Теми
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

Документи від нерезидента без підпису: чи бути витратам?

Казанова Марина, податковий експерт, CAP
Бухгалтер 911 Серпень, 2019/№ 33
В обраному У обране
Друк
Ситуація. Під час закордонвідрядження працівником були здійснені такі витрати:
— оплачені послуги митного брокера-нерезидента. Оплата була здійснена готівкою. Від брокера працівник отримав тільки квитанцію;
— оплачений ремонт автомобіля. На підтвердження наданих послуг від нерезидента на електронну пошту надійшов тільки інвойс, але без підпису.
Чи можна визнавати витрати за такими документами?

Розпочнемо з того, що потрібно розділяти (1) безпосередньо витрати на відрядження і (2) витрати, понесені працівником у цьому відрядженні для вирішення виробничих (господарських) питань.

Компенсація послуг митного брокера, витрат на ремонт авто потраплятиме не під витрати на відрядження, а під звичайні підзвітні суми для виконання окремих цивільно-правових дій від імені підприємства. Тобто і для визнання витрат, і для невключення до оподатковуваного доходу працівника цих сум — головне документально підтвердити факт здійснення витрат.

Послуги брокера. Із ситуації випливає, що митний брокер є нерезидентом. І є дві проблеми.

Перша — послуги були оплачені готівкою. При цьому п. 16 Положення № 51 установлює, що розрахунки за ЗЕД-операціями здійснюються виключно через рахунки в банках. А ось розрахунки в готівковій формі заборонено. Аналогічний висновок про те, що валютні розрахунки між резидентами і нерезидентами за поточними торговельними операціями здійснюють тільки через банки, випливає з пп. 28 і 31 Положення № 22. Винятки із цього загального правила перелічені в пп. 42 — 43 Положення № 2. Але послуги брокера — там не названі. Тому готівковою валютою за послуги брокера розраховуватися не можна.

1Положення про заходи захисту та визначення порядку здійснення окремих операцій в іноземній валюті, затверджене постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 5.

2Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затверджене постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 2.

А ось карткою (електронним платіжним засобом) оплатити ці послуги чинне законодавство зараз дозволяє3.

3 Детальніше про це ви зможете прочитати в статті «Використання карток для розрахунків у ЗЕД: нові «опції» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 29).

Друга — «на руках» у підприємства тільки квитанція брокера, що не містить навіть підпису, тобто обов’язкового реквізиту первинного документа, названого в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

У принципі, зокрема п. 15 розд. I Інструкції № 594 (податківці вказують на те, що й небюджетні підприємства можуть її використовувати як допоміжний документ) зазначає, що за відрядженнями за кордон підтвердні документи оформляються відповідно до законодавства відповідної держави. Проте навіть якщо і користуватися цим пунктом, часто довести фіскалам, що документ складений відповідно до законодавства іншої держави, може бути непросто img 1.

4Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Враховуючи те, що й оплата за ці послуги повинна була пройти через банківський рахунок і те, що в підприємства немає належним чином оформленого первинного документа — відображати такі витрати і компенсувати їх працівникові (не визнаючи оподатковуваний дохід) доволі ризиковано.

Ремонт автомобіля під час відрядження. Як документ, що підтверджує факт надання цих послуг, «на руках» у підприємства — електронний інвойс, але без підпису.

Мінфін (листи від 22.08.2017 р. № 35210-07/23-3364/2658, від 16.02.2017 р. № 31-11410-06-5/4339) визнавав інвойс первинним за умови його (1) оплати і (2) наявності всіх обов’язкових реквізитів з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік для первинних документів.

Умова перша — підтвердження оплати інвойсу. Якщо інвойс був оплачений у безготівковій формі / корпоративною карткою, то проблем з підтвердженням оплати немає — її підтверджуватиме виписка банку. Інша річ, якщо працівник розплатився готівкою.

Як ми зазначили вище, за загальним правилом, перебуваючи у відрядженні за кордоном, придбавати ТМЦ та/або послуги для госппотреб підприємства працівник за готівку не має права. Винятки із цього загального правила перелічені в пп. 42 — 43 Положення № 2 (ср. 025069200). А ось вони якраз і дозволяють юрособам-резидентам і ФОП-резидентам проводити розрахунки з використанням готівкової інвалюти, знятої з власних поточних рахунків, зокрема, для оплати експлуатаційних витрат, пов’язаних з обслуговуванням власних (орендованих, зафрахтованих) транспортних засобів за кордоном.

Знову ж таки питання з тим, чи належить ремонт до експлуатаційних витрат, не зовсім однозначне.

При цьому при оплаті готівкою — знову ж таки не виконується умова про підтвердження оплати інвойсу.

Умова друга — наявність усіх обов’язкових реквізитів, передбачених ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік для первинних документів. Із цим теж проблема. Інвойс не містить підпису (обов’язкового реквізиту первинного документа). А тому він не може вважатися повноцінним первинним документом.

Так, у міжнародній практиці допускається застосування рахунків (Invoice) без підпису особи. Але чи схвалять такий «прогрес» фіскали?

Хоча можна все ж поборотися за витрати. Якщо інвойс (1) був оплачений у безготівковій формі / корпоративною карткою (тобто є підтвердження його оплати) і (2) він у цілому дозволяє ідентифікувати госпоперацію, то можна:

(1) скласти внутрішній акт на підприємстві, яким підтверджуватиметься, що на автомобілі дійсно проведено ремонт;

(2) потім скласти «самоакт» на отримані послуги нерезидента, керуючись п. 2.6 Положення № 885.

5Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

Адже наявність або відсутність первинних документів, так само як і помилки в їх оформленні, не є підставою для висновків про відсутність госпоперації, якщо з інших даних випливає, що фактичний рух активів або зміни у власному капіталі або зобов’язаннях платника у зв’язку з його господарською діяльністю мали місце.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал
stop

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Дякуємо, що читаєте сайт Factor Увійдіть та читайте далі безкоштовно