Базові знання про відрядження
Положення про службові відрядження
Оскільки відрядження — це відносини між підприємством і працівником, направленим у відрядження, то регулює їх, передусім, головний трудовий документ — КЗпП. Більш спеціальним «відрядним» документом є Інструкція № 59. А для визначення сум і складу витрат на відрядження використовується постанова № 98.
Але Інструкція № 59 і постанова № 98 не є обов’язковими для госпрозрахункових підприємств. Тому будь-яке небюджетне підприємство може стати творцем власного «відрядного» документа — Положення про службові відрядження на базі Інструкції № 59. Головне правило: таке Положення повинне повністю відповідати вимогам КЗпП і ПКУ та водночас регламентувати ті питання, яким не приділено достатньо уваги в цих кодексах.
У Положенні про службові відрядження, розробленому на підприємстві, слід обумовити порядок:
• направлення працівників у відрядження в межах України і за кордон;
• відшкодування витрат на відрядження;
• подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт;
• документального підтвердження витрат, понесених у відрядженні, тощо.
Положення бажано погоджувати з трудовим колективом (або з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником)) та оформити як додаток до колективного договору (за його наявності на підприємстві).
Кошторис витрат та аванс на відрядження
Кошторис витрат. Відповідно до п. 6 розд. І Інструкції № 59 підприємство, що направляє працівника у відрядження, повинне ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною в довільній формі).
Її оформляють у довільній формі. При цьому враховують такі види витрат:
• добові;
• витрати на проїзд (до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження);
• витрати на проживання;
• інші витрати.
Оскільки працівник має бути ознайомлений з кошторисом витрат на відрядження, то у формі цього документа слід передбачити реквізит «З кошторисом ознайомлений», де працівник поставить підпис.
Наказ про відрядження і кошторис витрат на відрядження — це документи, які оформляє роботодавець, перш ніж відряджати працівника для виконання службового завдання в іншому населеному пункті.
Крім того, керівник може прийняти рішення про оформлення додаткових документів, необхідних для здійснення контролю за використанням у відрядженні коштів підприємства. Це може бути, наприклад, завдання на відрядження, звіт про виконану у відрядженні роботу тощо.
Якщо у відрядженні працівникові необхідно переміщатися міським транспортом загального користування, то п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59 вимагає погоджувати відповідний маршрут з керівником підприємства.
Проте госпрозрахунковим підприємствам з цим можна і не морочитися. Оформлення маршруту пересування для них не є обов’язковим і здійснюється виключно за самостійним рішенням.
Видаємо аванс на відрядження. Стаття 121 КЗпП вказує на те, що працівники мають право на відшкодування витрат та отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. Тут же зазначено, що працівникам, які направляються у відрядження, виплачують:
• добові за час перебування у відрядженні;
• вартість проїзду до місця призначення й назад;
• витрати по найму житла в порядку і розмірах, установлених законодавством.
На обов’язковість видачі відрядженому працівникові авансу для здійснення поточних витрат вказують і положення п. 5 постанови № 98, п. 4 розд. I, п. 11 розд. II і п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59.
Суму авансу роботодавець визначає самостійно з урахуванням добових витрат, витрат на оплату проїзду і найму житла відрядженим працівником.
Конкретні суми добових обумовлюють у внутрішніх локальних актах підприємства. Тому розрахувати суму добових, що підлягає компенсації, дуже просто.
З іншими витратами дещо складніше. Заздалегідь визначити точну суму витрат не можна. Тому їх компенсують у сумі, затвердженій керівником. Без сумніву, при цьому бажано, щоб сума компенсації була порівнянна з цінами на проїзні квитки і вартістю проживання в готелі. У будь-якому випадку після повернення з відрядження працівник відзвітує про використання отриманих в аванс сум і поверне залишок невитрачених коштів, якщо такі будуть.
Конкретні строки видачі авансу на відрядження чинними нормативними документами не встановлені. Тому питання про те, коли працівника слід забезпечити авансом, підприємство вирішує самостійно. Єдина рекомендація: аванс слід видавати після підписання наказу (розпорядження) про відрядження і до від’їзду працівника. При цьому треба врахувати час, необхідний для проведення працівником витрат, пов’язаних з таким відрядженням, наприклад для придбання проїзних квитків (лист Мінфіну від 18.10.06 р. № 31-18030-07-25/21780).
Існують два способи видати аванс:
• готівковими грошовими коштами з каси підприємства;
• у безготівковій формі шляхом перерахування на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Який із способів обрати, вирішує саме підприємство. Але майте на увазі: видавати з каси готівку на відрядження необхідно за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями.
Ці документи мають бути підписані керівником підприємства і головним бухгалтером (чи працівником підприємства, уповноваженим на це керівником).
А чи можна відправити працівника у відрядження без авансу?
Зауважте: незабезпечення працівника авансом контролюючі органи розцінюють як порушення трудового законодавства (див. листи Мінфіну від 23.07.09 р. № 31-26030-13-25/20122 і Мінсоцполітики від 07.11.13 р. № 998/13/155-13). А це загрожує роботодавцеві штрафом у розмірі мінімальної заробітної плати (на сьогодні — 3723 грн.) відповідно до абзацу восьмого ч. 2 ст. 265 КЗпП.
Крім того, посадовим особам підприємства і підприємцям «світить» адмінштраф згідно з ч. 1 і 2 ст. 41 КУпАП. Це від 510 до 1700 грн., а при повторному правопорушенні протягом року — від 1700 до 5100 грн.
Водночас податківці не вважають невидачу авансу небюджетними суб’єктами господарювання порушенням КЗпП (див. лист Міндоходів від 03.07.13 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169). Проте штрафи застосовують не вони, а тому практикувати невидачу все ж не варто.
Компенсуємо витрати на відрядження
Загальні питання компенсації витрат на відрядження
Документальне підтвердження. Перший обов’язковий документ, який згодиться для відшкодування працівникові відрядних, — наказ про направлення у відрядження.
Але одним наказом, звісно ж, не обійтися. Обов’язковою умовою для виплати працівникам компенсації витрат на відрядження є наявність оригіналів первинних документів, що підтверджують витрати на оплату наданих послуг (виконаних робіт), придбання товарів. Причому для витрат на проїзд, проживання та інших витрат на відрядження первинні документи підтверджують, у першу чергу, той факт, що такі витрати були понесені, а також дають інформацію про їх розмір.
Зауважимо, що в роботодавця є можливість відшкодувати працівникові його витрати і без документального підтвердження, але з відповідним оподаткуванням.
Для виплати добових наявність первинних документів також бажана, але вже не для того, щоб підтвердити їх суму, а як доказ самого факту службової поїздки. Такими підтвердними документами є наказ про направлення у відрядження, квитки, готельні рахунки тощо. Детальніше про це поговоримо трохи пізніше.
Важливо! Компенсаційні виплати, не підтверджені документально, включають до оподатковуваного доходу працівників.
А зараз звернемо увагу на важливий момент.
Документами, що засвідчують вартість понесених витрат у зв’язку з відрядженням в межах України, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО і ПКУ (п. 14 розд. І Інструкції № 59). При цьому Законом про РРО до розрахункових документів, зокрема, віднесені касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, а також проїзний документ. А ось ПКУ як підтвердні (а не розрахункові) документи називає транспортні квитки (у тому числі електронні), транспортні рахунки (багажні квитанції), рахунки готелів, страхові поліси тощо. Яким же чином поєднати вимоги Закону про РРО і ПКУ?
Якщо підтвердний документ, названий у ПКУ, водночас є розрахунковим документом в розумінні Закону про РРО, то в цьому випадку для підтвердження витрат на відрядження можна обійтися одним таким документом. Якщо ж той або інший документ є підтвердним згідно з ПКУ, але не вважається розрахунковим з точки зору Закону про РРО, то на додаток до нього необхідно надати ще й розрахунковий документ (касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію). Крім того, факт виплати грошових коштів може підтверджувати квитанція до прибуткового касового ордера.
Якщо оригіналів підтвердних документів немає. Тут усе залежить від того, який конкретно документ був загублений. Якщо говорити про розрахункові документи, то тут доводиться відразу визнати: ні Закон про РРО, ні Положення № 148 не допускають можливості оформлення (видачі) дубліката документа замість втраченого оригіналу. Категорично проти цього й податківці (категорія 109.10 ЗІР ДФСУ). Тож при втраті чека або квитанції до прибуткового касового ордера безподаткова компенсація витрат працівника, на жаль, неможлива.
Що ж до інших підтвердних документів, то тут за компенсацію можна поборотися. Річ у тому, що згідно з п. 44.5 ПКУ у разі втрати первинних документів на платника покладається обов’язок їх відновити. А «відновити» оригінал документа можна тільки у вигляді дубліката — адже двох оригіналів бути не може. Отже, ПКУ допускає використання дубліката як повноцінного первинного документа.
Якщо підтвердні документи відновити не вдасться, то компенсувати витрати на відрядження все одно можна. Підставою для компенсації витрат буде заява працівника з проханням компенсувати витрати унаслідок втрати документів.
Зауважимо, що «бездокументна» компенсація працівникові його витрат буде для нього додатковим благом. Тобто вони обкладатимуться ПДФО за ставкою 18 % і ВЗ за ставкою 1,5 %.
Компенсуємо добові витрати
Граничний розмір добових. Добові витрати є витратами на харчування і фінансування інших особистих потреб фізичної особи, понесені нею у зв’язку з відрядженням і не підтверджені документально (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, п. 15 розд. І Інструкції № 59.
Ні мінімального, ні максимального розміру добових для працівників небюджетної сфери чинне законодавство не встановлює. Але це не означає, що добові можна взагалі не виплачувати.
Зважаючи на відсутність інших законодавчих актів, що визначають мінімальний розмір добових, логічно керуватися найбільш близькими за своїм змістом нормативними документами. Наприклад, постановою № 98 (лист Мінсоцполітики від 21.12.16 р. № 1732/0/101-16/28).
Згідно з додатком 1 до постанови № 98 у разі відряджання по території України розмір добових складає 60 грн. на день. Для відряджень до інших держав добові встановлені диференційовано залежно від країни відряджання.
Що стосується максимальної суми, то, як ми вже сказали, для госпрозрахункових підприємств немає жодних обмежень. Але! Виплачуючи працівникові добові, зауважте: тільки визначену законодавством суму не обкладають ПДФО і ВЗ (абзац п’ятий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Про неоподатковуваний розмір добових див. у табл. 1.
Таблиця 1. Неоподатковуваний розмір добових
| Територія відрядження | Неоподатковуваний розмір добових | Неоподатковуваний розмір добових у 2018 році |
| У межах України | Не більше 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року в розрахунку за кожен календарний день відрядження | Не більше 372,30 грн. на день |
| За кордон | Не більше 80 євро(1) за кожен календарний день відрядження | Не більше 80 євро(1) на день |
| (1) За офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день. | ||
Як видно з наведеної таблиці, у разі відряджання працівника у 2018 році по території України до складу його оподатковуваного доходу не включають суму добових у межах 372,30 грн., а у разі відрядження за кордон — у межах 80 євро на день за курсом НБУ на кожен день відрядження.
Звісно ж, роботодавець цілком може прийняти рішення про виплату добових у більшій сумі.
Оподаткування понаднеоподатковуваних добових. Усе, що перевищує зазначений вище розмір добових, для цілей обкладення ПДФО є доходом працівника, отриманим ним від роботодавця у вигляді додаткового блага (лист ДФСУ від 13.03.17 р. № 5002/6/99-99-13-02-03-15). Це означає, що з частини суми добових, яка перевищує неоподатковувану межу, треба утримати ПДФО за ставкою 18 % і ВЗ за ставкою 1,5 %.
У розділі І Податкового розрахунку за формою № 1ДФ нараховану суму оподатковуваних добових, на наш погляд, слід відображати з ознакою доходу «126» — як додаткове благо.
Водночас податківці (категорія 103.02 ЗІР ДФСУ), називаючи оподатковувану частину добових додатковим благом, пропонують при цьому показувати її у формі № 1ДФ з ознакою доходу «118» (як надмірно видані та своєчасно не повернені кошти).
У розділі ІІ Податкового розрахунку за формою № 1ДФ суму оподатковуваних добових показуйте в загальній сумі доходів, обкладених ВЗ за рядком «Військовий збір».
А ось добові, що виплачуються в неоподатковуваних межах, у формі № 1ДФ відображати не потрібно.
Строки утримання та перерахування ПДФО і ВЗ з оподатковуваної частини добових. На жаль, ПКУ не містить чіткої відповіді на запитання: коли їх треба сплачувати? На нашу думку, при видачі авансу на відрядження утримувати ПДФО і ВЗ із суми понаднеоподатковуваних добових не потрібно, оскільки сума такого авансу у момент видачі не є доходом працівника. Достовірно відомою сума витрат працівника на відрядження (у тому числі й у частині добових) стає після затвердження його Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Відповідно і сума доходу працівника у вигляді оподатковуваних добових також буде відома в день затвердження Звіту.
Тому найбезпечніше для роботодавця утримати та перерахувати до бюджету ПДФО і ВЗ з оподатковуваної частини добових саме цього дня.
У тому випадку, якщо відрядженому працівникові усупереч вимогам законодавства аванс на відрядження не видавали, ПДФО і ВЗ із суми оподатковуваних добових:
• утримують у день затвердження Звіту;
• перераховують до бюджету — у момент погашення кредиторської заборгованості перед працівником за Звітом (п.п. 168.1.2 ПКУ), але не пізніше за 30-те число місяця, що настає за останнім днем місяця, в якому нарахований дохід (затверджений Звіт) (п.п. 168.1.5 ПКУ).
ЄСВ з оподатковуваної суми добових не стягується.
Встановлюємо добові на підприємстві. Конкретний розмір добових роботодавець визначає самостійно у внутрішніх документах, що регулюють питання відряджання працівників у межах України і за кордон, наприклад у Положенні про службові відрядження або в окремому наказі керівника про встановлення суми добових.
Встановлювати добові кожного разу в наказі про направлення працівника у відрядження вважаємо за неправильне!
Майте на увазі: граничний розмір добових витрат роботодавець-небюджетник може встановити в єдиній сумі, незалежно від того:
• чи включається вартість харчування до рахунків на оплату проживання в готелі або до проїзних документів;
• чи забезпечує приймаюча сторона відповідно до умов запрошення відрядженого працівника безкоштовним харчуванням;
• до якої країни відряджається працівник.
Проте можна зробити інакше: передбачити в Положенні про службові відрядження зменшення добових з урахуванням усіх перерахованих факторів, аналогічно нормам добових витрат для бюджетників, які визначені Інструкцією № 59 і постановою № 98.
Крім того, цілком допустимо при розробці Положення про службові відрядження встановити «плаваючий» розмір добових. Тобто визначити, що залежно від різних об’єктивних обставин, які можуть виникати в діяльності підприємства (і бути для нього значимими), розмір добових буде різним.
Визначаємо суму добових за час відрядження. Добові витрати на відрядження в межах установлених на підприємстві норм виплачують у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (Інструкція № 59, п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).
При визначенні тривалості відрядження і розміру добових потрібно керуватися такими правилами:
1. Кількість днів відрядження для виплати добових визначають з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховують як два дні (п. 4 розд. ІІ і п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59, лист Мінфіну від 22.11.11 р. № 31-07230-16-10/28802).
Днем вибуття у відрядження є день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника (п. 7 розд. І Інструкції № 59). У свою чергу, день прибуття з відрядження визначений як день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.
Увага! При відправленні транспортного засобу до 24 години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше — наступна доба.
Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, до строку відрядження зараховують час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначають день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.
Зверніть увагу! На думку Мінфіну, дата на транспортному квитку і дата вибуття (повернення) працівника згідно з наказом про направлення у відрядження повинні збігатися (абзац другий п. 7 розд. І Інструкції № 59). Винятки дозволяється робити лише для випадків, коли працівник затримався у відрядженні на вихідні або святкові і неробочі дні. Проте й тоді Інструкція № 59 забороняє відшкодовувати працівникові добові.
2. Добові виплачують за кожен день відрядження, включаючи вихідні, святкові і неробочі дні, а також час перебування в дорозі разом із вимушеними зупинками (п. 4 розд. II і п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59).
3. При відряджанні працівника строком на один день або до такої місцевості, звідки він має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовують як за повну добу (абзац третій п. 4 розд. II Інструкції № 59). Водночас госпрозрахункові підприємства можуть у Положенні про службові відрядження «урізувати» суму добових, наприклад у разі, коли відрядження займає півдня.
4. Якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття в наступне відрядження збігаються (є одним днем), добові виплачують за один день (див. лист Мінфіну від 20.01.07 р. № 31-18030-07-10/854).
Документальне підтвердження добових витрат. І п. 15 розд. І Інструкції № 59, і п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ визначають добові як витрати, що не вимагають спеціального документального підтвердження. Але разом із цим положення того ж п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ суму добових вимагає визначати у разі відрядження:
• у межах України і до країн, в’їзд громадян України на територію яких не вимагає наявності візи (дозволи на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами;
• до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволи на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Звертаємо увагу: на сьогодні навіть при службових поїздках у «візові» країни відмітки про перетин кордону в закордонному паспорті не обов’язкові. Зрозуміло, за умови, що є інші документи, які підтверджують факт перебування працівника за кордоном (транспортні квитки, рахунки готелів тощо). Якщо ж таких документів немає, то відмітки в закордонному паспорті можуть стати для вас рятівною паличкою-виручалочкою.
Якщо необхідні підтвердні документи відсутні, про неоподатковувані добові можна забути.
Хочемо підкреслити, що головним документом для підтвердження розміру добових є наказ про направлення працівника у відрядження.
Наступне, що вам знадобиться, — це первинні документи, які підтверджують факт перебування працівника в місці відрядження, а саме: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення і проживання відрядженого працівника тощо.
А як бути, якщо працівник в «українському» відрядженні не здійснював жодних витрат на відрядження і, як наслідок, у нього немає перерахованих документів?
Мінфін вважає, що в цьому випадку суму добових можна визначити тільки на підставі наказу (див. лист Мінфіну від 04.05.11 р. № 31-07230-16-25/11433).
Трохи інакше до цього питання підходять податківці. Вони в такій ситуації хочуть бачити також первинні документи, що засвідчують наміри і фактичне здійснення відрядження (див. лист ДПСУ від 18.06.11 р. № 11327/6/15-0516). Для цього підійдуть будь-які документи, що підтверджують зв’язок службової поїздки з господарською діяльністю підприємства.
Компенсуємо витрати на проїзд
Витрати, які можна компенсувати. Згідно п. 6 розд. II і п. 9 розд. ІІІ Інструкції № 59 за умови відповідного документального підтвердження відрядженим працівникам відшкодовують витрати на проїзд у розмірі вартості:
• проїзду до місця відрядження і назад повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (окрім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків;
• проїзду транспортом загального користування (окрім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений працівник, або до місця перебування у відрядженні;
• витрат на проїзд міським транспортом загального користування (окрім таксі) і на орендованому транспорті за місцем відрядження.
Зауважимо, що для компенсації таких витрат п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59 висуває ще одну вимогу (окрім документального підтвердження витрат) — маршрут пересування працівника за місцем відрядження має бути погоджений з керівником підприємства.
Проте для госпрозрахункових підприємств, на наш погляд, погодження маршруту — умова не принципова через «добровільність» Інструкції № 59;
• витрат на перевезення багажу;
• користування постільним приладдям у поїздах;
• бронювання транспортних квитків;
• страхових платежів на транспорті.
Усі перераховані нами витрати ви сміливо можете компенсувати своїм працівникам. При цьому сума компенсації не потрапить до оподатковуваного доходу фізичних осіб при дотриманні головної умови — факт їх здійснення підтверджений відповідними первинними документами.
Зауважте: витрати на проїзд, не підтверджені документально, або взагалі не відшкодовують, або відшкодовують за рішенням керівника з включенням до оподатковуваного доходу працівника.
Які ще витрати може знадобитися компенсувати відрядженому працівникові та чи можна їх відшкодовувати, див. у табл. 2.
Таблиця 2. Особливості відшкодування деяких транспортних витрат
| Вид витрат | Відшкодовувати / не відшкодовувати |
| Витрати на проїзд у метро | Якщо при придбанні проїзного документа (жетонів або талонів) у метро розрахункові документи не видають, підтвердити свої витрати працівник не зможе. А немає підтвердних документів — немає і неоподатковуваної компенсації. Тому рекомендуємо заздалегідь попереджати відрядженого працівника про «підступність» витрат на метро. І нехай він самостійно вирішує, чи користуватися йому у відрядженні послугами метрополітену (витрати за яким не будуть компенсовані(1)) або ж віддати перевагу іншим видам міського транспорту, проїзд в яких може бути підтверджений документально. А ось за наявності документів, що підтверджують витрати на проїзд у метро (наприклад, картка для проїзду в метрополітені поповнювалася працівником через автомат, який видає фіскальні чеки), підприємство має повне право на компенсацію таких витрат |
| Витрати на проїзд у таксі | Пунктом 6 розд. II Інструкції № 59 відшкодування витрат на таксі при відрядженнях у межах України прямо заборонене. Але, нагадаємо, Інструкція № 59 для «госпрозрахунківців» не обов’язкова і спиратися виключно на неї для обмеження витрат підприємства неправильно. А ось обов’язковий до застосування «відрядний» п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ жодних обмежень із цього приводу не встановлює. Тому, на наш погляд, для відшкодування витрат на таксі жодних законодавчих перешкод немає (звісно ж, за наявності підтвердних документів). Цей висновок справедливий і для закордонвідрядних витрат на таксі (п. 9 розд. ІІІ Інструкції № 59) |
| Витрати на маршрутне таксі | Витрати на оплату проїзду в маршрутному таксі, підтверджені документально, підлягають компенсації та не обкладаються ПДФО і ВЗ. Адже маршрутне таксі — це вид транспорту загального користування (лист ДПСУ від 12.07.06 р. № 13098/7/15-0317) |
| Витрати на проїзд у двомісному купе СВ | Витрати на проїзд одного працівника в двомісному купе СВ компенсуються йому, якщо такі витрати підтверджені документально (лист ДФСУ від 01.09.17 р. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Звісно, для підстраховування не зайвим буде заручитися індивідуальною податковою консультацією з цього питання |
| Витрати на оплату користування послугами: | |
| • камери схову | Право платників податків на компенсацію таких витрат податківці визнали ще в листі ДПСУ від 06.03.12 р. № 3268/5/15-1416. І хоча на той момент вони говорили про включення таких сум до складу податкових витрат платника податків, висновки того листа можна поширити на ПДФО і ВЗ. Але зауважте: усі ці витрати працівника мають бути підтверджені документально. Тобто до авансового звіту слід додати: фіскальний касовий чек РРО, розрахункову квитанцію або інший розрахунковий документ, що підтверджує оплату таких послуг |
| • платного залу очікування | |
| • сервісних центрів із придбання квитків | |
| Витрати при поверненні транспортного квитка | Витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише за наявності поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо). При цьому потрібні документи, що засвідчують вартість цих витрат (п. 12 розд. ІI і п. 11 розд. III Інструкції № 59): • для залізничних квитків — це допоміжний документ із зазначенням поверненої суми (п. 21.2 Порядку № 331/137); • для електронного проїзного/перевізного документа — електронний документ на повернення (п. 21.4 Порядку № 331/137); • для квитків на автобус — документи на повернення або лист (акт, довідка) про повернення проїзного документа; • для авіаквитків (у тому числі електронних) — лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем. Зауважимо також, що податківці не заперечують проти компенсації працівникові комісійних зборів, що утримуються перевізником при поверненні проїзного документа (див. лист ДПСУ від 06.03.12 р. № 3268/5/15-1416) |
| (1) У такому разі вони можуть бути покриті за рахунок добових, якщо розмір добових це дозволяє. | |
Ще одне важливе запитання: чи відшкодовувати транспортні витрати, якщо працівник затримався у відрядженні без поважних причин?
За дні «неповажного» затримання працівникові не виплачують заробітну плату, а також не відшкодовують добові, витрати за винаймання житла та інші витрати (абзац третій п. 10 розд. II і абзац п’ятий п. 4 розд. III Інструкції № 59).
Водночас витрати на проїзд, на нашу думку, мають бути компенсовані працівникові незалежно від причини незбігу дат, зазначених у транспортних квитках і в наказі на відрядження (абзац четвертий п. 7 розд. І Інструкції № 59).
Документальне підтвердження витрат на проїзд. Для підтвердження витрат на проїзд (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, п. 4 ст. 9 Закону про РРО):
• залізничним (окрім приміського) і авіаційним транспортом достатньо оригіналів транспортних квитків;
• приміським залізничним транспортом, а також морським і річковим транспортом одних транспортних квитків буде замало. Закон про РРО не звільняє суб’єктів господарювання від використання РРО (РК) при продажу таких квитків. Тобто додатково потрібен касовий чек (чи розрахункова квитанція);
• автомобільним транспортом підійдуть талони, квитанції, квитки з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю. Якщо квиток не містить таких реквізитів (чи вони заповнені від руки), потрібен чек РРО або розрахункова квитанція (лист ДФСУ від 01.12.16 р. № 26059/6/99-99-08-02-01-15). Винятки — квитки, отримані від підприємців-єдиноподатників груп 2 і 3, які мають право не використовувати РРО і РК, оскільки їх дохід не досяг межі в 1 млн грн.
А якщо отримувалися електронні квитки?
Літак. Для підтвердження витрат на придбання електронного авіаквитка до авансового звіту працівника додають:
1) оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій або безготівковій формі (платіжне доручення, касовий чек, розрахункову квитанцію, виписку з карткового рахунку) (категорія 109.10 ЗІР ДФСУ).
Зауважте: якщо відряджений працівник не надасть документ, що підтверджує здійснення розрахункової операції, але роботодавець усе ж компенсує йому витрати на проїзд, то сума такої компенсації потрапить до оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо (категорія 103.17 ЗІР ДФСУ);
2) роздруківку на папері частини електронного авіаквитка із зазначеним маршрутом (маршрут/квитанція);
3) оригінали відривної частини посадочних талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.
Деякі авіаперевізники вимагають плату за роздрукування посадкового талона безпосередньо в аеропорту (якщо пасажир не зареєструвався он-лайн). На наш погляд, такі витрати теж мають бути компенсовані підприємством без включення до оподатковуваного доходу працівника. Адже вони понесені у зв’язку з відрядженням. Головне — підтвердити такі витрати документально.
Поїзд. Що стосується купівлі електронних залізничних квитків, то тут підтвердити витрати працівника допоможе роздрукований на паперовому носії посадочний документ (п. 12 розд. II і п. 11 розд. ІІІ Інструкції № 59). У випадку якщо працівник додатково оплачував перевезення багажу та/або окремо замовляв послуги (наприклад, щодо користування комплектом постільної білизни або бронювання місця), як підтвердні документи підійдуть роздруковані на паперовому носії перевізний документ та/або документ на послуги.
Зверніть увагу: у випадку з електронними залізничними квитками додатковий документ, що підтверджує їх оплату, не потрібен (п. 5.6 Порядку № 331/137). Тішить, що цей факт визнають і податківці (листи ДФСУ від 15.12.16 р. № 27169/6/99-99-13-02-03-15, від 13.06.16 р. № 12975/10/28-10-01-03-11, категорія 109.10 ЗІР ДФСУ).
Автобус. Пункт 12 розд. II і п. 11 розд. ІІІ Інструкції № 59 свідчать, що у разі інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного квитка є лише роздрукований на паперовому носії проїзний документ.
Проте вважаємо, що розрахунковий документ, який підтверджує придбання автобусного електронного квитка, все одно потрібен. Адже «відрядний» п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ вимагає наявності розрахункових документів про придбання електронного квитка за усіма видами транспорту.
Компенсуємо витрати на проїзд автомобілем. Потрібно зауважити, що розд. II Інструкції № 59, який регулює порядок направлення працівників у відрядження в межах України, не містить норм, що визначають особливості відшкодування відрядженому працівникові витрат на проїзд службовим автомобілем. Нічого про можливість компенсації витрат на службовий автомобіль не говорить і п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.
Отже, такі витрати не можуть бути включені до кошторису витрат на відрядження і компенсовані як відрядні.
Але! Оскільки підприємство використовує службовий автомобіль для поїздки працівника у межах своєї госпдіяльності, витрати на використання транспортного засобу вважаються витратами на господарські потреби. Отже, одночасно з авансом на відрядження підприємство повинне видати працівникові підзвітні кошти на госппотреби (для компенсації витрат на ПММ, стоянку тощо).
Після повернення з відрядження працівник звітує про всі понесені витрати. Причому сума документально підтверджених витрат не включається до складу оподатковуваного доходу фізичної особи на підставі пп. 165.1.11 і 170.9.1 ПКУ (ср. ).
Якщо працівник використовує у відрядженні власний автомобіль, підприємство теж може відшкодувати «автомобільні» витрати працівника. Але зауважте: податківці компенсацію витрат на використання особистого автомобіля працівника вважають його додатковим благом (категорія 103.02 ЗІР ДФСУ). Тобто із суми такого доходу необхідно утримати ПДФО і ВЗ. Крім того, на цю суму доведеться нарахувати і ЄСВ як на виплату індивідуального характеру, що включається до фонду оплати праці (див. п.п. 2.3.4 Інструкції № 5, п.п. 5 п. 3 розд. IV Інструкції № 449).
Щоб уникнути оподаткування компенсаційних виплат у такій ситуації, підприємство може укласти з власником автомобіля договір оренди або договір позички транспортного засобу.
Компенсуємо витрати на проживання
Які витрати можна компенсувати. Відшкодуванню підлягають фактичні витрати на (п. 5 розд. II і п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59):
• наймання житла з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), іншому жилому приміщенні за кожну добу такого проживання, у тому числі за час вимушеної зупинки в дорозі;
• бронювання місця в готелі (мотелі) в розмірі, що не перевищує 50 % вартості такого місця за одну добу;
• побутові послуги, включені до рахунків на оплату вартості проживання (прання, чищення, ремонт і прасування одягу, взуття або білизни), але не більше 10 % сум добових витрат за усі дні проживання;
• користування телефоном (окрім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інші витрати (за умови, що вони включені до рахунків на оплату вартості проживання).
При цьому, як зазначає Мінфін у листі від 03.02.12 р. № 31-07230-2-6/534, до категорії «інші витрати» належать інші надані готелем (мотелем) послуги під час проживання відрядженого працівника, які не увійшли до переліку послуг, зазначеного в Інструкції № 59, і можуть бути відшкодовані відповідно до законодавства України (не заборонені до відшкодування).
Про можливість компенсації інших витрат, пов’язаних з проживанням працівника у відрядженні, див. у табл. 3.
Таблиця 3. Компенсація витрат, пов’язаних з найманням житла
| Вид витрат | Відшкодовувати / не відшкодовувати |
| Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунку | Витрати на харчування, вартість якого визначена і включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат (абзац четвертий п. 5 розд. II і п.п. «д» п.п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59). У такому разі при розрахунку добових вам доведеться зменшувати їх суму на вартість харчування, включену до готельного рахунку. Хоча «звичайні» підприємства мають право відшкодовувати своїм працівникам добові витрати в повному обсязі (лист ДПСУ від 31.03.12 р. № 5742/6/15-1415) |
| Витрати на бронювання номера | На відміну від бюджетних установ, госпрозрахункові підприємства мають право компенсувати працівникові витрати на бронювання місць у готелі в повному обсязі. Звісно, за наявності підтвердних документів. Крім того, у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ прямо сказано, що такі витрати можна відшкодовувати в їх фактичному розмірі без ризику потрапити під обкладення ПДФО і ВЗ |
| «Чайові», алкоголь, видовищні заходи | Норми п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ пропонують включати до оподатковуваного доходу працівника суми відшкодування вартості алкогольних напоїв і тютюнових виробів, «чайових», а також плату за видовищні заходи. Виняток становлять випадки, коли працівник не міг не заплатити «чайові», оскільки їх сума включається до рахунку згідно із законодавством країни перебування. Тобто госпрозрахункове підприємство може відшкодувати і вартість «заборонених» витрат, але з відповідним оподаткуванням |
| Оплата проживання одного працівника у дво-, тримісному номері | Жодних обмежень із цього приводу п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ не встановлює. Виходить, що за рішенням роботодавця працівникові можуть бути компенсовані витрати на наймання не лише одномісного, але й двомісного і навіть тримісного номера. Але! Податківці наполягають: витрати на проживання у відрядженні можуть бути компенсовані працівникові тільки у розмірі вартості одного місця в готельному номері за кожну добу проживання (див. лист ДПСУ від 31.03.12 р. № 5742/6/15-1415). Якщо підприємство компенсує працівникові також вартість другого місця в номері, податківці наполягатимуть на включенні такої суми до оподатковуваного доходу фізичної особи як додаткового блага |
| Проживання в приватному секторі та інших жилих приміщеннях (у тому числі санаторіях) | З положень п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ випливає, що не є об’єктом обкладення ПДФО (а відповідно, і ВЗ) витрати на проживання, підтверджені рахунками готелів (мотелів) або інших осіб, які надають послуги розміщення або проживання фізичної особи. Тобто компенсувати можна не лише документально підтверджені витрати на проживання в готелях (мотелях), але також і витрати на наймання інших житлових приміщень. Єдина умова: наявність оригіналів підтвердних документів (лист Мінфіну від 05.05.11 р. № 31-07230-16-21/11582) |
| Оплата одним працівником вартості проживання за двох і більше працівників | Виявити таку ситуацію можна, якщо працівник оплатив проживання у відрядженні за себе і своїх колег, використовуючи платіжну картку. Мінфін (див. лист від 08.01.14 р. № 31-07250-06-29/19) і НБУ (див. лист від 07.04.06 р. № 25-209/827-3767) свого часу не заперечували проти такої оплати. Проте для підтвердження здійснених витрат рахунок обов’язково повинен містити: • прізвища осіб, за проживання яких зроблена оплата; • строки проживання в готелі зазначених осіб; • вартість номерів, в яких проживали такі особи; • види витрат, включені до квитанції (рахунка). Такі документи додає до свого Звіту підзвітна особа, що оплатила проживання за співробітників підприємства і за себе. Водночас зауважте, що податківці свою позицію із зазначеного питання не висловлювали. Тобто від їх претензій при перевірці ви не застраховані |
| Користування кондиціонером | На думку Мінфіну (див. лист від 03.02.12 р. № 31-07230-2-6/534), а також з урахуванням п. 5 розд. ІІ і п.п. «б» п. 7 розд. III Інструкції № 59, плату за користування кондиціонером відшкодовують відрядженому працівникові у складі інших витрат на проживання за умови, що вартість такої послуги включена до рахунку на проживання |
| Страхування в готелі | Оскільки витрати на страхування входять до вартості готельних послуг, вони безпосередньо пов’язані з відрядженням. Отже, підприємство на підставі ст. 121 КЗпП зобов’язане відшкодувати відрядженому співробітникові витрати на страхування, виділені в готельному рахунку. Причому така компенсація, на наш погляд, не вважається додатковим благом працівника та не обкладається ПДФО і ВЗ |
Документальне підтвердження витрат на проживання. Як і витрати на проїзд у відрядженні, витрати на проживання відшкодовують тільки за наявності оригіналів підтвердних документів.
Документами, що підтверджують вартість витрат на проживання відряджених осіб, п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ називає рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи, у тому числі з бронювання місць у місцях проживання.
У свою чергу, згідно з вимогами Закону про РРО документами, що підтверджують оплату готельних послуг, тобто розрахунковими документами, можуть бути фіскальні касові чеки РРО або розрахункові квитанції. Як бачите, витрати на проживання в готелі потрібно підтверджувати двома документами — і рахунком готелю, і чеком РРО (розрахунковою квитанцією).
Наявність тільки готельного рахунку для обґрунтування правомірності відшкодування витрат на проживання буде недостатньо. І про це бажано попередити працівника ще до направлення його у відрядження.
А якщо суб’єкт господарювання (зокрема, підприємець-єдиноподатник), який надає послуги з тимчасового розміщення, не зобов’язаний застосовувати РРО (РК)? Він усе одно повинен видати документ, що підтверджує оплату вартості проживання (наприклад, квитанцію).
Що стосується готельного рахунку, то на цей момент типової форми цього документа, обов’язкової до застосування усіма суб’єктами господарювання, не існує. Проте, на думку Мінфіну (див. листи від 11.03.06 р. № 31-26030-12-13/5020 і від 31.08.07 р. № 31-26030-13-16/17569), у рахунку мають бути зазначені:
• прізвище працівника, направленого у відрядження;
• строк проживання;
• вартість основних і додаткових послуг, отриманих у готелі або від інших осіб, які надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи.
Як орієнтир суб’єкти господарювання, що надають послуги з тимчасового розміщення, можуть використати форму рахунку, затверджену наказом Держбуду від 13.10.2000 р. № 230.
І нарешті, кілька слів скажемо про турзбір. Як установлено п.п. «б» п.п. 268.2.2 ПКУ, платниками туристичного збору не є особи, які прибули у відрядження.
Щоб підтвердити «відрядний» статус працівника, підійде копія наказу про направлення працівника у відрядження, яке він повинен пред’явити співробітникам готелю. На підставі цієї копії готель не включатиме турзбір до рахунку за проживання (див. лист ДПАУ від 29.04.11 р. № 12291/7/15-0717 і лист ДПСУ від 20.08.12 р. № 1091/0/71-12/15-2217м).
А якщо відрядженому працівникові включили турзбір до рахунку за проживання? Звісно, за рішенням керівника підприємство може компенсувати працівникові суму сплаченого ним турзбору. Але в такому разі зазначена сума потрапить до доходу працівника як додаткове благо з відповідним оподаткуванням (категорія 103.07 ЗІР ДФСУ).
Податковий та бухгалтерський облік витрат на відрядження
Бухгалтерський облік
Інструкцією № 291 для обліку розрахунків з підзвітними особами, до яких належать і відряджені працівники, передбачений субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами».
За дебетом цього субрахунку в кореспонденції з кредитом субрахунків обліку грошових коштів і документів (301, 311, 313, 331) відображають:
• суми, видані працівникам під звіт;
• суми відшкодування працівникам власних коштів, використаних у відрядженні.
За кредитом субрахунку 372 показують:
• суми витрачених підзвітними особами коштів, виданих на відрядження, — у кореспонденції з рахунками обліку витрат і ТМЦ, а також ПДВ;
• суми, не використані відрядженим працівником і повернені ним, — у кореспонденції з субрахунками обліку грошових коштів і документів.
Залежно від мети відрядження, визначеної керівником підприємства у відповідному наказі, і підрозділу, в якому працює відряджений працівник, суми витрачених підзвітними особами коштів відображають на таких рахунках бухгалтерського обліку (Дт 20, 22, 23, 28, 91 — 94 — Кт 372).
Майте на увазі: витрати відображають в обліку на дату затвердження керівником підприємства Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.
Податковий облік
Податок на прибуток (ПНП). На сьогодні об’єктом обкладення ПНП є бухгалтерський фінрезультат до оподаткування, відкоригований на різниці, встановлені розд. ІІІ ПКУ.
Ось тільки чинні норми ПКУ жодних «відрядних» різниць не передбачають. Тому будь-які витрати на відрядження можна сміливо включати до витрат, що формують базу обкладення ПНП.
Зверніть увагу: у цьому випадку не має значення, пов’язані понесені у відрядженні витрати з госпдіяльністю підприємства чи ні. Тому зменшать базу обкладення ПНП і додаткові госпвитрати (на камери схову, платний зал очікування тощо), й особисті витрати працівника (неслужбові телефонні переговори, проживання у двомісному номері замість одномісного тощо).
ПДВ. Суми ПДВ, сплачені відрядженим працівником при придбанні товарів та/або послуг, підприємство має право віднести до податкового кредиту (ПК) (п.п. «а» п. 198.1 ПКУ). Без сумніву, такі суми мають бути документально підтверджені.
У загальному випадку право на ПК дає належним чином складена і зареєстрована в ЄРПН податкова накладна (ПН) (п. 201.10 ПКУ). Проте у випадку з витратами на відрядження відкриваються ширші можливості підтвердження такого права (лист ДФСУ від 22.08.17 р. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).
Так, ПК за транспортними витратами відображають без отримання ПН безпосередньо на підставі транспортних квитків (п. 201.11 ПКУ). При цьому квитки повинні містити інформацію про загальну суму платежу, суму податку та ІПН продавця. Виняток становлять квитки, форма яких затверджена міжнародними стандартами. У них наявність ІПН продавця необов’язкова. А ось сума ПДВ все одно має бути зазначена (категорія 101.13 ЗІР ДФСУ).
Не заперечують контролери й проти відображення ПК на підставі електронних квитків (лист ДФСУ від 21.12.17 р. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК, категорія 101.13 ЗІР ДФСУ). Але зауважте: такий квиток обов’язково повинен містити інформацію про загальну суму наданих послуг, суму ПДВ, а також фіскальний номер і ІПН продавця.
Зауважимо: деякі документи на проїзд містять інформацію про те, що це і квиток, і одночасно фіскальний чек. При цьому п.п. «б» п. 201.11 ПКУ дозволяє включати до ПК суми ПДВ на підставі касових чеків, які містять загальну суму ПДВ, фіскальний номер і ІПН постачальника. Проте загальна сума отриманих за такими чеками товарів/послуг не може перевищувати 200 грн. на день (без урахування ПДВ).
У зв’язку з цим виникає запитання: чи можна відобразити ПК на підставі таких квитків — фіскальних чеків, якщо їх сума без ПДВ більше 200 грн.
Можна. Відображати ПДВ у складі ПК слід як за транспортними квитками, керуючись п.п. «а» п. 201.11 ПКУ, а не як за фіскальним чеком (див. лист МГУ ДФС — ЦО ОВП від 16.12.15 р. № 27154/10/28-10-06-11). У такому разі при відображенні ПК за транспортними квитками не мають значення їх вартість і загальна кількість, придбана протягом одного дня.
«Вхідну» суму ПДВ, сплачену у складі вартості проживання, можна відобразити на підставі готельного рахунку, що містить загальну суму платежу, суму податку і ІПН продавця (п. 201.11 ПКУ).
А ось для підтвердження ПК за «вхідним» ПДВ від вартості інших витрат відрядженого працівника потрібні ПН.
Як варіант можуть підійти чеки РРО (п.п. «б» п. 201.11 ПКУ). При цьому, як ми вже зазначили раніше, такі чеки повинні містити загальну суму ПДВ, фіскальний номер і ІПН постачальника. Крім того, у такому разі загальна сума отриманих товарів або послуг (без урахування ПДВ) не повинна перевищувати 200 грн. на день. Причому якщо загальна сума в чеку більша, то, на думку податківців (див. консультацію в категорії 101.23 ЗІР ДФСУ), ПК за ним не можна відображати навіть у межах дозволеної суми.
Цікавий момент. У разі коли підзвітна особа привозить з відрядження декілька касових чеків з різними датами, у ПК дозволяється відобразити ПДВ за чеками на суму 200 грн. за кожен день перебування особи у відрядженні, а не загалом за Звітом (категорія 101.13 ЗІР ДФСУ).
На яку дату відображати ПК за документами — замінниками ПН?
На думку податківців, — на дату подання авансового Звіту (категорія 101.13 ЗІР ДФСУ, лист ДФСУ від 22.08.17 р. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК). Хоча, на нашу думку, тут коректніше було б говорити про дату затвердження Звіту, а не про дату його подання.
Зверніть увагу: згідно з п. 201.11 ПКУ платники ПДВ зобов’язані вести окремий реєстр документів — замінників ПН. Форма такого документа офіційно не затверджена, тобто вести його можна в довільній формі.
І ще один важливий момент. Якщо витрати відрядженого пов’язані з негосподарською, пільгованою або необ’єктною діяльністю, доведеться нарахувати «компенсуючі» податкові зобов’язання з ПДВ відповідно до п. 198.5 ПКУ.
ПДФО, ВЗ і ЄСВ. У абзаці другому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ чітко зазначені види витрат, які не включаються до оподатковуваного доходу працівника. Але зауважте: для необкладення такі витрати мають бути документально підтверджені (абзац третій п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).
Якщо певна категорія витрат не згадана в абзаці другому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ як неоподатковувана, але згідно з Положенням про службові відрядження компенсується роботодавцем, то таку виплату слід обкладати ПДФО і ВЗ. Те ж саме стосується витрат, які зазначені в згаданому абзаці, але їх здійснення у відрядженні не підтверджене працівником документально.
Також під обкладення ПДФО і ВЗ потрапляють добові, видані відрядженому працівникові понад граничний розмір, регламентований абзацом п’ятим п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.
Крім того, якщо працівник придбав товари для потреб роботодавця за рахунок власних коштів (грошові кошти під звіт не видавалися), то суму таких коштів, що відшкодовуються йому роботодавцем за зазначені товари, слід обкласти ПДФО (як інший оподатковуваний дохід) і ВЗ (лист ДФСУ від 23.02.18 р. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК).
Тепер про ЄСВ. З добовими усе гранично зрозуміло — їх обкладати цим внеском не потрібно (така виплата не включена до фонду оплати праці).
А ось щодо інших оподатковуваних витрат (не обов’язкових для відшкодування роботодавцем) на відрядження є побоювання, що фіскали розглядатимуть їх як складову фонду оплати праці. Отже, цю виплату доведеться обкладати ще й ЄСВ.
Тепер давайте закріпимо усе сказане на прикладах.
Приклад 1. Заступник директора підприємства направлений у відрядження з м. Харкова до м. Києва.
Аванс на відрядження виданий у сумі 4000,00 грн. Строк відрядження відповідно до наказу — 3 дні. Згідно з Положенням про службові відрядження добові при направленні у відрядження в м. Києві виплачуються у розмірі 380,00 грн. на день.
Після повернення з відрядження працівник склав Звіт і надав документи, що підтверджують понесені ним витрати:
• залізничні квитки до м. Києва і назад вартістю 265,65 грн. кожен (у тому числі ПДВ — 44,23 грн.);
• рахунок готелю і касовий чек на оплату послуг проживання в сумі 2700,00 грн. (у тому числі ПДВ — 450,00 грн.).
На підставі наказу про відрядження і Положення про службові відрядження сума добових витрат склала 1140,00 грн. (3 дн. х 380,00 грн./дн.).
Загальна сума витрат на відрядження — 4371,30 грн. Звіт поданий своєчасно і затверджений у повній сумі.
Як такі витрати на відрядження відобразити в обліку підприємства, ви можете побачити в табл. 4.
Таблиця 4. Облік «понаднеоподатковуваних» добових
| Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | ||
| 1. Видано працівникові аванс на відрядження | 372 | 301 | 4000,00 |
| 2. Затверджено Звіт і включено до витрат: | |||
| • неоподатковувані добові (372,30 грн./дн. х 3 дн.) | 92 | 372 | 1116,90 |
| • витрати на проїзд | 442,84 | ||
| • витрати на проживання | 2250,00 | ||
| 3. Відображено податковий кредит з ПДВ, оплачений у складі вартості: | |||
| • проїзду | 641/ПДВ | 372 | 88,46 |
| • проживання | 450,00 | ||
| 4. Відображено оподатковувану суму добових ((380,00 грн./дн. - 372,30 грн./дн.) х 3 дн.) | 663 | 372 | 23,10 |
| 5. Нараховано дохід працівника в сумі «понаднеоподатковуваних» добових (23,10 грн. х 1,242236) | 92 | 663 | 28,70 |
| 6. Утримано ПДФО із суми «понаднеоподатковуваних» добових (28,70 грн. х 18 % : 100 %) | 663 | 641/ПДФО | 5,17 |
| 7. Утримано ВЗ із суми «понаднеоподатковуваних» добових (28,70 грн. х 1,5 % : 100 %) | 663 | 642/ВЗ | 0,43 |
| 8. Перераховано ПДФО до бюджету | 641/ПДФО | 311 | 5,17 |
| 9. Перераховано ВЗ до бюджету | 642/ВЗ | 311 | 0,43 |
| 10. Видано з каси кошти на погашення заборгованості перед працівником (4371,30 грн. - 4000,00 грн.) | 372 | 301 | 371,30 |
| 11. Віднесено витрати на відрядження на фінансовий результат | 791 | 92 | 3838,44 |
Облік операцій із застосуванням платіжних карток
Для операцій за КПК підприємства можуть або відкрити окремий додатковий поточний рахунок у банку, або використати наявний, розширивши його можливості. На практиці підприємства найчастіше обирають перший варіант.
При такому підході грошові кошти в національній валюті, перераховані на картковий рахунок (2605), логічно обліковувати на субрахунку 313 «Інші рахунки у банку в національній валюті».
Важливо! При здійсненні платежів з використанням електронних платіжних засобів дата фактичного списання коштів з рахунку не завжди збігається з датою здійснення операції.
У зв’язку з цим в обліку має сенс розділяти суми, заблоковані на поточних рахунках підприємства, і грошові кошти, доступні для використання.
Для цього можна ввести додаткові субрахунки до субрахунку 313, наприклад: 313/1 «Грошові кошти, доступні для використання із застосуванням КПК» і 313/2 «Грошові кошти, заблоковані в результаті операцій із КПК».
Ще один момент. На наш погляд, відображати отримання працівником коштів найлогічніше на дату зняття готівки у банкоматі або здійснення ним безготівкових розрахунків з використанням КПК.
При цьому рекомендуємо робити таку проводку: Дт 372 — Кт 333.
А тепер розглянемо порядок відображення операцій із застосуванням платіжних карток на прикладі.
Приклад 2. Менеджер зі збуту перебував у відрядженні з 16.05.18 р. по 18.05.18 р. На картковий рахунок 11.05.18 р. була перерахована сума 4500,00 грн. Цього ж дня працівникові видана КПК. Грошові кошти в сумі 2000,00 грн. зняті працівником готівкою у банкоматі 14.05.18 р. із сплатою комісії у розмірі 20,00 грн. Кошти списані з рахунку підприємства 15.05.18 р.
Крім того, із застосуванням КПК через платіжний термінал 16.05.18 р. була сплачена вартість проживання в готелі у розмірі 1290,00 грн. Кошти списано з карткового рахунку 17.05.18 р.
22.05.18 р. працівником складено Звіт, який був затверджений того ж дня в сумі 2944,96 грн. (у тому числі ПДВ — 304,58 грн.) з урахуванням добових у розмірі 1116,90 грн. (372,30 грн./дн.* х 3 дн.).
* Розмір добових по Україні згідно з наказом і Положенням про службові відрядження, що діє на підприємстві.
Облік операцій з використанням КПК наведемо в табл. 5.
Таблиця 5. Використання КПК при відрядженні в межах України
| Дата | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 11.05.18 р. | 1. Перераховано кошти на картковий рахунок | 313/1 | 311 | 4500,00 |
| 11.05.18 р. | 2. Видано КПК працівникові | В аналітичному обліку робиться запис про видачу КПК працівникові | ||
| 14.05.18 р. | 3. Відображено зняття працівником готівкових коштів у банкоматі | 372 | 333 | 2000,00 |
| 14.05.18 р. | 4. Заблоковано суму, отриману працівником готівкою у банкоматі | 313/2 | 313/1 | 2000,00 |
| 14.05.18 р. | 5. Заблоковано суму у розмірі комісії банку | 313/2 | 313/1 | 20,00 |
| 15.05.18 р. | 6. Списано суму, отриману працівником готівкою у банкоматі | 333 | 313/2 | 2000,00 |
| 15.05.18 р. | 7. Списано комісію банку | 92 | 313/2 | 20,00 |
| 16.05.18 р. | 8. Відображено оплату працівником вартості проживання в готелі | 372 | 333 | 1290,00 |
| 16.05.18 р. | 9. Заблоковано грошові кошти в оплату проживання в готелі | 313/2 | 313/1 | 1290,00 |
| 17.05.18 р. | 10. Списано грошові кошти в оплату проживання в готелі | 333 | 313/2 | 1290,00 |
| 22.05.18 р. | 11. На підставі затвердженого Звіту витрати на відрядження включено до витрат на збут | 93 | 372 | 2640,38 |
| 22.05.18 р. | 12. На підставі доданих до Звіту первинних документів (проїзних квитків і рахунку готелю) відображено податковий кредит з ПДВ | 641/ПДВ | 372 | 304,58 |
| 22.05.18 р. | 13. Повернено до каси залишок невикористаних грошових коштів (2000,00 грн. + 1290,00 грн. - 2944,96 грн.) | 301 | 372 | 345,04 |
| 22.05.18 р. | 14. Повернено КПК працівником | В аналітичному обліку робиться запис про повернення КПК працівником | ||
Документи Теми тижня
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Закон № 85/96 — Закон України «Про страхування» від 07.03.96 р. № 85/96-ВР.
Закон № 324/95 — Закон України «Про туризм» від 15.09.95 р. № 324/95-ВР.
Указ № 436 — Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5.
Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
Інструкція № 291 — Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291.
Інструкція № 449 — Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.15 р. № 449.
Положення № 137 — Положення про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затверджене постановою Правління НБУ від 19.04.05 р. № 137 (втратило силу).
Положення № 148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148.
Порядок № 331/137 — Порядок оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затверджений наказом Мінінфраструктури і Міндоходів від 30.05.13 р. № 331/137.
Постанова № 98 — постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.11 р. № 98.
Правила № 19 — Правила користування готелями й аналогічними засобами розміщення та надання готельних послуг, затверджені наказом Держтурадміністрації від 16.03.04 р. № 19.
