Теми статей
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

Трудові книжки: а ви вже скануєте?

Ушакова Лілія, експертка з питань оплати праці
Бухгалтер 911 Серпень, 2021/№ 32
Друк
З 10 червня стартував перехід на електронний облік трудової діяльності*. З цього дня і протягом 5 років роботодавці або ж самі працівники надаватимуть Пенсійному фонду електронні копії сторінок трудових книжок і документів про стаж. Пенсійний фонд вже приспів з відповідним Порядком. Тож беремось до діла.

* Деталі знайдете в статтях: «Електронні трудові книжки: «низький старт» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 23), «Закон «щодо трудових книжкок»: підписаний і опублікований» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 11), «Діджиталізацією по трудових книжках: Закон прийнято» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 9).

Справжній бухгалтер/кадровик не довіряє чуткам, щоб не робити зайву роботу. Він чітко знає, який документ вимагає від нього вчинити ті чи інші дії. Якщо йдеться про надання Пенсійному фонду електронних копій сторінок трудової книжки і документів про стаж, то це Порядок № 1084, Закон № 1217 і новоявлений Порядок № 11-1**.

** Порядок обліку трудової діяльності… у електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084, Закон України від 05.02.2021 р. № 1217-IX і Порядок надання відомостей про трудову діяльність… у електронній формі, затверджений постановою правління Пенсійного фонду від 12.03.2021 р. № 11-1 відповідно.

Механізм надання відомостей про трудову діяльність в електронній формі прописаний в Порядку № 11-1. Він запрацював з 23 липня і зібрав в собі усе те, що і так було відоме роботодавцям, які вже сканували трудові книжки. Але є і дещо новеньке. Пробіжимося по основних моментах.

Хто подає?

Уся трійка профільних документів говорить, що подавати відомості з трудової книжки та інші документи, які підтверджують стаж, можуть:

— або роботодавець;

— або працівник самостійно (ФОП сам на себе самостійно), маючи власний кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Тобто немає обов’язку саме роботодавця надсилати такі відомості.

Проте якщо юрособа-роботодавець зберігає у себе трудові книжки працівників, то йому і карти (книжки) в руки.

Адже віддати трудову книжку працівникові, який прийнятий на роботу до10.06.2021 р., роботодавець-юрособа може тільки при звільненні або після того, як передасть електронні копії сторінок трудової книжки Пенсійному фонду, а останній їх обробить і прийме.

Окремо зупинимося на працівниках юросіб, які прийняті на роботу після 10.06.2021 р., а також усіх тих, хто працює у ФОП.

Такі працівники зберігають трудові книжки у себе. Отже, можуть надати необхідну інформацію до Пенсійного фонду самостійно.

Тому відповідь на запитання: «чи треба ФОП сканувати трудові книжки своїх працівників» — ні!

А чи треба роботодавцям-юрособам сканувати трудові книжки працівників-пенсіонерів? Законом жодних винятків щодо них не встановлено. Проте в усних роз’ясненнях фахівці Пенсійного фонду говорять про те, що на пенсіонерів подавати дані не треба. Але хотілося б офіційних роз’яснень.

Як подавати?

Опишемо порядок дій для роботодавців.

Крок 1. Готуємо документи. Ще раз перевіряємо та скануємо трудову книжку робітника. Вимоги до скан-копій такі:

1) кольоровий формат, рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi;

2) формат зображення має бути jpg (якщо буде кожна сторінка трудової окремо) або pdf (якщо формуєте повний документ з усіма сторінками трудової книжки);

3) розмір файлу не повинен перевищувати 1 Мб;

4) повинні містити усі заповнені сторінки трудової книжки в хронологічному порядку. Тобто скануємо не лише відомості про роботу, але і про нагородження, заохочення;

5) мають бути придатними для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію і номер бланків документів.

Якщо в трудовій є затерті, вицвілі від часу записи, то нічого зверху не наводимо! Скануємо і відправляємо як є.

Отримувати від працівника згоду на обробку Пенсійним фондом його персональних даних більше НЕ треба. Чому так? Пояснюємо.

Надання згоди на обробку персональних даних працівника вимагав Порядок № 1084. Цей документ з’явився ще до появи Закону № 1217, під який його писали. І поки працював тільки Порядок № 1084, приймати та обробляти дані скан-копій трудових книжок пенсійники могли лише за наявності згоди особи.

З набуттям чинності Законом № 1217 необхідність у згоді на обробку даних відпала. Адже цей Закон наділив Пенсійний фонд повноваженнями, яких бракувало.

Крок 2. Заходимо на портал Пенсійного фонду portal.pfu.gov.ua. У правому верхньому кутку натискаємо на кнопку «Вхід». Далі вибираємо варіант входу (юрособа), АЦСК, файл і пароль ключа і входимо в особистий кабінет страхувальника.

Крок 3. Вводимо дані працівника. У розділі «Комунікації з ПФУ» вибираємо «Відомості про трудові відносини робітника». З’явиться інформаційне віконце, яке нагадає вам вимоги до скан-копій. Перечитуємо і тиснемо «Продовжити».

У віконці «РНОКПП особи» вводимо реєстраційний номер облікової картки платника-працівника, трудову книжку якого передаємо пенсійникам. Якщо ж він відмовився від отримання такого номера, то заповнюємо поле «Серія та номер паспорту».

Далі у відповідних комірках вказуємо прізвище, ім’я, по батькові працівника і тиснемо кнопку «Продовжити».

Крок 4. Додаємо відомості про трудову діяльність. Це можна зробити одним із двох способів (!) на вибір.

1 спосіб: додати скан-копії трудової книжки. У цьому випадку натискаємо на поле «Додати файл». Вибираємо із запропонованого переліку, що хочемо додати (трудова книжка або документи про стаж). Додаємо файл із заздалегідь відсканованою трудовою книжкою.

Якщо файлів декілька, то після того, як додали один, додаємо другий і так далі. Тобто якщо кожна сторінка трудової книжки однієї особи відсканована окремо, то додаємо усі файли з усіма сторінками трудової.

Після завантаження файлів натискаємо «Підписати та відправити ПФУ». Вибираємо файл із КЕП і вводимо пароль. Усе!

2 спосіб: самостійно внести записи трудової книжки + обов’язково додати скан-копії трудової книжки.

Тобто якщо у вас є бажання (і час), ви можете самостійно оцифрувати трудову книжку працівника. Для цього тиснемо на поле «Записи про трудову діяльність» і переносимо у відповідні поля відомості з трудової книжки працівника, зберігаючи кожен запис.

Після того, як записи бути перенесені, обов’язково додаємо скан-копії трудової книжки, підписуємо і відправляємо пенсійникам так само, як описано в способі 1.

Крок 5. Чекаємо результату — появи статусу «Виконано» за переданою скан-копією трудової книжки в розділі «Звернення» порталу Пенсійного фонду.

Увага! Обробка відомостей може тривати дуже довго. Не треба панікувати, якщо місяць минув, а нічого не відбувається.

Річ у тому, що в першу чергу сьогодні обробляють скани працівників, яким до настання права на пенсію за віком залишилися 2 роки.

Також Пенсійний фонд планує встановити графіки, в яких буде визначений порядок надання електронних відомостей про трудову діяльність.

А що усередині?

Дочекалися появи статусу «Виконано»? Подивіться, що усередині повідомлення. Там можуть бути зауваження до записів у трудовій книжці та/або вимоги про необхідність надання документів для зарахування до стажу відповідних періодів.

Що з цим робити? Якщо зауваження/вимоги торкаються записів вашого підприємства, то виправляти. Якщо ж до вас вони не мають відношення, то повідомте про них працівника.

Після обробки Пенсійним фондом сканкопій трудову книжку ви віддасте працівникові на зберігання під підпис. Тому у нього з’явиться можливість попрацювати з нею, зібрати необхідні документи для підтвердження стажу і звернутися до попередніх роботодавців для виправлення/уточнення записів у трудовій книжці або ж до архівних установ.

А ще порекомендуйте працівникові ознайомитися з Порядком № 637***. Цей документ підкаже, якими документами слід підтверджувати періоди, які входять у стаж.

*** Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637.

Наприклад, час навчання у ВНЗ, училищах, навчальних закладах підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів, в аспірантурі, докторантурі та клінічній ординатурі підтверджується дипломами, посвідченнями, свідоцтвами, а також довідками та іншими документами, які видані на підставі архівних даних і містять відомості про періоди навчання.

Зібрані документи працівник може самостійно відсканувати і передати пенсійникам через особистий кабінет на порталі ПФУ в описаному вище порядку.

Якщо ж працівник не дружить з цифровими технологіями, то він може звернутися безпосередньо до Пенсійного фонду. Там обіцяють допомогти.

А на завершення відповідь на запитання, яке часто ставлять роботодавці: чи треба сьогодні окремо вносити через портал Пенсійного фонду відомості про прийняття, переведення, звільнення працівників для поповнення електронної трудової книжки? Ні! Не треба.

Ці дані система черпає з додатка 5 (Д5) Об’єднаного звіту. Як буде далі, поживемо — побачимо.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі