Електронні трудові книжки: «низький старт»

Ви, напевно, вже здогадалися, про що йдеться. З 10.06.2021 р. набирає чинності Закон № 1217¹, який передбачає перехід на електронний облік трудової діяльності. Попереднє знайомство в нас із ним уже відбулося². Тепер, що називається, «ближче до справи» з прив’язкою до дат. Оскільки дуже важливо не випередити події. Адже «трудові» штрафи кусаються.

¹ Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX.

² Статті: «Закон «щодо трудових книжок»: підписаний і опублікований» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 11), «Діджиталізацією по трудових книжках: Закон прийнято» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 9).

До 09.06.2021 р. включно

До дати набрання чинності Законом № 1217 діють «старі» правила обліку трудової діяльності, зокрема:

— при прийнятті на основне місце роботи працівник зобов’язаний надати трудову книжку (крім тих, хто працевлаштовується вперше й ще не має трудової книжки);

— роботодавець повинен внести до трудової книжки записи про прийняття на роботу, про переведення на іншу постійну роботу, про заохочення та винагороди;

— при звільненні працівнику видають трудову книжку із записом про звільнення.

Тобто щодо всіх таких фактів (прийняття, звільнення тощо), які відбулися до 09.06.2021 р. включно, оформлення має бути саме таким.

Наприклад, ви прийняли на роботу працівника 09.06.2021 р. Він надав вам свою трудову книжку. А згідно з Інструкцією № 58³ запис про прийняття до трудової книжки ви повинні внести не пізніше за тижневий строк. Але з 10.06.2021 р. уже запрацює норма КЗпП, згідно з якою облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі, а заводити і вносити записи до трудової книжки потрібно лише на вимогу працівника. Запитання: так вносити запис чи вже не потрібно, якщо працівник цього не вимагає? Відповідь: так, вносити обов’язково. Ви повинні все «доробити» (в частині заповнення трудової книжки) ще за старими правилами.

³ Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці від 29.07.93 р. № 58.

Також до 09.06.2021 р. включно роботодавці не зобов’язані передавати до ПФУ скан-копії трудових книжок (або оцифровані відомості). Це можна зробити добровільно відповідно до Порядку № 1084⁴ і пояснень на порталі ПФУ (portal.pfu.gov.ua/).

⁴ Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084.

Важливо! Роботодавці, які вже передали до ПФУ скан-копії трудових книжок працівників, продовжують зберігати такі трудові книжки в себе і на руки працівникам їх не видають (з питання видачі таких книжок працівникам після 09.06.2021 р. чекаємо офіційних роз’яснень).

У разі переведення працівника на іншу постійну роботу або звільнення працівника після того, як дані його трудової книжки були передані до ПФУ відповідно до Порядку № 1084, але до 10.06.2021 р., усі записи про переведення/звільнення обов’язково вносяться до паперової трудової книжки.

В останній день звільнення роботодавець зобов’язаний внести відповідний запис про звільнення до трудової книжки і видати її на руки працівнику. Не забудьте також провести в день звільнення остаточний розрахунок із працівником. Копію наказу про звільнення роботодавець видає працівнику, якщо звільнення відбувається за ініціативою роботодавця. В інших випадках копія наказу видається на вимогу працівника.

З 10.06.2021 р.

Із дати набрання чинності Законом № 1217 здійснюється перехід на так звані електронні трудові книжки. Але поспішати з переходом не варто.

Як же вестиметься облік трудової діяльності після дати «Х» — з 10.06.2021 р.?

Працівники, які станом на 10.06.2021 р. працюють у роботодавця. Трудові книжки таких працівників роботодавець сканує і передає до ПФУ (чи передавати повторно, якщо скан-копії вже передали раніше, поки невідомо).

Очевидно, цим займатиметься саме роботодавець, оскільки трудові книжки зберігаються в нього. Але не в усіх випадках. Роботодавець-ФОП не зберігає в себе трудових книжок працівників⁵. Тому скануванням і передачею до ПФУ трудових книжок працівників ФОП, як уявляється, займатимуться самі працівники ФОП.

⁵ Див. статтю «У кого зберігаються трудові книжки працівників ФОП?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 15).

Порядок/строки/черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок повинен визначити ПФУ за погодженням з Мінсоцполітики (п. 5 ч. 4 ст. 20 Закону про ЄСВ у редакції з 10.06.2021 р.).

На сайті СПО об’єднання профспілок можна знайти проєкт постанови правління ПФУ про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність в електронній формі.

Цей проєкт розроблений ще на виконання «старої» постанови КМУ від 27.11.2019 р. № 1084, а не оновленого п. 5 ч. 4 ст. 20 Закону про ЄСВ. І формально для нашого випадку не підходить.

Але чи буде ПФУ «винаходити велосипед»?

Як уявляється, цей проєкт просто «перепрошиють» під останні законодавчі зміни. І на виході ми отримаємо приблизно те ж саме.

У зв’язку з цим зауважимо, що нічого нового цей проєкт не несе. Він лише формалізує існуючі роз’яснення ПФУ. Зокрема, в ньому передбачено два способи подання відомостей про трудову діяльність через вебпортал електронних послуг (portal.pfu.gov.ua/): (1) у вигляді копій сканованих документів; (2) в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи, до якого додані скан-копії документів, на підставі яких створено цей запис.

Згідно із зазначеним проєктом скановані копії трудової книжки і документів про стаж повинні:

— бути виготовлені в кольоровому форматі з оригіналів документів;

— містити всі сторінки трудової книжки в хронологічному порядку та поля відповідних документів;

— бути придатними для сприйняття їх змісту, зокрема мати читабельні дані про серію та номер бланків документів.

Розділова здатність при скануванні — 300 dpi. Формат зображення — jpg або pdf. Розмір кожного файлу — не більше 1 Мб.

Передати скан-копії (оцифровані відомості) документів про трудовий стаж може як роботодавець, так і працівник (обов’язкова наявність електронного підпису).

Зазначені рекомендації актуальні на етапі первісної передачі відомостей про трудову діяльність працівника до ПФУ і дозволяють сформувати початкову «трудову» базу даних.

Після завершення робіт з «електронізації» відомостей про трудову діяльність роботодавець видає наявні трудові книжки працівникам під підпис. Далі всі відомості про трудову діяльність працівників «стікатимуться» до так званої електронної трудової книжки.

А як бути з працівниками, які прийняті до і звільняються після набрання чинності Законом № 1217, проте відомості з трудової книжки ще не передані до ПФУ?

Звільняємо, як того вимагає закон, і видаємо їм у день звільнення належним чином оформлену трудову книжку та копію наказу про звільнення. Річ у тому, що після набрання чинності Законом № 1217 надання копії такого наказу працівникам, які звільняються, стане обов’язком роботодавця.

Якщо працівник звільняється після завершення зазначеної процедури (трудову книжку відсканували і передали до ПФУ, а оригінал повернули працівнику), то роботодавець вносить відповідний запис про звільнення до паперової трудової книжки, що зберігається в працівника, на вимогу самого працівника (ч. 1 ст. 47 КЗпП у редакції з 10.06.2021 р.). Тобто якщо сам працівник заявить відповідну вимогу.

Працівники, які будуть прийняті на роботу з 10.06.2021 р. При прийнятті на роботу працівник повинен буде надати трудову книжку (за її наявності) або відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб. Яким чином можна буде отримати ці відомості і хто їх отримуватиме — працівник чи роботодавець, поки незрозуміло. Ці моменти повинні визначити нормативно-правові акти, прийняті на виконання Закону № 1217.

Якщо особа надає трудову книжку, роботодавець ознайомлюється з нею, а потім повертає трудову книжку працівнику. Це випливає з логіки змін, передбачених Законом № 1217.

Записи про прийняття на роботу, переведення, заохочення та нагородження за успіхи в роботі до паперової трудової книжки роботодавець вносить тільки на вимогу працівника (ст. 48 КЗпП у редакції з 10.06.2021 р.).

Громадянин, який приймається на роботу вперше, матиме право вимагати оформити йому паперову трудову книжку. І роботодавець зобов’язаний буде це зробити не пізніше 5 днів після прийняття на роботу.

У день звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівнику копію наказу (розпорядження) про звільнення і провести з ним остаточний розрахунок. До паперової трудової книжки запис про звільнення роботодавець зобов’язаний вносити знову-таки тільки на вимогу працівника (ст. 47 КЗпП у редакції з 10.06.2021 р.).

Тобто з 10.06.2021 р. почнеться відхід від використання паперових трудових книжок. При цьому актуальні відомості про трудову діяльність (про прийняття на роботу, присвоєння, зміну, позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, проходження стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення) потраплятимуть безпосередньо до Реєстру застрахованих осіб (до тієї частини персональної електронної облікової картки, яка відображає трудову діяльність особи, — до електронної трудової книжки).

Основне місце

З 10.06.2021 р. основним місцем роботи вважатиметься місце, де працівник працює на підставі трудового договору і яке визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ).

Вважаємо, що йдеться про заяву про прийняття на роботу (хоча, можливо, вигадають якусь спеціальну заяву). Відповідно з 10 червня в заяві про прийняття на роботу працівник повинен прямо зазначати, на яке місце роботи (основне чи за сумісництвом) він просить його прийняти. А від підходу, що діє зараз, «якщо в заяві не сказано, що за сумісництвом, отже — за основним» краще утриматися.

ФОП

ФОП не є найманим працівником, тому запис до трудової книжки про свою підприємницьку діяльність він не вносить.

Як роз’яснюють фахівці ПФУ, для оцифрування підприємницької діяльності ФОП потрібно подати через вебпортал ПФ скан-копії витягу з ЄДР про держреєстрацію як ФОП або довідки з ДПС про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.