Обов’язок юросіб актуалізувати дані про кінцевих бенефіціарних власників, що містяться в ЄДР, і подати структуру власності закріплено п. 4 Перехідних положень Закону № 3611.
При цьому відразу зауважимо, що «разовим» поданням відомостей справа не обійдеться. Закон про держреєстрацію2 передбачає також:
— щорічне підтвердження відомостей про бенефіціарів (у тому числі подання структури власності). Навіть якщо змін не було;
— подання відомостей про відсутність змін у структурі власності та інформації про кінцевих бенефіціарів — при проведенні держреєстрації змін до відомостей про юрособу, що містяться в ЄДР;
— ну й, зрозуміло, подати «оновлені» відомості потрібно буде при змінах у структурі власності або зміні бенефіціарів.
Але про усе за порядком.
Первісне подання / актуалізація даних. Кого стосується? Усіх юридичних осіб (незалежно від організаційно-правової форми), зареєстрованих на момент набрання чинності наказом Мінфіну від 19.03.2021 р. № 1633 (далі — наказ Мінфіну), тобто на 11.07.2021 р.
3 Новостворені — подають відомості про бенефіціарів та структуру власності при їх реєстрації.
Формально — такий обов’язок стосується юросіб, зареєстрованих до моменту набрання чинності Законом № 361 (до 28.04.2020 р.). Але враховуючи, що момент затвердження наказу Мінфіну затягнувся, актуалізувати відомості про бенефіціарів повинні всі юрособи, зареєстровані саме на момент набрання чинності наказом Мінфіну. Це випливає з листа Мін’юсту від 11.06.2021 р. № 5178/8.4.4/32-21.
Подавати дані про бенефіціарів доведеться, навіть якщо в підприємства проста структура власності (володіє підприємством безпосередньо фізособа) і відомості про кінцевого бенефіціарного власника вже містяться в ЄДР4 або кінцевого бенефіціарного власника немає зовсім (у цьому випадку зазначається причина його відсутності).***** 5
Не подають дані про бенефіціарів: ФОП; політичні партії; профспілки; творчі спілки та їх місцеві осередки; організації роботодавців та їх об’єднання; адвокатські об’єднання; торгово-промислові палати; ОСББ; релігійні організації; держоргани; органи місцевого самоврядування та їх асоціації; державні та комунальні підприємства, установи та організації.
4 Із Закону про держреєстрацію було виключено норму про те, що інформація про кінцевих бенефіціарних власників не подається, якщо засновниками юрособи є виключно фізособи, відомості про яких зазначені в ЄДР.
5 Див. статті «Відомості про бенефіціарів: нова хвиля» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 8) і «Малюємо» бенефіціарів — 2020: «гарячі» запитання» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 9).
У які строки подавати? Протягом 3 місяців з дня набрання чинності наказу Мінфіну. Наказ набирає чинності 11.07.2021 р., тому саме із цієї дати розпочнеться відлік 3 місяців для подання документів. Фактично в юросіб є місяць на підготовку документів і 3 місяці на їх подання. Раніше 11.07.2021 р. починати подавати документи не варто! Подаємо документи — держреєстраторові. Якщо документи подані в цей строк, платити адмінзбір не доведеться.
Якщо в цей період (у період з 11.07.2021 р. по 11.10.2021 р.) у підприємства виникла необхідність внести зміни до відомостей про юрособу, що містяться в ЄДР, то воно може подати «документи» про бенефіціарів та структуру власності одночасно при реєстрації цих змін.
Які документи подаються?
1. Заява (з відомостями про кінцевих бенефіціарних власників або про їх відсутність). Ідеться про заяву за формою 26 — «Заява щодо державної реєстрації юридичної особи (крім громадських формувань та органів влади)». У випадку з громадськими формуваннями — за формою 4. Відомості про кінцевих бенефіціарних власників зазначаємо на сторінках 2 і 3 заяви. Деталі щодо заповнення форм 2 і 4, очевидно, ще пояснить Мін’юст.
6 Форми реєстраційних заяв затверджені наказом Мін’юсту від 19.05.2020 р. № 1716/5.
Хто такі кінцеві бенефіціарні власники? Це фізичні особи, які здійснюють вирішальний вплив (контроль) на діяльність компанії. Зверніть увагу: кінцевим бенефіціарним власником може бути тільки фізична особа.
Як зазначено в Законі № 361, ознакою здійснення прямого вирішального впливу на діяльність є безпосереднє володіння фізичною особою часткою у розмірі не менше 25 % статутного (складеного) капіталу або прав голосу юридичної особи. При цьому кінцевим бенефіціарним власником не може бути особа, яка має формальне право на 25 чи більше відсотків статутного капіталу або прав голосу в юридичній особі, але є комерційним агентом, номінальним власником, або номінальним утримувачем, або лише посередником щодо такого права.
По суті, в заяві потрібно буде зазначити фізосіб, які:
— володіють більше 25 % статутного капіталу компанії (прямо або опосередковано);
— володіють менше 25 % статутного капіталу, але мають усе одно вирішальний вплив на діяльність підприємства. Наприклад, є 5 учасників з часткою по 20 % кожен. Але двоє з них є родичами. Тоді такі учасники — родичі (оскільки їх сукупна частка більше 25 %) — обоє є бенефіціарними власниками.
Кінцевих бенефіціарних власників може й не бути. Тоді у формах 2, 4 на сторінці 2 ставиться позначка в полі «відсутній з причини» і нижче наводиться пояснення.
2. Структура власності. Подається за формою та змістом, затвердженими наказом Мінфіну. Насправді як такої форми немає (вона складається в довільній формі). Структура власності являє собою схематичне зображення структури власності юридичної особи. На схематичному зображенні структури власності зазначаються:
Структура власності підписується керівником юридичної особи і є офіційним документом.
— всі особи, які прямо або опосередковано володіють однією юридичною особою самостійно чи спільно з іншими особами (всі учасники юридичної особи та кожної особи у кожному ланцюгу володіння корпоративними правами юридичної особи);
— всі особи, які незалежно від формального володіння мають можливість значного впливу на керівництво чи діяльність юридичної особи;
— розмір участі (відсоток корпоративних прав), який належить кожній фізичній та/або юридичній особі, кожному трасту та/або іншому подібному правовому утворенню в іншій юридичній особі, трасті або іншому подібному правовому утворенні.
На схематичному зображенні структури власності щодо кожного кінцевого бенефіціарного власника (за наявності) зазначається опис здійснення вирішального впливу кінцевого бенефіціарного власника на діяльність юридичної особи (прямий та/або непрямий).
У разі здійснення прямого вирішального впливу зазначається відсоток частки в статутному (складеному) капіталі юридичної особи або відсоток права голосу в юридичній особі (дані надаються у відсотках). У разі здійснення непрямого вирішального впливу зазначається характер бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу).
«Малювати» структуру власності рекомендується, орієнтуючись на зразки, наведені на сайті Мінфіну.
mof.gov.ua/uk/samples_of_drawing_up_a_schematic_representation_of_the_ownership_structure-517
Інформація, яка зазначається щодо бенефіціарних власників, наведена нижче в таблиці.
| Відомості щодо фізосіб | резидентів | Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дата народження, індивідуальний податковий номер |
| нерезидентів | Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) англійською мовою з його транслітерацією українською мовою; країна громадянства (якщо особа є громадянином декількох країн — усі країни громадянства); дата народження* | |
| * Якщо особа у звітному році була податковим резидентом країни, відмінної від країни свого громадянства (підданства), або якщо особа є громадянином (підданим) декількох країн, додатково зазначається країна, податковим резидентом якої була особа у звітному році. | ||
| Відомості щодо юросіб | резидентів | Повне найменування згідно зі статутними документами, код ЄДРПОУ |
| нерезидентів | Повне найменування англійською мовою та його транслітерація українською мовою, країна заснування (утворення); країна реєстрації довірчого власника (за наявності), місцезнаходження; ідентифікаційний номер (у разі наявності), що нерезидент використовує під час подання податкових декларацій та інших податкових документів до податкових органів у країні, резидентом якої він є | |
Документи, які додаються до структури власності:
— документи, що підтверджують право власності в корпоративних правах юрособи, подаються тільки при «непрямій» структурі власності, коли дані про кінцевих бенефіціарних власників не простежуються з ЄДР. У решті випадків — не подаються;
— документи, що підтверджують можливість здійснювати вирішальний вплив на управління або діяльність юридичної особи, якщо можливість здійснення вирішального впливу прямо не відстежується за відомостями з ЄДР.
3. Витяг, виписка чи інший документ з торговельного, банківського, судового реєстру тощо, що підтверджує реєстрацію юридичної особи — нерезидента в країні її місцезнаходження, у разі якщо засновником юридичної особи є юридична особа — нерезидент. Враховуючи, що це іноземний документ, то, імовірніше, його доведеться перекласти та легалізувати (хоча про це прямо в Законі про держреєстрацію не сказано).
Мін’юст у листі від 23.04.2020 р. № 3887/ 8.4.4/32-20 зазначав, що Законом про держреєстрацію не визначено строку дії документа, що підтверджує реєстрацію юридичної особи — нерезидента в країні її місцезнаходження (тобто, виходить, цей документ діє, поки до нього не внесли зміни).
4. Нотаріально засвідчена копія документа, що посвідчує особу, яка є кінцевим бенефіціарним власником юридичної особи, — для фізичної особи — нерезидента та, якщо такий документ оформлений без застосування засобів Єдиного державного демографічного реєстру, — для фізичної особи — резидента. Тут варто зауважити, що нотаріальне посвідчення паспорта для фізособи-резидента обов’язкове, якщо паспорт громадянина України оформлений у вигляді книжечки. Нотаріальному посвідченню підлягають сторінки, на яких зазначені реквізити документа і П. І. Б. особи, якій він виданий.
Нотаріальне посвідчення паспорта не потрібне, як зазначає Мін’юст (лист від 19.05.2020 р. № 107/8.4.4/32-20), якщо у фізособи-резидента є:
— ID-паспорт
або
— паспорт громадянина України для виїзду за кордон, виданий за допомогою Єдиного державного демографічного реєстру.
Мін’юст у листі від 23.04.2020 р. № 3887/ 8.4.4/32-20 зазначав, що Законом про держреєстрацію не визначено строку дії нотаріально засвідченої копії документа, що посвідчує особу, яка є кінцевим бенефіціарним власником.
Як подавати? Документи можна подати:
а) держреєстратору безпосередньо або через ЦНАП (у паперовому вигляді особисто або поштою). Якщо поштою, то підписи на заяві потрібно посвідчувати нотаріально (відправляємо рекомендованим листом з повідомленням про вручення й описом вкладення);
б) нотаріусу.
Подає всі документи представник юрособи, зазначений у ЄДР, або за нотаріально посвідченою довіреністю інша особа.
В електронному вигляді нормативка також дозволяє подавати, але потрібно дочекатися, поки допрацюють портал «Дія» (guide.diia.gov.ua/register/thematic-area/12) або сайт «Он-лайн будинок юстиції» (online.minjust.gov.ua/).
Щорічне підтвердження даних про бенефіціарів. Обов’язок щорічно підтверджувати відомості про бенефіціарів установлений ст. 171 Закону про держреєстрацію. І виникне він з 2022 року (з наступного року за роком «первинного» подання відомостей про бенефіціарів — листи Мін’юсту від 13.01.2021 р. № 245/8.4.4/32-21, від 11.06.2021 р. № 5178/8.4.4/32-21). Стосується теж усіх юросіб (незалежно від того, були зміни у структурі власності/відомостях про кінцевих бенефіціарів чи ні). Підтверджувати відомості потрібно щорічно протягом 14 календарних днів з дати реєстрації підприємства. Як рахувати ці 14 днів, Мін’юст роз’яснив, зокрема, у листі від 13.01.2021 р. № 245/8.4.4/32-21. Якщо, наприклад, дата реєстрації юрособи — 10 лютого, то подати підтвердження потрібно до 24.02.2022 р.
Для підтвердження відомостей про кінцевих бенефіціарних власників подається заява форми 6 — «Заява щодо підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника». Причому, судячи з усього, якщо змін у даних про бенефіціарів не було, достатньо заповнити сторінку 1 заяви й у полі «Стан відомостей про кінцевого бенефіціарного власника» поставити позначку «в актуальному стані». І жодних додаткових документів подавати не потрібно.
Такий висновок простежується в листі Мін’юсту від 23.04.2020 р. № 3887/ 8.4.4/32-20.
Хоча формально ст. 171 Закону про держреєстрацію для щорічного підтвердження даних про бенефіціарів вимагає подання всього «пакета» документів (як при первинному поданні даних). Єдине, що якщо й доведеться подавати весь пакет документів, то варто врахувати, що Законом про держреєстрацію не визначено строку дії документа, що підтверджує реєстрацію юридичної особи — нерезидента в країні її місцезнаходження, а також нотаріально засвідченої копії документа, що посвідчує особу, яка є КБВ.
Внесення змін до відомостей про юрособу, що містяться в ЄДР (за відсутності змін у структурі власності та відомостях про кінцевих бенефіціарних власників). У Законі про держреєстрацію (п. 22 ст. 17) сказано: «якщо зміни у структурі власності та інформації про кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи відсутні, юридичні особи зобов’язані повідомляти державного реєстратора про відсутність таких змін при проведенні державної реєстрації будь-яких змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі».
Тобто якщо підприємству потрібно провести держреєстрацію змін до відомостей про юрособу, що містяться в ЄДР, і при цьому змін у структурі власності та бенефіціарах немає, то, судячи з усього, достатньо в заяві форми 2 в полі «Стан відомостей про кінцевого бенефіціарного власника» поставити позначку «в актуальному стані». І сторінки 2 та 3 заяви не заповнювати. І «бенефіціарних» документів не пода- вати.
Якщо ж відомості потребують оновлення, тоді в полі «Стан відомостей про кінцевого бенефіціарного власника» ставиться позначка «Потребують оновлення» і заповнюються сторінки 2 та 3.
Зміни у структурі власності або кінцевих бенефіціарних власниках. Про цей факт разом з документами, що підтверджують зміни (і, судячи з усього, всім пакетом «бенефіціарних» документів), потрібно буде повідомити держреєстратора протягом 30 робочих днів з дня виникнення змін.
Відповідальність. За неподання або несвоєчасне подання держреєстраторові інформації про кінцевих бенефіціарних власників керівникові (уповноваженій особі) юрособи загрожує адмінштраф від 17000 до 51000 грн (ч. 6 ст. 16611 КУпАП). Протоколи складають суб’єкти держфінмоніторингу, зокрема Мін’юст (ст. 255 КУпАП). Накладають штрафи суди (ст. 221 КУпАП). Після складання протоколу Мін’юст надішле керівникові юрособи рекомендований лист, де зазначить про відсутність даних про бенефіціарів і попросить з’явитися протягом 1 місяця для підписання протоколу (п. 51 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 21.12.2016 р. № 990).
