Почнемо з того, що згідно з правилами ст. 776 ЦКУ поточний ремонт проводить орендар, а капітальний — орендодавець. Хоча в договорі можуть бути передбачені інші умови, зокрема, обов’язок з проведення капітального ремонту може бути покладено на орендаря. Перевірте, що зазначено у вашому договорі.
До речі, Мінрегіонбуд роботи з утеплення фасадів відносить до капітального ремонту (див. лист від 08.08.2012 р. № 7/17-12928).
У ситуації, що розглядається, капремонт будівлі за свій рахунок здійснюєте ви як орендар. Давайте поглянемо, що у вас з витратами.
Витрати. Утеплення фасаду будівлі як об’єкта основних засобів — це або його поліпшення, або підтримка в робочому стані. Такий висновок випливає з пп. 14 і 15 П(С)БО 7.
Як саме охарактеризувати виконані роботи, вирішує керівник підприємства (п. 29 Методрекомендацій № 561).
На наш погляд, «утеплювальні» витрати є сенс обліковувати як витрати на поліпшення будівлі.
Якщо ви теж так думаєте, то в бухгалтерському обліку ці витрати акумулюйте на субрахунку 153 «Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів». Після закінчення проведення поліпшень ви визнаєте об’єкт інших необоротних матеріальних активів (Дт 117 — Кт 153) з подальшою бухгалтерською амортизацією його вартості протягом строку корисного використання здійснених поліпшень. А можете діяти і так, як приписують податкові ремонтно-поліпшувальні правила.
Якщо утепливши фасад будівлі, ви тільки підтримуєте його в робочому стані, то суму своїх витрат можете включити до витрат звітного періоду як адміністративні витрати (адже йдеться про офісну будівлю) і відобразити за дебетом рахунка 92.
Щоб показати витрати на поліпшення орендованої будівлі в податковому обліку, звертаємося до п. 146.19 ПКУ. Він дозволяє орендарю відображати витрати на ремонти та поліпшення об’єктів, що орендуються, за умови, що право ремонтувати/поліпшувати їх закріплено за орендарем в договорі оренди.
Із цим усе гаразд? Тоді витрати на ремонт об’єкта оренди відображайте згідно з «ремонтними» правилами, прописаними в пп. 146.11 і 146.12 ПКУ.
Відповідно до цих правил орендар має право суму ремонтних витрат у межах 10 % «ремонтного» ліміту віднести до складу податкових витрат (п. 146.12 ПКУ) залежно від функціонального призначення об’єкта, що орендується.
Розмір вашого «ремонтного» ліміту дозволяє вписати в нього понесені витрати? Сміливо включайте їх до адміністративних витрат (п.п. «в» п.п. 138.10.2 ПКУ, ряд. 06.1 декларації з податку на прибуток). Можете зробити це в періоді здійснення витрат за бухобліковими правилами (п. 138.5 ПКУ). Тобто податкові витрати на суму витрат у межах ліміту ви, за ідеєю, повинні поповнювати поступово — у міру нарахування бухгалтерської амортизації на створений об’єкт під назвою «Ремонти (поліпшення) орендованої будівлі».
Хоча контролери, схоже, не проти, щоб підлімітні витрати в орендаря отримували податкововитратний статус одразу в тому звітному податковому періоді, в якому поліпшено орендований об’єкт основних засобів. Цю думку вони виклали в журналі «Вісник Міністерства доходів і зборів України», 2014, № 36, с. 23.
А якщо вартість поліпшень перевищила «ремонтний» ліміт? Із суми понадлімітних витрат сформуйте окремий об’єкт основних засобів групи 3 «Будівлі, споруди, передавальні пристрої» (тобто тієї групи, до якої належить сам об’єкт, що орендується).
Цей об’єкт під назвою «Ремонти (поліпшення) орендованої будівлі» підлягає амортизації (пп. 146.11 і 146.19 ПКУ) протягом строку оренди, але не нижче мінімально допустимих строків, установлених п. 145.1 ПКУ (20 років). Суми амортизації теж потрапляють до адміністративних витрат.
Суми «вхідного» ПДВ за витратами на утеплення ви маєте право за наявності податкової накладної включити до складу свого податкового кредиту в загальному порядку (ст. 198 ПКУ).
Тепер з приводу відшкодування орендодавцем понесених вами «утеплювальних» витрат.
Відшкодування витрат. Перш за все, зазначимо, що поліпшити нерухомість, що орендується, орендар має право тільки з письмової згоди орендодавця. Це прямо передбачено ч. 1 ст. 778 ЦКУ.
Проведені поліпшення, як зазначає ч. 2 ст. 778 ЦКУ, можуть бути віддільними (тобто такими, які можуть бути відокремлені без пошкодження будівлі, що орендується (приміщення)), і невіддільними. Зрозуміло, що утеплений фасад будівлі — поліпшення невіддільне.
На кого ж віднести витрати, пов’язані з таким невіддільним поліпшенням? Тут усе залежить від того, здійснили ви його з відома орендодавця чи без нього.
Якщо орендодавець дав вам «добро» на утеплення, можете вимагати від нього компенсацію своїх витрат або заліку в рахунок орендних платежів.
Але якщо орендодавець відмовив, усі витрати вам доведеться нести самим. Вимагати їх відшкодування ви не зможете, оскільки не мали права вносити жодні зміни до орендованого майна на свій розсуд.
Припустимо, орендодавець дозволив вам провести «утеплювальні» роботи і погодився компенсувати їх вартість після закінчення строку дії договору оренди.
Тоді в бухгалтерському обліку передачу поліпшень на баланс орендодавця ви відображаєте як продаж об’єкта інших необоротних матеріальних активів. Оформляють таку передачу за допомогою акта приймання-передачі поліпшень.
Суму отриманої компенсації показуєте проводкою: Дт 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» — Кт 719 «Інші доходи від операційної діяльності».
У податковому обліку, як стверджують контролери, суму відшкодування орендар повинен включити до складу доходів — за датою їх визнання за правилами бухобліку згідно з п. 137.16 ПКУ. Ці суми він вписує до ряд. 03.7 декларації з податку на прибуток (див. консультацію в підкатегорії 102.18.02 БЗ, лист ДПСУ від 23.01.2013 р. № 1126/6/23-50-0114).
Ну і, звичайно, «компенсаційний» варіант передачі поліпшень передбачає нарахування орендарем податкових зобов’язань з ПДВ на суму компенсації (пп. 185.1 і 188.1 ПКУ).
Якщо ж ви діяли без згоди орендаря і компенсація вам «не світить», то такий об’єкт у бухобліку ви списуєте з балансу, як при безоплатній передачі.
У податковому обліку «безкомпенсаційну» передачу поліпшень вам доведеться відобразити так. У періоді повернення поліпшеної будівлі ви віднесете до складу своїх податкових витрат різницю між вартістю об’єкта, створеного з понадлімітних «утеплювальних» витрат, що амортизується, і сумою накопиченої за ним амортизації (п. 146.20 ПКУ). Така різниця потрапить до складу інших податкових витрат. Її місце в ряд. 06.4.18 додатка ІВ до декларації з податку на прибуток.
А ще при передачі орендодавцю поліпшень будівлі без відшкодування контролери напевно захочуть побачити у вас нараховані ПДВ-зобов’язання. Не чинитимемо опір і згідно з п. 188.1 ПКУ нарахуємо ПДВ у розмірі 0 гривень (якщо, звичайно, ваш орендодавець — «непідконтрольна» особа). І хоча постачання тут «нульове», податкову накладну при безоплатній передачі об’єкта поліпшень виписати доведеться (п. 201.7 ПКУ).
Детальніше з податковими нюансами повернення орендованого майна вам допоможете ознайомитися «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 58, с. 22.
