«Мікс» бухгалтерів: чи можливо?

Чи можливий «мікс» бухгалтерів?

Ця ситуація цікава тим, що у юрособи вже є працівник-бухгалтер. Але, очевидно, у нього дуже скромна ділянка роботи. Основний «бухгалтерський вантаж» підприємство довірило нести бухгалтерові-підприємцеві. Чи можна так робити?

Якщо «в лоб», то — ні . Річ у тому, що в п. 4 ст. 8 Закону про бухоблік¹ передбачені тільки 4 форми організації бухобліку:

¹ Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

1) введення до штату посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;

2) користування послугами підприємця — спеціаліста з бухгалтерського обліку;

3) ведення на договірних початках бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або підприємством, підприємцем, самозайнятою особою, яка здійснює діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиту;

4) самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства.

При цьому комбінувати будь-які із запропонованих форм організації бухобліку, на жаль, не можна . Потрібно обрати тільки одну й суворо дотримуватися її.

Це підкреслював і Мінфін у своєму листі від 28.03.2013 р. № 31-08410-07/23-1343/1310.

Хоча, на наш погляд, до такого підходу є питання. Наприклад, є в Класифікаторі професій:

— головний бухгалтер. Це керівний склад;

— бухгалтер (з дипломом магістра). Це професіонал;

— бухгалтер. Це спеціаліст².

² Деталі знайдете в статті «Танці» навколо посади «бухгалтер (з дипломом магістра)» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 41).

Між цими посадами є істотна різниця. «Звичайний» бухгалтер (спеціаліст), у принципі, не тягне на «організацію бухобліку» на підприємстві. Це стає очевидним, якщо ми порівняємо:

— обов’язки головбуха / особи, яка забезпечує ведення бухобліку підприємства, з п. 7 ст. 8 Закону про бухоблік;

— завдання/обов’язки бухгалтера (спеціаліста) з Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників³.

³ Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності», затверджений наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. № 336.

Стосовно нашої ситуації, як уявляється, якщо в наказі про організацію бухгалтерського обліку буде прописано, що обрана форма організації бухобліку — користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, то наявність у штаті підприємства посади бухгалтера (спеціаліста), не є проблемою.

У посадовій інструкції такого бухгалтера буде зазначений його фронт робіт — складання податкових накладних і первинки за ТМЦ. А організація бухгалтерського обліку, у тому числі підписання документації / звітів, буде на бухгалтерові-підприємцю.

Водночас, зважаючи на ту ж позицію Мінфіну (див. вище), не можна виключати «несподіваних рухів» від тих же податківців.

І вівці цілі, і вовки ситі…

Якщо хочемо, щоб усе було ідеально, тоді потрібно:

— або позбавитися від посади штатного бухгалтера;

— або така посада буде. Причому, очевидно, що це має бути щонайменше «бухгалтер (з дипломом магістра)». А підприємець надаватиме юрособі лише консультаційні послуги.

При другому варіанті про жодні його підписи (печатки) на звітності або первинці юрособи навіть не йдеться — зрозуміло, їх бути не повинно. Адже якщо в юрособи в штаті є бухгалтер, отже, він обрав першу форму організації бухобліку (бухгалтер або бухслужба).

Якщо тільки «чужий» бухгалтер

Коли у юрособи є власна бухгалтерія, все більш-менш зрозуміло: хто підписує і відповідає за первинку, звіти тощо.⁴

⁴ Вас може зацікавити стаття «Підпис на первинних документах: чий саме?» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 24).

А ось якщо бухоблік веде тільки «сторонній» бухгалтер-підприємець, часто виникають запитання: чи може він підписувати первинку, податкові звіти тощо.

Первинні документи. Мінфін, посилаючись на п. 2.13 Положення № 88⁵, був не проти підписання первинних документів, у реквізити яких включений підпис головбуха, сторонніми особами, які здійснюють ведення бухгалтерського обліку на умовах цивільно-правового договору (див. листи від 26.09.2006 р. № 31-34000-20-23/20039 і від 04.04.2001 р. № 053-2948).

⁵ Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

Як це оформити? На практиці відповідні повноваження зазначають у договорі про надання послуг. При цьому видають довіреність на представлення підприємства при здійсненні господарських операцій з правом підпису первинних документів, що підтверджують їх.

Підпис на фінзвітності. Оскільки стороннього бухгалтера-підприємця наймають, передусім, для ведення бухобліку і складання звітності, то зрозуміло, зазвичай саме він і підписує звітність (лист Мінфіну від 28.02.2003 р. № 041-407-98/23-406/11-1962). Цей його обов’язок обумовлюється в договорі на бухгалтерське обслуговування. При цьому довіреність на підпис звітності можна не видавати.

Наявність печатки на звіті взагалі необов’язкова, але якщо вона є, то ставимо печатку юрособи-замовника (а не підприємця-бухгалтера).

Податкова звітність. Податкова декларація має бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, відповідальною за ведення бухгалтерського обліку і надання податкової декларації до контролюючого органу (п.п. 48.5.1 ПКУ). При цьому згідно з п. 48.3 ПКУ до обов’язкових реквізитів податкової декларації належать підписи посадових осіб платника.

Виходить, без підпису посадової особи підприємства на податковій звітності не обійтися?

На жаль, контролери не надають прямої відповіді на це запитання. Проте в консультації, розміщеній у підкатегорії 101.02 ЗІР, при поданні реєстраційної заяви платника ПДВ за формою № 1-ПДВ податківці рекомендують у разі ведення бухобліку на договірних принципах іншою юридичною або фізичною особою в полі «Головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку» ставити прочерк.

З цього можна дійти висновку, що й у декларації з ПДВ підпису непрацівника підприємства-платника податків вони бачити не хочуть. А ось у листі ДФСУ від 21.03.2018 р. № 1159/6/99-99-08-02-01-15/ІПК податківці побічно підтверджують можливість надання в електронній формі податкової звітності, підписаної уповноваженою особою («зовнішнім» бухгалтером) при веденні бухгалтерського обліку на умовах цивільно-правового договору. Проте у зв’язку з тим, що чіткий механізм законодавчо не прописаний, рекомендуємо цей момент погоджувати зі своєю ДПІ.

І — декілька цікавих нюансів:

— сторонній підприємець може підписувати прибуткові і витратні касові ордери, якщо він уповноважений на це керівником підприємства (пп. 25 і 26 Положення № 148⁶);

⁶ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

— якщо у юрособи в штатному розписі немає ні касира, ні бухгалтера, то вона може залучити до виконання обов’язків касира стороннього бухгалтера-підприємця, але тільки після укладення з ним договору про повну матвідповідальність (п. 45 Положення № 148, листи НБУ від 14.02.2012 р. № 11-117/708-1645, від 14.02.2002 р. № 11-115/323);

— якщо ви маєте намір подавати звітність в електронному вигляді, то зауважте: не варто передавати свій ЕЦП кому б то не було (у тому числі сторонньому бухгалтерові). Підприємець-бухгалтер може оформити власний ЕЦП і підписувати ним звіти юрособи. Головне, не забудьте повідомити податківців про це у формі додатка 2 до Порядку № 557⁷.

⁷ Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557.