Директор звільнився: як підписувати звітність
Ситуація. Як підписувати звітність, якщо директор звільнився, а нового ще не призначили?
Насправді, ситуація не дуже добра. Адже якщо директор звільнився, інформація про це має бути внесена до Єдиного держреєстру юросіб, ФОП та громадських формувань (ЄДР). Але держреєстратор не внесе відповідних змін до ЄДР, поки не буде призначений новий керівник підприємства або виконувач його обов’язків (ст. 27 Закону про держреєстрацію)*.
* Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб <…>» від 15.05.2003 р. № 755-IV.
Навряд чи вам директор, що звільнився, залишить свої ключі для підписання електронної звітності — оскільки це вважатиметься компрометацією електронного ключа. Імовірніше, ці ключі будуть скасовані (й ініціатором їх скасування може бути і сам колишній директор). А в разі скасування електронних ключів директора, який у ЄДР значиться як керівник підприємства, відразу ж податківці анулюють і Договір про визнання електронних документів (п. 5 розд. III Порядку № 557**). А разом з ним утратять чинність й усі повідомлення про делегування права електронного підпису (ф. № J1391103). У такому разі ні подавати звітність в електронному вигляді, ні реєструвати ПН ви не зможете — доти, доки не призначите нового директора та не внесете інформацію про нього до ЄДР.
** Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами від 06.06.2017 р. № 557.
«Дія Договору та пов’язаних з ним Повідомлень припиняється за наявності однієї з таких підстав:
<…> отримання інформації від кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг про завершення строку чинності (або скасування) кваліфікованого сертифіката відкритого ключа керівника...»
Ба більше, навіть якщо колишній директор «залишить» ключі (їх не скасовуватиме), питання скасування цих ключів буде лише справою часу. Якщо податківці виявлять, що директор звільнився, вони можуть самі ініціювати скасування електронного ключа директора. І це буде підставою для скасування Договору про визнання електронних документів.
Якщо договір на електронну звітність, який укладався «старим» директором, ще діє, то директор під час своєї роботи міг делегувати право підпису «за директора» іншому працівникові підприємства через повідомлення про делегування права електронного підпису (ф. № J1391103) (тип підпису «Директор»). У такому разі ця особа цілком може підписувати «електронну» податкову звітність своїм електронним підписом за директора.
Зауважимо, що й у разі, якщо підприємство після звільнення директора підписує звітність його електронними ключами, то це теж не може бути підставою для невизнання вже прийнятої податкової звітності. Оскільки доки в ЄДР ще фігурують дані про колишнього директора, то саме він є представником підприємства в інтересах з третіми особами, зокрема й податківцями. Але в цьому випадку можна говорити про компрометацію електронного ключа директора.
Тому при звільненні директора підприємство має бути зацікавлене в тому, щоб якнайшвидше призначити нового директора і внести відомості про зміну керівника до ЄДР.
Знову ж таки, щойно будуть внесені дані до ЄДР про зміну керівника — колишній договір на електронну звітність буде скасовано (п. 5 розд. III Порядку № 557). Для того щоб наново приєднатися до договору про визнання електронних документів, достатньо подати будь-який електронний документ, подання якого передбачає тільки підпис керівника (наприклад, повідомлення про делегування права електронного підпису або якийсь запит) з електронним підписом нового директора, відомості про якого внесені до ЄДР.
Також наново доведеться подати повторно повідомлення на осіб, яким делеговано право електронного підпису***.
*** Детальніше див. статтю «Перший млинець нанівець», або Нюанси електронної взаємодії з податківцями» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 42).
Змінилася особа, якій делеговано право підпису ПН
Ситуація. Змінився бухгалтер, якому було делеговано право підпису ПН. Якщо зараз відправляти на реєстрацію ПН, дата складання якої припадає на період, коли новий бухгалтер ще не працював, то на самому бланку ПН ставити нового бухгалтера чи попереднього, який працював на момент складання ПН?
Про всяк випадок зауважимо: для того щоб новий працівник мав право підписувати ПН, потрібно на такого працівника подати «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису» (за формою додатка 2 до Порядку № 557) (ф. № J1391103).
У графі «Тип підпису» повідомлення потрібно зазначити «Підпис податкових накладних».
Підписуватися ПН у цьому випадку повинна електронним підписом нового працівника, якому делеговано право підпису ПН. І дані цього працівника повинні фігурувати й у самій формі ПН у полі «Посадова (уповноважена) особа…», незважаючи на те, що на дату, якою складається ПН, він ще не працював. Підписант, зазначений у ПН, і той, чий електронний підпис накладається на ПН, повинні збігатися.
У п. 12 Порядку № 1246**** сказано, що при надходженні ПН на реєстрацію, зокрема, здійснюється перевірка чинності електронного підпису, порядку його накладення та наявності права підписання посадовою особою платника податку таких ПН та/або РК.
Тобто, по суті, перевіряються: (1) чи не закінчився строк дії сертифіката ключа; (2) чи має особа право підпису на ПН (зокрема, чи делегувалося їй право підпису через «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису»).
І, як зазначають податківці, дійсність ЕП перевіряється лише в розрізі того, чи має право особа здійснювати в цей момент реєстрацію податкової накладної. Питання, чи мала права особа складати та підписувати податкові накладні при їх реєстрації, не з’ясовуються.
Може виникнути запитання: а чи не буде потім претензій з боку податківців, коли вони, наприклад, прийдуть з перевіркою, у частині того, що на момент складання ПН особа, яка підписала ПН, не працювала?
Підстав для цього немає. По суті, недійсною ПН можуть визнати, тільки якщо помилки в ній заважають ідентифікувати госпоперацію або осіб, які брали участь у ній (п. 201.10 ПКУ). ПН — це не первинний документ, вона не фіксує госпоперацію. А особи, які брали участь у госпоперації, — це ті особи, які підписують первинні документи.
Ба більше, ніде не зазначено, що підписувати ПН повинна особа, яка саме склала ПН. Тому жодних претензій не може бути.
Електронний підпис директора у відпустці
Ситуація. Чи може директор на час відпустки зберегти право підписання податкової звітності за собою?
Тут є два боки медалі. З одного — він може це зробити. І це ніяк не вплине на дійсність підписаної податкової звітності й навіть первинних документів. Хоча з первинними документами трохи складніше. Трапляються випадки, коли податківці намагаються довести нереальність госпоперації на тій підставі, що документ підписаний директором, який перебуває у відпустці. Але суди не згодні з таким підходом фіскалів і зазначають, що перебування директора у відпустці саме собою не свідчить про дефектність підписаних ним документів. Правове значення має тільки належність підпису особі, уповноваженій трудовим договором на здійснення відповідної госпоперації.
Див., зокрема, рішення Київського окружного адмінсуду від 13.08.2018 р. № 810/3765/18, рішення Одеського окружного адмінсуду від 26.09.2019 р. у справі № 420/5042/19, ухвалу ВС від 07.12.2018 р. у справі № 810/3765/18.
А отже, визнати недійсною звітність або інший документ, підписаний директором у відпустці, не можна. Адже поки повноваження директора як виконавчого органу не припинені, він має право їх реалізовувати будь-коли та будь-де.
Інша річ — що тут можуть чіплятися ще й «трудовики». Тому в ідеалі, звісно, краще делегувати на час відсутності директора його повноваження іншій особі. Повідомляти держреєстратора про те, що функції директора на час його відпустки виконуватиме інша особа, не потрібно. Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, потрібно направити податківцям «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису» і зазначити в ньому тип делегованого підпису «Директор».
