Теми статей
Обрати теми

Службові відрядження за кордон

Вороная Наталія, експерт з кадрових і податкових питань, Савченко Олена, налоговый эксперт, Ушакова Лілія, експерт з кадрових і податкових питань, Чернишова Наталія, експерт з кадрових і податкових питань
Мабуть, поодинокий працівник не бажав би відправитися у відрядження за кордон. Адже це така нагода відвідати іншу країну за чужий рахунок (хай і в робочих питаннях)! Але ось тільки його роботодавцеві в цьому випадку необхідно бути украй пильним і врахувати всі нюанси, що стосуються компенсації «закордонвідрядних» витрат. Про них ми сьогодні й поговоримо.

Організаційні особливості

Оформляємо документи на закордонвідрядження

Нагадаємо: направлення працівника у відрядження по Україні оформляють наказом. Але це ще не все. Пункт 1 розд. III Інструкції № 59 додатково до наказу рекомендує оформляти ще два документи:

1) технічне завдання на відрядження. У ньому визначають мету відрядження, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення додається його копія з перекладом). Технічне завдання в довільній формі складає, як правило, начальник відділу, в якому працює відряджений працівник;

2) кошторис витрат на відрядження. Він є переліком витрат працівника, які будуть ним понесені у відрядженні, із зазначенням їх передбачуваної суми.

І, звісно ж, перед початком відрядження треба не забути оформити всі необхідні документи для в’їзду працівника до країни відряджання (закордонний паспорт, дозвіл на в’їзд (візу), медичну страховку тощо).

Видаємо аванс

Видати аванс необхідно в національній валюті держави, куди відряджають працівника, або у вільно конвертованій валюті.

Також, на наш погляд, можна видати відрядний аванс частково в гривнях, частково в іноземній валюті. Особливо зручно так чинити у тому випадку, якщо при направленні працівника у відрядження за кордон планується, що частина витрат буде понесена на території України (лист Мінфіну від 04.06.07 р. № 31-26030-12/23-3982/4279). Єдине, радимо «гривневу» суму авансу обґрунтувати при складанні кошторису витрат на відрядження.

Аванс відрядженому працівникові можна видати:

• готівковими грошовими коштами або

• у безготівковій формі (перерахувавши на відповідний картковий рахунок).

Для забезпечення працівника «готівковим» авансом в інвалюті підприємству необхідно або отримати відповідну суму в установі банку, або спеціально через уповноважений банк придбати валюту на МВРУ*.

* Тут і далі — міжбанківський валютний ринок України.

Зауважте: купувати готівкову валюту для видачі авансу на закордонвідрядження в обмінному пункті категорично заборонено!

Ігнорування вимог п. 1 ст. 6 Декрету № 15-93 може обернутися для підприємств фінансовими санкціями. Так, на думку НБУ (див. лист від 16.08.04 р. № 46-009/285-8297), підприємству-порушникові загрожує штраф в сумі, еквівалентній сумі (вартості) операції, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день її здійснення, на підставі абзацу четвертого п. 2 ст. 16 Декрету № 15-93.

Якщо у підприємства є валютний рахунок і на ньому достатня сума інвалюти, то для видачі готівкою авансу на відрядження підприємству треба тільки отримати відповідну суму у банку (п. 2.1 Правил № 200). Для цього слід підготувати такі документи (п. 2.2 Правил № 200):

1) заяву на видачу готівки;

2) доручення повноважному представникові на отримання іноземної валюти в касі уповноваженого банку;

3) лист-розрахунок, який містить такі дані:

• прізвище, ім’я і по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон;

• розрахунок витрат.

Розрахунок витрат складають у довільній формі. Він повинен містити інформацію про добові, витрати на найм житла (оплату готелів), транспортні та інші витрати за кордоном, що підлягають відшкодуванню згідно з чинним законодавством.

Після отримання валюти з поточного рахунку її необхідно оприбутковувати в касі підприємства.

При видачі працівникові авансу в інвалюті враховуйте: одному працівникові може бути видана інвалюта готівкою та/або дорожні чеки на загальну суму, що не перевищує норм вивезення іноземної валюти (дорожніх чеків), встановлених нормативно-правовими актами НБУ (п. 2.4 Правил № 200).

Норми вивезення фізичними особами готівкової інвалюти за межі України встановлені гл. 2 Інструкції № 148 і складають:

• суму, що не перевищує еквівалент 10000 євро, без письмового декларування митному органу;

• суму, що перевищує еквівалент 10000 євро, за умови письмового декларування митному органу в повному обсязі. При цьому необхідно мати документи, які підтверджують зняття готівки з власних рахунків у банках, і квитанції про здійснення валютно-обмінної операції з цією готівкою виключно на ту суму, яка перевищує в еквіваленті 10000 євро.

Юрособа вивозить готівку за межі України через повноважного представника без обмеження суми на умовах письмового декларування відповідному митному органу в повному обсязі. При цьому повноважний представник декларує готівку, яку вивозить за дорученням юридичної особи, і власні кошти окремо з використанням двох примірників митної декларації.

Важливо! Інвалютну готівку, отриману з поточного рахунку в іноземній валюті, підприємство повинне використати виключно на ті цілі, на які вона була отримана (п. 8.14 Правил № 200).

Усю невикористану у відрядженні інвалютну готівку підприємство повинне здати у банк протягом 5 банківських днів з моменту оприбутковування валюти в касі підприємства (п. 8.4 Правил № 200). Вкотре повторимо: використовувати цю валюту на інші цілі заборонено.

Компенсація «закордонвідрядних» витрат

«Закордонвідрядні» добові

Визначаємо одноденний розмір закордондобових. Визначаючи конкретний розмір закордондобових, керівникові треба пам’ятати два важливі моменти:

1. Розмір добових для працівників «звичайних» підприємств не має бути менший, ніж величина добових, яка визначена постановою № 98 для бюджетників (лист Мінсоцполітики від 21.12.16 р. № 1732/0/101-16/28).

2. Для оптимізації оподаткування бажано затвердити таку суму добових витрат, яка не перевищить граничні неоподатковувані норми, встановлені п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.

Звісно, ви можете виплатити добові і в сумі, що перевищує згадані вище 80 євро за день. Але пам’ятайте: у такому разі суму перевищення доведеться включити до оподатковуваного доходу працівника та утримати з неї ПДФО і ВЗ.

Також може загрожувати оподаткуванням установлення граничного розміру «закордонвідрядних» добових на рівні «податковограничних» 80 євро.

Річ у тому, що відповідно до п. 5 П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів» для відображення витрат суму в інвалюті перераховують у гривню за курсом НБУ на початок дня дати здійснення операції. Тобто на день видачі авансу.

Водночас п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ пропонує визначати граничний неоподатковуваний розмір добових за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день.

Таким чином, якщо граничний неоподатковуваний розмір добових, визначений на конкретний день закордонвідрядження, виявиться меншим, ніж сума добових за цей день у складі авансу на таке відрядження, виникне дохід, оподатковуваний ПДФО і ВЗ.

Приклад 1. Менеджер направлений у відрядження до Португалії. Строк відрядження — 3 дні (з 16.05.18 р. по 18.05.18 р.).

Розмір «закордонних» добових згідно з Положенням про службові відрядження і наказом керівника — 80 євро. Сума добових, видана працівникові з урахуванням строку відрядження, — €240 (€80 х 3 дні). Аванс на відрядження видано 14.05.18 р. Курс НБУ склав:

14.05.18 р. — 31,97 грн./€*;

16.05.18 р. — 32,05 грн./€;

17.05.18 р. — 31,92 грн./€;

18.05.18 р. — 32,04 грн./€.

Після повернення з відрядження працівник подав авансовий звіт та оригінали підтвердних документів.

* Тут і далі — курс умовний.

Спочатку визначимо суму добових з розрахунку на один день, виданих працівникові, в загальній сумі авансу 14.05.18 р. Для перерахунку використовуємо курс НБУ, що діяв на день видачі авансу (п. 5 П(С)БО 21).

€80 х 31,97 грн./€ = 2557,60 грн.

Далі розрахуємо граничну суму добових, яка не підлягає обкладенню ПДФО і ВЗ. Розрахунки наведемо в табл. 1.

Таблиця 1. Розрахунок неоподатковуваного розміру добових

Дата

Курс євро на день видачі авансу,

грн./€

Сума добових на дату авансу,

грн.

Курс євро на конкретний день відрядження,

грн./€

Гранична сума добових, що не підлягає оподаткуванню, грн.

(€80 х гр. 4)

Оподатковуваний дохід, грн. (додатна різниця

гр. 3 - гр. 5)

1

2

3

4

5

6

16.05.18 р.

31,97

2557,60

32,05

2564,00

17.05.18 р.

31,97

2557,60

31,92

2553,60

4,00

18.05.18 р.

31,97

2557,60

32,04

2563,20

Пояснимо наведені в таблиці розрахунки. Гранична сума добових, яка не підлягає обкладенню ПДФО і ВЗ, розрахована відповідно до п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ на 16.05.18 р. (2564,00 грн.), більше суми добових, виданих у межах авансу (2557,60 грн.). Тому дохід у працівника не виникає. Те ж саме можна сказати і щодо добових, виданих за 18.05.18 р. (2563,20 грн. > 2557,60 грн.)

А ось неоподатковувана гранична сума добових, розрахована на 17.05.18 р. (2553,60 грн.), менше тієї, яка зафіксована в бухобліку (2557,60 грн.).

А це означає, що в працівника виник дохід у вигляді додаткового блага у розмірі 4,00 грн. (2557,60 грн. - 2553,60 грн.).

Такий дохід обкладають ПДФО за ставкою 18 % і ВЗ за ставкою 1,5 %. Отже, щоб уникнути виникнення такого оподатковуваного доходу, доцільно встановлювати граничний розмір «закордонвідрядних» добових менше ніж 80 євро.

Розраховуємо загальну суму закордондобових. Добре, якщо норми закордондобових підприємством установлені в тій валюті, в якій видають аванс. Тоді розрахунок їх загальної суми зводиться до того, щоб помножити норму добових на кількість днів перебування у відрядженні.

В інших випадках установлені розміри добових витрат необхідно заздалегідь перерахувати у валюту авансу. Для цього:

1. Якщо норми добових для закордонвідряджень установлені в гривнях, то роботодавцю потрібно:

• дізнатися офіційно встановлений НБУ курс гривні до необхідної валюти на дату виплати авансу;

• норму добових у гривнях розділити на встановлений НБУ курс і помножити на кількість днів перебування у відрядженні.

2. Якщо норми добових установлені в одній валюті, а аванс необхідно видати в іншій, то розрахунок добових здійснюють так:

• на дату виплати авансу визначають крос-курс валют як відношення встановленого на цю дату курсу гривні до валюти, в якій встановлений розмір добових (наприклад, до долара США), до курсу гривні до валюти, в якій видаватиметься аванс (наприклад, до євро);

• норму добових витрат множать на заздалегідь розрахований крос-курс і на кількість днів перебування у відрядженні. Для наочності розрахунок добових для описаних варіантів покажемо на прикладах.

Приклад 2. Працівник підприємства направлений у відрядження до США строком на 6 днів. Наказом керівника по підприємству встановлена виплата закордондобових у розмірі $80 на день. Аванс видають у доларах США.

Суму добових, що підлягає виплаті у складі авансу, розраховують так:

$80 х 6 дн. = $480.

Добові: «внутрішньоукраїнські» vs «закордонні». У цілях визначення добових витрат законодавство не вимагає від «звичайних» підприємств розбивати тривалість закордонвідрядження на час перебування в Україні і час перебування за кордоном, а норматив закордондобових у розмірі 80 євро поширюється на всі дні закордонвідрядження. Тобто госпрозрахункове підприємство може самостійно обирати, які саме добові («внутрішньоукраїнські» або «закордонні») платити за час перебування в Україні при закордонвідрядженні. Головне — зафіксувати своє рішення в Положенні про службові відрядження.

Водночас податківці радили в цьому випадку спиратися на норми п. 16.2 розд. ІІІ «бюджетної» Інструкції № 59 (категорія 103.17 ЗІР ДФСУ). Виходить:

• якщо відряджений працівник дорогою до іноземної держави або повертаючись з неї пересідає на інший транспортний засіб або зупиняється в готелі на території України — добові за період проїзду по території України відшкодовують за нормами, встановленими для відрядження по Україні;

• якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем останньої/першої пересадки на території України — за нормами, встановленими для відряджень за кордон;

• якщо пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі) на території України під час прямування у відрядження або з нього не було — за «закордонними» нормами за кожен день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття.

Проте, на наш погляд, керуватися цими нормами небюджетники зобов’язані тільки у тому випадку, якщо продублюють їх у своєму внутрішньому Положенні про службові відрядження.

Приклад 3. Працівник був направлений у відрядження з м. Харкова до м. Варшави (Польща) з 14.05.18 р. по 19.05.18 р. Відповідно до проїзних документів, наданих працівником, для прибуття до місця відрядження він скористався таким транспортом:

14.05.18 р. — поїздом за маршрутом Харків — Київ;

15.05.18 р. — поїздом за маршрутом Київ — Львів;

15.05.18 р. — поїздом за маршрутом Львів — Варшава.

До Варшави працівник прибув 16.05.18 р.

18.05.18 р. він відправився на автобусі з Варшави назад до України. 18.05.18 р. прибув до Києва, де того ж дня зупинився в готелі, що підтверджується рахунком на проживання. 19.05.18 р. працівник на поїзді відправився з Києва до Харкова, куди і прибув того ж дня.

Варіант 1. Положення про службові відрядження підприємства дублює норми «бюджетної» Інструкції № 59.

Оскільки остання пересадка на поїзд на території України (у Львові) при від’їзді в закордонвідрядження відбулася 15.05.18 р., саме з цієї дати необхідно застосовувати «закордонвідрядні» добові. Останнім днем застосування таких добових буде 18.05.18 р., оскільки саме цього дня відбулася перша зупинка в готелі (пересадка на поїзд відбулася пізніше — 19.05.18 р.) на території України.

Таким чином, підприємство повинне відшкодувати добові за нормами:

• встановленими для відряджень по Україні, — за 2 дні (14.05.18 р. і 19.05.18 р.);

• встановленими для відряджень за кордон, — за 4 дні (15.05.18 р. — 18.05.18 р.).

Варіант 2. Положенням про службові відрядження підприємства закріплено, що за весь час закордонвідрядження (включаючи час прямування по території України, незалежно від пересадок і зупинок) добові відшкодовуються за «закордонними» нормами.

У такому разі за всі 6 днів закордонвідрядження (з 14.05.18 р. по 19.05.18 р.) добові відшкодовуватимуться за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

І ще один важливий момент.

Фактичний час перебування працівника у відрядженні з метою розрахунку відшкодування добових визначають при відрядженні (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

• до країн, в’їзд громадян України на територію яких не вимагає наявності візи (дозволи на в’їзд), — відповідно до наказу про направлення працівника у відрядження і відповідних первинних документів;

• до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволи на в’їзд), — відповідно до наказу про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні.

Пам’ятайте: за відсутності зазначених підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу відрядженої особи.

Відшкодовуємо інші витрати на закордонвідрядження

Працівникові, який відряджається за кордон, законодавство дозволяє «безподатково» компенсувати не лише добові, але й низку інших витрат. Це витрати на (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

• проїзд (у тому числі на перевезення багажу і бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження;

• проживання в готелях або найм інших житлових приміщень;

• харчування, включені в рахунки готелів;

• оплату побутових послуг, що надаються в готелях, вартість яких включена до рахунку за проживання (прання, чищення тощо);

• оплату телефонних розмов;

• оформлення закордонних паспортів;

• оформлення дозволів на в’їзд (віз);

• оплату вартості обов’язкового страхування;

• «чайові», включені до рахунків згідно із законами країни перебування;

• інші документально підтверджені витрати, пов’язані з правилами в’їзду і перебування в країні відрядження.

У разі відповідного документального підтвердження зазначені витрати не підлягають обкладенню ПДФО і ВЗ.

Крім того, роботодавець може компенсувати відрядженому працівникові суму комісійних платежів при обміні валюти (п.п. «з» п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Оформлення закордонних паспортів і віз. Для того, щоб такі документи можна було віднести до відрядних, їх оформлення треба починати після видання наказу про відрядження.

Тоді кошти, видані працівникові на оформлення закордонного паспорта і віз, як частину витрат на закордонвідрядження, не включають до оподатковуваного доходу працівника.

Аванс на оформлення закордонного паспорта і віз найчастіше видають окремо від авансу на інші витрати, пов’язані з відрядженням. У цьому випадку працівник після оформлення закордонного паспорта і візи повинен відзвітувати про понесені витрати, подавши роботодавцеві у встановлені строки Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. До Звіту обов’язково мають бути додані оригінали документів, що підтверджують оплату вартості закордонного паспорта/візи. При цьому зауважте: другий аванс (у сумі добових, витрат на проживання і проїзд, а також інших витрат) можна видавати працівникові тільки після отримання Звіту за першим авансом (п. 19 Положення № 148).

Проте можливий і інший варіант — профінансувати такі витрати в загальній сумі витрат на відрядження. У такому разі працівник зобов’язаний відзвітувати за усіма витратами на відрядження, у тому числі й на оформлення закордонного паспорта/віз, після повернення з відрядження у встановлені законодавством строки.

Обов’язкове страхування. При компенсації та оподаткуванні страхових витрат треба виходити з їх обов’язковості (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Тобто:

• якщо для в’їзду до країни відрядження обов’язкова наявність страхового поліса, то витрати на його придбання можна компенсувати працівникові без утримання з цієї суми ПДФО і ВЗ (звісно, за наявності документального підтвердження витрат на оплату страхового поліса);

• якщо наявність страховки для в’їзду до країни не обов’язкова, а її оформлення — приватна ініціатива роботодавця, тоді працівник не має права на безподаткову компенсацію її вартості.

Закордонвідрядження на службовому автомобілі

При закордонвідрядженні на службовому автомобілі працівникові підприємства відшкодовують такі витрати (п. 12 розд. III Інструкції № 59):

• на ПММ відповідно до діючих норм* за один кілометр пробігу і затвердженого маршруту, що повинно бути зазначено в наказі (розпорядженні) керівника підприємства;

* Йдеться про Норми № 43. Хоча слід зауважити, що про обов’язковість їх використання в цих цілях (утім, як і самої Інструкції № 59) ПКУ нічого не говорить.

• на технічне обслуговування (далі — ТО);

• на стоянку і паркування;

• суму зборів за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами і водними переправами.

Увага! Усі перераховані витрати можуть бути компенсовані працівникові без включення до складу його оподатковуваного доходу.

Хоча, звісно, це правило діє тільки у разі, якщо витрати належним чином документально підтверджені.

Витрати на ТО і ремонт службового автомобіля. Треба зазначити, що Положення № 102 чітко розмежовує ТО транспортних засобів і їх ремонт.

Так, під технічним обслуговуванням розуміють комплекс операцій або операцію з підтримки роботоздатності або справності виробу під час використання за призначенням, зберігання і транспортування дорожніх транспортних засобів (п. 1.3 Положення № 102).

Існує декілька видів ТО автотранспорту. Проте в контексті «автовідрядної» теми достатньо зупинитися на одному з них — щоденному обслуговуванні (п. 3.5 Положення № 102).

А ось ремонтом дорожніх транспортних засобів п. 1.3 Положення № 102 велів вважати комплекс операцій з відновлення справності або роботоздатності виробів і відновлення ресурсів виробів або їх складових частин.

Як бачите, ТО і ремонт автомобіля, по суті, різні технологічні операції. Тому при буквальному прочитанні Положення № 102 можна дійти висновку, що відшкодовувати ремонтні витрати, понесені працівником під час закордонного автовідрядження, заборонено.

Звісно, краще за все виконані роботи «підігнати» під ТО, щоб відшкодувати їх вартість як витрати на відрядження.

Якщо ж такий варіант не підходить, завжди залишається можливість виплатити працівникові матеріальну допомогу, яка покриє понесені ним витрати. Але в такому разі доведеться обкладати її ПДФО і ВЗ відповідно до норм ПКУ.

А якщо працівник вирушає у відрядження на особистому автомобілі?

На жаль, у цьому випадку законодавець для закордонвідряджень послаблень взагалі не робить. Інструкцією № 59 не передбачено відшкодування витрат на заправлення, ТО, стоянку, паркування особистого автомобіля, на якому працівник виїхав у відрядження.

Але вихід є. Для відшкодування витрат відрядженому працівникові достатньо до відрядження укласти з ним договір оренди або договір позички автомобіля.

Купуємо ТМЦ у закордонвідрядженні

Розрахунки між резидентами і нерезидентами у межах торгового обігу можна здійснювати тільки через уповноважені банки в порядку, встановленому НБУ (ст. 7 Декрету № 15-93). Виходить, що працівник, перебуваючи у закордонвідрядженні, не може купувати за готівкову валюту ТМЦ для потреб підприємства (категорія 109.13 ЗІР ДФСУ).

Ігнорувати зазначений припис не варто. Інакше підприємству загрожує штраф за порушення порядку розрахунків, установленого ст. 7 Декрету № 15-93. Розмір штрафу еквівалентний сумі валютних цінностей, які використані при розрахунках, перерахованої у валюту України за обмінним курсом НБУ на день здійснення таких розрахунків (абзац шостий п. 2 ст. 16 Декрету № 15-93).

А якщо за ТМЦ у закордонвідрядженні розрахуватися безготівкою з використанням корпоративної платіжної картки?

Такого робити теж не варто. Річ у тому, що відповідно до п. 8.3 Інструкції № 492 кошти з поточних рахунків юрособи не можуть бути використані із застосуванням електронних платіжних засобів (до яких належать і корпоративні платіжні картки) для розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами).

А як же бути, якщо працівник усе ж щось купив для підприємства, перебуваючи в закордонвідрядженні? Передусім він не повинен відображати вартість придбаних ТМЦ у Звіті про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. При цьому усі грошові кошти, отримані працівником на відрядження і витрачені на придбання ТМЦ за кордоном, слід повернути до каси підприємства або на його поточний рахунок.

Для того щоб відшкодувати працівникові його витрати, підприємство може купити у нього придбані ним за кордоном від свого імені і за власні кошти ТМЦ. При цьому працівником мають бути дотримані встановлені законодавством правила переміщення цінностей через митний кордон України (див. лист від 16.08.04 р. № 46-009/285-8297).

Але зауважте: обравши такий спосіб «компенсації» витрат, вартість ТМЦ, виплачену працівникові, необхідно буде включити до його оподатковуваного доходу.

Причому, на наш погляд, нарахований дохід треба розцінювати як дохід від продажу рухомого майна (ч. 2 ст. 181 ЦКУ). У такому разі ПДФО повинен утримуватися за ставкою 5 % (ст. 173, п. 167.2 ПКУ). Крім того, треба утримати і ВЗ за ставкою 1,5 %.

Проте податківці до рухомого майна відносять тільки транспортні засоби, а товари вважають майном, «відмінним від рухомого і нерухомого» (категорія 103.03 ЗІР ДФСУ). Відповідно тільки при продажу транспортних засобів вони дозволяють застосовувати понижену ставку ПДФО 5 %. А ось дохід від реалізації ТМЦ, на думку фіскалів, обкладається ПДФО за загальною ставкою 18 %. На ставку ж ВЗ ця позиція ніяк не впливає. Вона єдина для усіх випадків і складає 1,5 %.

Остаточний розрахунок із працівником

Нині законодавство не встановлює вимоги про обов’язкову наявність у паспорті відрядженого працівника відміток про перетин ним кордону України.

Проте якщо немає інших підтвердних документів (транспортних квитків, рахунків готелів тощо), відмітки про перетин працівником кордону будуть доказом того, що відрядження дійсно відбулося. У такій ситуації при поданні Звіту працівник повинен додати до нього ксерокопії сторінок закордонного паспорта або документа, що його замінює, з прізвищем і відмітками про перетин кордону. Ці копії засвідчує відділ кадрів або головний бухгалтер.

Якщо таких відміток у паспорті відрядженого працівника немає*, п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59 дозволяє додавати до Звіту довідку Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України, в якій мають бути зазначені пункт пропуску, дата і час перетину кордону відрядженим працівником, серія, номер, тип і назва паспортного документа.

* Нагадаємо: відмітка про перетин кордону України ставиться в закордонних паспортах громадян нашої країни тільки на їх прохання (п. 19 Правил № 57).

Другий момент: первинні документи іноземною мовою, які працівник додає до Звіту, має сенс відразу перекласти українською мовою (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).

Зауважимо, що для перекладу документів не обов’язково звертатися до послуг бюро перекладів і за бажанням його можна здійснити власними силами підприємства.

Авансовий звіт затверджений керівником підприємства? Чудово! Далі можливі два основні варіанти розвитку подій:

• аванс перевищує суму витрат, понесених у закордонвідрядженні;

• сума витрат, понесених у закордонвідрядженні, перевищує розмір авансу.

Аванс перевищує суму витрат, понесених у закордонвідрядженні. У такому разі працівник повинен повернути до каси або на відповідний рахунок підприємства, що видало відрядний аванс, суму надміру витрачених коштів.

Зверніть увагу: працівник повинен повернути залишок невитрачених коштів до каси підприємства (чи зарахувати на його рахунок) у грошових одиницях, в яких був виданий аванс (п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59, п. 8.4 Правил № 200).

Причому повернути невикористані кошти потрібно до або під час подання Звіту (п.п. 170.9.2 ПКУ).

Підприємство протягом 5 банківських днів з моменту оприбутковування невикористаного залишку готівки до каси повинне повернути ці гроші на поточний рахунок в інвалюті (п. 8.4 Правил № 200).

Зауважте: у разі порушення працівником установлених ПКУ строків повернення надміру витрачених грошових коштів такі кошти включають до оподатковуваного доходу працівника згідно з пп. 164.2.11 і 170.9.1 ПКУ.

Більше того, у разі неповернення у встановлений строк валютного авансу, виданого на закордонвідрядження, і в інших випадках нездавання підзвітної інвалюти заборгованість стягують із працівників підприємства в сумі, еквівалентній потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості (ст. 2 Закону № 217). При цьому частину стягнутої суми передусім направляють на відшкодування збитків підприємства, а залишок перераховують до Держбюджету (ст. 3 Закону № 217).

Сума витрат, понесених у закордонвідрядженні, перевищує розмір авансу. У цьому випадку роботодавець зобов’язаний виплатити працівникові додаткові кошти для компенсації понесених ним витрат. Абзац перший п. 19 розд. III Інструкції № 59 рекомендує зробити це до закінчення 3-го банківського дня після твердження керівником Звіту.

Зауважте! Додаткову суму коштів для компенсації витрат працівника виплачують у гривні за офіційним обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості (абзац перший п. 19 розд. III Інструкції № 59).

Виняток — працівники-нерезиденти. Їм відшкодувати понесені в закордонвідрядженні витрати можна як у гривні, так і в інвалюті.

А ось відшкодування працівникові-резидентові «закордонвідрядних» витрат в іноземній валюті розцінюється як порушення чинного законодавства у сфері валютного регулювання (лист Мінфіну від 17.02.05 р. № 31-06230-13-10/2362).

Ще один нюанс! Аванс на закордонвідрядження можна видавати або у валюті країни відряджання, або в іншій вільно конвертованій валюті. В останньому випадку працівникові доводиться вже за місцем відрядження обмінювати одну валюту на іншу. При цьому валюта авансу не збігатиметься з валютою підтвердних документів, що додаються до Звіту.

У такій ситуації при проведенні остаточного розрахунку з працівником необхідно валюту підтвердних документів перерахувати у валюту авансу.

Порядок проведення такого перерахунку залежить від наявності у працівника підтвердних документів про обмін валюти, в якій був виданий аванс, на національну валюту країни відряджання:

• якщо відряджений працівник разом із Звітом подає квитанцію обмінного пункту, — перерахунок проводять за курсом, зазначеним у квитанції, виданій обмінним пунктом;

• якщо документи про обмін валюти відсутні — перерахунок документально підтверджених витрат, зроблених у відрядженні, здійснюють виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту (абзац другий п. 19 розд. III Інструкції № 59).

Приклад 4. Працівник направлений у відрядження за кордон. Аванс було видано в сумі $2500. Відповідно до підтвердних первинних документів у відрядженні працівник витратив €1500. Наказом по підприємству добові при відрядженнях за кордон встановлено в розмірі $70 на день. Сума добових за 6 днів відрядження склала $420 ($70 х 6 дн.). Працівник додав до Звіту квитанцію про обмін $2000 на євро (курс обміну — 0,81081 €/$).

Спочатку визначимо суму витрачених працівником у відрядженні доларів США:

€1500 : 0,81081 €/$ = $1850.

Таким чином, після відрядження працівник підприємства повинен повернути до каси залишок невикористаних коштів у сумі $230 ($2500 - $420 - $1850).

Податковий і бухгалтерський облік витрат на закордонвідрядження

Бухгалтерський облік

Основні принципи бухгалтерського обліку «закордонвідрядних» витрат відповідають принципам обліку витрат, пов’язаних з відрядженнями в межах України («БТ», 2018, № 23). Відмінністю, зокрема, є «грошові» рахунки за цими операціями. Так, субрахунок 372 при видачі інвалютного авансу кореспондуватиме з кредитом субрахунків 302, 312, 314 або 332.

Крім того, треба враховувати той факт, що «закордонвідрядні» витрати повинні відображатися як у валюті розрахунків, так і у валюті звітності, тобто в гривнях (ч. 3 ст. 9 Закону про бухоблік). А коли йдеться про інвалютні розрахунки, необхідно керуватися нормами «профільного» П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів» (ср. ).

Згідно п. 5 згаданого стандарту під час первинного визнання витрат, понесених в іноземній валюті, їх відображають в гривнях шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням курсу НБУ на початок дня дати здійснення операції.

Подальший облік залежить від того, монетарною або немонетарною є стаття балансу, тобто її погашення відбуватиметься грошовими коштами або ні.

Дебіторська заборгованість працівника за виданим йому авансом в іноземній валюті є немонетарною. У зв’язку з цим:

• на кінець звітного періоду таку заборгованість не перераховують (п.п. «б» п. 7 П(С)БО 21);

• витрати на відрядження згідно із затвердженим Звітом у межах виданого авансу відображають за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу (п. 6 П(С)БО 21).

Якщо працівник не повністю використав виданий йому аванс, то його заборгованість перед підприємством (у розмірі невитраченої суми) перетворюється на монетарну статтю балансу. Тоді на дату розрахунку за невитраченою сумою необхідно визначити курсову різницю, яка виникає у зв’язку зі зміною курсу НБУ на дату погашення заборгованості порівняно з курсом НБУ на дату видачі авансу на відрядження (п. 8 П(С)БО 21).

Якщо курсова різниця додатна, то її відносять до складу доходів підприємства (кредит субрахунку 714 «Дохід від операційної курсової різниці»). При зворотній ситуації виникає від’ємна курсова різниця, яку включають до складу витрат підприємства (дебет субрахунку 945 «Втрати від операційної курсової різниці»).

Якщо працівникові не вистачило виданого йому авансу для покриття усіх витрат в інвалюті, на дату затвердження Звіту витрати на відрядження у бухобліку відображають таким чином:

• частина витрат у межах виданого авансу — за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу;

• частину витрат, що підлягає додатковому відшкодуванню працівникові, — за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження Звіту.

Нагадаємо, що суму витрат, яка підлягає додатковому відшкодуванню, працівникові-резидентові виплачують у гривні за курсом НБУ на день виплати (п. 2.5 Правил № 200). Тобто на дату погашення заборгованості необхідно здійснити коригування її суми з урахуванням нового курсу НБУ.

Причому, на наш погляд, отриману різницю не слід вважати курсовою. Адже компенсація працівникові належить у гривні. У зв’язку з цим викликає сумнів правомірність нарахування курсової різниці у такому разі. На нашу думку, якщо курс НБУ на дату погашення заборгованості виріс, різницю слід відносити до витрат проводкою: Дт 949 — Кт 372. У разі коли курс НБУ на дату погашення знизився, показуємо доходи: Дт 372 — Кт 719.

Водночас може виникнути ситуація, коли відрядженому працівникові-нерезиденту відшкодовують витрачені понад відрядний аванс суми в іноземній валюті. Тоді таку заборгованість слід вважати монетарною статтею. Тобто по ній згідно з п. 8 П(С)БО 21 необхідно визначати курсові різниці на кожну дату балансу (поки борг не буде виплачений працівникові) і на дату погашення (лист Мінфіну від 03.06.04 р. № 31-04200-30-16/9596).

Податковий облік

Податок на прибуток (ПНП). На щастя, діючі норми ПКУ не містять обмежень і спеціальних правил, що регулюють порядок оподаткування витрат на відрядження, у тому числі й на закордонні.

Таким чином, абсолютно в усіх платників податків ті витрати на відрядження, які потраплять до складу бухгалтерських витрат, при формуванні фінрезультату вплинуть на розмір податку на прибуток.

ПДВ. Вирушаючи у відрядження, працівник, з точки зору цивільного законодавства, стає повіреним, який від імені підприємства, що направило його в службове відрядження, і за його рахунок придбаватиме послуги перевезення, проживання тощо. А це означає, що відповідальним за нарахування ПДВ за послугами, отриманими від нерезидента, є підприємство, що відряджало працівника.

Але, на щастя, морочитися з цим доведеться не так уже часто. Річ у тому, що більшість послуг, якими працівник може скористатися за кордоном, не підпадають під об’єкт обкладення ПДВ (п.п. «б» п. 185.1 ПКУ).

Послуги з перевезення та оренда транспортних засобів. Місце постачання послуги з надання в оренду транспортних засобів визначають за загальними правилами, встановленими п. 186.4 ПКУ, тобто за місцем реєстрації постачальника (орендодавця) (п.п. «ґ» п. 186.3 і п. 186.4 ПКУ). Таким чином, оренда транспорту в нерезидента для використання його відрядженою особою під обкладення ПДВ не потрапляє.

Послуги з проживання в готелях та оренди житлових приміщень. Місцем постачання послуг, пов’язаних з нерухомим майном, є фактичне місцезнаходження нерухомого майна (п.п. 186.2.2 ПКУ). Таким чином, оренда житлових приміщень, розташованих за кордоном, не є об’єктом обкладення ПДВ.

Послуги стоянки і паркування, техобслуговування і ремонт автомобіля. Послуги автомобільних стоянок і паркувальних майданчиків охоплені кодом 52.2 «Допоміжна діяльність у сфері транспорту» КВЕД-2010. Тобто в питанні обкладення ПДВ треба орієнтуватися на місце їх фактичного постачання (п.п. «а» п.п. 186.2.1 ПКУ). З цього виходить, що в разі надання таких послуг за кордоном об’єкта для нарахування ПДВ не виникне.

Місцем постачання послуг з ремонту авто є місце фактичного постачання послуг з виконання ремонтних робіт (п.п. «г» п.п. 186.2.1 ПКУ). Тобто ремонтні роботи з рухомим майном за межами України не є об’єктом обкладення ПДВ. На цій же підставі, на наш погляд, не обкладають ПДВ і послуги з ТО транспортних засобів.

ПДФО, ВЗ і ЄСВ. Під обкладення ПДФО і ВЗ підпадають такі витрати, що відшкодовуються працівникові (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ), який відряджається:

• сума добових на закордонвідрядження, що перевищують 80 євро за кожен календарний день відрядження за курсом НБУ в розрахунку за кожен такий день, а також добові в повній сумі, якщо немає підтвердних документів, передбачених п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ;

• витрати, не підтверджені документально;

• «чайові», крім випадків, коли їх суми включаються до рахунку згідно із законами країни перебування;

• вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів;

• плата за видовищні заходи;

• вартість страховки, не обов’язкової для країни відрядження або країн, через які здійснюється транзитний рух відрядженої особи.

Що стосується ЄСВ, то тут є небезпека, що фіскали, ґрунтуючись на п.п. 2.3.4 Інструкції № 5, для цілей стягування ЄСВ вважатимуть оподатковувані витрати на відрядження працівника (окрім добових у повній сумі) заробітною платою. Тому рекомендуємо вам уникати ситуацій з відшкодуванням працівникові оподатковуваних витрат.

А ось від нарахування ЄСВ на суми добових оберігає п. 3.15 Інструкції № 5.

Приклад 5. Працівник підприємства, розташованого в м. Києві, направлений у закордонвідрядження до м. Парижа (Франція) з 20.05.18 р. по 25.05.18 р. Аванс на відрядження видано 14.05.18 р. в сумі 15500,00 грн. і €1175 (курс НБУ на дату видачі авансу — 32,36 грн./€).

Згідно з наказом і Положенням про відрядження добові витрати при відрядженнях до Франції встановлено у розмірі €75 на день. Загальна сума добових склала €450 (€75 х 6 дн.).

Після повернення з відрядження (29.05.18 р.) працівник подав Звіт з доданими до нього підтвердними документами:

роздрукований електронний квиток на літак за маршрутом Київ — Париж, Париж — Київ вартістю 15600,00 грн., оригінали відривних частин посадочних талонів і розрахунковий документ, що підтверджує оплату квитка;

рахунок за проживання в готелі (із сніданками) на суму €800.

Звіт затверджено 29.05.18 р. Офіційно встановлений курс гривні до євро на дату затвердження Звіту склав 33,10 грн./€.

Суми виданого авансу працівникові не вистачило. Він витратив власні кошти в сумі 100,00 грн. і €75. Підприємство погасило заборгованість перед працівником 31.05.18 р. Курс НБУ на цю дату склав 32,92 грн./€.

Як урахувати витрати, понесені працівником у закордонвідрядженні, покажемо в табл. 2.

Таблиця 2. Облік витрат на закордонвідрядження

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Сума,

€/грн.

Дт

Кт

Видача авансу (курс НБУ на 14.05.18 р. — 32,36 грн./€)

Видано аванс на відрядження:

• у євро

372

302

€1175

38023,00

• у гривнях

372

301

15500,00

Затвердження поданого працівником Звіту (курс НБУ на 29.05.18 р. — 33,10 грн./€)

Відображено витрати на відрядження в іноземній валюті в межах виданого авансу (за курсом НБУ на дату видачі авансу — 32,36 грн./€):

• сума добових витрат

93

372

€450

14562,00

• вартість проживання (€1175 - €450)

93

372

€725

23461,00

Відображено витрати на переліт, оплачені в гривнях

93

372

15600,00

Віднесено до складу витрат частину вартості проживання, оплачену працівником за рахунок власних коштів (за курсом НБУ на дату затвердження Звіту)

93

372

€75

2482,50

Віднесено витрати на відрядження на фінансовий результат

791

93

56105,50

Відшкодування працівникові витрачених ним у відрядженні власних грошових коштів

(курс НБУ на 31.05.18 р. — 32,92 грн./€)

Погашено заборгованість перед працівником (€75 х 32,92 грн./€ + 100,00 грн.)

372

301

2569,00

Відображено коригування заборгованості перед працівником на день її погашення

(€75 х (32,92 грн./€ - 33,10 грн./€))

372

719

13,50

Віднесено дохід від коригування заборгованості перед працівником на фінрезультат

719

791

13,50

Використання платіжних карток у закордонвідрядженнях

Облік операцій із застосуванням платіжних карток

Грошові кошти в інвалюті, перераховані на поточний рахунок, операції за якими можуть здійснюватися з використанням КПК, обліковують на субрахунку 314 «Інші рахунки у банку в іноземній валюті».

При цьому, пам’ятаючи про те, що при знятті готівки в банкоматі або оплаті витрат у безготівковій формі з використанням платіжної картки, як правило, спочатку здійснюється резервування відповідних сум, доцільно ввести додаткові субрахунки до субрахунку 314. Наприклад: 314/1 «Грошові кошти, доступні для використання із застосуванням КПК» і 314/2 «Грошові кошти, заблоковані в результаті операцій із КПК».

Також не забуваємо враховувати норми «інвалютного» П(С)БО 21. Так, згідно п. 6 цього П(С)БО у разі здійснення авансових платежів в інвалюті вартість отриманих активів (робіт, послуг) визначають за сумою авансового платежу із застосуванням валютного курсу НБУ на початок дня дати сплати авансу.

При цьому пам’ятайте: під виданими як аванс при використанні КПК розуміють грошові кошти, зняті працівником у банкоматі або використані для безготівкових розрахунків із застосуванням КПК. Відповідно саме на дату таких операцій слід застосовувати курс НБУ для перерахунку іноземної валюти в гривню.

При цьому якщо зняття у банкоматі готівкової інвалюти (здійснення безготівкового розрахунку) з використанням валютної КПК і списання коштів з валютного рахунку підприємства відбуваються в різні дні, рекомендуємо видачу авансу показувати проводкою: Дт 372 — Кт 334.

Нюанси відображення в обліку витрат на відрядження, які виявилися більше/менше суми використаної за допомогою КПК інвалюти, розглянемо в табл. 3.

Таблиця 3. Формування витрат при закордонвідрядженнях з валютною КПК

Ситуація

Порядок визнання витрат, курси НБУ і курсові різниці

На дату затвердження Звіту витрати на відрядження:

Витрати на відрядження в межах авансу

Визнають витратами за курсами НБУ, що діяли на дати зняття готівкових інвалютних коштів у банкоматі (здійснення розрахунків з використанням КПК)

Сума витрат перевищує отриманий аванс, тобто працівником витрачені власні кошти

Суму перевищення визнають витратами за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження Звіту. У такому разі виникає заборгованість перед працівником.

Якщо працівник є резидентом, розрахунки з ним здійснюють у національній валюті України (гривнях) за офіційним курсом НБУ, встановленим на день погашення боргу (п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59, п. 2.5 Правил № 200, категорія 109.19 ЗІР ДФСУ).

Майте на увазі: на дату погашення заборгованості перед працівником може виникнути різниця. При цьому, на нашу думку, така різниця не буде курсовою. У зв’язку з цим її відображають або за дебетом субрахунку 949 (курс НБУ підвищився), або за кредитом субрахунку 719 (курс НБУ знизився).

А ось у разі коли підприємство погашає заборгованість перед працівником-нерезидентом в іноземній валюті, така різниця вважається курсовою і відображається за дебетом субрахунку 945 або кредитом субрахунку 714

Сума підтверджених витрат менше суми отриманого авансу

Сума перевищення перетворюється на монетарний борг працівника перед підприємством.

Невитрачений залишок валютних коштів працівник повинен повернути до каси підприємства до або під час подання Звіту (п.п. 170.9.2 ПКУ). Причому в тій валюті, в якій був виданий аванс (див. лист Мінфіну від 08.01.14 р. № 31-07250-06-29/19).

На дату погашення боргу працівником розраховують курсову різницю.

Якщо між цими подіями настає дата балансу, то курсову різницю розраховують і на цю дату за курсом НБУ, встановленим на дату балансу (п. 8 П(С)БО 21). При цьому додатну курсову різницю відображають за кредитом субрахунку 714, а від’ємну — за дебетом субрахунку 945

Приклад 6. Директор підприємства перебував у відрядженні в м. Барселона (Іспанія) з 02.05.18 р. по 06.05.18 р. На поточний рахунок в євро, операції за якими можуть здійснюватися з використанням КПК, 25.04.18 р. перераховано грошові кошти в сумі €2000.

Грошові кошти в сумі €1000 знято директором готівкою в банкоматі 02.05.18 р. Фактичне списання з поточного рахунку відбулося 04.05.18 р.

Крім того, через платіжний термінал 06.05.18 р. було оплачено вартість проживання в готелі в сумі €500. Фактичне списання з рахунку здійснено 08.05.18 р.

Після повернення з відрядження директор склав Звіт, який був затверджений 07.05.18 р. у сумі €1420 (у тому числі витрати на проживання в готелі — €500 і добові у розмірі €375 (€75* х 5 дн.)). Надміру отримана в банкоматі готівка в сумі €80 (€1000 + €500 - €1420) повернено директором до каси підприємства в день подання Звіту.

Курс НБУ склав:

25.04.18 р. — 32,39 грн./€;

02.05.18 р. — 32,48 грн./€;

04.05.18 р. — 32,53 грн./€;

06.05.18 р. — 32,49 грн./€;

07.05.18 р. — 32,42 грн./€;

08.05.18 р. — 32,38 грн./€.

* Розмір закордондобових згідно з наказом і Положенням про службові відрядження, діючим на підприємстві.

У обліку зазначені операції відображають таким чином (табл. 4):

Таблиця 4. Закордонвідрядження з валютною КПК

Дата

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Сума,

€/грн.

Дт

Кт

25.04.18 р.

Перераховано грошові кошти на валютний рахунок, доступний для розрахунків із застосуванням КПК (€2000 х 32,39 грн./€)

314/1

312

€2000

64780,00

02.05.18 р.

Відображено курсову різницю за залишком грошових коштів на дату зняття валюти у банкоматі

(€2000(1) х (32,48 грн./€ - 32,39 грн./€))

314/1

714

180,00

02.05.18 р.

Відображено зняття працівником готівкової інвалюти в банкоматі (€1000 х 32,48 грн./€)

372

334

€1000

32480,00

02.05.18 р.

Заблоковано на рахунку кошти, зняті у банкоматі готівкою

(€1000 х 32,48 грн./€)

314/2

314/1

€1000

32480,00

04.05.18 р.

Відображено курсову різницю за заблокованою сумою на дату списання коштів з рахунку

(€1000 х (32,53 грн./€ - 32,48 грн./€))

314/2

714

50,00

945

334(2)

50,00

04.05.18 р.

Відображено курсову різницю за залишком вільних грошових коштів на дату списання валюти з рахунку

((€2000 - €1000) х (32,53 грн./€ - 32,48 грн./€))

314/1

714

50,00

04.05.18 р.

Списано кошти, заблоковані 02.05.18 р. (€1000 х 32,53 грн./€)

334

314/2

€1000

32530,00

06.05.18 р.

Відображено курсову різницю за залишком грошових коштів на дату оплати готельного рахунку

((€2000 - €1000) х (32,49 грн./€ - 32,53 грн./€))

945

314/1

40,00

06.05.18 р.

Сплачено за допомогою КПК вартість проживання

(€500 х 32,49 грн./€)

372

334

€500

16245,00

06.05.18 р.

Заблоковано кошти на рахунку в розмірі плати за проживання (€500 х 32,49 грн./€)

314/2

314/1

€500

16245,00

07.05.18 р.

Повернено працівником до каси підприємства надміру отриману в банкоматі готівку (€80 х 32,42 грн./€)

302

372

€80

2593,60

07.05.18 р.

Відображено курсову різницю за поверненою працівником сумою (€80 х (32,42 грн./€ - 32,48 грн./€))

945

372

4,80

07.05.18 р.

На підставі затвердженого Звіту відображено адміністративні витрати:

• у межах суми, знятої працівником готівкою у банкоматі

((€1420 - €500) х 32,48 грн./€)

92

372

€1320

29881,60

• у сумі витрат на оплату проживання (€500 х 32,49 грн./€)

92

372

€500

16245,00

08.05.18 р.

Відображено курсову різницю за заблокованою 06.05.18 р. сумою на дату списання коштів з рахунку

(€500 х (32,38 грн./€ - 32,49 грн./€))

945

314/2

55,00

334

714

55,00

08.05.18 р.

Відображено курсову різницю за залишком вільних грошових коштів на дату списання валюти з рахунку

((€2000 - €1000 - €500) х (32,38 грн./€ - 32,49 грн./€))

945

314/1

55,00

08.05.18 р.

Відображено списання коштів, заблокованих на рахунку 06.05.18 р.

(€500 х 32,38 грн./€)

334

314/2

€500

16190,00

(1) Відповідно до наказу про облікову політику підприємство здійснює перерахунок валюти за усією монетарною статтею (п. 8 П(С)БО 21).

(2) Цією проводкою відображено перерахунок курсової різниці за кредиторською заборгованістю перед банком у розмірі несписаної з рахунку суми, яку працівник вже отримав у банкоматі 02.05.18 р.

Гривнева КПК у закордонвідрядженні

Використання в закордонвідрядженні гривневої платіжної картки має свої особливості. Вони пов’язані з тим, що в такому разі фактично відбувається придбання валюти для підприємства уповноваженим банком за комерційним курсом.

При купівлі іноземної валюти завжди виникає різниця між офіційним курсом НБУ і ринковим курсом валюти, тобто тим курсом, за яким валюта придбана. Причому зауважте: така різниця не є курсовою.

Якщо ринковий курс валюти вище за офіційний курс НБУ — різниця між ринковим курсом і курсом НБУ буде списана у витрати (субрахунок 942 «Витрати на купівлю-продаж іноземної валюти»). Якщо банк проконвертує валюту за курсом нижче офіційного — різниця буде включена до складу доходів (субрахунок 711 «Дохід від купівлі-продажу іноземної валюти»).

Як правило, банки стягують комісійну винагороду за те, що купують для вас інвалюту. Вартість таких послуг списуємо до складу адміністративних витрат, тобто на рахунок 92 (п. 18 П(С)БО 16).

Датою видачі авансу при відрядженні з КПК слід вважати день зняття готівки у банкоматі або проведення працівником розрахунків з використанням КПК. Причому навіть у тих випадках, коли зняття готівки / здійснення розрахунків з використанням КПК здійснюється в один день, а купівля валюти банком і списання коштів з карткового рахунку — в іншій. У такому разі видачу працівникові авансу зазвичай відображають з використанням субрахунку 333. Розбіжності, що виникли через різні курси НБУ на такі дати, закривають різницями: Дт 949 — Кт 333 або Дт 333 — Кт 719.

Приклад 7. Начальник відділу збуту направлений у закордонвідрядження до м. Брюсселя на 4 дні (з 14.05.18 р. по 17.05.18 р.) з гривневою КПК, на яку 07.05.18 р. зараховано 35000 грн.

За допомогою КПК працівник до від’їзду у відрядження (08.05.18 р.) придбав квитки на літак вартістю 11703 грн.

Після прибуття до місця відрядження працівник 14.05.18 р.:

зняв за кордоном готівку в банкоматі у розмірі €280 — добові (з розрахунку 4 дні відрядження х €70*);

оплатив із використанням КПК вартість проживання в готелі — рахунок готелю на суму €420.

Курс НБУ на 14.05.18 р. — 32,36 грн./€.

Для отримання відрядженим працівником готівкової інвалюти в банкоматі та оплати вартості проживання в готелі банком 15.05.18 р. придбано євро за комерційним курсом 32,68 грн./€. Курс НБУ на цю дату — 32,42 грн./€.

Після повернення з відрядження 18.05.18 р. працівник подав Звіт, який був затверджений цього ж дня в сумі €700 і 11703 грн. Курс НБУ на цю дату — 32,40 грн./€.

* Розмір закордондобових згідно з наказом і Положенням про службові відрядження, діючим на підприємстві.

У обліку зазначені операції відображаються так (див. табл. 5).

Таблиця 5. Використання гривневої КПК у закордонвідрядженні

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Сума,

€/грн.

Дт

Кт

Перераховано грошові кошти з поточного рахунку на картрахунок

313/1

311

35000,00

Придбано працівником авіаквитки

372

313/1

11703,00

Використання працівником КПК у відрядженні за кордоном

(курс НБУ на 14.05.18 р. — 32,36 грн./€)

Знято працівником готівкову валюту в банкоматі

372

333

€280

9060,80

Оплачено працівником за допомогою КПК вартість проживання в готелі

372

333

€420

13591,20

Заблоковано банком кошти для купівлі валюти

313/2

313/1

23100,00

Купівля валюти банком

(курс НБУ на 15.05.18 р. — 32,42 грн./€; комерційний курс — 32,68 грн./€)

Списано кошти для купівлі валюти (€700 х 32,68 грн./€)

333

313/2

€700.

22876,00

Відображено різницю між комерційним курсом і курсом НБУ на дату купівлі валюти (€700 х (32,68 грн./€ - 32,42 грн./€))

942

333

182,00

Відображено різницю між курсом НБУ на дату придбання валюти і курсом НБУ на дату використання КПК

(€700 х (32,42 грн./€ - 32,36 грн./€))

949

333

42,00

Відображено комісію банку за купівлю валюти (сума умовна)

92

313/2

200

Розблоковано залишок гривень на рахунку

313/1

313/2

24,00

Затвердження Звіту (курс НБУ на 18.05.18 р. — 32,40 грн./€)

На підставі затвердженого Звіту і виписки банку витрати на відрядження включено до складу витрат на збут:

• вартість проїзду

93

372

11703,00

• добові

93

372

€280(1)

9060,80

• вартість проживання

93

372

€420(1)

13591,20

(1) За курсом НБУ на дату видачі авансу — 32,36 грн./€.

Документи Теми тижня

Закон № 217 — Закон України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» від 06.06.95 р. № 217/95-ВР.

Декрет № 15-93 — Декрет КМУ «Про систему валютного регулювання і валютного контролю» від 19.02.93 р. № 15-93.

Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5.

Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Інструкція № 148 — Інструкція про переміщення готівки і банківських металів через митний кордон України, затверджена постановою Правління НБУ від 27.05.08 р. № 148.

Інструкція № 492 — Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492.

КВЕД-2010 — Національний класифікатор України «Класифікація видів економічної діяльності ДК 009:2010», затверджений наказом Держспоживстандарту від 11.10.10 р. № 457.

Норми № 43 — Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.

Положення № 102 — Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затверджене наказом Мінтрансу від 30.03.98 р. № 102.

Положення № 148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148.

Постанова № 98 — постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.11 р. № 98.

Правила № 57 — Правила перетинання державного кордону громадянами України, затверджені постановою КМУ від 27.01.95 р. № 57.

Правила № 200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління НБУ від 30.05.07 р. № 200.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі