Ліміт каси

5.1. Що таке ліміт каси?

Перш ніж говорити про ліміт каси, необхідно дізнатися, що ж він собою являє. Відповідь нам надає п.п. 16 п. 3 Положення № 148. Так, ліміт залишку готівки в касі (ліміт каси) — це граничний розмір суми готівки, що може:

— залишатися в касі в позаробочий час та

— забезпечити роботу на початку наступного робочого дня.

Тобто це певна сума готівки, більше якої в касі підприємства не можна залишати на кінець робочого дня.

Підтверджує цю вимогу абзац перший п. 15 Положення № 148, відповідно до якого підприємства можуть зберігати в неробочий час у своїх касах готівку в сумі, що не перевищує самостійно встановлений ними ліміт каси. Накопичувати готівку понад ліміт у касі не можна навіть у тому випадку, якщо ви абсолютно впевнені, що виплатите її у найближчий час (абзац другий п. 17 Положення № 148).

Що за це загрожує, ви можете дізнатися з розділу 11 (див. с. 96).

Понадлімітну готівку обов’язково здають до банку для її зарахування на будь-який з поточних рахунків юрособи. Підприємство може зробити це одним з таких способів:

— самостійно (у тому числі із застосуванням платіжних пристроїв і через пункти приймання готівки);

— через відповідні служби, яким згідно із законодавством надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів;

— через підприємства, що отримали ліцензію НБУ на надання банкам послуг інкасації.

Майте на увазі: у підприємств, що не встановили ліміту каси (незалежно від причин), він вважатиметься нульовим. У такому разі вся готівка, яка залишиться в касі на кінець робочого дня, вважатиметься понадлімітною (п. 53 Положення № 148).

Утім, «лімітнокасовий» тягар лежить не на всіх. Так, є щасливчики, яким ліміт каси не встановлюють. Відповідно до Положення № 148 це:

— банки (абзац третій п. 14);

— ФОП (абзац третій п. 14);

— релігійні організації (релігійні громади, управління і центри, монастирі, релігійні братства, місіонерські товариства (місії), духовні навчальні заклади), які не здійснюють виробничої або іншої підприємницької діяльності (п. 51).

Крім того, є категорія осіб, на яких вимоги Положення № 148 не поширюються зовсім, отже, і ліміт каси їм розраховувати не потрібно. До них належать (п. 2 Положення № 148):

— розташовані на території України іноземні дипломатичні, консульські та інші офіційні представництва, міжнародні організації та їх філії, які користуються імунітетом і дипломатичними привілеями;

— представництва іноземних організацій і філій, які не здійснюють підприємницької діяльності;

— банки та філії іноземних банків.

А ось небанківські фінансові установи повинні встановлювати ліміт каси в загальному порядку (п. 14 Положення № 148).

Але якщо ви не знайшли себе серед звільнених від «лімітнокасового» тягаря, не поспішайте засмучуватися. Адже у виняткових випадках у касі все ж можна зберігати понадлімітні суми. У яких саме? Читайте далі.

5.2. Коли сума, що перевищує ліміт, не є понадлімітною

У касі підприємства на кінець робочого дня залишилися грошові кошти в сумі, що перевищує ліміт? У цьому випадку запам’ятайте, що не вважаються понадлімітними сумами (п. 18 Положення № 148):

— готівка, яка отримана в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу).

Для здійснення цих виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів готівка може зберігатися в їх касах понад установлений ліміт протягом 10 робочих днів, включаючи день отримання готівки в банку;

— готівкова виручка (у сумі, зазначеній у переданих до каси відомостях на виплату готівки), за рахунок якої здійснюються виплати, що належать до фонду оплати праці. Такі суми можна зберігати в касі протягом 3 робочих днів з дня настання строків цих виплат.

Зверніть увагу: згадані вище строки «не працюють» щодо готівки, отриманої для видачі позик працівникам підприємства або виплати аліментів. На це вказувалося в листі НБУ від 11.04.2006 р. № 11-113/1277-3888. Аргументація проста й логічна — такі суми не належать до фонду оплати праці відповідно до Інструкції № 5. Із цієї ж причини не може зберігатися в касі підприємства протягом зазначених вище строків готівка, призначена для виплат допомоги по тимчасовій непрацездатності. Таку думку висловлював раніше НБУ у листі від 13.05.2005 р. № 11-113/1569-4857.

Водночас з урахуванням норм п. 54 Положення № 148 готівку, отриману на ці цілі, фактично можна зберігати і виплачувати з каси підприємства 2 неповні робочі дні. Це ж стосується інших виплат, що не належать до фонду оплати праці, наприклад допомоги по вагітності та пологах.

Крім того, не вважають понадлімітною готівку в день її надходження, якщо вона:

— була здана до банку в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, не пізніше наступного робочого дня банку;

— була видана наступного дня на цілі, пов’язані з діяльністю підприємства (без попереднього здавання до банку та одночасного отримання з каси банку);

— надійшла до каси підприємства у вихідні і святкові дні та була здана до банку в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, на наступний робочий день банку і підприємства або видана на наступний робочий день на цілі, пов’язані з діяльністю підприємства;

— здана до банку через інкасаторів після операційного часу роботи банку. Підтверджувати здавання готівки інкасаторам повинна оформлена належним чином копія супровідної відомості до сумки з готівкою.

Зазначимо, що можливий і «змішаний» варіант, тобто частину понадлімітної суми не пізніше дня, наступного за її отриманням, можна здати до банку, а частину — видати підзвітним особам для використання на потреби, пов’язані з діяльністю підприємства. Цей ж висновок випливає з п. 4.4 Методрекомендацій № 210. Відповідно до зазначеного пункту готівка, яка перевищила встановлений ліміт каси в день її надходження до каси, не вважається понадлімітною, якщо вона здана до установ банку на наступний робочий день банку навіть у сумі меншій, ніж та, яка перевищила ліміт каси в попередній день. Але це за умови використання підприємством залишку коштів (що перевищив ліміт) на потреби, пов’язані з його діяльністю.

На той факт, що готівка, яка використана або здана до банку не пізніше наступного робочого дня (а якщо такі кошти надійшли у вихідні, то не пізніше робочого дня, наступного за вихідним), не вважається понадлімітною (у день надходження), вказують податківці в консультації з підкатегорії 109.15 БЗ.

Припустимо, на підприємстві не встановлено ліміт каси. З якого дня в такому разі суму готівки потрібно вважати понадлімітною?

Раніше у листі НБУ від 22.06.2006 р. № 11-113/2351-6538 однозначно зазначалося, що в такому разі здавання залишку готівкових коштів до установи банку наступного дня не є порушенням касової дисципліни. При цьому як головний аргумент на користь такого висновку фахівці НБУ наводили норми п. 5.9 Положення № 637. Аналогом цієї норми в Положенні № 148 є п. 54.

Проте в пізніших листах (наприклад, від 23.02.2007 р. № 11-113/726-1968, від 14.02.2007 р. № 11-213/599-1576 і від 09.02.2007 р. № 11-113/543-1414) НБУ зазначав, що якщо підприємство здійснювало операції з готівкою без попереднього встановлення ліміту каси, то ліміт вважається нульовим і вся готівка, яка знаходиться в касі на кінець робочого дня, вважається понадлімітною. Інакше кажучи, у цих роз’ясненнях НБУ вже не згадував про те, що готівка, яка залишилася в касі підприємства на кінець робочого дня, не вважатиметься понадлімітною, якщо вона здана до банку (чи видана під звіт) наступного робочого дня.

На наш погляд, підприємства, що не встановили ліміт, точно так, як і всі інші суб’єкти господарювання, мають право скористатися п. 54 Положення № 148. Тобто вони можуть здати суму готівки, що залишилася в касі, до банку на наступний робочий день банку або видати її під звіт, не побоюючись при цьому перевищити ліміт залишку готівки в касі.

І ще один випадок, коли ліміт каси підприємство може порушити безкарно, встановлений абзацом третім п. 49 Положення № 148. Так, не є перевищенням ліміту каси підприємства сума залишку готівки за день, у якому не було інкасації коштів з вини банку (звісно, за наявності з ним договору на інкасацію).

5.3. Визначення і перегляд ліміту каси

Розраховуємо ліміт каси

Підприємство самостійно визначає ліміт каси. При цьому чіткого порядку його розрахунку в Положенні № 148 немає. Водночас у ньому існує вимога розробити і затвердити внутрішнім документом (наказом/розпорядженням керівника) порядок розрахунку ліміту каси самого підприємства і його відокремлених підрозділів (п. 50 Положення № 148).

При складанні такого порядку підприємства за базу приймають вказівки Положення № 148 і одночасно враховують особливості своєї роботи (внутрішній трудовий розпорядок, графіки змінності тощо). Також звертають увагу на строк здавання готівки для її зарахування на банківські рахунки.

У Положенні № 148, на відміну від його попередника (Положення № 637), не наведено чіткої форми розрахунку ліміту каси. Тобто тут підприємству надана повна свобода. Але врахуйте:

Ліміт каси розраховують на вибір підприємства (за рішенням керівника / уповноваженої ним особи) одним із двох способів (п. 50 Положення № 148):

1) на підставі середньоденного надходження готівки до каси або

2) виходячи із середньоденної видачі готівки з каси підприємства.

Такі середньоденні показники визначають шляхом ділення суми надходжень/видачі готівки за розрахунковий період на кількість робочих днів у такому періоді. Причому сам розрахунковий період підприємство встановлює самостійно. Жодних обмежень із цього приводу в Положенні № 148 немає.

На наш погляд, ліміт каси буде тотожний середньоденному показнику, якщо підприємство здає виручку до банку щодня. Якщо ж підприємство розташоване в населеному пункті, де немає банків, то воно має право збільшити середньоденний показник у 5 разів. Адже таким суб’єктам п.п. 3 п. 48 Положення № 148 дозволяє здавати готівку не рідше одного разу на 5 робочих днів.

Зверніть увагу: при розрахунку ліміту підприємства мають право враховувати будь-які види надходжень/видачі готівки. Положення № 148 не містить жодних заборон із цього приводу. Так, розраховуючи ліміт за середньоденним надходженням, вірогідно, можна взяти суми отриманої з банків готівки. Якщо розрахунок базується на середньоденній видачі, тоді, вважаємо, можна враховувати виплати, пов’язані з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів.

Питання на сьогодні відкрите. З одного боку, Положення № 148 не обумовлює, чи повинен ліміт бути в межах середньоденного показника або ж може його перевищувати. З іншого — п.п. 3 п. 58 цього Положення наділяє фіскалів правом не лише визначати наявність самостійно встановленого ліміту каси, але і перевіряти його відповідність самостійно проведеним розрахункам. Тож краще до появи роз’яснень із цього приводу не ризикувати.

Також урахуйте, що, на відміну від свого попередника, Положення № 148 не містить норм, що дозволяють підприємствам з невеликими або нульовими касовими оборотами встановити ліміт у розмірі 170 грн. Тобто тепер такі суб’єкти господарювання розраховують і встановлюють ліміт у загальному порядку.

Для новостворених підприємств і для тих, хто тільки почав працювати з готівкою, свої особливості встановлення ліміту каси визначає абзац третій п. 50 Положення № 148.

Надалі у двотижневий строк після закінчення перших 3 місяців їх роботи прогнозний (ймовірний) ліміт переглядають за фактичними показниками діяльності.

Майте на увазі: якщо підприємство не потурбується про встановлення прогнозного ліміту каси, такий ліміт вважатиметься нульовим.

Наведемо зразок порядку розрахунку ліміту каси.

Розглянемо приклад розрахунку ліміту каси для ТОВ «Вікінг» на підставі наведеного вище Порядку розрахунку ліміту залишку готівки в касі.

Приклад 5.1. ТОВ «Вікінг», що здає виручку до банку щодня, встановлює ліміт каси на 01.04.2018 р. Інформація про рух готівки в касі підприємства за останні 12 місяців, що передують даті встановлення ліміту, і про суму встановленого ліміту наведена в табл. 5.1.

Таблиця 5.1. Розрахунок ліміту залишку готівки в касі

Пояснимо показники, наведені в табл. 5.1. Згідно з Порядком розрахунку ліміту залишку готівки в касі ліміт каси ТОВ «Вікінг» розраховується на підставі середньоденних надходжень готівки до каси. При цьому як розрахунковий період використовується один місяць з останніх 12 місяців, що передують встановленню ліміту каси, в якому сума надходжень готівки була найбільшою. Таким у цій ситуації є листопад 2017 року. Сума надходжень за цей місяць становить 76400 грн. Кількість робочих днів в обраному періоді — 22.

Таким чином, величина середньоденних надходжень становитиме:

76400,00 грн. : 22 роб. дн. = 3472,73 грн.

Отриману величину округлюємо до цілих гривень за правилами математики. Відповідно, ліміт каси ТОВ «Вікінг» — 3473,00 грн.

Переглядаємо ліміт каси

Показники діяльності суб’єктів господарювання постійно змінюються, тому рано чи пізно кожне підприємство стикається із запитанням: чи обов’язково переглядати ліміт каси у зв’язку зі зміною касового обороту (наприклад, у зв’язку зі збільшенням (зниженням) надходжень від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг))?

Одразу скажемо, що регулярно переглядати ліміт каси Положення № 148 від підприємства не вимагає. Єдиний випадок, коли переглянути ліміт потрібно обов’язково, — якщо він був установлений на підставі прогнозних розрахунків «новачками» або підприємствами, які працювали тільки за безготівковим розрахунком, а тепер стали приймати до каси готівку (абзац третій п. 50 Положення № 148).

В інших випадках суб’єкти господарювання діють на власний розсуд.

Водночас законодавство встановлює, що ліміт каси може переглядатися (п. 55 Положення № 148):

— у зв’язку зі змінами законодавства України;

— за наявності відповідних обставин (зміни в надходженнях та/або видачі готівки, у внутрішньому трудовому розпорядку, графіках змінності тощо).

Із цієї норми можна дійти висновку, що перегляд ліміту є правом, а не обов’язком підприємства. А коли так, то підприємство повинне вирішити для себе самостійно: потрібно йому переглядати ліміт каси за наявності перелічених вище об’єктивних чинників чи ні.

5.4. Оформляємо встановлення ліміту

Установлення ліміту каси необхідно належним чином оформити. Спочатку відповідальна особа (наприклад, головний бухгалтер підприємства) складає розрахунок установлення ліміту залишку готівки в касі. Як ми зазначали раніше, його форму Положенням № 148 не встановлено. За орієнтир можна прийняти форму з додатка 8 до «старого» Положення № 637. Але можете розробити і зручніший для себе формат (див., наприклад, табл. 5.1 на с. 59(ср. )).

Заповнений розрахунок підписують головний (старший) бухгалтер і керівник підприємства (чи уповноважена ним особа).

Розмір ліміту каси, розрахований на підставі розробленого підприємством порядку, затверджують внутрішнім документом (наказом керівника). За великим рахунком, установлений ліміт можна прописати в самому наказі.

Для відокремлених підрозділів ліміт каси встановлюється і доводиться до їх відома відповідним внутрішнім документом підприємства.

Зверніть увагу: у тексті наказу слід зазначити, який місяць прийнято до розрахунку ліміту каси, а також дату, з якої встановлений ліміт каси застосовуватиметься.

При черговому перегляді ліміту каси потрібно додати до відповідного наказу (розпорядження) необхідні документи, на підставі яких була проведена така процедура. Це можуть бути нормативно-правові акти або внутрішні документи (розрахунки) підприємства.

Нижче наведемо зразок наказу про встановлення ліміту залишку готівки в касі.

Важливо! Відповідальність за встановлення ліміту і за достовірність показників, зазначених у розрахунку ліміту залишку готівки в касі, несе керівник підприємства. Так говорить п. 56 Положення № 148.