Гарантії відрядженим працівникам

По-перше, за нею протягом усього строку відрядження зберігається місце роботи (посада).

По-друге, працівникам, направленим у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором. При цьому розмір такої оплати не може бути нижче середнього заробітку.

Ну й, по-третє, роботодавець зобов’язаний виплатити відрядженому працівнику (у порядку і розмірах, установлених законодавством):

— добові за час перебування у відрядженні;

— вартість проїзду до місця призначення і назад;

— витрати з наймання житлового приміщення.

На компенсації витрат на відрядження детальніше зупинимося дещо пізніше (див. розділи 3 і 4 цього спецвипуску).

А зараз розглянемо, як же здійснюється оплата праці працівника за час перебування у відрядженні.

2.1. Зарплата за час перебування у відрядженні

За виконану у відрядженні роботу працівнику виплачується заробітна плата за всі робочі дні тижня за графіком, установленим на підприємстві, що відправило свого співробітника у відрядження. При цьому оплата праці за період відрядження (уключаючи час проїзду) здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, але не нижче середнього заробітку ( ст. 121 КЗпП).

Це означає, що при оплаті часу перебування працівника у відрядженні необхідно:

1) визначити денний заробіток працівника за місяць, у якому він перебував у відрядженні;

2) розрахувати середньоденну заробітну плату працівника;

3) порівняти отримані величини.

Якщо денний заробіток вище середньоденної заробітної плати, то дні роботи у відрядженні оплачуйте виходячи з денного заробітку (тобто як звичайні робочі дні). У зворотній ситуації — за середньоденним заробітком.

Розраховуємо денний заробіток

При визначенні денного заробітку враховують всі елементи заробітної плати, які працівник отримує в місяці відрядження.

Тобто для розрахунку приймають оклад, доплати, надбавки, премії, що не мають разового характеру, суми індексації тощо (див. лист Мінсоцполітики від 06.08.2014 р. № 1126/13/84-14). А ось разові премії, матеріальну допомогу на оздоровлення та матеріальну допомогу для вирішення соціально-побутових питань, нараховані в місяці перебування у відрядженні, при розрахунку денного заробітку враховувати не потрібно (див. лист Мінсоцполітики від 24.04.2013 р. № 4566/0/14-13/13).

Також до денної заробітної плати для порівняння з середньоденним заробітком не включають виплати за період тимчасової непрацездатності та період, коли за працівником згідно із законодавством зберігалася середня зарплата (див. лист Мінсоцполітики від 26.04.2013 р. № 478/13/84-13).

При цьому

порівняльні розрахунки необхідно проводити виходячи з повністю відпрацьованого місяця

Якщо працівнику встановлено годинну тарифну ставку, то її необхідно перевести в місячну. Для цього годинну тарифну ставку множимо на норму робочого часу в місяці, в якому працівник перебував у відрядженні.

У відрядження відправили відрядника? У цьому випадку визначте, скільки б він заробив у місяці, в якому перебував у відрядженні, при виконанні норми виробітку.

Для того щоб знайти денний заробіток, місячну суму заробітної плати ділимо на кількість робочих днів у місяці відрядження.

А тепер поглянемо, з якою величиною слід порівняти денний заробіток.

Визначаємо середньоденну зарплату

Середньоденну заробітну плату обчислюють відповідно до Порядку № 100.

Розрахунковий період. Спочатку потрібно визначитися з розрахунковим періодом.

Про те, як його встановлюють, ви можете дізнатися з табл. 2.1.

Таблиця 2.1. Розрахунковий період

Визначили розрахунковий період? Тепер потрібно порахувати кількість робочих днів, фактично відпрацьованих працівником у цьому періоді. При цьому пам’ятайте: час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключають із розрахункового періоду.

Виплати, що (не) враховуються при визначенні середнього заробітку. Ще одна величина, яку вам потрібно знати, — сума виплат за розрахунковий період. І тут будьте уважні! Не всі виплачені працівнику суми включають до розрахунку середнього заробітку. Розібратися з тим, які з них беруть участь у розрахунку, а які ні, нам допоможуть положення пп. 3 і 4 Порядку № 100.

Так, ураховують при визначенні середнього заробітку ( п. 3 Порядку № 100):

1) основну заробітну плату;

2) доплати і надбавки за:

— надурочну роботу;

— роботу в нічний час;

— суміщення професій і посад;

— розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт працівниками-почасовиками;

— високі досягнення у праці (високу професійну майстерність);

— умови праці;

— інтенсивність праці;

— керівництво бригадою;

— вислугу років тощо;

3) виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії та теплової енергії;

4) винагороду за підсумками роботи за рік, за вислугу років тощо.

Крім того, до розрахунку середнього заробітку мають потрапити суми індексації заробітної плати (див. лист Мінсоцполітики від 05.03.2012 р. № 204/13/184-12).

Тепер перелічимо виплати, які не враховують при обчисленні середньої заробітної плати. До них належать ( п. 4 Порядку № 100):

1) виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять до обов’язків працівника. Виняток становлять (тобто враховуються при розрахунку середнього заробітку): доплати за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт і виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниця в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками;

2) одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо);

3) компенсаційні виплати на відрядження і при переведенні на іншу роботу. Вони включають: добові, оплату за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових;

4) окремі види премій, а саме за:

— винаходи та раціоналізаторські пропозиції;

— сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій;

— впровадження нової техніки і технології;

— збирання та здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів;

— збирання та здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин;

— уведення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності);

5) грошові та речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо;

6) пенсії, державні допомоги, соціальні та компенсаційні виплати;

7) літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що виплачується за авторським договором;

8) вартість безоплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування;

9) дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв та будинків відпочинку;

10) виплати, пов’язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо;

11) вартість безоплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування;

12) заробітна плата на роботі за сумісництвом (крім працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством);

13) суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я;

14) доходи (дивіденди, відсотки), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства;

15) компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати;

16) виплати за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток (зокрема, за час щорічної та додаткової відпусток, виконання державних і громадських обов’язків, попереднього службового відрядження тощо). Важливо! Виплати за час попереднього відрядження не включають до розрахунку середньої заробітної плати тільки в тому випадку, якщо період перебування у відрядженні оплачували за середнім заробітком. Якщо ж дні відрядження оплачувалися виходячи із зарплати працівника згідно з трудовим договором, виплати за такий період ураховують при розрахунку середнього заробітку;

17) допомога по тимчасовій непрацездатності та оплата за рахунок коштів підприємства перших п’яти днів тимчасової непрацездатності.

Також, на наш погляд, при розрахунку середнього заробітку за час відрядження не слід брати до уваги допомогу по вагітності та пологах.

Виплати включають до розрахунку середньої заробітної плати в тому розмірі, в якому вони нараховані

Тобто без зменшення на суми утриманих податків і зборів, стягнення аліментів тощо.*

* За винятком відрахувань від заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі.

Окремо зупинимося на преміях, що виплачуються за квартал і триваліший проміжок часу. Їх уключають до розрахунку середньоденного заробітку в частині, що відповідає кількості місяців у розрахунковому періоді.

Одноразову винагороду за підсумками роботи за рік і за вислугу років уключають до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.

Якщо кількість робочих днів у розрахунковому періоді відпрацьована не повністю, премії, винагороди та інші заохочувальні виплати враховують пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді. А ось якщо премія виплачується місяць у місяць (наприклад, у жовтні за жовтень) і її розмір уже розраховано пропорційно відпрацьованому часу, то її включають до розрахунку у фактично нарахованому розмірі. Таке роз’яснення Мінпраці (Мінсоцполітики) наводило в листах від 13.09.2010 р. № 804/13/84-10 і від 18.04.2012 р. № 283/13/155-12.

Зверніть увагу: премії включають до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату.

А ось усі інші виплати повинні враховуватися в тих місяцях, за які вони нараховані (див. лист Мінсоцполітики від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11). Так, при розрахунку середньої зарплати для оплати періоду відрядження суми донарахованої або сторнованої зарплати відносьте до тих місяців, за які проводилося коригування (у яких було допущено помилку).

І ще один важливий нюанс. Якщо в розрахунковому періоді або в періоді перебування працівника у відрядженні підвищувалися тарифні ставки (посадові оклади), необхідно дотримуватися вимог п. 10 Порядку № 100. А саме: всі виплати, що враховуються при обчисленні середнього заробітку, за проміжок часу до підвищення коригують на коефіцієнт їх підвищення. Детально про таке коригування читайте у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 33, с. 91.

Розрахунок середньоденного заробітку. Як визначити середньоденну зарплату, підкаже п. 8 Порядку № 100. У вигляді формули розрахунок можна представити таким чином:

ЗП_сер = ЗП_ф : РД_ф,

де ЗП_сер — середньоденна заробітна плата;

ЗП_ф — сума заробітної плати за фактично відпрацьовані працівником протягом розрахункового періоду робочі дні та інших виплат, що включаються до розрахунку середнього заробітку та нараховані в розрахунковому періоді;

РД_ф — кількість робочих днів, фактично відпрацьованих у розрахунковому періоді.

А тепер проілюструємо порядок розрахунку заробітної плати працівника за час перебування у відрядженні на числовому прикладі.

Приклад 2.1. Працівник підприємства перебував у відрядженні з 17.10.2016 р. по 21.10.2016 р. включно (5 робочих днів). У жовтні оклад працівника становить 4500 грн. Крім того, на підприємстві щомісячно виплачується премія в розмірі 10 % посадового окладу за поточний місяць.

У розрахунковому періоді (серпень — вересень 2016 року) працівнику були нараховані такі виплати (див. табл. 2.2):

Таблиця 2.2. Виплати працівнику

Кількість робочих днів згідно з графіком роботи підприємства:

— у серпні — 22 дн.;

— у вересні — 22 дн.;

— у жовтні — 20 дн.

Як ви пам’ятаєте, оплата часу перебування у відрядженні здійснюється або виходячи з середньої зарплати працівника, розрахованої згідно з Порядком № 100, або виходячи з його денного заробітку (залежно від того, яка з цих сум більша). Почнемо з розрахунку середньоденної заробітної плати працівника (див. табл. 2.3).

Таблиця 2.3. Розрахунок середньоденної заробітної плати

Таким чином, за умовами прикладу середньоденна заробітна плата працівника становила 225,00 грн.

Денний заробіток працівника розраховуємо так:

(4500,00 грн. + 4500,00 грн. х 10 % : 100 %) : : 20 дн. = 247,50 грн./дн.

Як бачимо, у цьому випадку одноденний заробіток працівника перевищує його середньоденну заробітну плату. Тому час перебування у відрядженні оплачується, як і решта робочих днів місяця, тобто виходячи з суми 247,50 грн. за день.

Таким чином, сума заробітної плати за період відрядження повинна становити:

247,50 грн./дн. х 5 дн. = 1237,50 грн.

Зверніть увагу: якщо дні відрядження оплачено за середнім заробітком, то такий середній заробіток індексації не підлягає, оскільки при визначенні його розміру сума індексації вже врахована. Якщо ж дні відрядження оплачуються виходячи із зарплати працівника згідно з трудовим договором, то виплати за такий період підлягають індексації.

І ще один цікавий момент. На думку Мінсоцполітики, що викладена в листі від 18.04.2012 р. № 283/13/155-12, у разі виплати за період відрядження середньої заробітної плати премії за цей період не нараховують.

Дозволимо собі не погодитися з такою категоричністю. Умови виплати і розміри премій підприємства встановлюють самостійно ( ст. 97 КЗпП). А це означає, що колективним договором або Положенням про преміювання може бути визначено інший порядок преміювання працівників, які перебували у відрядженні. Саме на нього і слід орієнтуватися бухгалтеру при нарахуванні премій.

2.2. Відрядження у вихідні, святкові та неробочі дні

Випадки, коли відряджений працівник виїхав у відрядження (повернувся з нього) у вихідний день або був відряджений спеціально для роботи у вихідні чи святкові (неробочі) дні, нерідкісні. У зв’язку з цим виникає запитання: якими гарантіями наділені в такому разі працівники?

Перш за все нагадаємо, що вихідні дні — це дні, в які працівник підприємства не працює відповідно до графіка роботи підприємства (або графіка змінності).

У свою чергу, святкові та неробочі дні — це дні, протягом яких працівники не працюють на підставі ст. 73 КЗпП. Відповідно до цієї статті до святкових і неробочих днів належать:

1 січня — Новий рік;

7 січня — Різдво Христове;

8 березня — Міжнародний жіночий день;

1 і 2 травня — День міжнародної солідарності трудящих;

9 травня — День перемоги над нацизмом у Другій світовій війні (День перемоги);

28 червня — День Конституції України;

24 серпня — День незалежності України;

14 жовтня — День захисника України;

один день (неділя) — Пасха (Великдень) (у 2016 році — 1 травня);

один день (неділя) — Трійця (у 2016 році — 19 червня).

У загальному випадку залучення до роботи у вихідні дні заборонене

До виняткових випадків, при яких працівник може бути залучений до роботи у вихідний день, належать ( ч. 2 ст. 71 КЗпП):

1) відвернення або ліквідація наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій і негайне усунення їх наслідків;

2) відвернення нещасних випадків, які ставлять або можуть поставити під загрозу життя чи нормальні життєві умови людей, загибелі або псування майна;

3) виконання невідкладних, наперед не передбачених робіт, від негайного виконання яких залежить у подальшому нормальна робота підприємства, установи, організації в цілому або їх окремих підрозділів;

4) виконання невідкладних вантажно-розвантажувальних робіт з метою запобігання або усунення простою рухомого складу чи скупчення вантажів у пунктах відправлення і призначення.

Залучення працівників до роботи у вихідні дні здійснюється тільки з дозволу виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) і за наявності письмового наказу (розпорядження) керівника підприємства.

Крім того, залучення до роботи у вихідні дні громадян похилого віку можливе тільки за їх згодою та за умови, що це не протипоказано їм за станом здоров’я (ч. 3 ст. 13 Закону № 3721).

Тепер про святкові та неробочі дні. У ці дні допускаються роботи, припинення яких неможливе у зв’язку з виробничо-технічними умовами (на безперервно діючих підприємствах), а також роботи, викликані необхідністю обслуговування населення ( ст. 73 КЗпП). Крім того, залучення працівників до виконання робіт у такі дні можливе і у випадках, передбачених ст. 71 КЗпП (див. вище).

Перелічені правила поширюються на випадки, коли працівників спеціально відряджають для роботи у вихідні або святкові та неробочі дні. Але можливі й інші ситуації. Розглянемо їх у табл. 2.4.

Таблиця 2.4. Вихідний (святковий) день у відрядженні

Як видно з табл. 2.4, якщо працівник спеціально відряджається для роботи у вихідний або святковий (неробочий) день, йому має надаватися компенсація. Яка? Зараз дізнаєтеся.

Робота у святкові та неробочі дні оплачується згідно зі ст. 107 КЗпП, а саме:

— відрядникам — за подвійними відрядними розцінками;

— працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, — у розмірі подвійної годинної або денної ставки;

— працівникам, які отримують місячний оклад, — у розмірі одинарної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота у святкові і неробочі дні здійснюється в межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота здійснюється понад місячну норму.

За бажанням працівника, який працював у святковий (неробочий) день, йому може надаватися інший день відпочинку, який не оплачується і є вихідним днем. Причому такий день надається як додаткова компенсація, тобто оплата за роботу у святковий (неробочий) день у будь-якому разі здійснюється в розмірі, установленому ст. 107 КЗпП. Це підтверджує Мінпраці в листі від 29.12.2009 р. № 853/13/84-09.

Робота у вихідні дні компенсується в один зі способів, передбачених ч. 1 ст. 72 КЗпП: наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі згідно зі ст. 107 КЗпП (див. лист Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854, лист Мінпраці від 13.06.2007 р. № 442/13/84-07).

У який спосіб компенсуватиметься робота у вихідний день, визначається за згодою працівника і роботодавця.

Спосіб компенсації слід зазначити в наказі про направлення працівника у відрядження для роботи у вихідний день

Таким чином, підвищеній оплаті в подвійному розмірі підлягає робота у вихідний день, якщо вона не компенсована наданням іншого дня відпочинку (див. лист Мінсоцполітики від 09.12.2014 р. № 922/13/155-14).

Зверніть увагу на цікавий момент. Пунктом 9 розд. І Інструкції № 59 установлено: якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні дні, то йому за ці дні виплачується компенсація згідно з чинним законодавством. Із цього фахівці Мінсоцполітики (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 49, с. 40) роблять висновок, що роботу у відрядженні у вихідний день можна компенсувати тільки грошовими коштами. Тому уважно підходьте до складання Положення про службові відрядження. Якщо ви хочете мати вибір способу компенсації за роботу у відрядженні у вихідний, краще не переписуйте формулювання з п. 9 розд. І Інструкції № 59. Напишіть, що робота у вихідний компенсується відповідно до ст. 72 КЗпП.

Важливо! Якщо день вибуття працівника у відрядження (повернення працівника з відрядження) збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, то це не означає, що працівник спеціально відряджається для роботи в такі дні. Тому компенсація за цей день не виплачується (див. лист Мінпраці від 19.06.2008 р. № 154/13/116-08). Проте якщо в день вибуття (повернення), що спів- падає з вихідним або святковим днем, працівник виконує роботу (наприклад, водій керує автомобілем), йому надається компенсація в описаному вище порядку.

І, нарешті, останнє запитання, що пов’язане з наданням гарантій та оплатою за час перебування у відрядженні: чи зобов’язаний працівник виходити на роботу в ті дні, коли він виїжджає у відрядження пізно ввечері або повертається з нього рано-вранці?

На наш погляд, це питання має вирішуватися відповідно до вимог внутрішніх нормативних документів, наприклад, відповідно до Положення про службові відрядження або Правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства. Аналогічний підхід до вирішення питання щодо виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження і в день прибуття з нього встановлено і в п. 12 розд. I Інструкції № 59.

Додамо також, що якщо працівник виходить на роботу в день від’їзду або приїзду, то йому треба виплатити добові та заробітну плату за такий відпрацьований день.

висновки

• Працівникам, направленим у відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, але не нижче середнього заробітку.
• Для розрахунку денного заробітку приймають усі елементи заробітної плати: оклад, доплати, надбавки, премії, що не мають разового характеру, суми індексації тощо.
• Середньоденну заробітну плату визначають відповідно до Порядку № 100.
• Якщо працівник спеціально відряджається для роботи у вихідні, святкові (неробочі) дні, то йому надається компенсація відповідно до ст. 72 і 107 КЗпП.