Відразу відповідаємо: у такому разі виплачені ФОП суми у формі № 1ДФ можна не відображати. Пояснити такий підхід можна таким чином. Споживачем зазначених послуг є безпосередньо працівник. Саме він фактично виплатив дохід ФОП, а підприємство всього лише відшкодувало йому витрати на відрядження.
Важливо, що податківці такий підхід сприймають нормально (див. роз’яснення з підкатегорії 103.25 ЗІР). Щоправда, при цьому вони вимагають, щоб відряджений узяв у такого ФОП копію документа, що підтверджує його державну реєстрацію як підприємця.
Такого ж висновку можна дійти щодо оплати працівником у відрядженні не лише проживання, а й інших послуг, які споживає особисто сам працівник. Наприклад, якщо йдеться про вартість проїзду.
При цьому не має значення, на якій системі перебуває ФОП: на єдиному податку чи на загальній системі оподаткування.
Інша річ, якщо оплату ФОП вартості послуг проживання відрядженого працівника або транспортного квитка здійснює безпосередньо роботодавець (зі свого поточного рахунку). У такій ситуації відображати перераховані суми у формі № 1ДФ необхідно!
Тепер розглянемо іншу ситуацію. Припустимо, працівник придбаває у відрядженні ТМЦ, роботи чи послуги для потреб підприємства. У цьому випадку виходить зовсім інша картина. Купуючи товари (роботи, послуги) для потреб підприємства, працівник діє за дорученням і від імені роботодавця*. Більше того, зазвичай, підприємство фінансує придбання товарів (робіт, послуг) шляхом видачі працівникові під звіт певної суми грошових коштів. А оскільки підприємство виплачує ФОП дохід, воно зобов’язане виконати функції податкового агента. І той факт, що гроші «приніс» працівник підприємства (фізособа, яка не є податковим агентом), тут ролі не відіграє. Отже, підприємство повинне отримати від ФОП документи, що підтверджують його підприємницький статус, і відобразити виплату йому доходу у формі № 1ДФ з ознакою доходу «157».
* Вам буде цікава стаття «Працівник придбав товари для підприємства «за свої». Наступна серія» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 19).
При цьому, якщо йдеться про оплату готівкою, врахуйте такий момент. У зв’язку з тим, що фактично працівник виконує цивільно-правові дії від імені і за рахунок підприємства, первинні документи, що підтверджують придбання товарів (робіт, послуг), повинні містити саме реквізити підприємства (якщо це передбачає форма бланка). Водночас додатково можна зазначати прізвище, ім’я і по батькові особи, від якої прийнято грошові кошти.
