8.1. Каса відокремленого підрозділу
Перш за все визначимося, що в нашому випадку вважати відокремленим підрозділом. ГКУ і ЦКУ виділяють два різновиди підрозділів: відокремлений і структурний*. При цьому до відокремлених ГКУ відносить філію, представництво та інші відокремлені підрозділи, що відповідають критеріям, наведеним у ч. 4 ст. 64 цього Кодексу.
* Про ознаки та відмінності підрозділів юридичної особи ви можете дізнатися в журналі «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 99, с. 4.
Проте для дотримання касової дисципліни потрібно орієнтуватися на норми п. 1.2 Положення № 637. Згідно з цим пунктом відокремлені підрозділи — це філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України. Тобто з точки зору Положення № 637, на відміну від ГКУ і ЦКУ,
відокремленими підрозділами вважаються не тільки філії, представництва, відділення тощо, а й структурні підрозділи
На це звертали увагу і фіскали в роз’ясненні, наведеному в категорії 109.01 БЗ. Незважаючи на те що воно втратило чинність, вважаємо, щодо цього питання позиція податківців не змінилася.
Каса та операції в ній
Тепер розберемося, що є касою відокремленого підрозділу. Визначення поняття «каса» ми наводили в підрозділі 1.4 на с. 12. Каса відокремленого підрозділу створюється з метою забезпечення розрахунків готівкою за аналогією з касою підприємства. Причому далеко не завжди це окреме приміщення.
У багатьох торговельних точках (кіосках, палатках, магазинах) для проведення готівкових розрахунків згідно з вимогами законодавства встановлюють РРО. Причому сам РРО — це вже каса, тобто місце для проведення готівкових розрахунків за проданий товар (див. лист НБУ від 04.10.2007 р. № 11-115/3693-10119). Окремо відводити приміщення під касу в такому разі немає необхідності. Але за бажання, крім РРО, можна створити ще й касу. Це не заборонено.
Наприклад, організувати окрему касу потрібно, якщо виручку періодично виймають зі скриньки РРО і складають у сейф до інкасації. Такий підхід часто використовують у підрозділах зі значною кількістю використовуваних РРО або якщо сума готівки не вміщається у скриньці РРО. Просто вилучити зі скриньки РРО гроші та перекласти їх в інше місце не можна, оскільки під час перевірки контролюючим органом може бути виявлено невідповідність готівки на місці проведення розрахункових операцій. А це загрожує штрафом на підставі п. 1 ст. 17 Закону про РРО.
У такій ситуації у підрозділі будуть як мінімум дві каси:
1) місце готівкових розрахунків, де встановлено РРО;
2) місце, де прийматимуться, зберігатимуться та видаватимуться грошові кошти і касові документи.
Зверніть увагу: у відокремлених підрозділах не завжди є штатний касир. Оплату праці, виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності, премій за письмовим наказом керівника можуть здійснювати інші, ніж касири, особи.
З цими особами укладають договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність
При цьому на них покладають обов’язки, установлені для касирів ( п. 4.9 Положення № 637).
Якщо в касі відокремленого підрозділу операції з готівкою оформляють за допомогою касових ордерів (відомостей на виплату грошей), зверніть увагу на правильне оформлення касових документів. А саме: керівник (заступник керівника) відокремленого підрозділу може підписувати видаткові касові документи тільки в разі наділення його відповідними повноваженнями. Зазначені повноваження мають бути закріплені внутрішніми розпорядчими документами (положеннями) підприємства (див. лист НБУ від 26.08.2008 р. № 11-113/3421-115-75). Інші правила оформлення касових документів див. на с. 31.
Касу характеризує ведення касової книги. Але чи завжди вона потрібна відокремленому підрозділу? Давайте поглянемо.
Касова книга
Порядок ведення касових книг відокремленими підрозділами підприємств регламентовано абзацами третім і четвертим п. 4.2 Положення № 637.
Так, відокремлений підрозділ:
— повинен вести касову книгу, якщо він проводить операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) за прибутковими касовими ордерами, а також з видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, на госппотреби, та інші операції за видатковими касовими ордерами і відомостями;
— може не вести касову книгу, якщо виручку від продажу товарів він фіксує через РРО (у РК), але не виконує операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами.
Тобто головною умовою для обов’язкової наявності касової книги у відокремленого підрозділу є здійснення готівкових розрахунків з використанням касових ордерів та відомостей на виплату грошей.
Цікавий момент! Припустимо, відокремлений підрозділ (з РРО) отримує тільки оплату за продані товари (роботи, послуги) і здає виручку до банку (самостійно або за допомогою служби інкасації)*. Чи потрібно йому вести касову книгу?
* Про те, як і куди відокремлені підрозділи здають отриману виручку, див. у підрозділі 8.3 на с. 97.
Нагадаємо: у загальному випадку на здану до банку готівку потрібно скласти видатковий касовий ордер. Проте в описаній ситуації як НБУ (див. лист від 07.10.2010 р. № 11-113/4995-17406), так і податківці (п. 4.3 Методрекомендацій № 210) на складанні касових ордерів не наполягають. Тож такі підрозділи касову книгу не ведуть.
А якщо підприємство застосовує і касові ордери, і РРО
Якщо відокремлений підрозділ використовує РРО і здійснює приймання та видачу готівки з використанням касових ордерів (наприклад, зі скриньки РРО видаються гроші на госппотреби), то в цій ситуації без ведення касової книги не обійтися.
Також касову книгу доведеться завести, якщо у відокремленому підрозділі організовано окрему касу у зв’язку з тим, що виручку періодично виймають зі скриньки РРО і складають у сейф до інкасації. На такі грошові кошти після їх виймання зі скриньки РРО, оформленого операцією «службова видача», складають прибутковий касовий ордер. На підставі прибуткового касового ордера суму виручки відображають у касовій книзі підрозділу.
Касова книга відокремленого підрозділу абсолютно незалежна від касової книги підприємства. Її ведуть за тією самою типовою формою № КО-4 ( додаток 5 до Положення № 637), що й касову книгу підприємства. Відокремленим підрозділам не заборонено вести касову книгу в електронній формі. Детально про оформлення та заповнення касової книги, у тому числі електронної, ви можете дізнатися в підрозділі 4.8 на с. 55.
Зверніть увагу: кількість аркушів у касовій книзі має бути засвідчена підписом керівника та головного бухгалтера підприємства. Ця касова книга зберігається на місці проведення готівкових розрахунків, тобто в касі відокремленого підрозділу.
Оприбуткування готівки
Про те, що таке оприбуткування готівки, ми зазначали в підрозділі 3.2 на с. 26. У загальному випадку для підприємства оприбуткуванням отриманої до каси готівки вважається її відображення в повній сумі у касовій книзі. Проте, як ми вже згадали, у відокремленому підрозділі касова книга є не завжди. Розглянемо, що вважати оприбуткуванням у ситуаціях, коли підрозділ веде / не веде касову книгу.
1. Відокремлений підрозділ (без РРО) здійснює готівкові розрахунки за допомогою прибуткових та видаткових касових документів і веде касову книгу. У цьому випадку все просто. Оприбуткуванням буде облік готівки в повній сумі у день її надходження в касовій книзі відокремленого підрозділу на підставі прибуткових касових ордерів.
2. Відокремлений підрозділ (з РРО) веде касову книгу. Щоб не було проблем з оприбуткуванням, необхідно:
— на підставі фіскального звітного чека РРО (Z-звіту) відобразити суму отриманої протягом дня готівкової виручки у книзі обліку розрахункових операцій;
— скласти прибутковий касовий ордер готівки, що передається до каси відокремленого підрозділу, і на його підставі заповнити касову книгу.
3. Відокремлений підрозділ (з РРО) касової книги не веде. Згідно з абзацом третім п. 2.6 Положення № 637 у разі проведення розрахунків із застосуванням РРО та/або РК оприбуткуванням вважається облік готівкових коштів у повній сумі їх фактичних надходжень у книзі обліку розрахункових операцій на підставі фіскальних звітних чеків РРО.
Таким чином, при використанні РРО (РК) оприбуткування готівки не вимагає її додаткового обліку в касовій книзі (якщо надалі такі суми не передаються до каси підприємства).
8.2. Ліміт каси
Як зазначено в п. 5.2 Положення № 637, для кожного підприємства та його відокремленого підрозділу складається окремий розрахунок ліміту залишку готівки в касі. Тобто ліміт каси встановлюють для кожного відокремленого підрозділу окремо.
Невстановлення ліміту каси, нагадаємо, автоматично робить його нульовим, а всю готівку, що надійшла, не здану або не використану відповідно до вимог Положення № 637, — понадлімітною*.
* Накопичувати готівку в касі відокремленого підрозділу понад установлений ліміт штрафонебезпечно (див. розділ 11 на с. 110).
До відома відокремленого підрозділу ліміт каси доводять відповідним внутрішнім наказом (розпорядженням) підприємства
Обов’язкові реквізити такого наказу (розпорядження) Положення № 637 не регламентує, тому керівник підприємства визначає їх виходячи із законодавчо встановлених вимог, що регламентують діяльність підприємства (див. лист НБУ від 13.04.2005 р. № 11-113/1228-3747).
Урахуйте: факт доведення підприємством установлених сум ліміту своїм відокремленим підрозділам може перевірятися при перевірках касової дисципліни (див. п. 7.21 Положення № 637, п. 3.3 Методрекомендацій № 210).
Величину ліміту каси відокремленому підрозділу підприємство розраховує в загальновстановленому порядку: або на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси, або на підставі розрахунку середньоденної видачі готівки з каси. Ознайомитися з обома варіантами можна в підрозділі 5.3 на с. 63.
При встановленні ліміту для відокремленого підрозділу враховуйте такі нюанси:
1) тримісячний період для розрахунку ліміту з останніх 12 місяців може бути обраний різним для різних відокремлених підрозділів підприємства залежно від специфіки їх діяльності (див. лист НБУ від 19.05.2006 р. № 11-113/1875-5345);
2) для підрозділів можуть відрізнятися й самі способи розрахунку лімітів кас;
3) оскільки під визначення каси підпадає також місце проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО, відокремленому підрозділу, в якому здійснюються тільки розрахунки через РРО, також може бути встановлено ліміт залишку готівки в касі (див. лист НБУ від 04.10.2007 р. № 11-115/3693-10119);
4) для відокремленого підрозділу ліміт каси встановлюють у цілому, без розподілу його на кожну касу (на кожен РРО), що входить до складу цього відокремленого підрозділу (див. лист НБУ від 22.11.2006 р. № 11-115/4301-12445);
5) при визначенні ліміту враховують режим і специфіку роботи підрозділу, його віддаленість від банку, обсяг касових оборотів, установлені строки здавання готівки, тривалість операційного часу банку, наявність домовленості з банком на інкасацію тощо. Наприклад, якщо магазин знаходиться в населеному пункті, в якому банк відсутній, то ліміт каси для нього розраховують з урахуванням строку здавання готівки для таких віддалених точок — не рідше одного разу на п’ять робочих днів ( п.п. «в» п. 5.1 Положення № 637). У цьому випадку розрахована сума ліміту каси не повинна перевищувати п’ятикратного розміру середньоденних надходжень готівки такого підрозділу (за будь-які 3 місяці підряд з останніх 12 місяців) ( п. 5.4 Положення № 637);
6) переглядати ліміт каси в різних підрозділах можна з різною періодичністю. Чи потрібно переглядати ліміт каси, навіть при значних змінах касових оборотів, підприємство вирішує саме. Це його право, а не обов’язок. Немає в Положенні № 637 і вимоги одночасно змінювати всі встановлені ліміти. Тому підприємство має право переглянути ліміт тільки в окремо обраній ним касі (відокремленому підрозділі), склавши для неї новий Розрахунок і наказ про затвердження такого нового ліміту;
7) для відокремленого підрозділу, що відкривається, на наш погляд, установити ліміт каси можна, керуючись положеннями абзацу третього п. 5.2 Положення № 637, тобто на перші 3 місяці роботи — за прогнозними розрахунками. У двотижневий строк після закінчення цього періоду ліміт слід переглянути з урахуванням фактичних показників касових оборотів підрозділу.
8.3. Здаємо виручку підрозділу
Абсолютно всі відокремлені підрозділи підприємства можуть здавати понадлімітну виручку ( п. 2.8 Положення № 637):
— або до каси підприємства,
— або до банку для її переказу та зарахування на банківські рахунки підприємства (у тому числі й через службу інкасації).
Підтверджує таку можливість вибору й НБУ в листі від 30.04.2013 р. № 11-117/1518/5387.
За відсутності банків готівкову виручку (готівку) для переказу на банківські рахунки підприємства можна здавати операторам поштового зв’язку або небанківським фінустановам, що мають відповідну ліцензію на здійснення переказу грошових коштів без відкриття рахунка.
Розглянемо, який порядок дій підрозділу при переданні виручки до банку та до каси підприємства.
Здаємо виручку до банку
Відокремлені підрозділи можуть самостійно здавати готівку до банку (у тому числі із застосуванням платіжних пристроїв). Її можна зараховувати на будь-який банківський рахунок підприємства. Це підтверджують фіскали в консультації, розміщеній у категорії 109.16 БЗ.
Готівка, що потрапила до банку прямо з відокремленого підрозділу, зараховується на рахунок підприємства в безготівковому порядку і безпосередньо до каси підприємства не надходить (п. 4.3 Методрекомендацій № 210). А отже, таку готівкову виручку не оформляють прибутковими та видатковими касовими ордерами в касі підприємства. У касовій книзі підприємства рух виручки відокремленого підрозділу в цьому випадку показувати не потрібно.
Виручку, яку відокремлений підрозділ здає до банку, відображають тільки в його касовій книзі, і то тільки за умови її ведення*
* Про те, коли відокремлений підрозділ повинен вести касову книгу, а коли ні, див. на с. 94.
Податківці уточнюють, що безпосередньо здавати готівкову виручку до банку повз касу підприємства можуть і господарські одиниці підприємств, що використовують РРО (РК) і не ведуть касової книги (див. консультацію в підкатегорії 109.15 БЗ).
Інкасацію виручки відокремленого підрозділу (виймання готівки зі скриньки РРО) у цьому випадку здійснюють відповідно до п. 6 розд. III Порядку № 417 з використанням операції «службова видача».
Здавання готівки інкасатору підтверджує копія супровідної відомості до сумки з готівкою з підписом та відбитком печатки інкасатора ( п. 3.7 Положення № 637). Якщо відокремлений підрозділ здає готівку до банку самостійно, підтвердженням буде:
— квитанція до прибуткового документа банка, засвідчена підписами відповідальних осіб і відбитком печатки (штампа) банку;
— квитанція платіжного термінала (якщо використовувався програмно-технічний комплекс самообслуговування).
Зверніть увагу: здавати до банку готівкові кошти (передавати їх інкасатору) може не оператор РРО, а інша особа. При цьому оператору РРО необхідно підтвердити, кому він передав грошові кошти. Якщо касова книга в підрозділі є, підтвердженням передання готівки до каси буде квитанція до прибуткового касового ордера. А ось підрозділи, які не ведуть касової книги, для забезпечення збереження готівки можуть застосовувати відомість інкасування, складену в довільній формі, або інший аналогічний за призначенням документ.
Тепер розберемося зі строками здавання готівкової виручки до банку. Зауважте: відокремлені підрозділи згідно з п. 1.2 Положення № 637 підпадають під визначення підприємств. При цьому підприємства (а отже, і відокремлені підрозділи) можуть тримати в касах готівку в межах установленого ліміту ( п. 2.8 Положення № 637).
Понадлімітна готівка, як правило, повинна здаватися до банку щоденно*. Водночас якщо графік роботи відокремленого підрозділу, установлений внутрішнім трудовим розпорядком та графіками змінності, не дозволяє забезпечити здавання готівки в день її надходження, то допускається її здавати наступного дня після надходження до каси ( п. 5.1 Положення № 637). З цим погоджується і НБУ (див. лист від 09.11.2009 р. № 11-113/5029-20868).
* Детально про порядок та строки здавання готівки до банку розказано в підрозділі 3.4 на с. 28.
Крім того, згідно з п. 5.9 Положення № 637 готівка не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо не пізніше наступного робочого дня вона буде здана до банку або видана під звіт**.
** Про те, коли суми, що перевищують ліміт, не вважають понадлімітними, див. у підрозділі 5.2 на с. 62.
Таким чином, відокремлені підрозділи повинні здавати до банку понадлімітну виручку в день її надходження до РРО (каси). Проте якщо цьому заважає встановлений графік роботи, таку готівку допускається здавати наступного дня після її надходження.
Здаємо готівку до каси підприємства
При здаванні готівкової виручки до каси підприємства виручка відокремленого підрозділу приймається до каси головного підприємства з оформленням прибуткового касового ордера. Відповідно, цю операцію відображають у касовій книзі головного підприємства. Документом, що підтверджує здавання виручки відокремленим підрозділом, є квитанція до прибуткового касового ордера.
При виборі такого варіанта здавання готівки потрібно врахувати таке:
1) якщо час роботи відокремленого підрозділу, що приймає готівку через РРО, не збігається з часом роботи підприємства,
не вважатиметься порушенням здавання готівки до каси підприємства наступного дня
Про це НБУ зазначив у листі від 09.08.2010 р. № 11-110/4073-13707;
2) якщо відокремлений підрозділ, що використовує РРО (РК) і не веде касової книги, працює у вихідні та святкові дні, а бухгалтерія та касир підприємства в ці дні не працюють, то записи в касовій книзі підприємства здійснюють наступного робочого дня підприємства ( п. 4.3 Положення № 637).
Не забувайте! Порядок взаємодії відокремленого підрозділу з бухгалтерією підприємства, зокрема визначення часу робочих змін, забезпечення бухгалтерського обліку касових операцій тощо, має бути визначено внутрішнім документом.
висновки
Відокремлений підрозділ зобов’язаний вести касову книгу, якщо він проводить операції з приймання готівки за прибутковими касовими ордерами та/або здійснює готівкові виплати за видатковими касовими ордерами та відомостями на виплату грошей.
Підприємство встановлює ліміт каси і складає Розрахунок окремо для кожного відокремленого підрозділу.
Тримісячний період, а також спосіб розрахунку ліміту каси можуть бути різними для різних відокремлених підрозділів підприємства залежно від специфіки їх діяльності.
Усі відокремлені підрозділи підприємства можуть здавати понадлімітну виручку або до каси підприємства, або до банку для її переказу та зарахування на банківські рахунки підприємства.
