Документи від нерезидента без підпису: чи бути витратам?

Розпочнемо з того, що потрібно розділяти (1) безпосередньо витрати на відрядження і (2) витрати, понесені працівником у цьому відрядженні для вирішення виробничих (господарських) питань.

Компенсація послуг митного брокера, витрат на ремонт авто потраплятиме не під витрати на відрядження, а під звичайні підзвітні суми для виконання окремих цивільно-правових дій від імені підприємства. Тобто і для визнання витрат, і для невключення до оподатковуваного доходу працівника цих сум — головне документально підтвердити факт здійснення витрат.

Послуги брокера. Із ситуації випливає, що митний брокер є нерезидентом. І є дві проблеми.

Перша — послуги були оплачені готівкою. При цьому п. 16 Положення № 5¹ установлює, що розрахунки за ЗЕД-операціями здійснюються виключно через рахунки в банках. А ось розрахунки в готівковій формі заборонено. Аналогічний висновок про те, що валютні розрахунки між резидентами і нерезидентами за поточними торговельними операціями здійснюють тільки через банки, випливає з пп. 28 і 31 Положення № 2². Винятки із цього загального правила перелічені в пп. 42 — 43 Положення № 2. Але послуги брокера — там не названі. Тому готівковою валютою за послуги брокера розраховуватися не можна.

¹Положення про заходи захисту та визначення порядку здійснення окремих операцій в іноземній валюті, затверджене постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 5.

²Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затверджене постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 2.

³ Детальніше про це ви зможете прочитати в статті «Використання карток для розрахунків у ЗЕД: нові «опції» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 29).

Друга — «на руках» у підприємства тільки квитанція брокера, що не містить навіть підпису, тобто обов’язкового реквізиту первинного документа, названого в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

У принципі, зокрема п. 15 розд. I Інструкції № 59⁴ (податківці вказують на те, що й небюджетні підприємства можуть її використовувати як допоміжний документ) зазначає, що за відрядженнями за кордон підтвердні документи оформляються відповідно до законодавства відповідної держави. Проте навіть якщо і користуватися цим пунктом, часто довести фіскалам, що документ складений відповідно до законодавства іншої держави, може бути непросто .

⁴Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Враховуючи те, що й оплата за ці послуги повинна була пройти через банківський рахунок і те, що в підприємства немає належним чином оформленого первинного документа — відображати такі витрати і компенсувати їх працівникові (не визнаючи оподатковуваний дохід) доволі ризиковано.

Ремонт автомобіля під час відрядження. Як документ, що підтверджує факт надання цих послуг, «на руках» у підприємства — електронний інвойс, але без підпису.

Мінфін (листи від 22.08.2017 р. № 35210-07/23-3364/2658, від 16.02.2017 р. № 31-11410-06-5/4339) визнавав інвойс первинним за умови його (1) оплати і (2) наявності всіх обов’язкових реквізитів з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік для первинних документів.

Умова перша — підтвердження оплати інвойсу. Якщо інвойс був оплачений у безготівковій формі / корпоративною карткою, то проблем з підтвердженням оплати немає — її підтверджуватиме виписка банку. Інша річ, якщо працівник розплатився готівкою.

Як ми зазначили вище, за загальним правилом, перебуваючи у відрядженні за кордоном, придбавати ТМЦ та/або послуги для госппотреб підприємства працівник за готівку не має права. Винятки із цього загального правила перелічені в пп. 42 — 43 Положення № 2 (ср. ). А ось вони якраз і дозволяють юрособам-резидентам і ФОП-резидентам проводити розрахунки з використанням готівкової інвалюти, знятої з власних поточних рахунків, зокрема, для оплати експлуатаційних витрат, пов’язаних з обслуговуванням власних (орендованих, зафрахтованих) транспортних засобів за кордоном.

При цьому при оплаті готівкою — знову ж таки не виконується умова про підтвердження оплати інвойсу.

Умова друга — наявність усіх обов’язкових реквізитів, передбачених ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік для первинних документів. Із цим теж проблема. Інвойс не містить підпису (обов’язкового реквізиту первинного документа). А тому він не може вважатися повноцінним первинним документом.

Хоча можна все ж поборотися за витрати. Якщо інвойс (1) був оплачений у безготівковій формі / корпоративною карткою (тобто є підтвердження його оплати) і (2) він у цілому дозволяє ідентифікувати госпоперацію, то можна:

(1) скласти внутрішній акт на підприємстві, яким підтверджуватиметься, що на автомобілі дійсно проведено ремонт;

(2) потім скласти «самоакт» на отримані послуги нерезидента, керуючись п. 2.6 Положення № 88⁵.

⁵Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

Адже наявність або відсутність первинних документів, так само як і помилки в їх оформленні, не є підставою для висновків про відсутність госпоперації, якщо з інших даних випливає, що фактичний рух активів або зміни у власному капіталі або зобов’язаннях платника у зв’язку з його господарською діяльністю мали місце.