Почнемо з відповіді на головне запитання: навіщо? Щоб перевірити обґрунтованість залишку резерву відпусток на дату інвентаризації.
Як часто потрібно проводити інвентаризацію відпускного резерву? У п. 18 П(С)БО 11 прописано, що на кожну дату балансу. А складають баланс, нагадаємо, станом на кінець звітного кварталу (року) (див. ч. 1 ст. 13 Закону про бухоблік).
Але! Водночас згідно з п. 8.2 Положення № 879* інвентаризація забезпечень та резервів майбутніх витрат і платежів здійснюється станом на кінець звітного року.
Резюме. На наш погляд, переглядати розмір резерву на оплату відпусток (у тому числі відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування з цих сум) достатньо буде один раз на рік (на кінець звітного року).
Якщо маєте таке бажання, можете переглядати залишок резерву на кожну дату балансу (тобто один раз на квартал). Як визначити залишок резерву відпусток на кінець року? Для цього вам необхідно знати щодо кожного працівника:
1) кількість днів щорічної відпустки, які працівник заробив за поточний звітний рік, та відпустки на дітей (за наявності права на неї);
2) середньоденну зарплату (див. п. 8.2 розд. III Положення № 879) (перша частина формули, див. далі). Її ви розраховуєте відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
Тобто за тими самими правилами, що й середньоденну для оплати періоду відпустки. А тепер власне формула розрахунку залишку резерву відпусток (Рзал) щодо кожного працівника. Вона має такий вигляд:
Рзал = ЗП : (Дк - Дс - Ч) х Двід х КЄСВ
де ЗП — фактично нарахована заробітна плата за попередні 12 календарних місяців або за фактично відпрацьований період (з 1-го по 1-ше число), якщо співробітник пропрацював менше року;
Дк — кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
Дс — кількість святкових і неробочих днів (див. ст. 73 КЗпП) у розрахунковому періоді;
Ч — час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді;
Двід — кількість невикористаних днів відпусток;
КЄСВ — коефіцієнт, що збільшує резерв відпусток на суму нарахувань ЄСВ.
Що ще за КЄСВ такий? Його ви обчислювали від початку року, щоб порахувати місячну суму відрахувань на створення резерву відпусток. Для цього використовували формулу:
КЄСВ = 1 + СЄСВ : 100 %,
де СЄСВ — ставка ЄСВ.
Ставка ЄСВ для звичайних роботодавців-юросіб на зарплату працівників-інвалідів — 8,41 %, на зарплату інших працівників — 22 %. Зауважимо: оскільки щомісячний розмір «відпускного» забезпечення п. 14 П(С)БО 11 приписує розраховувати за іншим алгоритмом (див. «Бухгалтер 911», 2015, № 23, с. 24), можна не сумніватися, що у підсумку інвентаризації виникне необхідність або донарахувати, або сторнувати суму забезпечення.
Залишок резерву відпусток підрахували? Тоді порівнюємо отриману величину з сальдо за кредитом субрахунку 471.
Якщо залишок «відпускного» резерву виявився більшим, ніж сальдо за кредитом субрахунку 471, на різницю донараховуємо резерв, тобто збільшуємо його. Робимо це тією ж проводкою, що й у разі стандартного нарахування резерву: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471.
У зворотній ситуації, коли сальдо за кредитом субрахунку 471 виявилося більшим від розрахованої суми, на різницю зменшуємо резерв:
— або сторнуємо надлишок проводкою (методом «червоне сторно»): Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471, як пропонує п. 18 П(С)БО 11,
— або включаємо його до складу доходу звітного періоду (Дт 471 — Кт 719 «Інші доходи від операційної діяльності»), як установлює п. 5 цього Положення.
Ви уникнете помилки, обравши будь-який із цих двох варіантів. Хоча нам більше до душі підхід, коли надміру нараховану суму резерву відпусток включають до доходу. Тепер усе це давайте розглянемо на прикладі.
Приклад. Станом на 31.12.2016 р. залишок забезпечення на оплату відпусток (сальдо за кредитом субрахунку 471) становить 7900,00 грн. На цю дату у трьох працівників відділу збуту підприємства залишилися невикористаними дні щорічних відпусток. Дані про кількість таких днів, суму зарплати та кількість днів у розрахунковому періоді щодо цих працівників наведемо далі в таблиці.
Показники для обчислення залишку резерву відпусток
| № з/п | П. І. Б. | Кількість невикористаних днів відпустки | Кількість календарних днів у розрахунковому періоді | Кількість святкових днів у розрахунковому періоді | Нарахована заробітна плата за розрахунковий період, грн. | Середньоденна заробітна плата, грн. (гр. 6 : (гр. 4 - гр. 5)) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Влащенко П. С. | 24 | 366 | 10 | 39000,00 | 109,55 |
| 2 | Кущій С. В. | 10 | 366 | 10 | 43000,00 | 120,79 |
| 3 | Фролько О. К. | 10 | 153 | 2 | 25000,00 | 165,56 |
Припустимо, що працівнику Кущію С. В. встановлено інвалідність.
Коефіцієнт, що коригує резерв відпусток на суму ЄСВ** (КЄСВ), дорівнює:
** Якщо раптом ставки ЄСВ наступного року змінять (малоймовірно 
), розраховуючи залишок резерву відпусток, використовуйте показник КЄСВ, обчислений виходячи з розміру ставок, які діятимуть у 2017 році.
— щодо працівника-інваліда: 1 + 8,41 % : 100 % = 1,0841;
— щодо інших працівників: 1 + 22 % : 100 % = 1,22.
Тоді сума забезпечення на дату балансу становитиме:
(24 х 109,55 + 10 х 165,56) х 1,22 + 10 х 120,79 х 1,0841 = 6536,94 (грн.).
За цієї ситуації сальдо за кредитом субрахунку 471 (7900,00 грн.) виявилося більшим від розрахованої суми резерву (6536,94 грн.). Отже, резерв відпусток на дату балансу необхідно зменшити до 6536,94 грн., тобто на суму 1363,06 грн. (7900,00 грн. - 6536,94 грн.).
Де показують результати інвентаризації забезпечень? На жаль, окремої форми для відображення результатів інвентаризації забезпечень майбутніх витрат і платежів не встановлено. Але це не страшно, адже ви можете розробити її самостійно.
Пам’ятаєте: Положення № 879 вимагає, щоб така форма містила інформацію про суму забезпечень (за видами) разом з відповідними розрахунками, а також суми забезпечень за даними бухобліку. Зразок заповнення Акта інвентаризації забезпечень майбутніх витрат і платежів наведено далі.
