Поставлене запитання таке безмежне, що давайте зосередимося тут на розгляді альтернатив для діючих підприємств у такому контексті: використовувати їм і далі печатки чи відмовитися, а якщо відмовитися — то як швидко?
Печатка як картинка
Перш за все звернемо вашу увагу на «дрібну» правку ч. 4 ст. 62 ГКУ, завдяки якій звідти не просто зникла імперативна вимога про власне необхідність наявності у підприємства печатки (тобто тепер підприємство «може мати» її, а може й не мати)*, але разом з цим щезла також згадка про інформацію, що міститься в тексті такої печатки — найменування суб’єкта та його код за ЄДРПОУ! Інакше кажучи, тепер печатка підприємства в принципі може виглядати як весела картинка… ☺ Але не будь-яка… Не можна забувати про обмеження, встановлені Законом України «Про охорону прав на знаки для товарів і послуг» від 15.12.93 р. № 3689-XII (докладніше читайте про це в тематичному номері «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 86).
* Зауважимо, що ця новація не стосується казенних підприємств (ч. 4 ст. 75 ГКУ), банків й інших «специфічних» суб’єктів.
Тобто в допотопній термінології поважна раніше печатка перетворюється на пустопорожній штамп… ☺
Печатки — до шухлядки?
Відразу ж постає запитання: а де підприємство виражає свою добру волю з приводу наявності (раніше безальтернативної) чи навпаки — відсутності (тепер альтернативної) у нього печатки?
Якщо й не пряма відповідь, то хоча б «хід думки» законодавця дозволяє прояснити лист № 6820. Не можна не погодитися з його автором — Мін’юстом, що «основним документом, який регулює діяльність юридичної особи», є його статут. Згадайте: адже в статуті вашого підприємства напевно красується стандартна фраза з ГКУ, мовляв, «має печатку зі своїм найменуванням та ідентифікаційним кодом»? Отож-бо й воно… До речі, в модельному статуті товариства з обмеженою відповідальністю, затвердженому постановою КМУ від 16.11.2011 р. № 1182, ця фраза теж є!
Отже, якщо ви вирішите відмовитися від печатки, то насамперед вам доведеться внести відповідні зміни до статуту, після чого привести у відповідність до нової його редакції всі взаємопов’язані розпорядчі документи підприємства. Морока неабияка: скликання загальних зборів учасників, оформлення їх рішення про зміни до статуту і власне змін (наприклад, у вигляді додатка), інших документів для подання держреєстратору, оплата реєстраційного збору тощо… ☹ Хто вважає, що ця шкурка варта вичинки, може пройти цю процедуру один раз і позбутися печатки назавжди.
«А печать?! Еще придется отвечать!»*…
* Із байки «Лев і ярлик» С. Михалкова.
У госпдіяльності підприємства печатка найчастіше буває в ходу для посвідчення підпису (підписів) посадових осіб на договорах, що укладаються в письмовій формі.
Ви, звісно ж, знаєте, що Законом № 1206 внесено зміни до ст. 207 ЦКУ, яка встановлює конкретні вимоги до письмової форми правочину. Давайте з цього місця детальніше…
Отже, якщо раніше в ч. 2 ст. 207 ЦКУ містилася пряма вимога посвідчувати підпис уповноваженої особи (осіб) підприємства на договорі печаткою, то тепер імперативна норма змінилася на альтернативну (цитуємо):
Обов’язковість скріплення правочину печаткою може бути визначена за письмовою домовленістю сторін
До речі, аналогічно відкориговано і ч. 1 ст. 181 ГКУ (у цій статті встановлюється загальний порядок укладення господарських договорів): звідти теж виключено колишню вимогу скріплювати підписи на договорі печаткою підприємства.
Зрозуміло, зазначене застереження може бути включене безпосередньо до самого договору, наприклад, у такому вигляді: «цей договір вважається укладеним, якщо підписи уповноважених осіб скріплені печаткою»
Як ми розуміємо, на підставі тих же ч. 1 ст. 207 ЦКУ і ч. 1 ст. 181 ГКУ відповідна письмова домовленість може бути оформлена окремим документом (наприклад, між постійними партнерами) або шляхом обміну листами тощо. Але! Сьогодні — увага! — за загальним правилом печатка, що скріплює договір, вже не є його обов’язковим атрибутом! Судячи з усього, так само це розуміє і Мін’юст (лист № 6820).
А отже, набуває особливої гостроти практичне запитання: як саме одна сторона договору переконуватиметься в правомочності особи іншої сторони та дійсності її підпису? Дивіться: раніше як-не-як, але певну підтвердну функцію печатка підприємства таки виконувала (напевно — враховуючи широкі можливості фальсифікації, що надаються спецами комп’ютерної графіки, — головним чином психологічну ☺)…
Що ж залишається робити тепер — вимагати від контрагента зразки підписів посадових осіб, вимагати нотаріального посвідчення їх підписів, запасатися документами, що підтверджують намір контрагента укласти правочин (на випадок, якщо той потім раптом відмовиться)?.. Чи не вийде, що замість маленької печатки підприємство отримає великий головний біль? Справді, мабуть, правила і звичаї ділового обороту одним махом не змінити…
Проте, якщо письмової домовленості щодо обов’язковості скріплення печаткою підписів у договорі немає, а печатка на договорі є, то саму наявність таких відбитків можна розглядати як достатнє підтвердження відповідної волі сторін. Тобто, немає проблем. Якщо письмової домовленості обов’язково скріпляти підписи в конкретному договорі немає і печатки на нім теж немає — закон не дає права на цій підставі визнавати такий договір недійсним/нікчемним. Нарешті, якщо письмова домовленість обов’язково скріпляти договір печаткою є, а фактично печатку не проставлено, то щодо такої ситуації є дві думки: Мін’юст вважає, що такий договір за бажання можна оспорити як не укладений (лист № 6820), і ми з цим згодні (див. нашу думку в згаданому номері). При цьому Держпідприємництва в своєму листі від 04.08.2014 р. № 6255 заспокоює, мовляв, не варто боятися ні визнання подібного договору недійсним, ні його розірвання в односторонньому порядку…
Загалом, думається, що більшість підприємств не поспішатимуть відмовлятися від скріплення печаткою договорів — в усякому разі, тих, що складаються в «паперовій» письмовій формі. Тим більше вони не позбавлятимуться самої печатки: а раптом підвернеться дуже вигідний, але консервативний контрагент, який наполягатиме на обов’язковості скріплення бажаного договору печаткою?.. ☺
Скріпляти чи «припечатувати»*?
* З реклами пива «Zibert».
Зрозуміло, якщо сьогодні у силу закону (ч. 4 ст. 62 ГКУ) підприємство не має печатки, то його ніхто не має права дискримінувати на такій підставі. Як кажуть, на нема і суду нема… Але це, якщо дійде до суду. ☹ І це сьогодні. А вчора?..
Зауважимо, що про обов’язковість скріплення підпису посадової особи на первинному документі печаткою підприємства і вчора (і навіть позавчора) не згадується ані у Законі України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV, ані в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88. Проте, до сьогодні був практично загальноприйнятим підхід, згідно з яким підприємство зобов’язане було проставляти свою печатку на тих первинних документах, затверджена форма яких це передбачає (мається на увазі, що у формі є горезвісне «М. П.»)… ☹
Боронь Боже нас перераховувати тут усі такі форми!.. ☺
Обмежимося твердженням:
якщо підприємство не відмовилося (документально) від використання печатки, тобто печатку де-юре має, то задля уникнення відомих неприємностей йому не слід легковажно відмовлятися від подальшого використання її у визначених законодавством випадках
Для прикладу візьмемо прибутковий касовий ордер (ПКО) типової форми № КО-1 (додаток 2 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637). Так от, ми бачимо не тільки «М. П.» у самій формі ПКО, але і пряму вимогу ставити печатку підприємства на квитанцію ПКО (абзац другий п. 3.3)**! Мало того: цією печаткою має скріплятися касова книга (абзац п’ятий п. 4.2), а відсутність зазначених відбитків перш за все привертає увагу при перевірці (п. 7.9). ☹ Не хотілося б «наврочити», але наслідки зрозумілі. І дійсно: з права не мати печатки, узагалі-то, не випливає право не використовувати її, якщо вона у підприємства є.
** Щоб відбиток «захопив» відривну і невідривну частини ПКО. ☹
Аналогічно сказаному вище, утримаємося від копирсання у різних формах податкової звітності, але якщо взяти просто для прикладу форму декларації з податку на прибуток підприємства, затверджену наказом Міндоходів від 30.12.2013 р. № 872, то там злощасне «М. П.» є! А тепер — «завальне» запитання (звісно, риторичне): чи приймуть у вас її без відбитка печатки?.. І це при тому, що в п. 48.3 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI слова «(за наявності)» щодо необов’язковості такого реквізиту податкової декларації, як печатка, що засвідчує підписи, красувалися ще в первородній його редакції!.. Проте всі ці роки затверджувалися податкові звітні форми та відповідні порядки їх заповнення, в яких для юросіб скріплення підписів печаткою прямо називалося обов’язковим (можливо, чиновники вважали, що те застереження в дужках поширюється лише на фізосіб?)…☹
Зауважимо, що і сьогодні все сказане стосується «найгарячіших» документів — декларації з ПДВ (у формі, яка запрацює з 01.12.2014 р., затвердженій наказом Мінфіну від 23.09.2014 р. № 966, звичне «М. П.» є) та податкової накладної* (так, у п. 18 нового Порядку заповнення, затвердженого наказом Мінфіну від 22.09.2014 р. № 957, який запрацює теж з 01.12.2014 р., вже є «за наявності», проте ми запитуємо: як швидко ви встигнете внести «відмовні» зміни до статуту, і головне — як переконати полохливого покупця, що «тепер так можна»?). Утім, з 01.01.2015 р. всі податкові накладні та ПДВ-декларації будуть лише в електронній формі і там взагалі своя розмова (див. далі).
* Про неї читайте на с. 5 сьогоднішнього номера.
І приклади останні — «для сміху». ☹ Ніхто і ніде не знайде вимоги скріплювати печаткою підприємства підписи посадових осіб ані на фінансових звітних формах, ані на статистичних. Більш того, і Мінфін у листі від 22.02.2010 р. № 31-34000-10-16/3801, і Держкомстат у листі від 15.07.2010 р. № 14/2-18/72 в один голос стверджують, що цього робити не потрібно, але… Ви там печатку ставите? Отож…☺
І що, «надія помирає…»? — У жодному разі! Незважаючи на відсутність у Законі № 1206 звичного доручення всім і вся привести свої документи «у відповідність…», Мін’юст у листі № 6820 стверджує, що таке доручення дане! Шкода тільки, що конкретні строки його виконання не відомі… Ось такі «традиції законодавчого обороту»… Як у пісні: «почекаємо…»!
Зате не чекаючи фіналу статті і всупереч традиції сформулюємо головний висновок вже тут: мабуть, розглядати варіант відмови від своєї печатки має сенс хіба що тим підприємствам, які повністю перейшли на електронний документооборот!
«Вкалывают роботы — счастлив человек»**
** З кінофільму «Пригоди Електроніка».
Як завжди, ми з вами «випередили час» і детально обговорили особливості як організації електронного документообігу на підприємстві взагалі («Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 54, с. 26), так і суперактуальної електронної форми податкової накладної зокрема («Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 42, с. 38). Загалом: «Будь напоготові! — Завжди напоготові!»… ☺Тому ми не будемо тут «перевантажувати» вас зайвими технічними подробицями, лише зауважимо, що в електронних процедурах і документах замість «живих» підписів посадових осіб підприємства і — увага! — замість «мокрої» печатки підприємства на електронний документ накладаються їх електронні аналоги — так звані посилені сертифікати ключів. Їх ще називають ЕЦП (електронний цифровий підпис), хоча, кажучи формально, електронний аналог печатки напевно коректніше було б розшифровувати як «електронна цифрова печатка»…
У цьому контексті звертаємо вашу дорогоцінну увагу лише на два документи, в яких (станом на сьогодні):
1) при реєстрації в ЄРПН податкової накладної від підприємства, як правило, потрібно накладати такі ЕЦП: головного бухгалтера або керівника і — увага! — «аналога відбитка печатки продавця», а за відсутності головбуха — ЕЦП керівника і аналога печатки (п. 5 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 1246);
2) для виконання такої вимоги (а при поданні податкової декларації в загальному випадку прикріплюють ЕЦП головбуха, ЕЦП директора та ЕЦП-печатку) платника податків зобов’язують отримати посилені сертифікати ключів відповідних посадових осіб підприємства з правом підпису, а також — увага! — «печатку юридичної особи», хоча, мабуть, таки мається на увазі аналог печатки ☺ (п.п. 5.1 п. 5 розд. III Інструкції з підготовки та подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженої наказом ДПАУ від 10.04.2008 р. № 233).
Увага: незважаючи на очевидну абсурдність накладення ЕЦП-печатки разом з ЕЦП-підписами — адже це напевно робиться однією і тією ж особою — формат створення електронних документів, що вимагає обов’язкового накладення ЕЦП-печатки, на сьогодні законодавчо не змінений. Тому, сподіваємося, всім зрозуміло: якщо ЕЦП-печатку сьогодні (навіть відмовившись від печатки підприємстві як такої) на електронний документ не накласти, то такий документ прийнято не буде?.. ☹
Інакше кажучи, поки згадане Мін’юстом доручення виконане не буде і відповідний формат створення електронних документів не змінять, у цьому контексті «звільнення» підприємств від печатки залишається порожнім звуком. Хай і «проєвропейським»…
Насамкінець — іще одна цитата*: «Необхідність загострює розум». ☺
P. S. Такий предмет, як печатка (і фізичний носій ЕЦП теж), підприємства зазвичай класифікують як об’єкт МНМА, про облік яких ви знаєте більше всіх на цьому світі (бо вже прочитали «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 80, с. 20; № 84, с. 15; № 86, с. 19 та № 90, с. 14).
* З кінофільму «Пригоди Електроніка».
висновки
-
Відмовитися від своєї печатки підприємству тепер цілком реально, але поспішати з цим навряд чи варто. Адже досі у деяких нормативних актах залишилися прямі вимоги щодо використання печатки у визначених випадках. Та й навряд чи багато ваших ділових партнерів готові до подібної відмови.
-
Поки нинішній формат створення електронних документів не буде змінено законодавчо, накладати ЕЦП-печатку на них треба обов’язково.
Документи статті
-
ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.
-
ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.
-
Закон № 1206 — Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення порядку відкриття бізнесу» від 15.04.2014 р. № 1206-VII.
-
Лист № 6820 — лист Міністерства юстиції України від 14.08.2014 р. № 6820-0-4-14/8.1.
