Нова нормативка
З 1 жовтня 2018 року у частині фінансування страхових виплат запрацював Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та деяких виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою правління Фонду соціального страхування України від 19.07.18 р. № 12 (далі — Порядок № 12).
Новий Порядок № 12, крім механізму та умови фінансування страхувальників у частині лікарняних, декретних і допомоги на поховання, визначає ще й механізм та умови фінансування в частині виплат потерпілим на виробництві, передбачених абз. 4 ч. 3 ст. 42 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV (далі — Закон № 1105). Нагадаємо, це:
• допомога по тимчасовій непрацездатності, що настала внаслідок нещасного випадку на виробництві або профзахворювання;
• виплата при тимчасовому переведенні на легшу нижчеоплачувану роботу;
• відшкодування вартості поховання потерпілого і пов’язаних з цим ритуальних послуг.
Підставою для фінансування страхувальників, як і раніше, є Заява-розрахунок (детальніше про її заповнення ми розповімо у наступному номері).
У межах цієї публікації зупинимося саме на фінансуванні допомоги по тимчасовій непрацездатності, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві і профзахворюванням, допомоги по вагітності та пологах і допомоги на поховання (крім поховання пенсіонерів, безробітних і осіб, які померли від нещасного випадку на виробництві).
Давайте пробіжимося етапами роботи з лікарняними листами та іншими документами «від їх отримання до власне фінансування допомог».
Етап 1. Збираємо документи
Працівникові, працевлаштованому у роботодавця за основним місцем роботи, для підтвердження та оплати днів тимчасової непрацездатності або відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами потрібно надати своєму роботодавцеві листок непрацездатності. Причому зазвичай від працівників більше жодних документів не потрібно.
Винятки становлять сумісники (у тому числі й внутрішні сумісники) та «пільговики», встановлені Законом № 1105. Так, працівник-сумісник для оплати днів хвороби або відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами подає:
1) копію листка непрацездатності, засвідчену підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи;
2) довідку про середню заробітну плату з основного місця роботи та інших місць роботи за сумісництвом (якщо їх декілька).
У свою чергу, працівники-пільговики (які мають право на допомогу у розмірі 100 % середньої зарплати незалежно від страхового стажу), крім лікарняного, надають копії відповідних документів, що підтверджують таке право. Перелік працівників-пільговиків наведений у п. 5 ч. 1 ст. 24 Закону № 1105.
Для підтвердження страхового стажу працівника, який ураховується при розрахунку сум допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах, знадобиться: трудова книжка працівника, копія трудової книжки — для сумісників, довідка ОК-7 (для розрахунку страхового стажу за періоди з 01.01.11 р.).
Для отримання допомоги на поховання потрібні будуть такі документи:
1) копія свідоцтва про смерть застрахованої особи (члена сім’ї застрахованої особи);
2) оригінал витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, що видається відділом РАЦС (оригіналу довідки для отримання допомоги на поховання — якщо держреєстрація смерті проводилася виконавчим органом сільської, селищної, міської (окрім міст обласного значення) ради).
Важливо! У витягу, виданому РАЦС, зазначається прізвище, ім’я і по батькові особи, на запит якої видано цей витяг. Саме цій особі страхувальник повинен виплатити допомогу на поховання. А ось у довідці для отримання допомоги на поховання прізвище, ім’я і по батькові особи, яка звернулася за її отриманням, не проставляються. Тому в цьому випадку страхувальник виплачує допомогу на поховання тій особі, яка надала всі необхідні документи для її отримання;
3) довідка з місця проживання члена сім’ї застрахованої особи про те, що член сім’ї, який помер, перебував на утриманні застрахованої особи, — якщо застрахована особа отримує допомогу на поховання члена сім’ї.
Етап 2. Приймаємо рішення про призначення допомоги
Для того щоб ФСС профінансував зазначені види допомог, на підставі відповідних документів має бути прийняте рішення про їх призначення комісією із соціального страхування. Рішення оформляється протоколом, на підставі якого бухгалтер розраховує суму допомоги.
Комісії із соціального страхування ст. 32 Закону № 1105 встановлені певні строки розгляду документів для призначення допомог (див. табл. 1).
Таблиця 1. Строки розгляду документів для призначення допомог
| Вид допомоги | Строки розгляду документів для призначення допомог |
| Допомога по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах | Протягом 10 днів після отримання документів для призначення допомоги (п. 1 ст. 32 Закону № 1105) |
| Допомога на поховання | Не пізніше наступного дня після дня звернення за допомогою (п. 3 ст. 32 Закону № 1105) |
До речі, про прийняття рішення комісією… Тут потрібно врахувати, що з 27.07.18 р. набуло чинності Положення про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затверджене постановою Фонду соціального страхування України від 19.07.18 р. № 13: оновлена форма Протоколу комісії (уповноваженого) із соцстрахування на підприємстві, в установі, організації. Щоб надто на неї не відволікатися, відзначимо, що загалом форма залишилася колишньою, втративши лише таблицю про путівки.
Зверніть увагу: з 27.07.18 р. протоколи мають бути оформлені за новою формою.
Етап 3. Складаємо і подаємо Заяву-розрахунок до ФСС
З 01.10.18 р. Заяву-розрахунок до ФСС потрібно подати не пізніше 5 робочих днів з дня прийняття рішення комісією (уповноваженим) із соцстрахування про виплату матеріального забезпечення. Про це говорить п. 2 Порядку № 12. Нагадаємо, що раніше таких строгих строків для подання Заяви-розрахунку не було встановлено. Тепер доведеться за цим стежити.
Тож, отримавши лікарняний від працівника, у вас, загалом і в цілому: 10 календарних днів на прийняття рішення про виплату допомоги і 5 робочих днів на те, щоб подати Заяву на нього до ФСС. Йдемо далі.
Як і раніше, Заява-розрахунок подається до робочого органу виконавчої дирекції ФСС за місцезнаходженням або місцем проживання страхувальника (п. 4 Порядку № 12).
Новим Порядком № 12 зазначено, що подати Заяву-розрахунок можна або в паперовому вигляді особисто до ФСС, або відправити в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису. Заява-розрахунок у паперовому вигляді формуємо у двох примірниках: один подається до ФСС, а другий зберігається у страхувальника разом з документами, на підставі яких призначено матеріальне забезпечення. Коли з’явиться можливість подати Заяву-розрахунок в електронному вигляді, страхувальник разом із підтвердними документами повинен буде зберігати у себе його роздруковану копію.
Стежте, щоб інформація, внесена страхувальником до Заяви-розрахунку, повністю відповідала документам, на підставі яких здійснено призначення матеріального забезпечення і була відображена в регістрах бухгалтерського обліку.
Етап 4. «Доля» Заяви-розрахунку, або Як ФСС розглядає Заяву-розрахунок
Як і раніше, ФСС відведено 10 робочих днів на те, щоб перевірити Заяву-розрахунок, надати рекомендації за результатами перевірки, перерахувати страхувальникові фінансування або надати обґрунтовану відмову в прийнятті Заяви-розрахунку (п. 8 Порядку № 12, п. 1 ст. 34 Закону № 1105).
За цей же час ФСС здійснює перевірку правильності нарахування виплат і за відсутності зауважень здійснює фінансування сум, зазначених у Заяві-розрахунку.
Тепер у п. 8 Порядку № 12 закріплено право ФСС за потреби здійснювати обмін інформацією із страхувальником шляхом направлення запиту з метою уточнення інформації, наведеної в Заяві-розрахунку. Тож не дивуйтеся, якщо отримаєте такий запит.
У разі виявлення помилок та/або недостовірних відомостей у наданій Заяві-розрахунку вона повертається страхувальникові з відповідними рекомендаціями з їх усунення.
Фінансування страхувальників здійснюється згідно з реквізитами, зазначеними в Заяві-розрахунку, — на окремий спеціально відкритий поточний рахунок.
Нагадаємо, що на обов’язкове відкриття спецрахунку вказує п. 2 ст. 34 Закону № 1105.
Етап 5. Надійшли кошти на спецрахунок — витрачаємо правильно
Пунктом 2 ст. 34 Закону № 1105 обумовлено, що страхові кошти, зараховані на окремий спецрахунок у банку, можуть бути використані страхувальником виключно на надання матеріального забезпечення застрахованим особам, сплату ПДФО і військовий збір (ВЗ).
Нагадаємо, що допомога по вагітності та пологах і допомога на поховання ПДФО і ВЗ не оподатковуються. ЄСВ із суми лікарняних і декретних ми, як і раніше, платимо зі свого основного поточного рахунку.
Після надходження страхових коштів на спецрахунок роботодавець видає належні суми працівникам (застрахованим особам) з дотриманням установлених для цього в ч. 2 ст. 32 Закону № 1105 строків (п. 9 Порядку № 12). Нагадаємо про них у табл. 2.
Таблиця 2. Строки виплати допомог
| Вид допомоги | Строк виплати допомог |
| Допомога по тимчасовій непрацездатності внаслідок захворювання або травми, у зв’язку з необхідністю догляду за хворою дитиною, за хворим членом сім’ї | У найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати (п. 2 ст. 32 Закону № 1105) |
| Допомога по вагітності та пологах | |
| Допомога на поховання | Не пізніше наступного робочого дня після отримання страхових коштів від ФСС на спецрахунок (п. 3 ст. 32 Закону № 1105) |
Як бачимо, строки для виплати допомог, установлені ст. 32 Закону № 1105, роботодавець може виконати тільки при виплаті допомоги на поховання. А все тому, що цей строк прив’язаний до дня отримання страхових коштів від ФСС.
А що ж у нас зі строками виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності і допомоги по вагітності та пологах? У Законі № 1105 він прив’язаний до дня призначення допомоги. А призначаємо ми допомоги за рішенням комісії із соціального страхування. Але ж у нас є після цього + 5 робочих днів на подання Заяви-розрахунку і + 10 робочих днів на те, щоб працівники ФСС змогли перевірити Заяву-розрахунок, надати рекомендації за результатами перевірки, перерахувати страхувальникові фінансування або надати обґрунтовану відмову у фінансуванні Заяви-розрахунку.
Як бачимо, дотриматися строків виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності і по вагітності та пологах у прив’язці до «дня призначення» у нас не вийде. Цих строків ми можемо дотриматися тільки у прив’язці до «дня отримання фінансування з ФСС».
Таке нестикування було й раніше, його причина — «стара» норма про строки виплати допомог, коли порядок їх фінансування був іншим, — роботодавець виплачував їх сам, а потім зараховував до рахунку сплачених внесків. У 2011 році порядок фінансування змінився (фінансування стало проводитися безпосередньо від ФСС з ТВП), а цю законодавчу норму ніхто так і не поправив.
Як до 01.10.18 р., так і після це питання вирішується так:
1. Суму перших п’яти днів по тимчасовій непрацездатності, оплачуваних за рахунок роботодавця, потрібно виплачувати в найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати.
2. Суму допомоги по тимчасовій непрацездатності і допомоги по вагітності та пологах, фінансованих за рахунок коштів ФСС, потрібно виплачувати не пізніше, ніж у найближчий після дня отримання коштів від ФСС допомоги строк, установлений для виплати зарплати. До речі, можна і не чекати цього граничного строку й виплатити раніше, наприклад наступного дня після отримання коштів від ФСС (див. лист ФСС з ТВП від 21.11.16 р. № 2.4-16-2036).
Заради справедливості відзначимо, що в п. 9 Порядку № 12 зазначено: «Після надходження коштів, зазначених у Заяві-розрахунку, на рахунок страхувальника, останній зобов’язаний здійснити виплату відповідного матеріального забезпечення не пізніше, ніж у строки, визначені в частині другій ст. 32 Закону».
Зверніть увагу: «Після надходження коштів»… Тому Порядок № 12 наказує нам чинити так, як ми написали вище.
А що робити, коли сума допомог, отримана роботодавцем на спецрахунок для виплати працівнику, з якихось причин (відрядження, хвороба) не отримана ним у строк?
У Порядку № 12 прямої відповіді на це запитання немає. Тому продовжуємо користуватися на цей випадок «старенькими» роз’ясненнями-листами ФСС (ще з ТВП) від 31.03.11 р. № 01-16-707 і від 21.11.16 р. № 2.4-16-2036: повертати таку суму не потрібно, вона депонується як звичайна зарплата.
Незмінними залишилися вимоги щодо повернення помилково отриманих коштів ФСС:
1. Якщо роботодавець виявив у себе помилку і сума отриманих від ФСС коштів перевищує фактичні витрати на проведення виплат, то невикористану суму протягом 3 робочих днів потрібно повернути на рахунок ФСС (п. 12 Порядку № 12). Додатково листом направляється пояснення причин повернення.
2. У разі виявлення страхувальником помилок при нарахуванні виплат за минулі періоди (за межами чинного бюджетного року) надмірно нараховані і виплачені кошти також повертаються страхувальником до ФСС. Одночасно направляється лист-пояснення причин повернення (п. 13 Порядку № 12).
Етап 6. Подаємо Повідомлення
А ось це нове і найцікавіше.
Найголовніше: з 01.10.18 р. на страхувальників покладено обов’язок повідомляти ФСС про проведення виплат застрахованим особам.
Отримавши «соцстрахівські» кошти на рахунок і виплативши їх працівникам, страхувальник тепер зобов’язаний відзвітувати перед ФСС, направивши Повідомлення про те, що кошти виплачені в повному обсязі і в призначений строк (строки).
Форму Повідомлення можна знайти в додатку 2 до Порядку № 12.
Таке Повідомлення роботодавець може відправити ФСС (п. 10 Порядку № 12):
• в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису;
• листом з Повідомленням;
• надати безпосередньо до ФСС.
Строк подання Повідомлення — 1 місяць з дня проведення виплат.
Детальніше про заповнення Повідомлення читайте в наступному номері.
Висновки
- З 01.10.18 р. діє єдиний механізм та умови фінансування страхувальників у частині лікарняних, декретних, допомоги на поховання, виплат потерпілим на виробництві.
- Також введена в дію нова форма Заяви-розрахунку. Встановлений строк на її подання: не пізніше 5 робочих днів з дня прийняття рішення комісією із соцстрахування.
- Крім того, вводиться обов’язок страхувальників повідомляти ФСС про проведення виплат застрахованим особам шляхом подання Повідомлення за затвердженою формою.
