«відпускний» стаж, розрахунок відпускних, ЄСВ, ПДФО, ВЗ
Трудове законодавство гарантує трудящим право на відпустку. Мінімальна тривалість щорічної основної відпустки, що надається працівникам за відпрацьований робочий рік, — 24 к. дн.*
* Тут і далі — календарні дні.
Розпочинатися відпустка може з будь-якого дня тижня (навіть з вихідного, якщо з якихось причин це необхідно. Причому за такий день також належать відпускні). Якщо на період відпустки припадає святковий або неробочий день, то до відпустки додаємо такі дні, але їх не оплачуємо (приклад — у «Бухгалтер 911», 2015, № 11, с. 30).
За бажанням працівника і з відома роботодавця відпустку можна поділити на частини. Але основна неподільна її частина має бути не менше 14 к. дн. «Залишок» днів відпустки потрібно використовувати до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. Невикористану відпустку за декілька років можна відгуляти «оптом» (про це читайте в «Бухгалтер 911», 2015, № 3, с. 23).
Конкретна тривалість щорічної додаткової відпустки встановлюється в колективному або трудовому договорі.
Але на право на відпочинок потрібно заслужити. Причому «в заслуги» зараховується не тільки час фактичної роботи «біля верстата».
Стаж роботи, що дає право...
Періоди, які включаються до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку (далі — «відпускний» стаж), наведемо в таблиці.
«Відпускний» стаж
| № з/п | Періоди, які включаються до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку |
| 1 | 2 |
| 1 | Час фактичної роботи (у тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка |
| 2 | Час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) і зарплата повністю або частково (у тому числі час оплаченого вимушеного прогулу у зв’язку з незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу) |
| 3 | Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соцстрахуванню, за винятком частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до 3 років. Примітка. До «відпускного» стажу включають періоди тимчасової непрацездатності працівника і декретну відпустку |
| 4 | Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася зарплата в порядку, визначеному ст. 25 і 26 Закону про відпустки** (відпустки без збереження зарплати), за винятком відпустки без збереження зарплати для догляду за дитиною до досягнення нею 6 років (у разі, якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежна) — до досягнення дитиною 16 років, а якщо дитині встановлено категорію «дитина-інвалід підгрупи А» — до досягнення дитиною 18 років) |
| 5 | Час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів |
| 6 | Час навчання нових професій (спеціальностей) осіб, звільнених у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці, у тому числі у зв’язку з ліквідацією, реорганізацією чи перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників |
| 7 | Інші періоди роботи, передбачені законодавством |
| Періоди, які включаються до стажу роботи, що дає право на щорічну додаткову відпустку | |
| 8 | Час фактичної роботи зі шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, установленої для працівників цього виробництва, цеху, професії чи посади. Примітка. Час перебування працівника на лікарняному, в навчальній відпустці, у відпустці «за свій рахунок» тощо в «додаткововідпускний» стаж не включається (див. лист Мінпраці від 27.01.2011 р. № 14/13/116-11) |
| 9 | Час щорічних основної та додаткової відпусток за роботу зі шкідливими, важкими умовами та за особливий характер праці |
| 10 | Час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів |
** Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Врахуйте: якщо працівник переведений з іншого підприємства, при цьому на попередній роботі не використав щорічні основну та додаткову відпустки (повністю або частково) і не отримав за них грошову компенсацію, то до «відпускного» стажу на новому підприємстві зараховується час, за який він не використав такі відпустки на попередньому місці роботи. Про компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки читайте в «Бухгалтер 911», 2015, № 15, с. 24. Увага! Дні відпустки не можна замінювати грошовою компенсацією, крім випадків, передбачених ст. 24 Закону про відпустки.
Право на щорічну відпустку
Щорічна основна відпустка надається за відпрацьований робочий рік, обчислення якого починається з дня укладення трудового договору з працівником.
Щорічні додаткові відпустки можуть надаватися одночасно зі щорічною основною відпусткою або окремо від неї.
Право на щорічну відпустку повної тривалості в перший рік роботи настає після закінчення 6 місяців безперервної роботи на цьому підприємстві. Якщо працівник бажає піти у відпустку до закінчення шестимісячного строку (і роботодавець не заперечує), то тривалість відпустки визначають пропорційно відпрацьованому ним часу на цьому підприємстві.
Винятки передбачено для осіб, зазначених у ч. 7 та 8 ст. 10 Закону про відпустки.
Для цього:
1) визначають «відпускний» стаж у календарних днях без урахування святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП;
2) розраховують тривалість відпустки, що припадає на один календарний день «відпускного» стажу
(Пк. дн.), за формулою:
Пк. дн. = До : (К - С),
де До — кількість к. дн. відпустки за повністю відпрацьований робочий рік;
К — загальна кількість к. дн. у робочому році, за який надається відпустка (365 (у високосному році — 366) к. дн.);
С — кількість святкових і неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП у робочому році, за який надається відпустка;
3) визначають кількість належних працівнику днів щорічної відпустки шляхом множення «відпускного» стажу роботи працівника на цьому підприємстві (у днях) і тривалості відпустки за один день роботи.
Щорічна відпустка за другий і наступні роки роботи повної тривалості може бути надана в будь-який час відповідного року.
Формула розрахунку відпускних
Таємниці нарахування відпускних розкрито в Порядку № 100***. Для цього зручно користуватися такою формулою:
В = Д x ЗП : (К - С - Ч),
де В — сума відпускних;
Д — кількість к. дн. відпустки;
ЗП — сума заробітної плати, нарахованої у розрахунковому періоді. Як визначити розрахунковий період, поговоримо далі;
К — загальна кількість к. дн. у розрахунковому періоді (за 12 місяців — це 365 (у високосному році — 366) к. дн.);
С — кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період;
Ч — час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді.
*** Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
З 2015 року 14 жовтня — святковий день.
Як визначити розрахунковий період?
Розрахунковий період і все про нього
| Умова | Розрахунковий період для обчислення середньої заробітної плати для оплати відпустки | Виключаємо з розрахункового періоду: | Не виключаємо з розрахункового періоду: |
| Працівник відпрацював на підприємстві один рік і більше (загальний випадок) | 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки | — святкові та неробочі дні, установлені ст. 73 КЗпП; — дні простою не з вини працівника, за які за працівником частково зберігався заробіток; — робочі дні, протягом яких працівник не працював через переведення в режим неповного робочого тижня з не залежних від нього причин (див. лист Мінпраці від 12.03.2007 р. № 66/06/186-07); — час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років (6 років — згідно з медвисновком); — дні відпустки «за свій рахунок» як згідно зі ст. 25, так і згідно зі ст. 26 Закону про відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12) | — дні тимчасової непрацездатності, оплачені як за рахунок коштів підприємства, так і за рахунок соцстраху; — дні щорічної відпустки; — дні прогулів і простою з вини працівника; — дні відпустки «за свій рахунок», які перевищують тривалість, установлену |
| Працівник пропрацював на підприємстві менше року | Фактичний час роботи (з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка) | ||
| Працівник прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, що не є першим календарним днем | Такий місяць ураховується при визначенні тривалості розрахункового періоду | ||
| Працівник не зі своєї вини не мав заробітку в розрахунковому періоді | Середня зарплата обчислюється виходячи з установлених у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу | ||
| Для відрядників відсутні оперативні дані для розрахунку заробітку за останній місяць розрахункового періоду | Такий місяць замінюють іншим місяцем, що безпосередньо передує розрахунковому періоду | ||
| Працівнику надаються невикористані дні щорічної відпустки за декілька років | 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки. Якщо «не розривати» відпустки, то розрахунковий період буде один. Інакше розрахунковий період доведеться визначати щоразу наново | ||
| * З 01.02.2015 р. працівникам підприємств, які перебувають у зоні проведення АТО, дозволено надавати відпустку «за свій рахунок» на весь період проведення АТО у відповідному населеному пункті. До тривалості такої відпустки додають час, необхідний, щоб повернутися до місця роботи (але не більше 7 днів). Уся тривалість такої відпустки надалі виключатиметься з розрахункового періоду.
| |||
Підказка за виплатами
Перелік виплат, що беруть участь у розрахунку відпускних, наведено в п. 3 Порядку № 100. А виплати, що не включаються до розрахунку середньої заробітної плати, зазначено в п. 4 цього Порядку. Зокрема, не враховується в обчисленні середньої зарплати матеріальна допомога (разова, систематична, надана одному або всім працівникам) (див. лист Мінпраці від 13.12.2005 р. № 694/13/84-05).
При розрахунку середньої зарплати не враховуйте: компенсацію за невикористану відпустку, допомогу працівникам, які виходять на пенсію, вихідну допомогу тощо.
Виплати враховуються в сумі виплат за ті місяці, за які їх нараховано (див. лист Мінсоцполітики від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11). Виняток — премії: вони включаються до заробітку того місяця, на який припадають згідно з розрахунковою відомістю на зарплату. Зауважте: одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років уключається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку за кожен місяць розрахункового періоду 1/12 винагороди. Важлива умова: такі заохочення мають бути нараховані в поточному році (у якому надається відпустка) за попередній календарний рік.
Якщо працівник перебував у відпустці «за свій рахунок»:
— увесь місяць, то весь такий місяць випадає з розрахункового періоду, а виплати (премії, надбавки тощо), нараховані в такому місяці, не беруть участі в розрахунку середньої зарплати;
— частину місяця, то з розрахункового періоду виключаємо тільки кількість днів, що припадають на таку відпустку. При цьому премії включаються до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату.
Усі виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати в тому розмірі, в якому їх нараховано, без вирахування сум ПДФО, ВЗ, ЄСВ у частині утримань, аліментів тощо.
Відпускні необхідно виплатити працівнику не пізніше ніж за 3 к. дн. до його початку (див. лист Мінпраці від 26.06.2009 р. № 155/13/116-09).
Відпускні та «податкова дань»
Сума відпускних уключається до фонду додаткової зарплати, а тому оподатковується за стандартними зарплатними правилами. Інакше кажучи, із суми відпускних утримуємо ЄСВ, ПДФО і ВЗ, а також нараховуємо ЄСВ.
При цьому «перехідні» відпускні відносите до місяців, за які їх нараховано. Це потрібно врахувати і в разі надання ПСП, і при порівнянні нарахованої суми з МЗП (для ЄСВ-цілей).
Зауважте: суму відпускних враховуєте при визначенні граничного розміру доходу, що дає право на ПСП.
Ось і освіжили в пам’яті основні моменти щодо щорічних відпусток. Тепер відправити колег у відпустку не становитиме труднощів!
