4.1. Документообіг у касі
При документальному оформленні касових операцій важливо розмежовувати обов’язки між касиром та бухгалтером. На жаль, Положенням № 637 порядок розподілу таких обов’язків чітко не регламентовано. Проте зі змісту цього документа все ж можна робити певні висновки щодо того, що при роботі з готівкою входить до обов’язків бухгалтера підприємства, а які функції покладено на касира.
Почнемо з бухгалтера, відповідального за облік касових операцій і роботу з касовими документами. Так, до його обов’язків входить виписка та оформлення касових ордерів. Це випливає зі змісту п. 3.10 Положення № 637. Після оформлення касового ордера бухгалтер передає його на підпис головному бухгалтеру та/або керівнику підприємства.
Зауважимо: якщо для оформлення прибуткового касового ордера достатньо тільки підпису головного бухгалтера, то видатковий касовий ордер має бути підписаний також і керівником підприємства. Виняток становить випадок, коли на документах (заявах, рахунках тощо), що додаються до видаткового касового ордера, стоїть дозвільний напис керівника підприємства. У такому разі його підпис на видатковому касовому ордері не обов’язковий ( п. 3.4 Положення № 637).
Бухгалтер до передавання касових ордерів до каси підприємства реєструє їх у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів* ( п. 3.11 Положення № 637)
* Про заповнення цього журналу див. у підрозділі 4.7 на с. 50.
Що стосується касира, то після одержання з бухгалтерії прибуткових та/або видаткових касових ордерів він, у свою чергу:
— перевіряє правильність їх складання та виписки;
— здійснює за ними безпосередньо операції прийняття (видачі) готівки;
— відображає записи за касовими ордерами в касовій книзі (див. підрозділ 4.8 на с. 55).
Послідовність дій бухгалтера та касира при оформленні операцій з готівкою наведено на рис. 4.1 (див. с. 32).
4.2. Вимоги до оформлення касових документів
Нагадаємо: готівка, що надходить до каси підприємства, є оприбуткованою тільки тоді, коли таке надходження підтверджено належним чином оформленим касовим ордером з відповідним записом у касовій книзі. Тому важливо знати, як оформити прибутковий касовий ордер. Крім того, правильно мають бути складені й видаткові касові документи. Адже при неналежному оформленні таких документів касир просто не має права приймати та видавати за ними грошові кошти. Про те, як правильно скласти касові документи, і поговоримо далі.
Загальні вимоги
Як ми зазначали в попередньому підрозділі, касові документи виписує працівник бухгалтерії. Він же реєструє їх у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.
Одночасно із заповненням прибуткового касового ордера до нього оформляють квитанцію — відривну частину прибуткового касового ордера. Її видають на руки особі, яка здала гроші.
Майте на увазі: при оформленні касових документів слід ураховувати певні вимоги до їх складання, передбачені Положенням № 637. Перелічимо їх.
1. Прибуткові та видаткові касові документи виписують в одному примірнику.
2. Касові документи заповнюють чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарської машинки, комп’ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну ( абзац перший п. 3.10 Положення № 637).
3. У касових документах під час позначення сум національної грошової одиниці гривні можна використовувати її графічний знак ( п. 3.14 Положення № 637).
4. Виправлення в касових ордерах та відомостях на виплату грошей заборонені ( абзац четвертий п. 3.10 Положення № 637).
Якщо при заповненні касового документа бухгалтер допустив помилку, слід оформити новий документ
5. Приймання і видачу готівки за касовими ордерами можна здійснювати тільки в день їх складання ( абзац третій п. 3.10 Положення № 637). Якщо за оформленим касовим ордером готівку до каси протягом дня отримано (видано) не було, касир підприємства повертає такий ордер до бухгалтерії, а бухгалтер, у свою чергу, анулює цей документ. При цьому в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів слід зробити відповідну відмітку.
А ось часовий діапазон для видачі готівки за відомістю на виплату грошей може бути дещо ширший. Пов’язано це з тим, що згідно з п. 2.10 Положення № 637 підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів, понад установлений ліміт каси протягом 3 робочих днів, уключаючи день отримання готівки в банку. Якщо виплата, що належить до фонду оплати праці, здійснюється за рахунок виручки, строк понадлімітного зберігання готівки в касі — 3 робочі дні з дня настання строків такої виплати. Тобто одержати, наприклад, заробітну плату за відомістю на виплату грошей працівник може протягом 3 робочих днів, після чого неодержані суми будуть депоновані.
6. У касових ордерах зазначають підстави для їх складання, а також перераховують додані до них документи ( абзац другий п. 3.10 Положення № 637).
7. Видача касових документів на руки особам, що вносять або одержують готівку, заборонена ( абзац другий п. 3.10 Положення № 637).
Також
заборонено виносити касові документи з приміщення підприємства без письмового дозволу керівника або головного бухгалтера ( п. 3.13 Положення № 637)
Ще один цікавий момент. Нумерація прибуткових та видаткових касових ордерів відбувається з початку кожного року з номера «1». Причому якщо протягом календарного року закінчується або змінюється форма касової книги та/або журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, то нумерація касових ордерів продовжується. З таким роз’ясненням фіскалів можна ознайомитися в категорії 109.10 БЗ.
Прибутковий касовий ордер і квитанцію до нього підписує головний бухгалтер або особа, уповноважена на це керівником підприємства. Крім того, квитанція до прибуткового касового ордера має бути засвідчена печаткою підприємства* ( абзац другий п. 3.3 Положення № 637). Після цього належним чином оформлений касовий ордер передається до каси підприємства.
* Якщо вона є і підприємство документально не відмовилося від її застосування (див. спецвипуск «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 85, с. 73).
А ось оформлений видатковий касовий ордер і відомість на виплату грошей перед передачею в касу повинні підписувати не лише головний бухгалтер (уповноважена на це особа), але і керівник підприємства ( абзац перший п. 3.4 Положення № 637). Проте якщо до документа на видачу готівки додано заяви на видачу готівки, розрахунки тощо, на яких є дозвільний підпис керівника, його підпис на самому касовому ордері (відомості) не обов’язковий ( абзац другий п. 3.4 Положення № 637). Крім того, типова форма № КО-2 не передбачає проставляння на ній відбитка печатки.
Корінці прибуткових касових ордерів, за якими готівку було одержано до каси, і видаткові касові ордери, за якими готівка була видана з каси, додають до звіту касира. Після обробки цього звіту прибуткові та видаткові касові ордери комплектують у хронологічному порядку, нумерують і переплітають у папки. Вони зберігаються відповідно до законодавства відповідальною особою, на яку керівником підприємства покладено цей обов’язок ( п. 3.13 Положення № 637).
Підписи в касових документах
Ще раз зауважимо, що касові документи мають бути підписані:
— прибутковий касовий ордер та квитанція до нього — головним бухгалтером або особою, уповноваженою на це керівником підприємства, а також касиром, який прийняв готівкові грошові кошти;
— видатковий касовий ордер або відомість на виплату грошей — головним бухгалтером (уповноваженою на це особою), керівником підприємства (за деяким винятком), касиром, який видав готівку з каси, та особою, яка отримала грошові кошти.
Проте при реалізації цієї вимоги можуть виникнути певні запитання. Перше з них пов’язане з можливістю використання факсиміле.
Нагадаємо, що в загальному розумінні факсиміле є точним відтворенням будь-якого графічного оригіналу, у тому числі підпису, фотографічним способом, печаткою, іншою репродукцією; це кліше, печатка, за допомогою яких можна багаторазово відтворювати власноручний підпис особи. Факсиміле використовують, як правило, посадові особи, до обов’язків яких входить підписання великої кількості документів, листів та інших ділових паперів.
У загальному випадку використання факсимільного відтворення підпису допускається при вчиненні правочинів у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів ( ч. 3 ст. 207 ЦКУ).
Положення № 637, що регулює порядок заповнення касових документів, не містить прямої вказівки на можливість заміни власноручного підпису факсимільним аналогом. А отже, при оформленні прибуткових і видаткових касових ордерів, а також відомостей на виплату грошей ці документи мають бути підписані посадовими особами підприємства власноручно. Про неможливість застосування факсимільного підпису при оформленні касових документів говорять, зокрема, НБУ в листі від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507 і податківці в роз’ясненні, наведеному в категорії 109.15 БЗ.
Таким чином,
при оформленні касових документів замінювати власноручний підпис факсимільним не можна
Ще одне запитання, яке може виникнути: скільки підписів має стояти в касових документах при виконанні функції касира головним бухгалтером або керівником підприємства*?
* Про можливість виконання функцій касира (у разі відсутності такої штатної одиниці) головним бухгалтером або керівником підприємства ми зазначали в підрозділі 2.4 на с. 22.
На нашу думку, суміщення однією особою обов’язків головного бухгалтера і касира не означає, що на прибутковому касовому ордері може ставитися один підпис — адже коло обов’язків головбуха та касира не збігається (див. рис. 4.1 на с. 32). Відповідно, ставлячи підпис за касира, працівник засвідчує, що виконав обов’язки касира, а ставлячи підпис за головного бухгалтера — обов’язки головного бухгалтера (крім різних обов’язків слід пам’ятати і про різну відповідальність задіяних у документообігу посадових осіб). У будь-якому разі такий підхід напевно дозволить уникнути звинувачень у неправильному оформленні прибуткових касових ордерів.
Аналогічний висновок справедливий і в ситуації, коли обов’язки касира виконує керівник підприємства. На той факт, що в цій ситуації керівник повинен розписуватися в касовому ордері окремо як касир і як керівник підприємства, вказують і податківці в консультації, розміщеній у категорії 109.15 БЗ.
Проте зауважимо, що фахівці НБУ в листах від 14.02.2012 р. № 11-117/708-1645 і від 01.08.2014 р. № 11-117/41539 висловлювали іншу точку зору. На їх думку, у разі відсутності на підприємстві інших працівників керівник має право підписувати касові документи одноосібно, як керівник підприємства. Проте в більш ранніх своїх листах, наприклад, від 07.04.2008 р. № 11-113/1441-4464, НБУ також наполягав на тому, що підписи мають бути проставлені в кожній графі касових документів. У зв’язку з цим безпечніше все ж буде поставити всі підписи, які вимагає форма відповідного бланка.
Крім того, пам’ятайте: за наявності на підприємстві посад головного бухгалтера і касира керівник не має права одноосібно підписувати касові документи (див. лист НБУ від 14.02.2012 р. № 11-117/708-1645).
4.3. Заповнюємо прибуткові касові ордери
Як ми вже неодноразово зазначали, оформлення прибуткових касових ордерів — прерогатива бухгалтера. Водночас до обов’язків касира входить перевірка правильності заповнення прибуткового касового ордера та наявності всіх його реквізитів. Цей висновок випливає з п. 3.12 Положення № 637, відповідно до якого при одержанні прибуткових касових ордерів касир зобов’язаний перевірити:
— наявність і справжність підпису головного бухгалтера або іншої уповноваженої керівником особи;
— правильність оформлення прибуткового касового ордера і наявність усіх реквізитів;
— наявність перелічених у графі «Додатки» додатків.
Типову форму прибуткового касового ордера № КО-1 наведено в додатку 2 до Положення № 637. Про те, які реквізити передбачено у прибутковому касовому ордері і як вони мають бути заповнені, щоб касир міг отримати за ним готівку, ви дізнаєтеся з табл. 4.1.
Таблиця 4.1. Порядок заповнення реквізитів прибуткового касового ордера
| Реквізити прибуткового касового ордера | Порядок заповнення реквізитів прибуткового касового ордера |
| «Ідентифікаційний код ЄДРПОУ» | Зазначають ідентифікаційний код підприємства згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України |
| «Найменування підприємства (установи, організації)» | Наводять найменування підприємства, до каси якого оприбутковується готівка |
| Номер документа | Зазначають порядковий номер прибуткового касового ордера, під яким він зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів |
| Дата складання | Вписують дату складання прибуткового касового ордера. Вона повинна відповідати даті, за якою цей ордер зареєстровано в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів |
| «Кореспондуючий рахунок, субрахунок» | Зазначають кредит рахунка (субрахунку), з яким кореспондує дебет рахунка 30 «Готівка» |
| «Код аналітичного рахунку», «Код цільового призначення» | Ці реквізити заповнюють тільки в тому випадку, якщо підприємство застосовує спеціальну систему кодування господарських операцій, у тому числі надходження готівки до каси |
| «Сума цифрами», «Сума» | Відображають суму прибуткової операції (окремо цифрами і словами (гривень — словами, копійок — цифрами)) |
| «Прийнято від» | Зазначають, від кого прийнято готівку: прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи або найменування підприємства, установи, організації. У прибуткових касових ордерах, які оформляють на загальну суму проведених підприємством касових операцій (наприклад, отримання готівки з банку за чеком та оприбутковування її в касі тощо), цей реквізит не заповнюють ( абзац п’ятий п. 3.10 Положення № 637) |
| «Підстава» | Наводять підстави для внесення готівкових коштів до каси підприємства (див. табл. 3.1 на с. 25) |
| «Додатки» | Перераховують документи, що додаються до прибуткового касового ордера і є підставою для його оформлення |
| «Головний бухгалтер», «Касир», «Одержав касир» | Підписи, а також прізвище та ініціали головного бухгалтера (особи, уповноваженої керівником підприємства) та касира |
Реквізити квитанції до прибуткового касового ордера дублюють реквізити самого ордера
Ще один момент, якому варто приділити увагу, — відбиток печатки на прибутковому касовому ордері. Тут зробимо декілька зауважень.
Проставлення печатки на прибутковому касовому ордері вимагають п. 3.3 Положення № 637 і сама форма цього документа. Про необхідність проставляти печатку на прибутковому касовому ордері зазначають і фіскали у роз’ясненні, наведеному в категорії 109.15 БЗ. Водночас на сьогодні наявність печатки в підприємства не є обов’язковою. Ураховуючи ситуацію, що склалася, проставляти печатку на прибутковому касовому ордері потрібно тільки тим підприємствам, які її мають і документально не відмовилися від її використання*. Якщо ж у підприємства немає печатки**, то й обов’язок її проставлення на прибутковому касовому ордері відсутній.
* Не внесли відповідні зміни до статуту підприємства та не склали акт про знищення печатки.
** Воно документально відмовилося від її застосування або не мало її з самого початку свого створення після скасування обов’язкової наявності печатки.
Ті, хто печатку має і зобов’язаний її використовувати, повинні враховувати таке. З п. 3.3 Положення № 637 випливає, що печатку потрібно проставляти виключно на квитанції до прибуткового касового ордера, тобто на його відривній частині. На корінці цього ордера її проставлення не потрібне. Про це свідчить і сама форма прибуткового касового ордера, в якій місце для печатки передбачено тільки на квитанції (див. с. 37). Крім того, аналогічні роз’яснення з цього приводу можна зустріти в п. 4.1 Методрекомендацій № 210. У ньому також наголошується, що відбитком печатки засвідчують відривну частину прибуткового касового ордера — квитанцію.
У разі невиконання вимог, що висуваються до порядку заповнення прибуткового касового ордера,
касир повертає цей документ до бухгалтерії для відповідного оформлення
Якщо ж у результаті перевірки прибуткового касового ордера з’ясовується, що він оформлений з дотриманням усіх зазначених вимог, то касир:
— приймає грошові кошти до каси підприємства;
— підписує ордер;
— видає квитанцію до прибуткового касового ордера на руки особі, яка здала гроші.
Прибутковий касовий ордер, за яким одержано готівку, додають до звіту касира.
А тепер порядок заповнення прибуткового касового ордера покажемо на прикладі.
Приклад 4.1. 22.04.2016 р. начальник відділу постачання Петров Г. Ю. повертає до каси ТОВ «Хамелеон» невитрачений залишок грошових коштів (у сумі 135,10 грн.), виданих йому раніше під звіт на господарські потреби.
Бухгалтер підприємства склав прибутковий касовий ордер, на підставі якого касир прийняв цю суму до каси підприємства.
За умовами прикладу прибутковий касовий ордер (типова форма № КО-1) має бути заповнено таким чином:
Майте на увазі: згідно з п. 4.1 Методрекомендацій № 210 під час проведення перевірок дотримання касової дисципліни на підприємствах контролюючі органи звертають увагу на правильність заповнення всіх реквізитів прибуткових касових ордерів. Зокрема, вони перевіряють наявність відповідних дат, номерів, сум, підстав для їх виписки, наявність підписів посадових осіб, печаток, штампів, підписів про отримання готівки тощо. При цьому існує ймовірність того, що суми коштів, отримані до каси підприємства на підставі касових ордерів, заповнених з порушенням вимог, будуть визнані неоприбуткованими.
4.4. Оформляємо видаткові касові ордери
Перш ніж підписати видатковий касовий ордер і видати за ним грошові кошти, касир зобов’язаний перевірити правильність його оформлення та наявність усіх його реквізитів.
Перелік обов’язкових реквізитів видаткового касового ордера та порядок їх заповнення покажемо в табл. 4.2.
Таблиця 4.2. Порядок заповнення реквізитів видаткового касового ордера
| Реквізити видаткового касового ордера | Порядок заповнення реквізитів видаткового касового ордера |
| «Найменування підприємства (установи, організації)» | Зазначають найменування підприємства, з каси якого видається готівка |
| «Ідентифікаційний код ЄДРПОУ» | Вписують ідентифікаційний код підприємства згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України |
| «Номер документа» | Зазначають порядковий номер видаткового касового ордера, за яким він зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів |
| «Дата складання» | Відображають дату складання видаткового касового ордера. Вона повинна відповідати даті, за якою цей документ зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів |
| «Кореспондуючий рахунок, субрахунок» | Наводять дебет рахунка (субрахунку), з яким кореспондує кредит рахунка 30 «Готівка» |
| «Код аналітичного рахунку», «Код цільового призначення» | Ці реквізити заповнюють тільки в тому випадку, якщо підприємство застосовує спеціальну систему кодування господарських операцій, у тому числі видачі готівки з каси |
| «Сума» | Відображають суму операції (окремо цифрами та прописом (гривень — прописом, копійок — цифрами)) |
| «Видати» | Зазначають прізвище, ім’я та по батькові одержувача грошових коштів за видатковим касовим ордером. Нагадуємо: згідно з п. 3.6 Положення № 637 видавати готівку касир має право тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері. Зауважте: видача готівки може здійснюватися за довіреністю*, оформленою відповідно до законодавства України, у тому числі особи, яка не має можливості у зв’язку з хворобою чи з інших поважних причин власноручно розписатися у видатковому касовому ордері. У такому разі в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача бухгалтер зазначає прізвище, ім’я та по батькові особи, якій довірено одержувати грошові кошти. Довіреність залишається у касира і додається до видаткового касового ордера. |
| У разі видачі грошових коштів за відомістю на виплату грошей у цьому реквізиті видаткового касового ордера, що оформляється на загальну суму проведених касових операцій, зазначають відповідний підрозділ підприємства, який одержує грошові кошти (див. лист НБУ від 22.04.2013 р. № 11-117/1363/4874). Якщо ж відомість на виплату грошей складено в цілому по підприємству, то в такому разі, на нашу думку, у реквізиті «Видати» достатньо зазначити «працівникам підприємства» | |
| «Підстава» | Наводять підстави для видачі готівкових коштів з каси підприємства (див. табл. 3.3 на с. 27) |
| «Додаток» | Зазначають документи, що додаються до видаткового касового ордера і є підставою для його оформлення (заяви, розрахунки тощо) |
| «Керівник», «Головний бухгалтер» | Підписи керівника та головного бухгалтера (або особи, уповноваженої керівником підприємства). Зверніть увагу: НБУ не завжди лояльно ставився до можливості підписання видаткового касового ордера іншою, ніж керівник, особою. Наприклад, про той факт, що підпис керівника на видатковому касовому ордері є обов’язковим і здійснюватися іншою особою не повинен, зазначалося в листі НБУ від 07.04.2008 р. № 11-113/1441-4464. Проте в пізнішому листі НБУ від 26.08.2008 р. № 11-113/3421-115-75 йшлося, що видатковий касовий ордер може бути підписаний не тільки керівником, а й уповноваженою ним особою. Аналогічну позицію мають і фіскали. У листі ДФСУ від 04.03.2016 р. № 4880/6/99-99-19-02-02-15 вони зауважують, що підписувати видатковий касовий ордер має право заступник керівника (або інший працівник) за умови, що він наділений керівником підприємства відповідними повноваженнями. Такі повноваження мають бути закріплені внутрішніми розпорядчими документами (наказами, положеннями тощо). При цьому в листі не зазначено, що викладене стосується тільки підпису від імені головного бухгалтера. Таким чином, можна зробити висновок, що фіскали не проти, щоб за керівника підприємства у видатковому касовому ордері розписалася особа, уповноважена ним на такі дії |
| «Одержав» | Відображають суму отриманих грошових коштів (гривень — словами, копійок — цифрами). У касових ордерах, які оформляють на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за відомостями на виплату грошей, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку), реквізит «Одержав» не заповнюють ( абзац п’ятий п. 3.10 Положення № 637). При цьому документом, що свідчить про здавання виручки до банку, є квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, засвідчена підписами відповідальних осіб банку і відбитком печатки (штампу) банку. Якщо підприємство здає виручку до банку через інкасаторів, таким документом буде копія супровідної відомості до сумки з готівкою, засвідчена підписом і відбитком печатки інкасатора-збирача. Документом, що свідчить про прийняття готівки програмно-технічним комплексом самообслуговування для подальшого її переказу, є квитанція платіжного термінала (сліп) |
| «Підпис одержувача» | Фізична особа — одержувач грошових коштів підписом підтверджує факт одержання готівки. Підпис ставлять чорнильною або кульковою ручкою з чорнилом темного кольору. Зауважте: для виведення залишків коштів у касі не приймають касові ордери, в яких видача готівки не підтверджена підписом одержувача ( п. 3.5 Положення № 637). При цьому суму готівки за такими видатковими документами додають до залишку готівки в касі в день, в якому зазначені видаткові документи оформлено ( п. 7.24 Положення № 637). Надалі зазначена сума не враховується для розрахунку понадлімітних залишків готівки. Інакше кажучи, для підприємства непідписаний одержувачем видатковий касовий ордер може обернутися штрафом за перевищення ліміту каси згідно з Указом № 436 (див. с. 110). Цей реквізит може не заповнюватися у видаткових касових ордерах, що оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (зокрема, при видачі готівки за відомостями на виплату грошей). Про це йдеться в листі НБУ від 22.04.2013 р. № 11-117/1363/4874 |
| «Найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача» | Зазначають паспортні дані одержувача грошових коштів або дані іншого документа, що засвідчує його особу. У касових ордерах, які оформляють на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за відомостями на виплату грошей, здача готівки до банку), цей реквізит не заповнюють |
| «Видав касир» | Підпис, прізвище та ініціали касира |
| * Про порядок складання довіреностей на одержання грошей див. у підрозділі 4.6 на с. 49. | |
Проконтролювавши наявність і правильність заповнення всіх перелічених вище реквізитів видаткового касового ордера, касир приймає рішення про можливість виплати за ним грошей.
У разі невиконання хоча б однієї із зазначених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для відповідного оформлення
Якщо ж видатковий касовий ордер оформлено правильно, касир видає грошові кошти з каси підприємства, підписує ордер і на всіх доданих до нього документах ставить штамп або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік). Видатковий касовий ордер, за яким готівку було видано з каси, додається до звіту касира.
Розглянемо порядок заповнення видаткового касового ордера на прикладі.
Приклад 4.2. Керівником підприємства видано наказ від 19.04.2016 р. № 19 про відряджання інженера-технолога ТОВ «Хамелеон» Філатова А. П. та виплату йому авансу на відрядження. На цій підставі 22.04.2016 р. бухгалтер підприємства склав видатковий касовий ордер на суму 3850,00 грн. і зареєстрував його в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів під № 46. Касир видав грошові кошти з каси.
У цій ситуації видатковий касовий ордер має бути заповнений таким чином (див. с. 41):
Певні особливості має заповнення видаткових касових ордерів, складених на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за відомостями, електронними платіжними засобами, передання готівки до банку тощо). Розглянемо окремі нюанси оформлення таких касових ордерів на прикладі самостійного здавання касиром підприємства готівки до банку.
Так, в рядку «Видати» зазвичай зазначають одержувача грошових коштів. Але в цьому випадку це буде банк. Саме банк, а не касир, який здає гроші до банку. Адже гроші видаються не касиру «під звіт», а призначено для передання банку (внесення на поточний рахунок). Тому замість прізвища, імені та по батькові одержувача тут потрібно зазначити, що грошові кошти передаються банку, наприклад, записом: «на поточний рахунок № ___ у (найменування банку)», «здана готівка до (найменування банку)» тощо.
У рядку «Підстава» зазначають підставу для видачі готівкових коштів з каси підприємства, наприклад: «виручка від реалізації продукції», «депонована заробітна плата» тощо.
На окрему увагу заслуговує частина видаткового касового ордера, що стосується одержувача грошових коштів. Її при здаванні до банку готівки заповнювати не потрібно. Як установлено абзацом п’ятим п. 3.10 Положення № 637, у видаткових касових ордерах, що оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (у тому числі на здавання готівки до банку), реквізит «Одержав» (у якому зазначається сума отриманої готівки) не заповнюється. А через це не заповнюють і наступні рядки, що до нього належать: «Підпис одержувача», «За (найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)» і дата*. До речі, про те, що реквізит «Підпис одержувача» у видаткових касових ордерах, складених на загальну суму касових операцій, може не заповнюватися, зазначав і НБУ в листі від 22.04.2013 р. № 11-117/1363/4874.
* Зауважимо: на практиці інколи податківці наполягають на тому, що ці реквізити мають бути заповнені в будь-якому разі. Проте, на наш погляд, такі вимоги безпідставні.
Усі інші реквізити такого касового ордера заповнюють без жодних особливостей. Приклад див. на с. 47.
І пам’ятайте: документом, що підтверджує здавання виручки до банку, у цьому випадку буде квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, засвідчена підписами відповідальних осіб банку і відбитком печатки (штампу) банку. Її слід додати до видаткового касового ордера.
4.5. Видача готівки за відомістю
Можливість застосування відомості на виплату грошей передбачено Положенням № 637 (її типову форму наведено в додатку 1 до цього документа). Відомість, разом з касовими ордерами, розрахунковими документами, квитанціями програмно-технічних комплексів самообслуговування, є касовим документом ( п. 1.2 Положення № 637).
Відомість, як і видаткові касові ордери, застосовують для видачі готівки з каси ( п. 3.4 Положення № 637).
При цьому відомість, як правило, оформляють щоразу, коли потрібно здійснити ту чи іншу виплату одразу декільком працівникам або навіть особам, які не перебувають з підприємством у трудових відносинах.
Розглянемо порядок заповнення реквізитів відомості на виплату грошей (див. табл. 4.3).
Таблиця 4.3. Порядок заповнення реквізитів відомості на виплату грошей
| Реквізити відомості на виплату грошей | Порядок заповнення реквізитів відомості на виплату грошей |
| «Найменування підприємства (установи, організації)» | Наводять найменування підприємства, що виплачує заробітну плату та інші доходи працівникам |
| «Ідентифікаційний код ЄДРПОУ» | Зазначають ідентифікаційний код підприємства згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України |
| «Структурний підрозділ підприємства (установи, організації)» | Вписують найменування структурного підрозділу підприємства (установи, організації), працівникам якого виплачується заробітна плата (інші доходи) за цією відомістю |
| «До відомості № ___» | Зазначають номер розрахункової відомості, на підставі якої складено відомість на виплату грошей |
| «У касу для оплати в строк з ____ до ____ 20__ р.» | Наводять часовий інтервал (день, місяць, рік), протягом якого має бути виплачена заробітна плата (інші доходи). При заповненні цього реквізиту пам’ятайте, що підприємства мають право зберігати в касі готівку, отриману в банку для виплат, що входять до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій і дивідендів, у сумі понад установлений ліміт каси протягом 3 робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку ( п. 2.10 Положення № 637). Крім того, протягом 3 робочих днів можна також зберігати «понадлімітну» виручку, яку спрямовують для здійснення виплат, що належать до фонду оплати праці, у сумі, зазначеній у переданій в касу відомості. Щодо готівки, отриманої для виплати лікарняних та інших виплат, що не включаються до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5, діють інші строки зберігання в касі. Підприємство повинне здати їх до банку (якщо їх сума перевищує встановлений ліміт каси) не пізніше наступного робочого дня банку після отримання готівки. Тобто такі грошові кошти можуть зберігатися в касі 2 дні (див. лист НБУ від 13.05.2005 р. № 11-113/1569-4857) |
| «у сумі» | Відображають загальну суму заробітної плати та інших доходів, що буде виплачена за цією відомістю, словами (гривень — словами, копійок — цифрами) та цифрами |
| «Керівник», «Головний бухгалтер» | Підписи керівника та головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником підприємства ( п. 3.4 Положення № 637) |
| «Кореспондуючий рахунок (рахунок, субрахунок)» | Зазначають дебет рахунка (субрахунку), з яким кореспондує кредит рахунка 30 «Готівка» |
| «Код аналітичного рахунка», «Код цільового призначення» | Ці реквізити заповнюють тільки в тому випадку, якщо підприємство застосовує спеціальну систему кодування господарських операцій, у тому числі видачі готівки з каси |
| «Відомість на виплату грошей № ___» | Наводять порядковий номер відомості на виплату грошей |
| «за __________20 __ р.» | Зазначають період, за який виплачується зарплата |
| «Кількість аркушів» | Зазначають загальну кількість сторінок відомості на виплату грошей |
| «За цією відомістю виплачено гривень _____________ (____ грн.____ коп.)» | Відображають загальну суму заробітної плати (іншого доходу), виданої за цією відомістю, словами (гривень — словами, копійок — цифрами) і цифрами |
| «і депоновано гривень _____________ (____ грн.____ коп.)» | Наводять загальну суму депонованої заробітної плати (іншого доходу) словами (гривень — словами, копійок — цифрами) і цифрами |
| «Табельний номер» | Зазначають табельні номери одержувачів грошових коштів |
| «Прізвище, ім’я, по батькові» | Наводять прізвища, імена та по батькові одержувачів грошових коштів |
| «Сума» | Відображають суму заробітної плати (іншого доходу), належну конкретному працівнику «на руки» |
| «Підпис про одержання» | Підпис працівника, що підтверджує одержання ним заробітної плати або іншого належного доходу. Як передбачено п. 3.5 Положення № 637, фізична особа розписується про отримання готівки, використовуючи при цьому чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору. Крім того, важливо пам’ятати: видачу заробітної плати касир здійснює тільки особі, зазначеній у відомості на виплату грошей. Виняток із цього правила — видача заробітної плати (іншого доходу) за довіреністю (коли працівник не може сам отримати належну йому заробітну плату, у тому числі коли він не може розписатися власноручно у зв’язку з хворобою або з інших поважних причин). У цьому випадку перед підписом про одержання грошей касир робить запис «За довіреністю» і додає цю довіреність до відомості на виплату грошей. Якщо працівник не отримав заробітну плату (інший дохід), навпроти його прізвища касир робить запис або проставляє відбиток штампу «Депоновано» |
| «Примітки» | У цій графі за необхідності зазначають номер, серію, дату і місце видачі документа, що засвідчує особу одержувача грошових коштів. Нагадаємо, що вимога щодо підтвердження особи одержувачів коштів шляхом пред’явлення паспорта чи іншого підтвердного документа міститься в п. 3.5 Положення № 637. Крім того, якщо особа одержує готівку за довіреністю, то в цій графі зазначають реквізити довіреності, а її саму додають до відомості |
| «Виплату здійснив», «Перевірив бухгалтер», «Відомість склав», «Відомість перевірив» | Підписи касира, який виплатив заробітну плату та інші доходи, а також бухгалтера, який склав та перевірив відомість. Якщо відомість має декілька сторінок, реквізити «Відомість склав» і «Відомість перевірив» друкують на останній сторінці |
| Разом (вписується самостійно) | Самою формою відомості на виплату грошей підсумкового рядка не передбачено. Водночас наявність цього рядка бажана хоча б для полегшення ведення облікової роботи. Підсумковий рядок заповнюють після останнього запису у відомості і в ньому зазначають загальну суму за відомістю. Крім того, підсумкові рядки можуть бути вписані наприкінці кожної сторінки відомості |
Зверніть увагу:
видачу готівки особам, яких немає у штатному розписі підприємства, здійснюють за окремою відомістю ( п. 3.5 Положення № 637)
Крім того, як правило, окремі відомості відкривають на кожен структурний підрозділ підприємства, а також на кожен вид виплат.
Оформлена належним чином (з додержанням усіх передбачених Положенням № 637 вимог) відомість передається на підпис головному бухгалтеру та керівнику підприємства. Далі відомість передають до каси підприємства для виплати грошей.
Після одержання оформленої відомості на виплату грошей касир зобов’язаний перевірити:
— наявність на документах і справжність відповідних підписів (головного бухгалтера та керівника);
— правильність оформлення відомості та наявність усіх її реквізитів.
У разі невиконання хоча б однієї з вимог, що висуваються до оформлення відомості на виплату грошей, касир повертає її до бухгалтерії для відповідного переоформлення.
Якщо ж перевірка показала, що відомість оформлена правильно, то касир на її підставі виплачує з каси підприємства належні відповідним особам суми коштів.
Після здійснення виплат за відомістю або після закінчення встановленого строку виплати касир повинен виконати такі дії ( п. 3.9 Положення № 637):
1) у відомості на виплату грошей навпроти прізвищ осіб, які не отримали заробітну плату, у графі «Підпис про одержання» поставити штамп або зробити запис «Депоновано»;
2) зазначити фактично виплачену та недоодержану суму заробітної плати (іншого доходу), що підлягає депонуванню (словами та цифрами), звірити ці суми із загальним підсумком за відомістю. Коли всі реквізити відомості заповнені, касир засвідчує її своїм підписом;
3) скласти реєстр депонованих сум, у якому ведеться аналітичний облік розрахунків за депонованою заробітною платою за кожною неодержаною сумою окремо. Форму реєстру депонованої заробітної плати наведено в Методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 р. № 356;
4) зробити запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану за відомістю суму.
Бухгалтер підприємства перевіряє записи, здійснені касиром у відомості, і здійснює підрахунок виданих і депонованих за нею сум. На загальну суму депонованої заробітної плати бухгалтер оформляє один загальний видатковий касовий ордер, на підставі якого сума невиданої заробітної плати здається до банку для зарахування на поточний рахунок підприємства.
Як правильно скласти відомість на виплату грошей, розглянемо на прикладі.
Приклад 4.3. Касир підприємства ТОВ «Хамелеон» 20.04.2016 р. отримав у банку за чеком грошові кошти на виплату заробітної плати за першу половину квітня 2016 року в сумі 31150,00 грн. Бухгалтер підприємства оформив прибутковий касовий ордер на цю суму.
Сума фактично виплаченої заробітної плати становить 28350,00 грн. Причому працівник підприємства Литвинов Г. С. з поважної причини не зміг самостійно отримати заробітну плату за першу половину квітня 2016 року. У зв’язку з цим його заробітну плату за довіреністю одержала його дружина Литвинова О. А.
Крім того, депоновано заробітну плату менеджера зі збуту Крикуна О. В. на суму 2800,00 грн. через його відсутність у зв’язку з перебуванням у службовому відрядженні в період виплати зарплати.
На суму фактично виплаченої та депонованої заробітної плати бухгалтер підприємства оформив видаткові касові ордери, на підставі яких касир цього самого дня здійснив записи в касовій книзі.
22.04.2016 р. суму депонованої заробітної плати здано до банку.
Як у цьому випадку скласти відомість на виплату грошей, видаткові касові ордери, а також реєстр депонованої заробітної плати, див. на с. 46 — 48.
