Відповідь залежить від двох обставин.
Перша. Якщо ви належите до категорії підприємств, установ чи організацій, що фінансуються з бюджету, то так — вам доведеться, орієнтуючись на абзац десятий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, чітко дотримуватися «відрядної» Інструкції, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59). Тобто при внутрішньоукраїнському відрядженні зменшувати розмір добових до 80 % при одноразовому харчуванні, до 55 % — дворазовому і до 35 % — при триразовому ( абзац п’ятий п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59). Але власне суми на харчування, якщо вони виділені в рахунку, відрядженому таки слід компенсувати (разом з вартістю проживання). А при закордонному відрядженні: якщо «харчування» в рахунку не виділене конкретною сумою, то зменшувати добові треба аналогічно, а якщо виділено, то такі витрати відрядженому не компенсуються взагалі ( п.п. «е» п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59).
Друга. Якщо ви належите до «комерсів», погляньте, як прописано цей момент у положенні про відрядження вашого підприємства (якщо, звичайно, такий документ існує). Якщо там продубльовано зазначену вище норму з Інструкції № 59 або щодо цьому моменту ваше положення відсилає до неї, то співчуваємо вашим працівникам і, як-то кажуть, «читайте першу»…
А ось якщо ні «перша» ні «друга» не про вас — і тим більше якщо цей момент у положенні прописаний правильно, — то у фіскалів не повинно виникнути запитань.
По-перше, тому що Інструкція № 59 поширюється тільки на підприємства, установи та організації, що фінансуються з бюджету, і не стосується «комерсів»! Що важливе — податківці це прямо визнають (див. листи ДПАУ від 14.05.2013 р. № 2502/6/99-99-17-03-03-15 і від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415; підкатегорію 103.17 БЗ).
По-друге, врешті-решт питання не стоїть так: чи можна виплатити відрядженому добові в повному розмірі і ще компенсувати його витрати на харчування, виділені в готельному рахунку? — Звичайно, можна. Питання тільки в тому, чи обкладати компенсацію харчування ПДФО і ВЗ як «додаткове благо», та й ще з «натуральним коефіцієнтом». Так от, однозначну відповідь на нього дає абзац другий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, в якому прямо зазначено: сума відшкодованих відрядженому витрат на «оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування» не вважається доходом такої особи. Без жодних застережень — окрім, зрозуміло, граничного розміру добових, установленого як умова необкладення ПДФО (і ВЗ) абзацом п’ятим п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ з розрахунку на кожен календарний день відрядження як «не більш ніж 0,2 розміру МЗП» (для «закордонних» — «не вище 0,75 МЗП»), причому, МЗП — на 1 січня відповідного року. І, зрозуміло, за наявності підтвердних документів ( абзац третій п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).
І нарешті, по-третє: у листі ДПАУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415 податківці недвозначно написали, мовляв, «для підприємств небюджетної сфери зменшення добових витрат, що обліковуються при обчисленні податку на прибуток у складі витрат, на вартість харчування, включену до рахунка на проживання, їх працівників ПКУ не передбачено». Так — «при обчисленні податку на прибуток», так — із посиланням на убитий п.п. 140.1.7 ПКУ. Але ж він був стовідсотковим текстовим близнюком живого п.п. 170.9.1 ПКУ. І це сильний аргумент на користь незмінності позиції податківців з цього питання.
Детально про добові ви могли прочитати в тематичному номері «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 43, с. 10.