8.1. Касса обособленного подразделения
Прежде всего определимся, что в нашем случае считать обособленным подразделением. ХКУ и ГКУ выделяют две разновидности подразделений: обособленное и структурное*. При этом к обособленным ХКУ относит филиал, представительство и другие обособленные подразделения, соответствующие критериям, приведенным в ч. 4 ст. 64 этого Кодекса.
* О признаках и различиях подразделений юридического лица вы можете узнать в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 99, с. 4.
Однако для соблюдения кассовой дисциплины нужно ориентироваться на нормы п. 1.2 Положения № 637. Согласно этому пункту обособленные подразделения — это филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя в отношении этого имущества право оперативного пользования или другое вещное право, предусмотренное законодательством Украины. То есть с точки зрения Положения № 637, в отличие от ХКУ и ГКУ,
обособленными подразделениями считаются не только филиалы, представительства, отделения и т. п., но и структурные подразделения
На это обращали внимание и фискалы в разъяснении, приведенном в категории 109.01 БЗ. Несмотря на то что оно утратило силу, полагаем, в этом вопросе позиция налоговиков не изменилась.
Касса и операции в ней
Теперь разберемся, что представляет собой касса обособленного подразделения. Определение понятия «касса» мы приводили в подразделе 1.4 на с. 12. Касса обособленного подразделения создается с целью обеспечения расчетов наличностью по аналогии с кассой предприятия. Причем далеко не всегда это отдельное помещение.
Во многих торговых точках (киосках, палатках, магазинах) для проведения наличных расчетов согласно требованиям законодательства устанавливают РРО. Причем сам РРО — это уже касса, т. е. место для проведения наличных расчетов за проданный товар (см. письмо НБУ от 04.10.2007 г. № 11-115/3693-10119). Отдельно отводить помещение под кассу в таком случае нет необходимости. Но если есть желание, помимо РРО, можно создать еще и кассу. Это не запрещено.
Например, организовать отдельную кассу нужно, если выручку периодически вынимают из ящика РРО и складывают в сейф до инкассации. Такой подход часто используют в подразделениях со значительным количеством используемых РРО или если сумма наличных не помещается в ящике РРО. Просто изъять из ящика РРО деньги и переложить их в другое место нельзя, поскольку при проверке контролирующим органом может быть выявлено несоответствие наличных на месте проведения расчетных операций. А это чревато штрафом на основании п. 1 ст. 17 Закона об РРО.
В такой ситуации в подразделении будут как минимум две кассы:
1) место наличных расчетов, где установлен РРО;
2) место, где будут приниматься, храниться и выдаваться денежные средства и кассовые документы.
Обратите внимание: в обособленных подразделениях не всегда есть штатный кассир. Оплату труда, выплату пособий по временной нетрудоспособности, премий по письменному приказу руководителя могут производить иные, нежели кассиры, лица.
С этими лицами заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности
При этом на них возлагают обязанности, установленные для кассиров ( п. 4.9 Положения № 637).
Если в кассе обособленного подразделения операции с наличными оформляют с помощью кассовых ордеров (ведомостей на выплату денег), обратите внимание на правильное оформление «кассовой первички». А именно: руководитель (заместитель руководителя) обособленного подразделения может подписывать расходные кассовые документы только при наделении его соответствующими полномочиями. Указанные полномочия должны быть закреплены внутренними распорядительными документами (положениями) предприятия (см. письмо НБУ от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75). Прочие правила оформления кассовых документов описаны в подразделе 4.2 на с. 31.
Кассу характеризует ведение кассовой книги. Но всегда ли она нужна обособленному подразделению? Давайте посмотрим.
Кассовая книга
Порядок ведения кассовых книг обособленными подразделениями предприятий регламентирован абзацами третьим и четвертым п. 4.2 Положения № 637.
Так, обособленное подразделение:
— должно вести кассовую книгу, если оно проводит операции по приему наличных за проданную продукцию (товары, работы, услуги) по приходным кассовым ордерам, а также по выдаче наличных на выплаты, связанные с оплатой труда, на хознужды, и другие операции по расходным кассовым ордерам и ведомостям;
— может не вести кассовую книгу, если выручку от продажи товаров оно фиксирует через РРО (в РК), но не выполняет операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам.
То есть главным условием для обязательного наличия кассовой книги у обособленного подразделения является осуществление наличных расчетов с использованием кассовых ордеров и ведомостей на выплату денег.
Интересный момент! Предположим, обособленное подразделение (с РРО) получает только оплату за проданные товары (работы, услуги) и сдает выручку в банк (самостоятельно или с помощью службы инкассации)*. Нужно ли ему вести кассовую книгу?
* О том, как и куда обособленные подразделения сдают полученную выручку, см. в подразделе 8.3 на с. 97.
Напомним: в общем случае на сданную в банк наличность требуется составить расходный кассовый ордер. Однако в описанной ситуации как НБУ (см. письмо от 07.10.2010 г. № 11-113/4995-17406), так и налоговики (п. 4.3 Методрекомендаций № 210) на составлении кассовых ордеров не настаивают. Соответственно такие подразделения кассовую книгу не ведут.
А если предприятие применяет и кассовые ордера, и РРО
Если обособленное подразделение использует РРО и осуществляет прием и выдачу наличных с использованием кассовых ордеров (например, из ящика РРО выдаются деньги на хознужды), то в этой ситуации без ведения кассовой книги не обойтись.
Также кассовую книгу придется завести, если в обособленном подразделении организована отдельная касса в связи с тем, что выручку периодически вынимают из ящика РРО и складывают в сейф до инкассации. На такие денежные средства после их выемки из ящика РРО, оформленной операцией «служебная выдача», составляют приходный кассовый ордер. На основании приходного кассового ордера сумму выручки отражают в кассовой книге подразделения.
Кассовая книга обособленного подразделения совершенно независима от кассовой книги предприятия. Ее ведут по той же типовой форме № КО-4 ( приложение 5 к Положению № 637), что и кассовую книгу предприятия. Обособленным подразделениям не запрещено вести кассовую книгу в электронной форме. Подробно об оформлении и заполнении кассовой книги, в том числе электронной, вы можете узнать в подразделе 4.8 на с. 55.
Обратите внимание: количество листов в кассовой книге должно быть заверено подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия. Эта кассовая книга хранится на месте проведения наличных расчетов, т. е. в кассе обособленного подразделения.
Оприходование наличности
О том, что такое оприходование наличности, мы говорили в подразделе 3.2 на с. 26. В общем случае для предприятия оприходованием полученной в кассу наличности считается ее отражение в полной сумме в кассовой книге. Однако, как мы уже упомянули, в обособленном подразделении кассовая книга есть не всегда. Рассмотрим, что считать оприходованием в ситуациях, когда подразделение ведет/не ведет кассовую книгу.
1. Обособленное подразделение (без РРО) осуществляет наличные расчеты с помощью приходных и расходных кассовых документов и ведет кассовую книгу. В этом случае все просто. Оприходованием будет учет наличности в полной сумме в день ее поступления в кассовой книге обособленного подразделения на основании приходных кассовых ордеров.
2. Обособленное подразделение (с РРО) ведет кассовую книгу. Чтобы не было проблем с оприходованием, необходимо:
— на основании фискального отчетного чека РРО (Z-отчета) отразить сумму полученной в течение дня наличной выручки в книге учета расчетных операций;
— составить приходный кассовый ордер на сумму наличных, передаваемых в кассу обособленного подразделения, и на его основании заполнить кассовую книгу.
3. Обособленное подразделение (с РРО) кассовой книги не ведет. Согласно абзацу третьему п. 2.6 Положения № 637 в случае осуществления расчетов с применением РРО и/или РК оприходованием считается учет наличности в полной сумме их фактических поступлений в книге учета расчетных операций на основании фискальных отчетных чеков РРО.
Таким образом, при использовании РРО (РК) оприходование наличности не требует ее дополнительного учета в кассовой книге (если в дальнейшем такие суммы не передаются в кассу предприятия).
8.2. Лимит кассы
Как указано в п. 5.2 Положения № 637, для каждого предприятия и его обособленного подразделения составляется отдельный расчет лимита остатка наличности в кассе. То есть лимит кассы устанавливают для каждого обособленного подразделения отдельно.
Неустановление лимита кассы, напомним, автоматически делает его нулевым, а всю поступившую наличность, не сданную или не использованную в соответствии с требованиями Положения № 637, — сверхлимитной*.
* Накапливать наличность в кассе обособленного подразделения сверх установленного лимита штрафоопасно (см. раздел 11 на с. 110).
До сведения обособленного подразделения лимит кассы доводят соответствующим внутренним приказом (распоряжением) предприятия
Обязательные реквизиты такого приказа (распоряжения) Положение № 637 не регламентирует, поэтому руководитель предприятия определяет их исходя из законодательно установленных требований, регламентирующих деятельность предприятия (см. письмо НБУ от 13.04.2005 г. № 11-113/1228-3747).
Учтите: факт доведения предприятием установленных сумм лимита своим обособленным подразделениям может проверяться при проверках кассовой дисциплины (см. п. 7.21 Положения № 637, п. 3.3 Методрекомендаций № 210).
Величину лимита кассы обособленному подразделению предприятие рассчитывает в общеустановленном порядке: или на основании расчета среднедневного поступления наличных в кассу, или на основании расчета среднедневной выдачи наличных из кассы. Подробно ознакомиться с обоими вариантами можно в подразделе 5.3 на с. 63.
При установлении лимита для обособленного подразделения учитывайте следующие нюансы:
1) трехмесячный период для расчета лимита из последних 12 месяцев может быть выбран разным для разных обособленных подразделений предприятия в зависимости от специфики их деятельности (см. письмо НБУ от 19.05.2006 г. № 11-113/1875-5345);
2) для подразделений могут различаться и сами способы расчета лимитов касс;
3) поскольку под определение кассы подпадает также место проведения наличных расчетов с применением РРО, обособленному подразделению, в котором осуществляются только расчеты через РРО, также может быть установлен лимит остатка наличности в кассе (см. письмо НБУ от 04.10.2007 г. № 11-115/3693-10119);
4) для обособленного подразделения лимит кассы устанавливают в целом, без распределения его на каждую кассу (на каждый РРО), входящую в состав данного обособленного подразделения (см. письмо НБУ от 22.11.2006 г. № 11-115/4301-12445);
5) при определении лимита учитывают режим и специфику работы подразделения, его отдаленность от банка, объем кассовых оборотов, установленные сроки сдачи наличных, продолжительность операционного времени банка, наличие договоренности с банком на инкассацию и т. п. Например, если магазин находится в населенном пункте, в котором банк отсутствует, то лимит кассы для него рассчитывают с учетом срока сдачи наличности для таких удаленных точек — не реже одного раза в пять рабочих дней ( п.п. «в» п. 5.1 Положения № 637). В этом случае рассчитанная сумма лимита кассы не должна превышать пятикратного размера среднедневных поступлений наличных такого подразделения (за любые 3 месяца подряд из последних 12 месяцев) ( п. 5.4 Положения № 637);
6) пересматривать лимит кассы в разных подразделениях можно с разной периодичностью. Нужно ли пересматривать лимит кассы, даже при значительных изменениях кассовых оборотов, предприятие решает само. Это его право, а не обязанность. Нет в Положении № 637 и требования одновременно менять все установленные лимиты. Поэтому предприятие вправе пересмотреть лимит только в отдельно выбранной им кассе (обособленном подразделении), составив для нее новый Расчет и приказ об утверждении такого нового лимита;
7) для открывающегося обособленного подразделения, на наш взгляд, установить лимит кассы можно, руководствуясь положениями абзаца третьего п. 5.2 Положения № 637, т. е. на первые 3 месяца работы — по прогнозным расчетам. В двухнедельный срок по истечении этого периода лимит следует пересмотреть с учетом фактических показателей кассовых оборотов подразделения.
8.3. Сдаем выручку подразделения
Абсолютно все обособленные подразделения предприятия могут сдавать сверхлимитную выручку ( п. 2.8 Положения № 637):
— либо в кассу предприятия;
— либо в банк для ее перевода и зачисления на банковские счета предприятия (в том числе и через службу инкассации).
Подтверждает такую возможность выбора и НБУ в письме от 30.04.2013 г. № 11-117/1518/5387.
При отсутствии банков наличную выручку (наличность) для перевода на банковские счета предприятия можно сдавать операторам почтовой связи или небанковским финучреждениям, имеющим соответствующую лицензию на осуществление перевода денежных средств без открытия счета.
Рассмотрим, каков порядок действий подразделения при передаче выручки в банк и в кассу предприятия.
Сдаем выручку в банк
Обособленные подразделения могут самостоятельно сдавать наличность в банк (в том числе с применением платежных устройств). Ее можно зачислять на любой банковский счет предприятия. Это подтверждают фискалы в консультации, размещенной в категории 109.16 БЗ.
Наличность, попавшая в банк прямо из обособленного подразделения, зачисляется на счет предприятия в безналичном порядке и непосредственно в кассу предприятия не поступает (п. 4.3 Методрекомендаций № 210). А значит, такую наличную выручку не оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами в кассе предприятия. В кассовой книге предприятия движение выручки обособленного подразделения в этом случае показывать не нужно.
Выручку, которую обособленное подразделение сдает в банк, отражают лишь в его кассовой книге, и то лишь при условии ее ведения*
* О том, когда обособленное подразделение должно вести кассовую книгу, а когда нет, см. на с. 94.
Налоговики уточняют, что непосредственно сдавать наличную выручку в банк, минуя кассу предприятия, могут и хозяйственные единицы предприятий, которые используют РРО (РК) и не ведут кассовой книги (см. консультацию в подкатегории 109.15 БЗ).
Инкассацию выручки обособленного подразделения (выемку наличности из ящика РРО) в этом случае осуществляют в соответствии с п. 6 разд. III Порядка № 417 с использованием операции «служебная выдача».
Передачу наличных инкассатору подтверждает копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью с подписью и оттиском печати инкассатора ( п. 3.7 Положения № 637). Если обособленное подразделение сдает наличные в банк самостоятельно, подтверждением будет:
— квитанция к приходному документу банка, заверенная подписями ответственных лиц и оттиском печати (штампа) банка;
— квитанция платежного терминала (если использовался программно-технический комплекс самообслуживания).
Обратите внимание: сдавать в банк наличные (передавать их инкассатору) может не оператор РРО, а другое лицо. При этом оператору РРО необходимо подтвердить, кому он передал денежные средства. Если кассовая книга в подразделении есть, подтверждением передачи наличных в кассу будет квитанция к приходному кассовому ордеру. А вот подразделения, которые не ведут кассовой книги, для обеспечения сохранности наличности могут применять ведомость инкассирования, составленную в произвольной форме, или другой аналогичный по назначению документ.
Теперь разберемся со сроками сдачи наличной выручки в банк.
Заметьте: обособленные подразделения согласно п. 1.2 Положения № 637 подпадают под определение предприятий. При этом предприятия (а значит, и обособленные подразделения) могут держать в кассах наличность в пределах установленного лимита ( п. 2.8 Положения № 637).
Сверхлимитная наличность, как правило, должна сдаваться в банк ежедневно*. В то же время, если график работы обособленного подразделения, установленный внутренним трудовым распорядком и графиками сменности, не позволяет обеспечить сдачу наличности в день ее поступления, то допускается ее сдавать на следующий день после поступления в кассу ( п. 5.1 Положения № 637). С этим соглашается и НБУ (см. письмо от 09.11.2009 г. № 11-113/5029-20868).
* Подробно о порядке и сроках сдачи наличности в банк рассказано в подразделе 3.4 на с. 28.
Кроме того, согласно п. 5.9 Положения № 637 наличность не считается сверхлимитной в день ее поступления, если не позднее следующего рабочего дня она будет сдана в банк или выдана под отчет**.
** О том, когда суммы, превышающие лимит, не считают сверхлимитными, см. в подразделе 5.2 на с. 62.
Таким образом, обособленные подразделения должны сдавать в банк сверхлимитную выручку в день ее поступления в РРО (кассу). Однако если этому мешает установленный график работы, такую наличность допускается сдавать на следующий день после ее поступления.
Сдаем наличность в кассу предприятия
При сдаче наличной выручки в кассу предприятия выручка обособленного подразделения принимается в кассу головного предприятия с оформлением приходного кассового ордера. Соответственно, эту операцию отражают в кассовой книге головного предприятия. Документом, подтверждающим сдачу выручки обособленным подразделением, является квитанция к приходному кассовому ордеру.
При выборе такого варианта сдачи наличности нужно учесть следующее:
1) если время работы обособленного подразделения, принимающего наличность через РРО, не совпадает с временем работы предприятия,
не будет считаться нарушением сдача наличности в кассу предприятия на следующий день
На это НБУ указал в письме от 09.08.2010 г. № 11-110/4073-13707;
2) если обособленное подразделение, которое использует РРО (РК) и не ведет кассовой книги, работает в выходные и праздничные дни, а бухгалтерия и кассир предприятия в эти дни не работают, то записи в кассовой книге предприятия осуществляют на следующий рабочий день предприятия ( п. 4.3 Положения № 637).
Не забывайте! Порядок взаимодействия обособленного подразделения с бухгалтерией предприятия, в частности определение времени рабочих смен, обеспечение бухгалтерского учета кассовых операций и т. п., должен быть определен внутренним документом.
выводы
Обособленное подразделение обязано вести кассовую книгу, если оно проводит операции по приему наличных по приходным кассовым ордерам и/или осуществляет наличные выплаты по расходным кассовым ордерам и ведомостям на выплату денег.
Предприятие устанавливает лимит кассы и составляет Расчет отдельно для каждого обособленного подразделения.
Трехмесячный период, а также способ расчета лимита кассы могут быть разными для разных обособленных подразделений предприятия в зависимости от специфики их деятельности.
Все обособленные подразделения предприятия могут сдавать сверхлимитную выручку либо в кассу предприятия, либо в банк для ее перевода и зачисления на банковские счета предприятия.
