємству доведеться виписати дві податкові накладні:

першу — на фактичну вартість наданої послуги — 0 грн.;

другу — виходячи з мінбази обкладення ПДВ згідно з п. 188.1 ПКУ (тут цілком підійде розмір плати за оренду аналогічного авто).

Що стосується податкового кредиту, то оскільки автомобіль не переводиться до невиробничих основних засобів/використовується в оподатковуваних операціях, підстав для нарахування «компенсуючих» податкових зобов’язань (п. 198.5 ПКУ) виходячи із залишкової вартості (п. 189.1 ПКУ) немає. Але навіть якщо податківці такі підстави побачать, то частина друга п. 198.5 ПКУ дозволяє відкоригувати збільшені ПДВ-зобов’язання за допомогою розрахунку коригування.

ПДФО, ВЗ і ЄСВ. Не обкладати ПДФО вартість безоплатного користування автомобілем ризиковано. Податківці, вочевидь, будуть дивитися у бік «додатковоблагового» п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ. Він наказує включати до оподатковуваного доходу фізособи, зокрема, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), яку розраховують виходячи зі звичайних цін (наприклад, виходячи з вартості оренди аналогічного авто). «За компанію» буде й обкладення ВЗ.

Втім, можна спробувати піти (отримати ІПК) «слідами» ситуації з безоплатним користуванням працівником житлом, де податківці визнають відсутність у працівника доходу (див. лист ДФСУ від 24.05.17 р. № 324/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Що стосується ЄСВ, то оскільки відносини виходять за межі трудових, його нараховувати не потрібно.

Бухоблік. Автомобіль, переданий у позичку, залишається на балансі підприємства-позичкодавця. Тому передача авто в позичку працівникові в бухобліку підприємства не відображається (хіба що буде рух за субрахунками: Дт 105/позичка — Кт 105/1).

Амортизацію на «позичений» автомобіль нараховують у звичайному порядку з відображенням за дебетом субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності» або субрахунку 977 «Інші витрати діяльності» (Дт 949, 977 — Кт 131). Усе тому, що використання автомобіля, переданого в безоплатне користування працівникові, безпосередньо не пов’язане з виробництвом або реалізацією основної продукції (товарів, послуг). Це за правилами. Але у разі одноразової короткострокової позички (наприклад, на 2 вихідні дні), на наш погляд, цю дводенну амортизацію можна окремо й не виділяти, оскільки її сума буде несуттєвою.

Доходи за безоплатною послугою в бухобліку не відображаються.

ПДВ-зобов’язання, нараховані виходячи зі звичайних цін, відображаємо проводкою Дт 949 — Кт 641/ПДВ, а суму утриманих з працівника ПДФО і ВЗ — проводкою Дт 661 — Кт 641/ПДФО, 642/ВЗ.

Отже, якщо ви вирішите узаконити користування автомобілем, визначайтеся самі, яким шляхом піти. Ідеальних варіантів немає — кожен має свої плюси та мінуси.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі