Прекращение трудовых отношений в связи со смертью работника

Трудовая книжка: разбираемся с датами

В выходной день умерла сотрудница нашего предприятия. Какую дату ставить в приказе о прекращении трудовых отношений и что делать с ее трудовой книжкой?

Приказ об исключении из личного состава умершего работника оформляйте после получения от родственников умершего копии свидетельства о смерти. В нем будет указана точная дата смерти работника. Именно эта дата и будет датой прекращения трудового договора независимо от того, находился бывший работник на работе, в отпуске или на больничном. Это же правило работает и в случае если смерть наступила в праздничный или выходной день. А вот

дата издания приказа о прекращении трудового договора может не совпадать с датой смерти работника

Запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку вносите в день издания приказа. В ней указывайте ( п. 4.3 Инструкции № 58):

— в графе 1 — № записи по порядку;

— в графе 2 — дату увольнения (смерти);

— в графе 3 — причину расторжения отношений «Работа прекращена в связи со смертью». Без ссылки на норму Кодекса законов о труде Украины;

— в графе 4 — название документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение), его дату и номер.

Должным образом оформленную трудовую книжку бывшего сотрудника можно передать близким родственникам под расписку либо по их письменному требованию направить им по почте ( п. 4.3 Инструкции № 58).

Если родственники по каким-то причинам не явились за трудовой, работодатель обязан хранить ее в отделе кадров на протяжении 2 лет, а после — в архиве предприятия в течение 50 лет.

После истечения указанного срока невостребованные книжки можно уничтожить в установленном порядке ( п. 6.2 Инструкции № 58).

Но кто же такие близкие родственники? О них мы поговорим ниже.

Трудовая книжка + окончательный расчет = ?

Можно ли трудовую книжку умершего работника и причитающиеся ему выплаты, начисленные при проведении окончательного расчета, выдать его сестре?

Для ответа на этот вопрос обратимся к положениям двух кодексов — Гражданского (ГКУ) и Семейного (СКУ). По общему правилу суммы заработной платы, компенсации за неиспользованные дни отпусков и больничных при наличии семьи у умершего работника не включаются в состав наследства, а передаются членам семьи такого работника ( ст. 1227 ГКУ).

Членами семьи являются лица, которые одновременно:

1) совместно проживают;

2) связаны совместным бытом;

3) имеют общие права и обязанности;

4) находятся в браке или объединены кровным родством, усыновлением, а также прочими основаниями, не запрещенными законом и не противоречащими моральным устоям общества (например, гражданский брак) (см. ст. 3 СКУ, письмо Минюста от 02.07.2007 г. № Ш-10310).

Важно учесть следующее:

— супруги считаются семьей и тогда, когда они не проживают вместе в связи с учебой, работой, лечением, необходимостью присмотра за родителями, детьми и по прочим уважительным причинам;

— членом семьи своих родителей является ребенок, не достигший совершеннолетия, даже в том случае, когда он не проживает с ними.

Итак, имеет ли сестра право на получение трудовой и заработка умершего брата? Статья 3 СКУ относит ее в состав семьи на основании кровного родства. Но к членам семьи своего брата ее можно отнести только при выполнении всех четырех условий, перечисленных выше. Поэтому

если на момент возникновения задолженности по зарплате перед умершим работником его сестра проживала отдельно, то она не имеет права на получение сумм выплат, которые были начислены умершему его работодателем, но не были получены им при жизни

Совместное проживание с братом и, как следствие, ведение совместного быта а также наличие общих прав и обязанностей можно подтвердить справкой из ЖЭКа.

Если сестра умершего работника — член его семьи, то для проведения всех процедур: от выдачи трудовой и выплаты сумм, причитающихся умершему работнику, до составления отчетности, вам понадобятся от нее следующие документы:

1) копии паспорта и регистрационного номера учетной карточки плательщика налога (идентификационного номера, далее — налоговый номер);

2) заявление с просьбой выдать трудовую книжку;

3) заявление с просьбой выплатить причитающиеся умершему суммы заработной платы, компенсации, больничных, других выплат;

4) заявление с просьбой предоставить пособие на погребение;

5) копия свидетельства о смерти работника;

6) документы, подтверждающие кровное родство;

7) документы, подтверждающие совместное проживание с умершим братом (справка из ЖЭКа);

8) оригинал извлечения из Госреестра актов гражданского состояния граждан, выдаваемого отделом РАГС (оригинал справки для получения пособия на погребение — если госрегистрация смерти проводилась исполнительным органом сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета). Это необходимо для получения пособия на погребение из Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — ФВПТ).

А если из справки следует, что сестра умершего работника проживала отдельно от него, а других родственников у этого работника нет? Тогда все выплаты, начисленные умершему работнику при проведении окончательного расчета, включаются в наследственную массу и наследуются в общем порядке, установленном ГКУ. Подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 92, с. 30.

Облагать или не облагать? Вот в чем вопрос

Сотрудница умерла, находясь на больничном. При проведении окончательного расчета ей начислили только заработную плату за фактически отработанное время, которую и выплатили родственникам. Больничный лист они донесли позже, в месяце, следующем за месяцем проведения окончательного расчета. Тогда же выяснилось, что ей забыли начислить компенсацию за неиспользованный отпуск и ежемесячную премию за отработанное время. Оплачивать ли этот больничный лист? Нужно ли облагать такие выплаты?

Если родственники предоставили оформленный по всем правилам листок нетрудоспособности, работодатель обязан рассчитать и начислить больничные. Ведь право на выплаты в связи с временной нетрудоспособностью возникает с наступлением страхового случая в период работы (включая день увольнения), если иное не предусмотрено законом. А срок давности по этому больничному листу не прошел.

Что еще за срок такой? Он установлен ч. 5 ст. 32 Закона № 1105. Озвучим его:

пособие по временной нетрудоспособности выплачивается в случае, если обращение за его назначением поступило не позднее 12 календарных месяцев со дня смерти застрахованного лица или члена его семьи, который находился на его иждивении

Выше мы уже говорили, что в случае смерти работника предприятие обязано произвести по нему окончательный расчет, т. е. рассчитать, начислить и выплатить:

— заработную плату за фактически отработанное время;

— компенсацию за неиспользованные дни ежегодных отпусков и дополнительных отпусков на детей при наличии таковых;

— больничные.

Эти выплаты, начисленные в день проведения окончательного расчета, облагайте в общем порядке. Поскольку с 1 января 2016 года поменялись ставки налогов, освежим изменения в памяти (см. табл. 1).

Таблица 1. Ставки НДФЛ, ВС и ЕСВ, применяемые к зарплате и больничным

Отметим заодно, что в месяце увольнения за работником сохраняется право на применение НСЛ ( п.п. 169.3.4 НКУ).

Но вернемся к нашей нестандартной ситуации. Как будут обстоять дела с налогообложением, если компенсацию за неиспользованный отпуск, больничные и ежемесячную премию умершего сотрудника начислить в месяце, следующем за месяцем проведения окончательного расчета или позже?

Увы, но от НДФЛ и ВС не уйти. Причем больничные с целью обложения НДФЛ необходимо отнести к месяцам, за которые они начислены. Если работнику в месяце увольнения предоставляли НСЛ, сравните общий доход, начисленный за такой месяц, с предельным размером дохода, дающим право на НСЛ. При необходимости проведите перерасчет НДФЛ.

А вот с ЕСВ не так все просто. Если бывшему работнику после увольнения начисляют «трудовые» выплаты, то с этих сумм взимают ЕСВ, если они начислены за отработанное время. Если же выплата начислена за неотработанное время, то с нее ЕСВ не взимают (см. ч. 2 ст. 7 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010г. № 2464-VI).

А что же наши выплаты?

Месячная премия входит в фонд дополнительной заработной платы. Это выплата за отработанное время ( п.п. 2.2.2 Инструкции № 5). Поэтому даже если она начислена бывшему работнику, ее сумма попадет в базу начисления ЕСВ.

Компенсация неиспользованных дней ежегодного отпуска отнесена п.п. 2.2.12 Инструкции № 5 к выплатам за неотработанное время. Поэтому ЕСВ на нее начислять не нужно.

Сумма пособия по временной нетрудоспособности не включается в фонд оплаты труда ( п. 3.2 Инструкции № 5). В связи с этим суммы больничных, начисленные лицу, которое уже не состоит в трудовых отношениях с предприятием, не включаются в базу взимания ЕСВ.

Обобщим сказанное в табл. 2.

Таблица 2. Налогообложение выплат, начисленных физлицу после увольнения

Налоговая социальная льгота к сумме денежной компенсации за неиспользованный отпуск, начисленной после увольнения, не применяется.

Ждать или оформить?

Через месяц после смерти сотрудника на предприятие обратилась его жена с письменным заявлением о предоставлении пособия на погребение от ФВПТ. Какова процедура его получения?

Собственно, а почему предприятие не занималось вопросом оформления пособия на погребение в ФВПТ целый месяц? Верно ли это? Да! Процедура назначения такого пособия начинается именно с письменного обращения члена семьи в комиссию по социальному страхованию с просьбой о его выплате. Комиссия, в свою очередь, принимает решение о назначении (либо отказе в назначении) пособия на погребение от фонда не позднее дня, следующего за днем обращения. А принятое решение в тот же день оформляется протоколом.

Обратившееся лицо также обязано предоставить документы, на основании которых назначают пособие:

— копию свидетельства о смерти работника;

— оригинал извлечения из Госреестра актов гражданского состояния граждан, выдаваемого отделом РАГС (оригинал справки для получения пособия на погребение — если госрегистрация смерти проводилась исполнительным органом сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета).

Важно!

В извлечении, выдаваемом РАГС, указываются Ф. И. О. лица, на запрос которого выдано это извлечение. Именно этому лицу предприятие должно выплатить пособие на погребение

А вот в справке для получения пособия на погребение фамилия, имя и отчество лица, обратившегося за ее получением, не проставляются. Поэтому в этом случае страхователь выплачивает пособие на погребение тому лицу, которое предоставило все необходимые документы для его получения.

Кто же имеет право на получение пособия? В случае смерти застрахованного лица оно предоставляется по основному месту работы членам семьи умершего или лицам, фактически осуществившим погребение, как физическим, так и юридическим* ( ст. 27 Закона № 1105).

* Исключение — смерть сотрудника связана с несчастным случаем на производстве.

Итак, документы получены, личности установлены. Что дальше?

Для получения финансирования бывшему работодателю необходимо подать заявление-расчет в орган ФВПТ. От привычного заявления на получение пособия по ВПТ оно отличается тем, что в нем на лицевой стороне указывается лишь сумма пособия на погребение, а на оборотной стороне строки остаются пустыми**.

** На местах отдельные исполнительные дирекции ФВПТ требуют, чтобы страхователи на оборотной стороне заявления в столбце 2 указывали Ф. И. О. получателя, в столбце 3 – налоговый номер получателя, в столбце 4 — серию и номер свидетельства о смерти, а в столбце 6 — дату смерти.

Напомним, что размер пособия, установленный еще в 2012 году постановлением ФВПТ от 16.11.2011 г. № 55, остается актуальным и сейчас.

Размер пособия на погребение за счет средств ФВПТ равен в 2016 году 2200 грн.

Его выплату производите не позднее следующего рабочего дня после получения денежных средств от ФВПТ ( ст. 32 Закона № 1105).

Что касается налогообложения, то пособие на погребение — полностью необлагаемая выплата. Оно не входит в фонд оплаты труда и, соответственно, не облагается ЕСВ. А п.п. 165.1.22 НКУ дает нам право не включать пособие в общий налогооблагаемый доход получателя. А значит, и ВС нет.

Работник-инвалид

На предприятии умер работник, которому была установлена инвалидность. Специалисты ФВПТ пояснили, что такому работнику пособие на погребение за счет Фонда не положено. Так ли это? Если наше предприятие выплатит помощь на погребение за счет собственных средств, как оно будет облагаться?

Да, все верно, для пенсионеров по возрасту или инвалидности пособие на погребение выплачивает Пенсионный фонд (см. ст. 91 Закона Украины «О пенсионном обеспечении» от 05.11.91 г. № 1788-XII, п. 3 ч. 1 ст. 20 Закона № 1105). В таком случае все заботы по оформлению и получению пособия ложатся на плечи родственников, работодатель там не участвует.

Исключительно на усмотрение руководителя материальную помощь на погребение может предоставить и предприятие. Что для этого необходимо? Членам семьи понадобятся лишь заявление и копия свидетельства о смерти.

Если предприятие готово помочь родственникам умершего работника, оно может предоставить помощь на погребение.

В 2016 году не облагается ни НДФЛ, ни ВС, ни ЕСВ помощь на погребение, предоставляемая за счет средств работодателя, в сумме, не превышающей 3860,00 грн.

Это следует из п.п. 165.1.22, п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ, п. 3.31 Инструкции № 5.

А вот сумма превышения над необлагаемой величиной будет для получателя доходом в виде дополнительного блага ( п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ). С нее придется уплатить НДФЛ и ВС. ЕСВ не будет.

Отражаем в отчетности

При проведении окончательного расчета умершему работнику начислены зарплата за фактически отработанное время, больничные, компенсация за неиспользованные дни ежегодного отпуска. Кроме того, его жене выплачено пособие на погребение за счет средств ФВПТ и помощь на погребение за счет средств предприятия в сумме 6000,00 грн. Как такие выплаты отразить в 1ДФ?

Заработная плата за фактически отработанное время в месяце смерти работника, компенсация за неиспользованный отпуск и больничные. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ такие выплаты отражайте в общем порядке с признаком дохода «101» с налоговым номером умершего работника. В графе «Дата звільнення з роботи (дд/мм/рррр)» проставляйте дату исключения работника из списочного состава предприятия, которая совпадает с датой смерти работника.

Обращаем внимание, что на практике возможна ситуация, когда на дату подачи Налогового расчета по форме № 1ДФ налоговый номер умершего работника уже будет исключен из Госреестра физлиц — плательщиков налогов. А значит, налоговый орган уведомит предприятие о наличии ошибки в Налоговом расчете. В этом случае направьте налоговикам письменное объяснение. В нем укажите, что отраженный в форме № 1ДФ доход начислен умершему работнику за период, когда он состоял в трудовых отношениях, а также дату смерти работника и фактического получателя суммы заработной платы.

Пособие на погребение, предоставляемое за счет средств ФВПТ. Его сумму отражайте в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «146». В графе 2 указывайте налоговый номер получателя (родственника умершего работника или лица, фактически осуществившего погребение).

Помощь на погребение, предоставляемая за счет средств работодателя. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ необлагаемую часть помощи на погребение отражайте с признаком дохода «146», облагаемую часть — с признаком дохода «126» как доход в виде дополнительного блага. В графе 2 указывайте налоговый номер родственника умершего работника.

выводы

• Приказ об исключении из личного состава умершего работника оформляйте после получения от родственников умершего копии свидетельства о смерти.
• Действующим законодательством не предусмотрены ограничения по выплате больничных в случае смерти застрахованного лица.
• Получить пособие на погребение застрахованного лица из ФВПТ могут члены его семьи либо другие юридические или физические лица, осуществившие погребение.

Документы статтьи

1. НКУ — Налоговый кодекс Украины.
2. Закон № 1105 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-ХIV.
3. Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
4. Инструкция № 58 — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.