Положення № 705* передбачає можливість емісії банками для суб’єктів господарювання (юросіб, ФОП і незалежних професіоналів) корпоративних (бізнесових) електронних платіжних засобів. Це так звані корпоративні платіжні картки (далі — КПК).
Відразу звернемо увагу: все, що стосується порядку використання КПК, повною мірою стосується використання карти «ключ до рахунку»**.
** Вам будуть цікаві статті: «Картка «ключ до рахунку»: що врахувати при використанні» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 21), «Картка «ключ до рахунку» VS авансовий звіт» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 22).
При отриманні готівки та проведенні звичайних безготівкових розрахунків з використанням КПК необхідність подання авансового звіту сумнівів не викликає, оскільки це прямо передбачено п. 20 розд. II Положення № 148*** і пп. 170.9.2 — 170.9.3 ПКУ.
А ось чи потрібно вимагати звіт від працівника, якщо він оплачував товари (послуги) за допомогою КПК через Інтернет? Адже проконтролювати такі «карткові» витрати дуже просто. Усі операції з використанням КПК відображаються в банківській виписці за тим рахунком, до якого випущена картка. При цьому банк-емітент зобов’язаний у порядку й у строки, встановлені договором, надавати суб’єктові господарювання виписки про рух коштів на його рахунках за операціями з використанням платіжних карток.
Така виписка може бути надана безпосередньо в банку, надіслана поштою, електронною поштою, у вигляді текстового повідомлення на мобільний телефон тощо (п. 9 розд. VII Положення № 705).
Водночас вважаємо, що навіть у разі проведення платежу через Інтернет складати авансовий звіт потрібно! Звідки такий висновок?
Передусім здійснення КПК-розрахунків у безготівковій формі передбачає не лише «класичні» розрахунки в торговельних мережах через термінали, платіжні термінали, але й розрахунки з використанням реквізитів КПК.
Це випливає з визначення терміна «платіжна операція», наведеного в п.п. 8 п. 4 розд. I Положення № 705.
У свою чергу, п. 170.9 ПКУ (а саме тут закріплені правила подання працівником звіту про використання підзвітних сум) поширюється в тому числі на витрати, пов’язані з виконанням цивільно-правових дій, які були оплачені з використанням КПК. Про це сказано в п.п. 170.9.3 ПКУ.
Крім того, НБУ у своїх внутрішніх документах і самі банки в Умовах використання КПК зазначають, що кошти, списані з карткових і поточних рахунків за допомогою КПК, є виданими під звіт держателеві картки. Що спричиняє обов’язковість подання авансового звіту разом з підтвердними документами у строки й у порядку, встановленими законодавством для підзвітних осіб. У нашому випадку підтвердним документом буде роздруківка відповідного електронного документа.
Також потрібно розуміти, що авансовий звіт у разі витрачання працівником коштів роботодавця — це не лише данина законодавству, але й захист інтересів самого підприємства. Звіт працівника надає можливості проконтролювати витрачання коштів та підтвердити «господарськість» і доцільність таких витрат.
Стосовно строків подання Звіту. Якщо дивитися «в лоб», то виходимо на строк — до закінчення 5-го банківського дня, що йде за днем, у якому проведені розрахунки за допомогою КПК (п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ).
Складають його за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.
Водночас податківці у своїй консультації в категорії 103.17 ЗІР дивляться на це інакше і на всі випадки безготівкової оплати з використанням КПК, незалежно від того, де (у відрядженні чи ні) витратився працівник, поширюють 10-денний строк подання Звіту.
Знову ж таки береженого Бог береже. Логіка податківців мінлива, тож слід пильнувати.
Що стосується відповідальності за несвоєчасне подання Звіту. Як такої її немає. Після скасування Указу № 436**** підприємству не загрожує штраф за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звіту за раніше видані кошти.
Але якщо нехтувати Звітом (тобто своєчасно не відзвітувати), то видані під звіт кошти набудуть статусу надміру витрачених коштів підприємства (п.п. 170.9.1 ПКУ). Відповідно у підзвітної особи (держателя КПК) виникне оподатковуваний дохід (п.п. 164.2.11, п. 170.9 ПКУ).
Зверніть увагу! Якщо відсутні документи, що підтверджують понесені витрати, у загальному випадку Звіт не затверджують і працівник повинен відшкодувати всі витрати.
Водночас якщо працівник не надав документів, що підтверджують факт безготівкового розрахунку за допомогою КПК, авансовий звіт затвердити все ж потрібно. При цьому, згідно з роз’ясненнями податківців, бухгалтер зобов’язаний вжити заходи щодо підтвердження факту використання коштів з рахунку (див. консультацію в категорії 109.21 ЗІР). Для цього цілком може бути достатньо виписки з банку про рух коштів на рахунку.
