Що стосується оплати перших п’яти днів за рахунок роботодавця, то щодо цієї виплати можна застосовувати наші рекомендації, які ми давали для цілей готівкової виплати заробітної плати*.
* Статті: «Виплачуємо зарплату «до копійки» без дрібних монет» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 40), «Дрібні монети: чому «більше» гірше, ніж «менше»?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 42).
Але як бути з допомогою по тимчасовій непрацездатності? Адже вона «заходить» на окремий спецрахунок підприємства. При цьому грошові кошти із цього рахунку роботодавці можуть використовувати виключно для виплати матзабезпечення працівникові і сплати ПДФО/ВЗ. А суми «до виплати», кратні 10 копійкам, тут велика рідкість.
Ситуація ускладнюється ще й тим, що ФСС не поспішає давати офіційні роз’яснення з «копійчаних» питань. А що стосується неофіційних (усних), то тут фахівці Фонду кивають на постанову Правління НБУ від 15.03.2018 р. № 25. Якщо положення цієї постанови перенести на ситуацію з виплатою допомоги, то страхувальник у документі на отримання готівкових коштів зі спецрахунку зазначає до копійки суму допомоги (наприклад, 5723,54 грн.), а банк проводить округлення.
У свою чергу, роботодавець видає працівникові ту суму, яку він отримав у банку з урахуванням округлення.
Але вся складність у тому, що банки не зобов’язані, а можуть проводити такі округлення. І, як показала практика, більшість банків первісно просять зазначати в документах на отримання готівкових коштів суми, кратні 10 копійкам.
Округлити у більший бік роботодавець-страхувальник не може, адже на спецрахунку сума під розрахунок. Зайвих коштів там немає. Якщо ж відкидати копійки, то вони зависають на спецрахунку.
Як бути, якщо ваш банк належить саме до «нелюбителів округлювати»? Враховуючи ситуацію, що склалася, рекомендуємо діяти так.
Виходимо з того, що для роботодавця найідеальніший варіант — це той, при якому на спецрахунку не зависають копійки. Від нього і відштовхуватимемося.
Припустимо, працівникові потрібно виплатити допомогу в сумі 3902,64 грн. (ПДФО — 872,64 грн., ВЗ — 72,72 грн.). Частину допомоги в сумі менше 10 копійок (у нашому випадку — це 4 копійки) роботодавець не може видати працівникові ні технічно, ні юридично.
Отже, для того, щоб обнулити спецрахунок, ви ці копійки додаєте до суми належних до сплати ПДФО або ВЗ. Припустимо, підприємство зупинило свій вибір на ПДФО, тоді сума податку, яка буде перерахована зі спецрахунку, становитиме 872,68 грн. (872,64 грн. + 0,04 грн.).
Суму допомоги, що залишилася на рахунку, кратну 10 копійкам (3902,60 грн.), без проблем знімають з рахунку і видають працівникові.
Далі при виплаті зарплати працівникові суму до виплати збільшують на недоотриману суму допомоги (0,04 грн.), а суму переплати з ПДФО (0,04 грн.) враховують при сплаті податку.
