При роботі з готівкою всі підприємства, у тому числі і відокремлені підрозділи, повинні керуватися Положенням про ведення касових операцій..., затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637).
Торговельна точка = відокремлений підрозділ?
Визначення терміна «відокремлений підрозділ», що наведене в п. 1.2 Положення № 637. Так, відокремлені підрозділи — це філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання або інше речове право, передбачене законодавством України.
Як бачите, у «готівковому» плані відокремленими підрозділами визнають як власне відокремлені підрозділи у розумінні ЦКУ і ГКУ (інформація про них потрапляє до ЄДР), так і інші структурні підрозділи підприємства*. А отже,
* Детальніше про те, що розуміють під відокремленими і структурними підрозділами підприємства ЦКУ і ГКУ, а також у чому різниця між ними, читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 99, с. 4.
усі торговельні точки, які здійснюють операції з готівкою (у тому числі розрахунки з покупцями з використанням РРО), для цілей Положення № 637 є відокремленими підрозділами
Ну а це, у свою чергу, говорить нам про те, що при проведенні «готівково-касових» операцій у торговельних точках потрібно застосовувати спеціальні норми Положення № 637.
Бути чи не бути касовій книзі в торговельній точці?
За загальним правилом усі надходження та видачу готівки в національній валюті відображають у касовій книзі. При цьому кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). Про це свідчать абзаци перший і другий п. 4.2 Положення № 637.
А ось для відокремлених підрозділів абзаци третій і четвертий п. 4.2 Положення № 637 установлюють свої, спеціальні, правила застосування касової книги. Так, касову книгу:
— повинні вести — відокремлені підрозділи підприємств, що проводять операції з приймання готівки за реалізовану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням їх прибутковими касовими ордерами (ПКО), а також операції з видачі готівки (наприклад, на виплати, пов’язані з оплатою праці, на виробничі (господарські) потреби тощо) з оформленням їх видатковими касовими ордерами (РКО) і відомостями;
— можуть не вести — відокремлені підрозділи підприємства, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК і веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами.
Тобто питання наявності касової книги в торговельній точці вирішують залежно від того, чи проводять у ній готівкові розрахунки з використанням ПКО, РКО і відомостей на виплату грошей.
Якщо ПКО, РКО і відомості в торговельній точці в ходу, тоді касова книга має бути обов’язково. Якщо ж перелічені касові документи не складають, то й касову книгу вести не обов’язково але за бажання, звісно ж, можна).
Виходить, у торговельній точці без касової книги не можна, наприклад, приймати виручку ПКО, виплачувати заробітну плату працівникам або видавати підзвітні кошти за РКО і відомостями. Зате без оформлення касових ордерів, а отже, без касової книги можна продавати товари за готівку з використанням РРО, оформляти повернення покупцям готівки за раніше проданий товар (таку операцію також потрібно проводити через РРО), а також самостійно здавати виручку до банку.
Касові книги торговельних точок ведуть незалежно від касової книги головного підприємства і зберігають їх на місці проведення готівкових розрахунків, тобто в касі торговельних точок. Щодо іншого застосовуються загальні для всіх правила оформлення касової книги.
Ось і всі правила застосування касових книг у торговельних точках. Водночас тут не зайвим буде пригадати консультацію податківців, розміщену в підкатегорії 109.15 БЗ. У ній фахівці ДФСУ доходять висновку, що касову книгу не ведуть торговельні об’єкти, які не є відокремленими підрозділами в розумінні Положення № 637 і не проводять операції з приймання готівки за касовими ордерами.
Нагадаємо: на самому початку ми звертали вашу увагу, що під визначення «відокремленого підрозділу» для цілей застосування норм Положення № 637 потрапляють усі структурні підрозділи підприємства, у тому числі торговельні точки. Це означає, що при, загалом, правильному висновку, який роблять фахівці ДФСУ в зазначеній консультації, формулювання «…торговельні об’єкти, які не є відокремленими підрозділами в розумінні Положення № 637…» дещо некоректне. Торговельні точки — ті самі відокремлені підрозділи (звичайно, для цілей готівково-касових правил), тому, повторимося, на них повною мірою поширюються всі правила, встановлені для відокремлених підрозділів.
Коли і куди дівати готівкову виручку?
Відомий факт, що готівка в неробочий час може зберігатися в касі відокремленого підрозділу тільки в межах ліміту каси*. У свою чергу, усю готівку, що перевищує ліміт, торговельні точки повинні здати ( п. 2.8 Положення № 637):
* Нагадаємо: ліміт каси для своїх торговельних точок підприємство встановлює самостійно на підставі Розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 99, с. 40).
— до каси головного підприємства або
— до будь-якого банку для її переказу та зарахування на банківські рахунки головного підприємства.
За відсутності банків готівкову виручку для переказу на банківські рахунки підприємства можна здавати операторам поштового зв’язку і небанківським фінансовим установам, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів без відкриття рахунка.
На тому, що відокремлені підрозділи мають право вибору шляхів зарахування виручки на банківські рахунки (самостійно або через касу головного підприємства), акцентували увагу фахівці НБУ (див. лист від 30.04.2013 р. № 11-117/1518/5387), а також податківці (див. консультацію в підкатегорії 109.16 БЗ).
У які ж строки потрібно «прилаштувати» виручку? Тут, на наш погляд, потрібно діяти так, щоб дотриматися загальних строків здавання готівки до банків, установлених Положенням № 637. При цьому порядок взаємодії бухгалтерії підприємства і торговельних точок у частині визначення робочих змін, строків здавання готівки, а також оформлення касових операцій установлюють внутрішніми документами підприємства.
Як правило, понадлімітну готівку потрібно здавати до банку (до каси головного підприємства) щодня ( п.п. «а» п. 5.1 Положення № 637)
Водночас, Положення № 637 визначає низку випадків, коли не є порушенням здавання готівки не «день у день».
Так, готівка не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо вона була здана до банку на наступний робочий день або видана під звіт ( п. 5.9 Положення № 637).
Якщо час закінчення робочого дня (зміни), установлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає можливості забезпечити здавання готівки в день її надходження, у цьому випадку п.п. «б» п. 5.1 Положення № 637 дозволяє перенести здавання готівки на день, що настає за днем її надходження.
Ну і нарешті, якщо торговельна точка працює у вихідні та святкові дні і не має можливості через відсутність відповідної домовленості з банком на інкасацію здати отриману за ці дні готівку, то вона має бути здана до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку і підприємства ( абзац третій п. 5.1 Положення № 637).
Що ж виходить? У загальному випадку торговельні точки повинні здавати понадлімітну виручку до банку або до каси головного підприємства (на власний вибір) безпосередньо в день її надходження. Проте, якщо цьому заважає встановлений графік роботи, не вважається порушенням ситуація, коли готівкова виручка «переночувала» у касі торговельної точки, а наступного дня була здана до банку (у тому числі через касу головного підприємства) або, наприклад, видана на госппотреби (див. лист НБУ від 09.08.2010 р. № 11-110/4073-13707, консультацію в підкатегорії 109.15 БЗ). Щоправда, в останньому випадку в особливо завзятих податківців інколи виникають претензії до оформлення таких операцій. У чому суть претензій?
Як оформити виручку, що «заночувала» в торговельній точці?
Річ у тім, що вже протягом багатьох років податківці послідовно просувають досить фіскальну позицію щодо того, що слід розуміти під своєчасним оприбутковуванням готівки.
На думку податківців,
у разі застосування РРО своєчасним і повним оприбутковуванням слід вважати облік готівки у повній сумі фактичних надходжень у КОРО на підставі Z-звітів з проведенням цієї суми в касовій книзі
Виходячи з цього затверджується, що якщо готівка проведена через РРО і зазначена в КОРО на підставі фіскальних звітних чеків, але не проведена в день її надходження за касовою книгою, має місце несвоєчасне оприбутковування.
Що це означає стосовно нашої ситуації?
Найпростіше оформити виручку, що «заночувала» в торговельній точці, тим підрозділам, де є касова книга. У цьому випадку після закінчення зміни виручку слід вилучити зі скриньки РРО і оприбутковувати в касі торговельної точки. Причому виїмку грошей потрібно підтвердити операцією «службова видача», після чого — сформувати денний Z-звіт. Потім вилучену виручку передають до каси торговельної точки, де її оформляють ПКО і оприбутковують у касовій книзі.
В описаній ситуації будуть дотримані всі вимоги податківців, оскільки готівка буде врахована як в КОРО на підставі Z-звіту, так і в касовій книзі.
Дещо складніше справа йде зі зберіганням виручки в торговельних точках, що не мають касової книги. У такому разі, як правило, виручку зберігають у скриньці РРО до ранку (тобто до початку наступної зміни). Оскільки в цій ситуації готівка не залишає скриньку РРО, перед виконанням Z-звіту касир не виконує операцію «службова видача». У свою чергу друкування Z-звіту обнуляє фіскальну пам’ять РРО, тому потім усю суму виручки, що залишається «ночувати» у скриньці РРО, потрібно знову ввести в пам’ять РРО через операцію «службове внесення». Такий порядок застосування операцій «службова видача» і «службове внесення» випливає з п. 6 розд. 3 Порядку реєстрації та застосування РРО…, затвердженого наказом Міндоходів від 28.08.2013 р. № 417. Крім того, на такій послідовності дій касира в разі зберігання готівки на місці проведення розрахунків наполягають і податківці у своїй консультації з підкатегорії 109.09 БЗ.
І ось тут виникає запитання:
чи потрібно на суму виручки, яка у фактичній сумі її надходження врахована в КОРО, додатково оформляти ПКО і РКО, а також уносити записи про неї до касової книги?
А отже, чи потрібно в торговельній точці, яка не здійснює інших прибутково-видаткових операцій з оформленням їх касовими ордерами, з цієї причини обзаводитися касовою книгою?
На наш погляд, нічого з цього робити не потрібно. Проте податківці в цьому випадку нерідко розцінюють відсутність запису в касовій книзі як неоприбуткування готівки з усіма «штрафними» наслідками, що звідси випливають. Посилаються вони при цьому на п. 2.6 і главу 4 Положення № 637, де зазначається, що вся готівка, що надходить до каси, має бути своєчасно (у день отримання готівкових коштів) і в повній сумі оприбуткована. Причому, оприбутковуванням готівки в касах підприємств, які здійснюють готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є облік готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
Ми дотримуємося протилежної точки зору і вважаємо, що всі претензії податківців у цьому випадку абсолютно безпідставні. Річ у тім, що для торговельних точок, обладнаних РРО, абзацом третім п. 2.6 Положення № 637 установлено свої правила оприбутковування готівки. Так, при проведенні готівкових розрахунків з використанням РРО оприбуткуванням вважається облік готівки у повній сумі їх фактичних надходжень до КОРО на підставі фіскальних звітних чеків РРО (тобто Z-звітів). «Касова» і «РРО-шна» норми оприбутковування готівки працюють паралельно і застосовуються кожна у своєму випадку залежно від способу проведення розрахунків. Оприбутковування в касовій книзі застосовується для готівки, що зберігається в касі, а оприбутковування в КОРО — для готівки, що перебуває на місці проведення розрахунків. У разі використання РРО оприбутковування готівки не вимагає додаткового її обліку в касовій книзі (якщо в подальшому ці суми не передаються до каси).
Здаємо виручку до банку: які нюанси оформлення?
Одразу зауважимо, що тут підприємство може обирати один із двох способів інкасації виручки до банку:
— за допомогою служби інкасації або
— шляхом самостійного інкасування.
При інкасації готівки за допомогою служби інкасації виїмку готівки зі скриньки РРО відображають операцією «службова видача», а передачу готівки інкасатору підтверджує копія супровідної відомості до сумки з готівкою. При цьому РКО на видачу готівки зі скриньки РРО складати не обов’язково, а отже, і касову книгу в торговельній точці можна не вести. До речі, не схильні ускладнювати життя платників податків і фахівці ДФСУ. Аналогічні роз’яснення з цього приводу вони дають у консультації з підкатегорії 109.15 БЗ.
Аналогічним чином складається ситуація і в разі самостійного інкасування виручки до банку. НБУ в цьому випадку не проти інкасації без виписки РКО (див. лист від 07.10.2010 р. № 11-113/4995-17406). А оскільки немає РКО — немає потреби в касовій книзі.
У разі «самоінкасації» готівку, що потрапила до банку прямо з торговельної точки, зараховують на рахунок підприємства в безготівковому порядку і безпосередньо до каси вона не надходить. А отже, на суму виручки ПКО і РКО в касі підприємства не оформляють (п. 4.3 Методрекомендацій щодо порядку проведення перевірок з питань дотримання суб’єктами господарювання касової дисципліни…, затверджених наказом ДПАУ від 23.04.2009 р. № 210). Також рух виручки торговельної точки не потрібно показувати і в касовій книзі підприємства.
Зверніть увагу: хоч у разі «самоінкасації» законодавство і дозволяє обходитися без касових ордерів, оформити таку операцію якимось первинним документом доцільно з точки зору збереження готівкових коштів. Справа в тому, що при «самоінкасаціі» продавець (оператор РРО) вилучає гроші з РРО і передає їх працівникові, який відвозить їх у банк. У результаті на руках у продавця (оператора РРО) не залишається якого-небудь документа, що підтверджує власне факт передачі коштів, а також їх суму. Який же вихід? Якщо касова книга в підрозділі є, підтвердженням передачі готівки в касу буде квитанція до ПКО. А ось підрозділи, які не ведуть касової книги, для забезпечення схоронності готівки можуть застосовувати відомість інкасування, складену в довільній формі, або інший аналогічний за призначенням документ.
Як оформити передачу готівки до каси підприємства?
Другий не менш поширений спосіб «прилаштувати» понадлімітну виручку — передати її до каси головного підприємства. У цьому випадку виручку торговельної точки приймають до каси головного підприємства з оформленням ПКО і відображенням цієї операції в касовій книзі головного підприємства. Факт здавання виручки до каси підприємства підтверджуватиме квитанція до ПКО головного підприємства.
