Базовые знания о командировках
Положение о служебных командировках
Поскольку командировка — это отношения между предприятием и работником, направленным в командировку, то регулирует их, прежде всего, главный трудовой документ — КЗоТ. Более специальным «командировочным» документом является Инструкция № 59. А для определения сумм и состава расходов на командировку используется постановление № 98.
Но Инструкция № 59 и постановление № 98 не являются обязательными для хозрасчетных предприятий. Поэтому любое небюджетное предприятие может стать творцом собственного «командировочного» документа — Положения о служебных командировках на базе Инструкции № 59. Главное правило: такое Положение должно полностью соответствовать требованиям КЗоТ и НКУ и в то же время регламентировать те вопросы, которым не уделено достаточно внимания в этих кодексах.
В Положении о служебных командировках, разработанном на предприятии, следует оговорить порядок:
• направления работников в командировку в пределах Украины и за границу;
• возмещения командировочных расходов;
• предоставления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет;
• документального подтверждения расходов, понесенных в командировке, и т. д.
Положение желательно согласовать с трудовым коллективом (либо с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем)) и оформить как приложение к коллективному договору (при его наличии на предприятии).
Смета расходов и аванс на командировку
Смета расходов. В соответствии с п. 6 разд. І Инструкции № 59 предприятие, направляющее работника в командировку, должно ознакомить его со сметой расходов (либо со справкой-расчетом на выданный аванс, составленной в произвольной форме).
Ее оформляют в произвольной форме. При этом учитывают такие виды расходов:
• суточные;
• расходы на проезд (к месту командировки и обратно, а также по месту командировки);
• расходы на проживание;
• другие расходы.
Поскольку работник должен быть ознакомлен со сметой расходов на командировку, то в форме этого документа следует предусмотреть реквизит «Со сметой ознакомлен», где работник поставит подпись.
Приказ о командировке и смета расходов на командировку — это документы, которые оформляет работодатель, прежде чем командировать работника для выполнения служебного задания в другом населенном пункте.
Кроме того, руководитель может принять решение об оформлении дополнительных документов, необходимых для осуществления контроля за использованием в командировке средств предприятия. Это может быть, например, задание на командировку, отчет о выполненной в командировке работе и пр.
Если в командировке работнику необходимо перемещаться городским транспортом общего пользования, то п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59 требует согласовать соответствующий маршрут с руководителем предприятия.
Однако хозрасчетным предприятиям с этим можно и не заморачиваться. Оформление маршрута передвижения для них не является обязательным и осуществляется исключительно по самостоятельному решению.
Выдаем аванс на командировку. Статья 121 КЗоТ указывает на то, что работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. Здесь же указано, что работникам, которые направляются в командировку, выплачивают:
• суточные за время пребывания в командировке;
• стоимость проезда до места назначения и обратно;
• расходы на наем жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством.
На обязательность выдачи работнику, направляемому в командировку, аванса для осуществления текущих расходов указывают и положения п. 5 постановления № 98, п. 4 разд. I, п. 11 разд. II и п. 5 разд. ІІІ Инструкции № 59.
Сумму аванса работодатель определяет самостоятельно с учетом суточных расходов, расходов на оплату проезда и наем жилого помещения командируемым работником.
Конкретные суммы суточных оговаривают во внутренних локальных актах предприятия. Поэтому рассчитать подлежащую компенсации сумму суточных — проще простого.
С другими расходами несколько сложнее. Заранее определить точную сумму расходов нельзя. Поэтому их компенсируют в сумме, утвержденной руководителем. Безусловно, при этом желательно, чтобы сумма компенсации была сопоставима с ценами на проездные билеты и стоимостью проживания в гостинице. В любом случае после возвращения из командировки работник отчитается об использовании полученных в аванс сумм и вернет остаток неизрасходованных средств, если таковые будут.
Конкретные сроки выдачи аванса на командировку действующими нормативными документами не установлены. Поэтому вопрос о том, когда работника следует обеспечить авансом, предприятие решает самостоятельно. Единственная рекомендация: аванс следует выдавать после подписания приказа (распоряжения) о командировке и до отъезда работника. При этом нужно учесть время, необходимое для проведения работником расходов, связанных с такой командировкой, например для приобретения проездных билетов (письмо Минфина от 18.10.06 г. № 31-18030-07-25/21780).
Существуют два способа выдать аванс:
• наличными денежными средствами из кассы предприятия;
• в безналичной форме путем перечисления на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.
Какой из способов выбрать, решает само предприятие. Но имейте в виду: выдавать из кассы наличные на командировку следует по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям.
Эти документы должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером (или работником предприятия, уполномоченным на это руководителем).
А можно ли отправить работника в командировку без аванса?
Учтите: необеспечение работника авансом контролирующие органы расценивают как нарушение трудового законодательства (см. письма Минфина от 23.07.09 г. № 31-26030-13-25/20122 и Минсоцполитики от 07.11.13 г. № 998/13/155-13). А это грозит работодателю штрафом в размере минимальной заработной платы (на сегодня — 3723 грн.) в соответствии с абзацем восьмым ч. 2 ст. 265 КЗоТ.
Кроме того, должностным лицам предприятия и предпринимателям «светит» админштраф согласно ч. 1 и 2 ст. 41 КУоАП. Это от 510 до 1700 грн., а при повторном правонарушении в течение года — от 1700 до 5100 грн.
В то же время налоговики не считают невыдачу аванса небюджетными субъектами хозяйствования нарушением КЗоТ (см. письмо Миндоходов от 03.07.13 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169). Однако штрафы применяют не они, а потому практиковать невыдачу все же не стоит.
Компенсируем командировочные расходы
Общие вопросы компенсации командировочных расходов
Документальное подтверждение. Первый обязательный документ, который пригодится для возмещения работнику командировочных, — приказ о направлении в командировку.
Но одним приказом, конечно же, не обойтись. Обязательным условием для выплаты работникам компенсации командировочных расходов является наличие оригиналов первичных документов, подтверждающих затраты на оплату предоставленных услуг (выполненных работ), приобретение товаров. Причем для расходов на проезд, проживание и других командировочных расходов первичные документы подтверждают, в первую очередь, тот факт, что такие расходы были понесены, а также дают информацию об их размере.
Заметим, что у работодателя есть возможность возместить работнику его расходы и без документального подтверждения, но с соответствующим налогообложением.
Для выплаты суточных наличие первичных документов также желательно, но уже не для того, чтобы подтвердить их сумму, а в качестве доказательства самого факта служебной поездки. Такими подтверждающими документами являются приказ о направлении в командировку, билеты, гостиничные счета и др. Подробнее об этом поговорим чуть позже.
Важно! Компенсационные выплаты, не подтвержденные документально, включают в налогооблагаемый доход работников.
А сейчас обратим внимание на важный момент.
Документами, удостоверяющими стоимость понесенных расходов в связи с командировкой в пределах Украины, являются расчетные документы в соответствии с Законом об РРО и НКУ (п. 14 разд. І Инструкции № 59). При этом Законом об РРО к расчетным документам, в частности, отнесены кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, а также проездной документ. А вот НКУ в качестве подтверждающих (а не расчетных) документов называет транспортные билеты (в том числе электронные), транспортные счета (багажные квитанции), счета гостиниц, страховые полисы и т. д. Каким же образом совместить требования Закона об РРО и НКУ?
Если подтверждающий документ, названный в НКУ, в то же время является расчетным документом в понимании Закона об РРО, то в этом случае для подтверждения командировочных расходов можно обойтись одним таким документом. Если же тот или иной документ является подтверждающим согласно НКУ, но не считается расчетным с точки зрения Закона об РРО, то в дополнение к нему необходимо предоставить еще и расчетный документ (кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию). Кроме того, факт выплаты денежных средств может подтверждать квитанция к приходному кассовому ордеру.
Если оригиналов подтверждающих документов нет. Здесь все зависит от того, какой конкретно документ был утерян. Если говорить о расчетных документах, то тут приходится сразу признать: ни Закон об РРО, ни Положение № 148 не допускают возможности оформления (выдачи) дубликата документа взамен утраченного оригинала. Категорически против этого и налоговики (категория 109.10 ЗІР ГФСУ). Так что при потере чека или квитанции к приходному кассовому ордеру безналоговая компенсация затрат работника, увы, невозможна.
Что же касается других подтверждающих документов, то тут за компенсацию можно побороться. Дело в том, что согласно п. 44.5 НКУ в случае утери первичных документов на плательщика возлагается обязанность их восстановить. А «восстановить» оригинал документа можно только в виде дубликата — ведь двух оригиналов быть не может. Значит, НКУ допускает использование дубликата как полноценного первичного документа.
Если подтверждающие документы восстановить не удастся, то компенсировать расходы на командировку все равно можно. Основанием для компенсации расходов будет заявление работника с просьбой компенсировать расходы по причине утери документов.
Заметим, что «бездокументная» компенсация работнику его расходов будет для него дополнительным благом. То есть они будут облагаться НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %.
Компенсируем суточные расходы
Предельный размер суточных. Суточные расходы представляют собой расходы на питание и финансирование других личных потребностей физического лица, понесенные им связи с командировкой и не подтвержденные документально (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, п. 15 разд. І Инструкции № 59.
Ни минимального, ни максимального размера суточных для работников небюджетной сферы действующее законодательство не устанавливает. Но это не означает, что суточные можно вообще не выплачивать.
Ввиду отсутствия иных законодательных актов, определяющих минимальный размер суточных, логично руководствоваться наиболее близкими по своему содержанию нормативными документами. Например, постановлением № 98 (письмо Минсоцполитики от 21.12.16 г. № 1732/0/101-16/28).
Согласно приложению 1 к постановлению № 98 в случае командирования по территории Украины размер суточных составляет 60 грн. в день. Для командировок в другие государства суточные установлены дифференцированно в зависимости от страны командирования.
Что касается максимальной суммы, то, как мы уже сказали, для хозрасчетных предприятий нет никаких ограничений. Но! Выплачивая работнику суточные, учтите: только определенную законодательством сумму не облагают НДФЛ и ВС (абзац пятый п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). О необлагаемом размере суточных см. в табл. 1.
Таблица 1. Необлагаемый размер суточных
| Территория командировки | Необлагаемый размер суточных | Необлагаемый размер суточных в 2018 году |
| В пределах Украины | Не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года в расчете за каждый календарный день командировки | Не более 372,30 грн. в день |
| За границу | Не более 80 евро(1) за каждый календарный день командировки | Не более 80 евро(1) в день |
| (1) По официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день. | ||
Как видно из приведенной таблицы, в случае командирования работника в 2018 году по территории Украины в состав его налогооблагаемого дохода не включают сумму суточных в рамках 372,30 грн., а в случае командировки за границу — в рамках 80 евро в день по курсу НБУ на каждый день командировки.
Конечно же, работодатель вполне может принять решение о выплате суточных в большей сумме.
Налогообложение сверхнеоблагаемых суточных. Все, что превышает указанный выше размер суточных, для целей обложения НДФЛ является доходом работника, полученным им от работодателя в виде дополнительного блага (письмо ГФСУ от 13.03.17 г. № 5002/6/99-99-13-02-03-15). Это значит, что из части суммы суточных, которая превышает необлагаемый предел, нужно удержать НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %.
В разделе І Налогового расчета по форме № 1ДФ начисленную сумму налогооблагаемых суточных, на наш взгляд, следует отражать с признаком дохода «126» — как дополнительное благо.
В то же время налоговики (категория 103.02 ЗІР ГФСУ), называя облагаемую часть суточных допблагом, предлагают при этом показывать ее в форме № 1ДФ с признаком дохода «118» (как излишне выданные и своевременно не возвращенные средства).
В разделе ІІ Налогового расчета по форме № 1ДФ сумму налогооблагаемых суточных показывайте в общей сумме доходов, облагаемых ВС по строке «Військовий збір».
А вот суточные, выплачиваемые в необлагаемых пределах, в форме № 1ДФ отражать не нужно.
Сроки удержания и перечисления НДФЛ и ВС с облагаемой части суточных. К сожалению, НКУ не содержит четкого ответа на вопрос: когда их нужно уплачивать? По нашему мнению, при выдаче аванса на командировку удерживать НДФЛ и ВС с суммы сверхнеоблагаемых суточных не нужно, поскольку сумма такого аванса в момент выдачи не является доходом работника. Достоверно известной сумма расходов работника на командировку (в том числе и в части суточных) становится после утверждения его Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Соответственно и сумма дохода работника в виде облагаемых суточных также будет известна в день утверждения Отчета.
Поэтому наиболее безопасным для работодателя будет удержать и перечислить в бюджет НДФЛ и ВС с облагаемой части суточных именно в этот день.
В том случае, если командированному работнику вопреки требованиям законодательства аванс на командировку не выдавали, НДФЛ и ВС с суммы облагаемых суточных:
• удерживают в день утверждения Отчета;
• перечисляют в бюджет — в момент погашения кредиторской задолженности перед работником по Отчету (п.п. 168.1.2 НКУ), но не позднее 30-го числа месяца, следующего за последним днем месяца, в котором начислен доход (утвержден Отчет) (п.п. 168.1.5 НКУ).
ЕСВ с облагаемой суммы суточных не взимается.
Устанавливаем суточные на предприятии. Конкретный размер суточных работодатель определяет самостоятельно во внутренних документах, регулирующих вопросы командирования работников в пределах Украины и за границу, например, в Положении о служебных командировках или в отдельном приказе руководителя об установлении суммы суточных.
Устанавливать суточные каждый раз в приказе о направлении работника в командировку считаем неправильным!
Имейте в виду: предельный размер суточных расходов работодатель-небюджетник может установить в единой сумме независимо от того:
• включается ли стоимость питания в счета на оплату проживания в гостинице или в проездные документы;
• обеспечивает ли принимающая сторона в соответствии с условиями приглашения командированного работника бесплатным питанием;
• в какую страну командируется работник.
Однако можно сделать иначе: предусмотреть в Положении о служебных командировках уменьшение суточных с учетом всех перечисленных факторов, аналогично нормам суточных расходов для бюджетников, которые определены Инструкцией № 59 и постановлением № 98.
Кроме того, вполне допустимо при разработке Положения о служебных командировках установить «плавающий» размер суточных. То есть определить, что в зависимости от различных объективных обстоятельств, которые могут возникать в деятельности предприятия (и быть для него значимыми), размер суточных будет разным.
Определяем сумму суточных за время командировки. Суточные расходы на командировку в пределах установленных на предприятии норм выплачивают в расчете за каждый календарный день такой командировки (Инструкция № 59, п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).
При определении продолжительности командировки и размера суточных нужно руководствоваться такими правилами:
1. Количество дней командировки для выплаты суточных определяют с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитывают как два дня (п. 4 разд. ІІ и п. 16 разд. ІІІ Инструкции № 59, письмо Минфина от 22.11.11 г. № 31-07230-16-10/28802).
Днем выбытия в командировку является день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника (п. 7 разд. І Инструкции № 59). В свою очередь, день прибытия из командировки определен как день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника.
Внимание! При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем выбытия в командировку считают текущие сутки, а с 0 часов и позднее — следующие сутки.
Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный, в срок командировки засчитывают время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяют день прибытия командированного работника к месту постоянной работы.
Обратите внимание! По мнению Минфина, дата на транспортном билете и дата выбытия (возвращения) работника согласно приказу о направлении в командировку должны совпадать (абзац второй п. 7 разд. І Инструкции № 59). Исключение разрешается делать только для случаев, когда работник задержался в командировке на выходные или праздничные и нерабочие дни. Однако и тогда Инструкция № 59 запрещает возмещать работнику суточные.
2. Суточные выплачивают за каждый день командировки, включая выходные, праздничные и нерабочие дни, а также время пребывания в пути вместе с вынужденными остановками (п. 4 разд. II и п. 16 разд. ІІІ Инструкции № 59).
3. При командировании работника сроком на один день или в такую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные возмещают как за полные сутки (абзац третий п. 4 разд. II Инструкции № 59). В то же время хозрасчетные предприятия могут в Положении о служебных командировках «урезать» сумму суточных, например, в случае, когда командировка занимает полдня.
4. Если день прибытия из предыдущей командировки и день выбытия в следующую командировку совпадают (являются одним днем), суточные выплачивают за один день (см. письмо Минфина от 20.01.07 г. № 31-18030-07-10/854).
Документальное подтверждение суточных расходов. И п. 15 разд. І Инструкции № 59, и п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ определяют суточные как расходы, не требующие специального документального подтверждения. Но вместе с этим положения того же п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ сумму суточных требует определять в случае командировки:
• в пределах Украины и в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;
• в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).
Обращаем внимание: на сегодняшний день даже при служебных поездках в «визовые» страны отметки о пересечении границы в загранпаспорте не обязательны. Разумеется, при условии, что есть другие документы, подтверждающие факт пребывания работника за границей (транспортные билеты, счета гостиниц и т. д.). Если же таких документов нет, то отметки в загранпаспорте могут стать для вас спасительной палочкой-выручалочкой.
Если необходимые подтверждающие документы отсутствуют, о необлагаемых суточных можно забыть.
Хотим подчеркнуть, что главным документом для подтверждения размера суточных является приказ о направлении работника в командировку.
Следующее, что вам понадобится, — это первичные документы, которые подтверждают факт пребывания работника в месте командировки, а именно: транспортные билеты, счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного работника и т. п.
А как быть, если работник в «украинской» командировке не осуществлял никаких командировочных расходов и, как следствие, у него нет перечисленных документов?
Минфин считает, что в этом случае сумму суточных можно определить только на основании приказа (см. письмо Минфина от 04.05.11 г. № 31-07230-16-25/11433).
Несколько иначе к этому вопросу подходят налоговики. Они в такой ситуации хотят видеть также первичные документы, удостоверяющие намерения и фактичность осуществления командировки (см. письмо ГНСУ от 18.06.11 г. № 11327/6/15-0516). Для этого подойдут любые документы, подтверждающие связь служебной поездки с хозяйственной деятельностью предприятия.
Компенсируем расходы на проезд
Расходы, которые можно компенсировать. Согласно п. 6 разд. II и п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59, при условии соответствующего документального подтверждения командированным работникам возмещают расходы на проезд в размере стоимости:
• проезда к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов;
• проезда транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к месту пребывания в командировке;
• расходов на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) и на арендованном транспорте по месту командировки.
Заметим, что для компенсации таких расходов п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59 выдвигает еще одно требование (кроме документального подтверждения затрат) — маршрут передвижения работника по месту командировки должен быть согласован с руководителем предприятия.
Однако для хозрасчетных предприятий, на наш взгляд, согласование маршрута — условие не принципиальное в силу «добровольности» Инструкции № 59;
• расходов на перевозку багажа;
• пользования постельными принадлежностями в поездах;
• бронирования транспортных билетов;
• страховых платежей на транспорте.
Все перечисленные нами расходы вы смело можете компенсировать своим работникам. При этом сумма компенсации не попадет в налогооблагаемый доход физлиц при соблюдении главного условия — факт их осуществления подтвержден соответствующими первичными документами.
Учтите: расходы на проезд, не подтвержденные документально, либо вообще не возмещают, либо возмещают по решению руководителя с включением в налогооблагаемый доход работника.
Какие еще затраты может понадобиться компенсировать командированному работнику, и решим, можно ли их возмещать (см. табл. 2).
Таблица 2. Особенности возмещения некоторых транспортных расходов
| Вид расходов | Возмещать / не возмещать |
| Расходы на проезд в метро | Если при приобретении проездного документа (жетонов или талонов) в метро расчетные документы не выдают, подтвердить свои расходы работник не сможет. А нет подтверждающих документов — нет и необлагаемой компенсации. Поэтому рекомендуем заранее предупреждать командированного работника о «коварности» расходов на метро. И пусть он самостоятельно решает, пользоваться ли ему в командировке услугами метрополитена (расходы по которым не будут компенсированы(1)) или же отдать предпочтение другим видам городского транспорта, проезд в которых может быть подтвержден документально. А вот при наличии документов, подтверждающих расходы на проезд в метро (например, карточка для проезда в метрополитене пополнялась работником через автомат, который выдает фискальные чеки), предприятие имеет полное право на компенсацию таких расходов |
| Расходы на проезд в такси | Пунктом 6 разд. II Инструкции № 59 возмещение расходов на такси при командировках в пределах Украины прямо запрещено. Но, напомним, Инструкция № 59 для «хозрасчетников» не обязательна, и опираться исключительно на нее для ограничения расходов предприятия в корне неверно. А вот обязательный к применению «командировочный» п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ никаких ограничений на этот счет не устанавливает. Поэтому, на наш взгляд, для возмещения расходов на такси никаких законодательных препятствий нет (конечно же, при наличии подтверждающих документов). Этот вывод справедлив и для загранкомандировочных расходов на такси (п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59) |
| Расходы на маршрутное такси | Расходы на оплату проезда в маршрутном такси, подтвержденные документально, подлежат компенсации и не облагаются НДФЛ и ВС. Ведь маршрутное такси — это вид транспорта общего пользования (письмо ГНАУ от 12.07.06 г. № 13098/7/15-0317) |
| Расходы на проезд в двухместном купе вагона «СВ» | Расходы на проезд одного работника в двухместном купе вагона «СВ» компенсируются ему, если такие расходы подтверждены документально (письмо ГФСУ от 01.09.17 г. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Естественно, для подстраховки не лишним будет заручиться индивидуальной налоговой консультацией по этому вопросу |
| Расходы на оплату пользования услугами: | |
| • камеры хранения | Право налогоплательщиков на компенсацию таких расходов налоговики признали еще в письме ГНСУ от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416. И хотя на тот момент они говорили о включении таких сумм в состав налоговых расходов налогоплательщика, выводы того письма можно распространить на НДФЛ и ВС. Но учтите: все эти затраты работника должны быть подтверждены документально. То есть к авансовому отчету следует приложить: фискальный кассовый чек РРО, расчетную квитанцию или другой расчетный документ, подтверждающий оплату таких услуг |
| • платного зала ожидания | |
| • сервисных центров по приобретению билетов | |
| Расходы при возврате транспортного билета | Расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия лишь при наличии уважительных причин (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.). При этом необходимы документы, удостоверяющие стоимость этих расходов (п. 12 разд. ІI и п. 11 разд. III Инструкции № 59): • для железнодорожных билетов — это вспомогательный документ с указанием возвращаемой суммы (п. 21.2 Порядка № 331/137); • для электронного проездного/перевозочного документа — электронный документ на возврат (п. 21.4 Порядка № 331/137); • для билетов на автобус — документы на возврат либо письмо (акт, справка) о возврате проездного документа; • для авиабилетов (в том числе электронных) — письмо (акт, справка) о возврате авиабилета, составленное компанией-продавцом. Заметим также, что налоговики не возражают против компенсации работнику комиссионных сборов, удерживаемых перевозчиком при возврате проездного документа (см. письмо ГНСУ от 06.03.12 г. № 3268/5/15-1416) |
| (1) В таком случае они могут быть покрыты за счет суточных, если размер суточных это позволяет. | |
Еще один важный вопрос: возмещать ли транспортные расходы, если работник задержался в командировке без уважительных причин?
За дни «неуважительной» задержки работнику не выплачивают заработную плату, а также не возмещают суточные, расходы по найму жилого помещения и прочие расходы (абзац третий п. 10 разд. II и абзац пятый п. 4 разд. III Инструкции № 59).
В то же время расходы на проезд, по нашему мнению, должны быть компенсированы работнику независимо от причины несовпадения дат, указанных в транспортных билетах и в приказе на командировку (абзац четвертый п. 7 разд. І Инструкции № 59).
Документальное подтверждение расходов на проезд. Для подтверждения расходов на проезд (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, п. 4 ст. 9 Закона об РРО):
• железнодорожным (кроме пригородного) и авиационным транспортом достаточно оригиналов транспортных билетов;
• пригородным железнодорожным транспортом, а также морским и речным транспортом одних транспортных билетов будет мало. Закон об РРО не освобождает субъектов хозяйствования от использования РРО (РК) при продаже таких билетов. А значит, дополнительно необходим кассовый чек (или расчетная квитанция);
• автомобильным транспортом подойдут талоны, квитанции, билеты с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью. Если билет не содержит таких реквизитов (или они заполнены от руки), необходим чек РРО или расчетная квитанция (письмо ГФСУ от 01.12.16 г. № 26059/6/99-99-08-02-01-15). Исключение — билеты, полученные от предпринимателей-единоналожников групп 2 и 3, которые имеют право не использовать РРО и РК, поскольку их доход не достиг предела в 1 млн грн.
А если приобретались электронные билеты?
Самолет. Для подтверждения расходов на приобретение электронного авиабилета к авансовому отчету работника прилагают:
1) оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, кассовый чек, расчетную квитанцию, выписку с карточного счета) (категория 109.10 ЗІР ГФСУ).
Учтите: если командированный работник не предоставит документ, подтверждающий осуществление расчетной операции, но работодатель все же компенсирует ему расходы на проезд, то сумма такой компенсации попадет в налогооблагаемый доход работника как дополнительное благо (категория 103.17 ЗІР ГФСУ);
2) распечатку на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);
3) оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира или распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный в случае онлайн-регистрации на авиарейс.
Некоторые авиаперевозчики требуют плату за распечатку посадочного талона непосредственно в аэропорту (если пассажир не зарегистрировался онлайн). На наш взгляд, такие расходы тоже должны быть компенсированы предприятием без включения в налогооблагаемый доход работника. Ведь они понесены в связи с командировкой. Главное — подтвердить такие расходы документально.
Поезд. Что касается покупки электронных железнодорожных билетов, то здесь подтвердить расходы работника поможет распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (п. 12 разд. II и п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59). В случае если работник дополнительно оплачивал перевозку багажа и/или отдельно заказывал услуги (например, по пользованию комплектом постельного белья или бронированию места), в качестве подтверждающих документов подойдут распечатанные на бумажном носителе перевозочный документ и/или документ на услуги.
Обратите внимание: в случае с электронными ж/д билетами дополнительный документ, подтверждающий их оплату, не нужен (п. 5.6 Порядка № 331/137). Отрадно, что этот факт признают и налоговики (письма ГФСУ от 15.12.16 г. № 27169/6/99-99-13-02-03-15, от 13.06.16 г. № 12975/10/28-10-01-03-11, категория 109.10 ЗІР ГФСУ).
Автобус. Пункт 12 разд. II и п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59 гласят, что в случае интернет-заказа проездных документов на автобусные пассажирские перевозки основанием для возмещения расходов на приобретение электронного билета является лишь распечатанный на бумажном носителе проездной документ.
Однако, считаем, что расчетный документ, подтверждающий приобретение автобусного электронного билета, все равно нужен. Ведь «командировочный» п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ требует наличия расчетных документов о приобретении электронного билета по всем видам транспорта.
Компенсируем расходы на проезд автомобилем. Нужно заметить, что разд. II Инструкции № 59, регулирующий порядок направления работников в командировку в пределах Украины, не содержит норм, определяющих особенности возмещения командированному работнику расходов на проезд служебным автомобилем. Ничего о возможности компенсации расходов на служебный автомобиль не говорит и п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.
Следовательно, такие затраты не могут быть включены в смету расходов на командировку и компенсированы как командировочные.
Но! Поскольку предприятие использует служебный автомобиль для поездки работника в рамках своей хоздеятельности, затраты на использование транспортного средства считаются расходами на хозяйственные нужды. Значит, одновременно с авансом на командировку предприятие должно выдать работнику подотчетные средства на хознужды (для компенсации расходов на ГСМ, стоянку и т. д.).
После возвращения из командировки работник отчитывается обо всех понесенных расходах. Причем сумма документально подтвержденных расходов не включается в состав налогооблагаемого дохода физлица на основании пп. 165.1.11 и 170.9.1 НКУ (ср. ).
Если работник использует в командировке собственный автомобиль, предприятие тоже может возместить «автомобильные» затраты работника. Но учтите: налоговики компенсацию затрат на использование личного автомобиля работника считают его дополнительным благом (категория 103.02 ЗІР ГФСУ). А значит, с суммы такого дохода необходимо удержать НДФЛ и ВС. Кроме того, на эту сумму придется начислить и ЕСВ как на выплату индивидуального характера, включаемую в фонд оплаты труда (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5, п.п. 5 п. 3 разд. IV Инструкции № 449).
Чтобы избежать налогообложения компенсационных выплат в такой ситуации, предприятие может заключить с собственником автомобиля договор аренды либо договор ссуды транспортного средства.
Компенсируем расходы на проживание
Какие расходы можно компенсировать. Возмещению подлежат фактические расходы на (п. 5 разд. II и п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59):
• наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания, в том числе за время вынужденной остановки в пути;
• бронирование места в гостинице (мотеле) в размере, не превышающем 50 % стоимости такого места за одни сутки;
• бытовые услуги, включенные в счета на оплату стоимости проживания (стирка, чистка, ремонт и глаженье одежды, обуви или белья), но не более 10 % сумм суточных расходов за все дни проживания;
• пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные разговоры), холодильником, телевизором и другие расходы (при условии, что они включены в счета на оплату стоимости проживания).
При этом, как указывает Минфин в письме от 03.02.12 г. № 31-07230-2-6/534, к категории «другие расходы» относятся прочие предоставленные гостиницей (мотелем) услуги во время проживания командированного работника, которые не вошли в перечень услуг, указанный в Инструкции № 59 и могут быть возмещены в соответствии с законодательством Украины (не запрещены к возмещению).
О возможности компенсации других расходов, связанных с проживанием работника в командировке, см. в табл. 3.
Таблица 3. Компенсация расходов, связанных с наймом жилого помещения
| Вид расходов | Возмещать / не возмещать |
| Расходы на питание, стоимость которого включена в счет | Расходы на питание, стоимость которого определена и включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы, оплачиваются командированным работником за счет суточных расходов (абзац четвертый п. 5 разд. II и п.п. «д» п.п. 16.2 разд. ІІІ Инструкции № 59). В таком случае при расчете суточных вам придется уменьшать их сумму на стоимость питания, включенную в гостиничный счет. Хотя «обычные» предприятия вправе возмещать своим работникам суточные расходы в полном объеме (письмо ГНСУ от 31.03.12 г. № 5742/6/15-1415) |
| Расходы на бронирование номера | В отличие от бюджетных учреждений, хозрасчетные предприятия вправе компенсировать работнику расходы на бронирование мест в гостинице в полном объеме. Естественно, при наличии подтверждающих документов. Кроме того, в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ прямо сказано, что такие затраты можно возмещать в их фактическом размере без риска попасть под обложение НДФЛ и ВС |
| «Чаевые», алкоголь, зрелищные мероприятия | Нормы п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ предписывают включать в налогооблагаемый доход работника суммы возмещения стоимости алкогольных напитков и табачных изделий, «чаевых», а также плату за зрелищные мероприятия. Исключение составляют случаи, когда работник не мог не заплатить «чаевые», поскольку их сумма включается в счет согласно законодательству страны пребывания. То есть, хозрасчетное предприятие может возместить и стоимость «запрещенных» расходов, но с соответствующим налогообложением |
| Оплата проживания одного работника в двух-, трехместном номере | Никаких ограничений на этот счет п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ не устанавливает. Получается, что по решению работодателя работнику могут быть компенсированы затраты на наем не только одноместного, но и двухместного и даже трехместного номера. Но! Налоговики настаивают: расходы на проживание в командировке могут быть компенсированы работнику только в размере стоимости одного места в гостиничном номере за каждые сутки проживания (см. письмо ГНСУ от 31.03.12 г. № 5742/6/15-1415). Если предприятие компенсирует работнику также стоимость второго места в номере, налоговики будут настаивать на включении такой суммы в налогооблагаемый доход физлица как допблага |
| Проживание в частном секторе и других жилых помещениях (в том числе санаториях) | Из положений п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ следует, что не являются объектом обложения НДФЛ (а соответственно и ВС) расходы на проживание, подтвержденные счетами гостиниц (мотелей) или других лиц, которые предоставляют услуги размещения или проживания физлица. То есть компенсировать можно не только документально подтвержденные расходы на проживание в гостиницах (мотелях), но также и затраты на наем других жилых помещений. Единственное условие: наличие оригиналов подтверждающих документов (письмо Минфина от 05.05.11 г. № 31-07230-16-21/11582) |
| Оплата одним работником стоимости проживания за двоих и более работников | Выявить такую ситуацию можно, если работник оплатил проживание в командировке за себя и своих коллег, используя платежную карточку. Минфин (см. письмо от 08.01.14 г. № 31-07250-06-29/19) и НБУ (см. письмо от 07.04.06 г. № 25-209/827-3767) в свое время не возражали против такой оплаты. Однако для подтверждения осуществленных расходов счет обязательно должен содержать: • фамилии лиц, за проживание которых произведена оплата; • сроки проживания в гостинице указанных лиц; • стоимость номеров, в которых проживали такие лица; • виды расходов, включенные в квитанцию (счет). Такие документы прилагает к своему Отчету подотчетное лицо, оплатившее проживание за сотрудников предприятия и за себя. В то же время учтите, что налоговики свою позицию по указанному вопросу не высказывали. А значит, от их претензий при проверке вы не застрахованы |
| Пользование кондиционером | По мнению Минфина (см. письмо от 03.02.12 г. № 31-07230-2-6/534), а также с учетом п. 5 разд. ІІ и п.п. «б» п. 7 разд. III Инструкции № 59 плату за пользование кондиционером возмещают командированному работнику в составе прочих расходов на проживание при условии, что стоимость такой услуги включена в счет на проживание |
| Страхование в гостинице | Поскольку расходы на страхование входят в стоимость гостиничных услуг, они непосредственно связаны с командировкой. Следовательно, предприятие на основании ст. 121 КЗоТ обязано возместить командированному сотруднику расходы на страхование, выделенные в гостиничном счете. Причем такая компенсация, на наш взгляд, не считается дополнительным благом работника и не облагается НДФЛ и ВС |
Документальное подтверждение расходов на проживание. Как и командировочные расходы на проезд, расходы на проживание возмещают только при наличии оригиналов подтверждающих документов.
Документами, подтверждающими стоимость расходов на проживание командированных лиц, п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ называет счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе по бронированию мест в местах проживания.
В свою очередь, согласно требованиям Закона об РРО документами, подтверждающими оплату гостиничных услуг, т. е. расчетными документами, могут быть фискальные кассовые чеки РРО или расчетные квитанции. Как видите, расходы на проживание в гостинице нужно подтверждать двумя документами — и счетом гостиницы, и чеком РРО (расчетной квитанцией).
Наличия только гостиничного счета для обоснования правомерности возмещения расходов на проживание будет недостаточно. И об этом желательно предупредить работника еще до направления его в командировку.
А если субъект хозяйствования (в частности, предприниматель-единоналожник), предоставляющий услуги по временному размещению, не обязан применять РРО (РК)? Он все равно должен выдать документ, подтверждающий оплату стоимости проживания (например, квитанцию).
Что касается гостиничного счета, то на данный момент типовой формы этого документа, обязательной к применению всеми субъектами хозяйствования, не существует. Однако, по мнению Минфина (см. письма от 11.03.06 г. № 31-26030-12-13/5020 и от 31.08.2007 г. № 31-26030-13-16/17569), в счете должны быть указаны:
• фамилия работника, направленного в командировку;
• срок проживания;
• стоимость основных и дополнительных услуг, полученных в гостинице или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица.
В качестве ориентира субъекты хозяйствования, оказывающие услуги по временному размещению, могут использовать форму счета, утвержденную приказом Госстроя от 13.10.2000 г. № 230.
И наконец, несколько слов скажем о турсборе. Как установлено п.п. «б» п.п. 268.2.2 НКУ, плательщиками туристического сбора не являются лица, прибывшие в командировку.
Чтобы подтвердить «командировочный» статус работника, подойдет копия приказа о направлении работника в командировку, которую он должен предъявить сотрудникам гостиницы. На основании этой копии гостиница не будет включать турсбор в счет за проживание (см. письмо ГНАУ от 29.04.11 г. № 12291/7/15-0717 и письмо ГНСУ от 20.08.12 г. № 1091/0/71-12/15-2217м).
А если командированному работнику включили турсбор в счет за проживание? Конечно, по решению руководителя предприятие может компенсировать работнику сумму уплаченного им турсбора. Но в таком случае указанная сумма попадет в доход работника как дополнительное благо с соответствующим налогообложением (категория 103.07 ЗІР ГФСУ).
Налоговый и бухгалтерский учет расходов на командировку
Бухгалтерский учет
Инструкцией № 291 для учета расчетов с подотчетными лицами, к которым относятся и командируемые работники, предусмотрен субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами».
По дебету этого субсчета в корреспонденции с кредитом субсчетов учета денежных средств и документов (301, 311, 313, 331) отражают:
• суммы, выданные работникам под отчет;
• суммы возмещения работникам собственных средств, использованных в командировке.
По кредиту субсчета 372 показывают:
• суммы израсходованных подотчетными лицами средств, выданных на командировку, — в корреспонденции со счетами учета расходов и ТМЦ, а также НДС;
• суммы, не использованные командированным работником и возвращенные им, — в корреспонденции с субсчетами учета денежных средств и документов.
В зависимости от цели командировки, определенной руководителем предприятия в соответствующем приказе, и подразделения, в котором работает командированный работник, суммы израсходованных подотчетными лицами средств отражают на следующих счетах бухгалтерского учета (Дт 20, 22, 23, 28, 91, — 94 — Кт 372).
Имейте в виду: расходы отражают в учете на дату утверждения руководителем предприятия Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.
Налоговый учет
Налог на прибыль (ННП). На сегодня объектом обложения ННП является бухгалтерский финрезультат до налогообложения, откорректированный на разницы, установленные разд. ІІІ НКУ.
Вот только действующие нормы НКУ никаких «командировочных» разниц не предусматривают. Поэтому любые расходы на командировку можно смело включать в расходы, формирующие базу обложения ННП.
Заметьте: в этом случае не имеет значения, связаны понесенные в командировке расходы с хоздеятельностью предприятия или нет. Поэтому уменьшат базу обложения ННП и дополнительные хозрасходы (на камеры хранения, платный зал ожидания и пр.), и личные расходы работника (неслужебные телефонные переговоры, проживание в двухместном номере вместо одноместного и т. д.).
НДС. Суммы НДС, уплаченные командированным работником при приобретении товаров и/или услуг, предприятие имеет право отнести в налоговый кредит (НК) (п.п. «а» п. 198.1 НКУ). Безусловно, такие суммы должны быть документально подтверждены.
В общем случае право на НК дает должным образом составленная и зарегистрированная в ЕРНН налоговая накладная (НН) (п. 201.10 НКУ). Однако в случае с командировочными расходами открываются более широкие возможности подтверждения такого права (письмо ГФСУ от 22.08.17 г. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).
Так, НК по транспортным расходам отражают без получения НН непосредственно на основании транспортных билетов (п. 201.11 НКУ). При этом билеты должны содержать информацию об общей сумме платежа, сумме налога и ИНН продавца. Исключение составляют билеты, форма которых утверждена международными стандартами. В них наличие ИНН продавца необязательно. А вот сумма НДС все равно должна быть указана (категория 101.13 ЗІР ГФСУ).
Не возражают контролеры и против отражения НК на основании электронных билетов (письмо ГФСУ от 21.12.17 г. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК, категория 101.13 ЗІР ГФСУ). Но учтите: такой билет обязательно должен содержать информацию об общей сумме предоставленных услуг, сумме НДС, а также фискальном номере и ИНН продавца.
Заметим: некоторые документы на проезд содержат информацию о том, что это и билет, и одновременно фискальный чек. При этом п.п. «б» п.п. 201.11 НКУ позволяет включать в НК суммы НДС на основании кассовых чеков, которые содержат общую сумму НДС, фискальный номер и ИНН поставщика. Однако общая сумма полученных по таким чекам товаров/услуг не может превышать 200 грн. в день (без учета НДС).
В связи с этим возникает вопрос: можно ли отразить НК на основании таких билетов — фискальных чеков, если их сумма без НДС больше 200 грн.
Можно. Отражать НДС в составе НК следует как по транспортным билетам, руководствуясь п.п. «а» п. 201.11 НКУ, а не как по фискальному чеку (см. письмо МГУ ГФС — ЦООКП от 16.12.15 г. № 27154/10/28-10-06-11). В таком случае при отражении НК по транспортным билетам не имеют значения их стоимость и общее количество, приобретенное в течение одного дня.
«Входную» сумму НДС, уплаченную в составе стоимости проживания, можно отражать на основании гостиничного счета, содержащего общую сумму платежа, сумму налога и ИНН продавца (п. 201.11 НКУ).
А вот для подтверждения НК по «входному» НДС от стоимости прочих расходов командированного работника нужны НН.
Как вариант могут подойти чеки РРО (п.п. «б» п. 201.11 НКУ). При этом, как мы уже указали ранее, такие чеки должны содержать общую сумму НДС, фискальный номер и ИНН поставщика. Кроме того, в таком случае общая сумма полученных товаров или услуг (без учета НДС) не должна превышать 200 грн. в день. Причем если общая сумма в чеке больше, то, по мнению налоговиков (см. консультацию в категории 101.23 ЗІР ГФСУ), НК по нему нельзя отражать даже в пределах разрешенной суммы.
Интересный момент. В случае, когда подотчетное лицо привозит из командировки несколько кассовых чеков с разными датами, в НК разрешается отразить НДС по чекам на сумму 200 грн. за каждый день пребывания лица в командировке, а не в целом по Отчету (категория 101.13 ЗІР ГФСУ).
На какую дату отражать НК по документам — заменителям НН?
По мнению налоговиков, — на дату подачи авансового отчета (категория 101.13 ЗІР ГФСУ, письмо ГФСУ от 22.08.17 г. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК). Хотя, по нашему мнению, здесь корректнее было бы говорить о дате утверждения Отчета, а не о дате его подачи.
Обратите внимание: согласно п. 201.11 НКУ плательщики НДС обязаны вести отдельный реестр документов — заменителей НН. Форма такого документа официально не утверждена, а значит, вести его можно в произвольной форме.
И еще один важный момент. Если расходы командированного связаны с нехозяйственной, льготируемой или необъектной деятельностью, придется начислить «компенсирующие» налоговые обязательства по НДС в соответствии с п. 198.5 НКУ.
НДФЛ, ВС и ЕСВ. В абзаце втором п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ четко указаны виды расходов, которые не включаются в налогооблагаемый доход работника. Но учтите: для необложения такие расходы должны быть документально подтверждены (абзац третий п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).
Если определенная категория расходов не упомянута в абзаце втором п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ как необлагаемая, но согласно Положению о служебных командировках компенсируется работодателем, то такую выплату следует облагать НДФЛ и ВС. То же самое касается расходов, которые указаны в упомянутом абзаце, но их осуществление в командировке не подтверждено работником документально.
Также под обложение НДФЛ и ВС попадают суточные, выданные командированному работнику сверх предельного размера, регламентированного абзацем пятым п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.
Кроме того, если работник приобрел товары для нужд работодателя за счет собственных средств (денежные средства под отчет не выдавались), то сумму таких средств, возмещаемую ему работодателем за указанные товары, следует обложить НДФЛ (как прочий облагаемый доход) и ВС (письмо ГФСУ от 23.02.18 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК).
Теперь о ЕСВ. С суточными все предельно ясно — их облагать этим взносом не нужно (такая выплата не включена в фонд оплаты труда).
А вот в отношении прочих налогооблагаемых командировочных расходов (не обязательных для возмещения работодателем) есть опасение, что фискалы будут рассматривать их как составляющую фонда оплаты труда. Следовательно, эту выплату придется облагать еще и ЕСВ.
Теперь давайте закрепим все сказанное на примерах.
Пример 1. Заместитель директора предприятия направлен в командировку из г. Харькова в г. Киев. Аванс на командировку выдан в сумме 4000,00 грн. Срок командировки в соответствии с приказом — 3 дня. Согласно Положению о служебных командировках суточные при направлении в командировку в г. Киев выплачиваются в размере 380,00 грн. в день.
После возвращения из командировки работник составил Отчет и предоставил документы, подтверждающие понесенные им расходы:
• железнодорожные билеты до г. Киева и обратно стоимостью 265,65 грн. каждый (в том числе НДС — 44,23 грн.);
• счет гостиницы и кассовый чек на оплату услуг проживания в сумме 2700,00 грн. (в том числе НДС — 450,00 грн.).
На основании приказа о командировке и Положения о служебных командировках сумма суточных расходов составила 1140,00 грн. (3 дн. х 380,00 грн./дн.).
Общая сумма командировочных расходов — 4371,30 грн. Отчет подан своевременно и утвержден в полной сумме.
Как такие командировочные расходы отразить в учете предприятия, вы можете увидеть в табл. 4.
Таблица 4. Учет «сверхнеоблагаемых» суточных
| Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, грн. | |
| Дт | Кт | ||
| 1. Выдан работнику аванс на командировку | 372 | 301 | 4000,00 |
| 2. Утвержден Отчет и включены в расходы: | |||
| • необлагаемые суточные (372,30 грн./дн. х 3 дн.) | 92 | 372 | 1116,90 |
| • расходы на проезд | 442,84 | ||
| • расходы на проживание | 2250,00 | ||
| 3. Отражен налоговый кредит по НДС, уплаченному в составе стоимости: | |||
| • проезда | 641/НДС | 372 | 88,46 |
| • проживания | 450,00 | ||
| 4. Отражена облагаемая сумма суточных ((380,00 грн./дн. - 372,30 грн./дн.) х 3 дн.) | 663 | 372 | 23,10 |
| 5. Начислен доход работника в сумме сверхнеоблагаемых суточных (23,10 грн. х 1,242236) | 92 | 663 | 28,70 |
| 6. Удержан НДФЛ с суммы «сверхнеоблагаемых» суточных (28,70 грн. х 18 % : 100 %) | 663 | 641/НДФЛ | 5,17 |
| 7. Удержан ВС с суммы «сверхнеоблагаемых» суточных (28,70 грн. х 1,5 % : 100 %) | 663 | 642/ВС | 0,43 |
| 8. Перечислен НДФЛ в бюджет | 641/НДФЛ | 311 | 5,17 |
| 9. Перечислен ВС в бюджет | 642/ВС | 311 | 0,43 |
| 10. Выданы из кассы средства в погашение задолженности перед работником (4371,30 грн. - 4000,00 грн.) | 372 | 301 | 371,30 |
| 11. Отнесены командировочные расходы на финансовый результат | 791 | 92 | 3838,44 |
Учет операций с применением платежных карточек
Для операций по КПК предприятия могут либо открыть отдельный дополнительный текущий счет в банке, либо использовать имеющийся, расширив его возможности. На практике предприятия чаще всего выбирают первый вариант.
При таком подходе денежные средства в национальной валюте, перечисленные на карточный счет (2605), логично учитывать на субсчете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте».
Важно! При осуществлении платежей с использованием электронных платежных средств дата фактического списания средств со счета не всегда совпадает с датой осуществления операции.
В связи с этим в учете имеет смысл разделять суммы, заблокированные на текущих счетах предприятия, и денежные средства, доступные для использования.
Для этого можно ввести дополнительные субсчета к субсчету 313, например: 313/1 «Денежные средства, доступные для использования с применением КПК» и 313/2 «Денежные средства, заблокированные в результате операций с КПК».
Еще один момент. На наш взгляд, отражать получение работником средств наиболее логично на дату снятия наличных в банкомате или осуществления им безналичных расчетов с использованием КПК.
При этом рекомендуем делать следующую проводку: Дт 372 — Кт 333.
А теперь рассмотрим порядок отражения операций с применением платежных карточек на примере.
Пример 2. Менеджер по сбыту находился в командировке с 16.05.18 г. по 18.05.18 г. На картсчет 11.05.18 г. была перечислена сумма 4500,00 грн. В этот же день работнику выдана КПК. Денежные средства в сумме 2000,00 грн. сняты работником наличными в банкомате 14.05.18 г. с уплатой комиссии в размере 20,00 грн. Средства списаны со счета предприятия 15.05.18 г.
Кроме того, с применением КПК через платежный терминал 16.05.18 г. была оплачена стоимость проживания в гостинице в размере 1290,00 грн. Средства списаны с картсчета 17.05.18 г.
22.05.18 г. работником составлен Отчет, который был утвержден в тот же день в сумме 2944,96 грн. (в том числе НДС — 304,58 грн.) с учетом суточных в размере 1116,90 грн. (372,30 грн./дн.* х 3 дн.).
* Размер суточных по Украине согласно приказу и Положению о служебных командировках, действующему на предприятии.
Учет операций с использованием КПК представим в табл. 5.
Таблица 5. Использование КПК при командировке в пределах Украины
| Дата | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 11.05.18 г. | 1. Перечислены средства на картсчет | 313/1 | 311 | 4500,00 |
| 11.05.18 г. | 2. Выдана КПК работнику | В аналитическом учете делается запись о выдаче КПК работнику | ||
| 14.05.18 г. | 3. Отражено снятие работником наличных средств в банкомате | 372 | 333 | 2000,00 |
| 14.05.18 г. | 4. Заблокирована сумма, полученная работником наличными в банкомате | 313/2 | 313/1 | 2000,00 |
| 14.05.18 г. | 5. Заблокирована сумма в размере комиссии банка | 313/2 | 313/1 | 20,00 |
| 15.05.18 г. | 6. Списана сумма, полученная работником наличными в банкомате | 333 | 313/2 | 2000,00 |
| 15.05.18 г. | 7. Списана комиссия банка | 92 | 313/2 | 20,00 |
| 16.05.18 г. | 8. Отражена оплата работником стоимости проживания в гостинице | 372 | 333 | 1290,00 |
| 16.05.18 г. | 9. Заблокированы денежные средства в оплату проживания в гостинице | 313/2 | 313/1 | 1290,00 |
| 17.05.18 г. | 10. Списаны денежные средства в оплату проживания в гостинице | 333 | 313/2 | 1290,00 |
| 22.05.18 г. | 11. На основании утвержденного Отчета командировочные расходы включены в расходы на сбыт | 93 | 372 | 2640,38 |
| 22.05.18 г. | 12. На основании приложенных к Отчету первичных документов (проездных билетов и счета гостиницы) отражен налоговый кредит по НДС | 641/НДС | 372 | 304,58 |
| 22.05.18 г. | 13. Возвращен в кассу остаток неиспользованных денежных средств (2000,00 грн. + 1290,00 грн. - 2944,96 грн.) | 301 | 372 | 345,04 |
| 22.05.18 г. | 14. Возвращена КПК работником | В аналитическом учете делается запись о возврате КПК работником | ||
Документы Темы недели
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Закон № 85/96 — Закон Украины «О страховании» от 07.03.96 г. № 85/96-ВР.
Закон № 324/95 — Закон Украины «О туризме» от 15.09.95 г. № 324/95-ВР.
Указ № 436 — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.
Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5.
Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
Инструкция № 291 — Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291.
Инструкция № 449 — Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом Минфина от 20.04.15 г. № 449.
Положение № 137 — Положение о порядке эмиссии платежных карточек и осуществлении операций с их применением, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.04.05 г. № 137 (утратило силу).
Положение № 148 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148.
Порядок № 331/137 — Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.13 г. № 331/137.
Постановление № 98 — постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.11 г. № 98.
Правила № 19 — Правила пользования гостиницами и аналогичными средствами размещения и предоставления гостиничных услуг, утвержденные приказом Гостурадминистрации от 16.03.04 г. № 19.
