Припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю працівника

Трудова книжка: розбираємося з датами

У вихідний день померла співробітниця нашого підприємства. Яку дату ставити в наказі про припинення трудових відносин і що робити з її трудовою книжкою?

Наказ про виключення з особового складу померлого працівника оформляйте після отримання від родичів померлого копії свідоцтва про смерть. У ньому буде зазначено точну дату смерті працівника. Саме ця дата і буде датою припинення трудового договору незалежно від того, перебував колишній працівник на роботі, у відпустці або на лікарняному. Це правило працює і у випадку, якщо смерть настала у святковий чи вихідний день. А ось

дата видання наказу про припинення трудового договору може не збігатися з датою смерті працівника

Запис про припинення трудового договору до трудової книжки вносьте в день видання наказу. У ній зазначайте ( п. 4.3 Інструкції № 58):

— у графі 1 — № запису за порядком;

— у графі 2 — дату звільнення (смерті);

— у графі 3 — причину розірвання відносин «Роботу припинено у зв’язку зі смертю». Без посилання на норму Кодексу законів про працю України;

— у графі 4 — назву документа, на підставі якого внесено запис (наказ, розпорядження), його дату і номер.

Належним чином оформлену трудову книжку колишнього співробітника можна передати близьким родичам під розписку або на їх письмову вимогу надіслати їм поштою ( п. 4.3 Інструкції № 58).

Якщо родичі з будь-яких причин не з’явилися за трудовою, роботодавець зобов’язаний зберігати її у відділі кадрів протягом 2 років, а потім — в архіві підприємства протягом 50 років.

Після закінчення зазначеного строку незатребувані книжки можна знищити в установленому порядку ( п. 6.2 Інструкції № 58).

Але хто ж такі близькі родичі? Про них ми поговоримо нижче.

Трудова книжка + остаточний розрахунок = ?

Чи можна трудову книжку померлого працівника і належні йому виплати, нараховані при проведенні остаточного розрахунку, видати його сестрі?

Для відповіді на це запитання звернемося до положень двох кодексів — Цивільного (ЦКУ) і Сімейного (СКУ). За загальним правилом суми заробітної плати, компенсації за невикористані дні відпусток і лікарняних за наявності сім’ї у померлого працівника не включаються до складу спадщини, а передаються членам сім’ї такого працівника ( ст. 1227 ЦКУ).

Членами сім’ї є особи, які одночасно:

1) спільно проживають;

2) пов’язані спільним побутом;

3) мають спільні права та обов’язки;

4) перебувають у шлюбі або об’єднані кровним спорідненням, усиновленням, а також іншими підставами, не забороненими законом і такими, що не суперечать моральним засадам суспільства (наприклад, цивільний шлюб) (див. ст. 3 СКУ, лист Мін’юсту від 02.07.2007 р. № Ш-10310).

Важливо врахувати таке:

— подружжя вважається сім’єю і тоді, коли вони не проживають разом у зв’язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю нагляду за батьками, дітьми та іншими поважними причинами;

— членом сім’ї своїх батьків є дитина, яка не досягла повноліття, навіть у тому випадку, коли вона не проживає з ними.

Отже, чи має сестра право на одержання трудової та заробітку померлого брата? Стаття 3 СКУ відносить її до складу сім’ї на підставі кровного споріднення. Але до членів сім’ї свого брата її можна віднести тільки у разі виконання всіх перелічених вище чотирьох умов. Тому

якщо на момент виникнення заборгованості із зарплати перед померлим працівником його сестра проживала окремо, то вона не має права на одержання сум виплат, що були нараховані померлому його роботодавцем, але не були отримані ним за життя

Спільне проживання з братом і, як наслідок, спільний побут та наявність спільних прав і обов’язків може підтвердити довідка із ЖЕКу.

Якщо сестра померлого працівника — член його сім’ї, то для проведення всіх процедур (від видачі трудової та виплати належних померлому працівнику сум до складання звітності) вам знадобляться від неї такі документи:

1) копії паспорта та реєстраційного номера облікової картки платника податку (далі — податковий номер);

2) заява з проханням видати трудову книжку;

3) заява з проханням виплатити належні померлому суми заробітної плати, компенсації, лікарняних тощо;

4) заява про надання допомоги на поховання;

5) копія свідоцтва про смерть працівника;

6) документи, що підтверджують кровне споріднення;

7) документи, що підтверджують спільне проживання з померлим братом (довідка із ЖЕКу);

8) оригінал витягу із Держреєстру актів цивільного стану громадян, що видається відділом РАЦС (оригінал довідки для отримання допомоги на поховання — якщо держреєстрація смерті проводилася виконавчим органом сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради). Це необхідно для отримання допомоги на поховання з Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — ФТВП).

А якщо з довідки випливає, що сестра померлого працівника проживала окремо від нього, а інших родичів у цього працівника немає? Тоді всі виплати, нараховані померлому працівнику при проведенні остаточного розрахунку, включаються до спадкової маси та успадковуються в загальному порядку, встановленому ЦКУ. Детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 92, с. 30.

Оподатковувати чи не оподатковувати? Ось у чому питання

Співробітниця померла, перебуваючи на лікарняному. При проведенні остаточного розрахунку їй нарахували тільки заробітну плату за фактично відпрацьований час, яку й виплатили родичам. Лікарняний лист вони донесли пізніше, у місяці, що настає за місяцем проведення остаточного розрахунку. Тоді ж з’ясувалося, що їй забули нарахувати компенсацію за невикористану відпустку і щомісячну премію за відпрацьований час. Чи оплачувати цей лікарняний лист? Чи потрібно оподатковувати такі виплати?

Якщо родичі надали оформлений за всіма правилами листок непрацездатності, роботодавець зобов’язаний розрахувати та нарахувати лікарняні. Адже право на виплати у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю виникає з настанням страхового випадку в період роботи (уключаючи день звільнення), якщо інше не передбачено законом. А строк давності за цим лікарняним листом не минув.

Що ще за строк такий? Він установлений ч. 5 ст. 32 Закону № 1105. Озвучимо його:

допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується в разі, якщо звернення за її призначенням надійшло не пізніше 12 календарних місяців з дня смерті застрахованої особи або члена її сім’ї, який перебував на її утриманні

Вище ми вже зазначали, що в разі смерті працівника підприємство зобов’язане здійснити щодо нього остаточний розрахунок, тобто розрахувати, нарахувати та виплатити:

— заробітну плату за фактично відпрацьований час;

— компенсацію за невикористані дні щорічних відпусток і додаткових відпусток на дітей за наявності таких;

— лікарняні.

Ці виплати, нараховані в день проведення остаточного розрахунку, оподатковуйте в загальному порядку. Оскільки з 1 січня 2016 року змінилися ставки податків, наведемо їх в табл. 1.

Таблиця 1. Ставки ПДФО, ВЗ і ЄСВ, що застосовуються до зарплати та лікарняних

Зауважимо водночас, що в місяці звільнення за працівником зберігається право на застосування ПСП ( п.п. 169.3.4 ПКУ).

Але повернемося до нашого нестандартного випадку. Якою буде ситуація з оподаткуванням, якщо компенсацію за невикористану відпустку, лікарняні і щомісячну премію померлого співробітника нарахувати в місяці, наступному за місяцем проведення остаточного розрахунку або пізніше?

На жаль, але ПДФО і ВЗ не уникнути. Причому лікарняні з метою обкладення ПДФО необхідно віднести до місяців, за які їх нараховано. Якщо працівнику в місяці звільнення надавали ПСП, порівняйте загальний дохід, нарахований за такий місяць, з граничним розміром доходу, що дає право на ПСП. За необхідності проведіть перерахунок ПДФО.

А ось з ЄСВ не так все просто. Якщо колишньому працівнику після звільнення нараховують «трудові» виплати, то з цих сум справляють ЄСВ, якщо вони нараховані за відпрацьований час. Якщо ж виплату нараховано за невідпрацьований час, то з неї ЄСВ не справляють (див. ч. 2 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI).

А що ж наші виплати?

Місячна премія входить до фонду додаткової заробітної плати. Це виплата за відпрацьований час ( п.п. 2.2.2 Інструкції № 5). Тому навіть якщо її нараховано колишньому працівнику, її сума потрапить до бази нарахування ЄСВ.

Компенсацію невикористаних днів щорічної відпустки віднесено п.п. 2.2.12 Інструкції № 5 до виплат за невідпрацьований час. Тому ЄСВ на неї нараховувати не потрібно.

Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності не включається до фонду оплати праці ( п. 3.2 Інструкції № 5). У зв’язку з цим суми лікарняних, нараховані особі, яка вже не перебуває у трудових відносинах з підприємством, не включаються до бази справляння ЄСВ.

Узагальнимо зазначене в табл. 2.

Таблиця 2. Оподаткування виплат, нарахованих фізособі після звільнення

Податкова соціальна пільга до суми грошової компенсації за невикористану відпустку, нарахованої після звільнення, не застосовується.

Чекати чи оформити?

Через місяць після смерті співробітника на підприємство звернулася його дружина з письмовою заявою про надання допомоги на поховання від ФТВП. Яка процедура її отримання?

Власне, а чому підприємство не займалося питанням оформлення допомоги на поховання у ФТВП цілий місяць? Чи правильно це? Так! Процедура призначення такої допомоги розпочинається саме з письмового звернення члена сім’ї до комісії із соціального страхування з проханням про її виплату. Комісія, у свою чергу, приймає рішення про призначення (або відмову у призначенні) допомоги на поховання від фонду не пізніше дня, що настає за днем звернення. А прийняте рішення того ж дня оформляється протоколом.

Особа, яка звернулася, також зобов’язана надати документи, на підставі яких призначають допомогу:

— копію свідоцтва про смерть працівника;

— оригінал витягу із Держреєстру актів цивільного стану громадян, що видається відділом РАЦС (оригінал довідки для отримання допомоги на поховання — якщо держреєстрація смерті проводилася виконавчим органом сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради).

Важливо!

У витягу, що надається РАЦС, зазначаються П. І. Б. особи, на запит якої видано цей витяг. Саме цій особі підприємство має виплатити допомогу на поховання

А ось у довідці для отримання допомоги на поховання прізвище, ім’я та по батькові особи, яка звернулася за її отриманням, не проставляються. Тому в цьому випадку страхувальник виплачує допомогу на поховання тій особі, яка надала всі необхідні документи для її отримання.

Хто ж має право на таку допомогу? У разі смерті застрахованої особи вона надається за основним місцем роботи членам сім’ї померлого або особам, які фактично здійснили поховання, як фізичним, так і юридичним* ( ст. 27 Закону № 1105).

Отже, документи отримано, осіб встановлено. Що далі?

Для одержання фінансування колишньому роботодавцю необхідно подати заяву-розрахунок до органу ФТВП. Від звичної заяви на отримання допомоги з ТВП вона відрізняється тим, що в ній на лицьовому боці зазначається тільки сума допомоги на поховання, а на зворотному боці рядки залишаються порожніми**.

Нагадаємо, що розмір допомоги, установлений ще у 2012 році постановою ФТВП від 16.11.2011 р. № 55, залишається актуальним і сьогодні.

Розмір допомоги на поховання за рахунок коштів ФТВП дорівнює у 2016 році 2200 грн.

Її виплату здійснюйте не пізніше наступного робочого дня після отримання грошових коштів від ФТВП ( ст. 32 Закону № 1105).

Що стосується оподаткування, то допомога на поховання — повністю неоподатковувана виплата. Вона не входить до фонду оплати праці і, відповідно, не обкладається ЄСВ. А п.п. 165.1.22 ПКУ дає нам право не включати допомогу до загального оподатковуваного доходу отримувача. А отже й ВЗ немає.

Працівник — інвалід

На підприємстві помер працівник, якому було встановлено інвалідність. Фахівці ФТВП пояснили, що такому працівнику допомогу на поховання за рахунок Фонду не призначають. Чи це так? Якщо виплатити її за рахунок власних коштів підприємства, як вона оподатковуватиметься?

Так, усе правильно, для пенсіонерів за віком або інвалідністю допомогу на поховання виплачує Пенсійний фонд (див. ст. 91 Закону України «Про пенсійне забезпечення» від 05.11.91 р. № 1788-XII, п. 3 ч. 1 ст. 20 Закону № 1105). У такому разі увесь клопіт з оформлення та отримання допомоги лягає на плечі родичів, роботодавець там не бере участі.

Виключно на розсуд керівника матеріальну допомогу на поховання може надати й підприємство. Що для цього потрібно? Членам сім’ї знадобляться тільки заява та копія свідоцтва про смерть.

Якщо підприємство готове допомогти родичам померлого працівника, воно може надати допомогу на поховання.

У 2016 році не обкладається ані ПДФО, ані ВЗ, ані ЄСВ допомога на поховання, що надається за рахунок коштів роботодавця, у сумі, що не перевищує 3860,00 грн.

Це випливає з п.п. 165.1.22, п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, п. 3.31 Інструкції № 5.

А ось сума перевищення над неоподатковуваною величиною буде для отримувача доходом у вигляді додаткового блага ( п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ). З неї доведеться сплатити ПДФО і ВЗ. ЄСВ не буде.

Відображаємо у звітності

При проведенні остаточного розрахунку померлому працівнику нараховано зарплату за фактично відпрацьований час, лікарняні, компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки. Крім того, його дружині виплачено допомогу на поховання за рахунок коштів ФТВП і допомогу на поховання за рахунок коштів підприємства в сумі 6000,00 грн. Як такі виплати відобразити в 1ДФ?

Заробітна плата за фактично відпрацьований час в місяці смерті працівника, компенсація за невикористану відпустку та лікарняні. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ такі виплати відображайте в загальному порядку з ознакою доходу «101» з податковим номером померлого працівника. У графі «Дата звільнення з роботи (дд/мм/рррр)» проставляйте дату виключення працівника з облікового складу підприємства, що збігається з датою смерті працівника.

Звертаємо увагу, що на практиці можлива ситуація, коли на дату подання Податкового розрахунку за формою № 1ДФ податковий номер померлого працівника вже буде виключено з Держреєстру фізосіб — платників податків. А отже, податковий орган повідомить підприємство про наявність помилки в Податковому розрахунку. У цьому випадку надішліть податківцям письмове пояснення. У ньому зазначте, що відображений у формі № 1ДФ дохід нарахований померлому працівнику за період, коли він перебував у трудових відносинах, а також дату смерті працівника і фактичного отримувача суми заробітної плати.

Допомога на поховання, що надається за рахунок коштів ФТВП. Її суму відображайте в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою доходу «146». У графі 2 зазначайте податковий номер отримувача (родича померлого працівника або особи, яка фактично здійснила поховання).

Допомога на поховання, що надається за рахунок коштів роботодавця. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ неоподатковувану частину допомоги на поховання відображайте з ознакою доходу «146», оподатковувану частину — з ознакою доходу «126» як дохід у вигляді додаткового блага. У графі 2 зазначайте податковий номер родича померлого працівника.

висновки

• Наказ про виключення з особового складу померлого працівника оформляйте після отримання від родичів померлого копії свідоцтва про смерть.
• Чинним законодавством не передбачено обмежень з виплати лікарняних у разі смерті застрахованої особи
• Отримати допомогу на поховання застрахованої особи з ФТВП можуть члени її сім’ї або інші юридичні або фізичні особи, які здійснили поховання.

Документи статті

1. ПКУ — Податковий кодекс України.
2. Закон № 1105 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-ХIV.
3. Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
4. Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.