«Номер документа» ПКО і ВКО. Вважалося аксіомою: нумерація прибуткових касових ордерів (ПКО) і видаткових касових ордерів (ВКО) наскрізна протягом року. Тобто ПКО і ВКО з початку кожного календарного року повинні починатися з номера «1». На це вказували і податківці у БЗ 109.10. Хоча насправді і Положення № 148*, і скасоване «касове» Положення № 637 цей момент обходять стороною.
Яке бачення НБУ щодо цього?
висновок документа
Нумерацію ПКО — у реквізиті «Прибутковий касовий ордер № від «__» ______ 20__року» — і ВКО — у реквізиті «Номер документа» — можна здійснювати в хронологічному порядку з початку кожного наступного календарного місяця в порядку зростання з номера «1» та закінчувати в кінці місяця відповідним номером
На наш погляд, оскільки ситуація нормативно не врегульована, починати наново нумерацію касових ордерів (як прибуткових, так і видаткових) можна з кожного:
— календарного року;
— календарного кварталу;
— календарного місяця і навіть дня.
Простіше кажучи, діємо за принципом: не заборонено — означає дозволено.
Реквізит «№ з/п» ПКО і ВКО. Нарешті розкрита «таємниця» заповнення нововведеного Положенням № 148 до ПКО і ВКО реквізиту — «№ з/п», або в розшифровці — номер за порядком (скорочено — № з/п).
висновок документа
У реквізиті «№ з/п» ПКО і ВКО проставляють 1
Радує, що здоровий глузд переміг. Регулятор зробив висновок: оскільки ПКО і ВКО оформляються на кожну операцію з приймання/видачі готівки, в реквізиті «№ з/п» проставляється «1». Крапка!
А тому на лист № 24376** , що вніс смуту, можна не звертати уваги. Висновки київських контролерів, зроблені в ньому, викликали у всіх замішання. А точніше їх, м’яко кажучи, нелогічний висновок: на їх думку, цей реквізит повинен співпадати з номером касового ордера та записом у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів?!
** Лист ГУ ДФС у м. Києві від 25.05.2018 р. № 24376/10/26-15-14-09-12.
Але навіщо в одному і тому ж касовому ордері дублювати його номер? Відповідь знають тільки автори листа.
На думку НБУ, реквізит «№ з/п» касового ордера не передбачає наскрізної нумерації заповнення і не повинен співпадати з аналогічним реквізитом Журналу реєстрації ПКО і ВКО. Адже на одну касову операцію складають один касовий ордер. Тобто в комірці «№ з/п» завжди повинна красуватися «1». Саме так заповнювати цей реквізит радили і ми (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 32, с. 30 і 33).
Знову ж таки запитання до НБУ: навіщо у такому разі треба було в форму ПКО і ВКО вводити додатковий реквізит «№ з/п»? Щоб там проставляти «1»?
«Номерні» графи Журналу реєстрації. При заповненні реквізиту «№ з/п» Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3а) застосовують єдину наскрізну нумерацію для ПКО і ВКО. Причому, як підкреслює НБУ, графа «№ з/п» не передбачає окремої нумерації для ПКО і ВКО.
висновок документа
Номери, які проставляються в графі 3 (прибуткові документи) і в графі 7 (видаткові документи), можуть не співпадати з нумерацією, зазначеною в реквізиті «№ з/п» Журналу реєстрації касових документів типової форми № КО-3а
Згодні! Номери, зафіксовані в графі 3 (тобто номер ПКО) і в графі 7 (тобто номер ВКО), практично ніколи не будуть тотожні нумерації з графи 1 Журналу реєстрації типової форми № КО-3а. Адже реквізит «№ з/п» передбачає наскрізну нумерацію, а номери ПКО і ВКО ми маємо право присвоювати, як зазначалося, починаючи з будь-якого календарного періоду (від року аж до дня).
От як, на наш погляд, повинен виглядати заповнений Журнал реєстрації типової форми № КО-3а.
Його відмінність від зразка з листа НБУ в тому, що ПКО і ВКО занесені в Журнал № КО-3а врізнобій. НБУшники ж записали спочатку усі ПКО, а потім усі ВКО. Хоча на практиці так не відбувається: до передачі в касу бухгалтер повинен зареєструвати касовий ордер, тобто присвоїти йому номер (п. 33 Положення № 148). Наперед він ніяк не може знати, скільки в конкретний день буде ПКО і ВКО.
висновок документа
У реквізиті ПКО «Додатки» і ВКО «Додаток» зазначають документи-підстави, що додаються до ордера
НБУ уточнив, яку саме інформацію вписувати в реквізит «Додатки»/«Додаток» ПКО/ВКО. І там, і там зазначають документи (номер та дату складання), які додають до касового ордера і які стали підставою для внесення готівки (наприклад: звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, тощо) або її видачі (наприклад: видаткова відомість, наказ на відрядження тощо).
По суті, те ж саме радили київські податківці в листі № 24376.
Від прямої відповіді на запитання, чи треба вести «відокремлену» касову книгу, НБУ ухилився. Він просто процитував норми Положення № 148.
Від себе додамо: якщо відокремлені підрозділи проводять готівкові розрахунки через РРО/РК з КОРО, але не приймають і не видають готівку за касовими ордерами, то з 01.06.2018 р. їм не потрібна касова книга. А ось з 05.01.2018 р. і до 01.06.2018 р. вона має бути. Детальніше див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 47, с. 3.
Разом з тим регулятор не забув нагадати: він не здійснює «готівкові» перевірки та не уповноважений застосовувати «касові» штрафи. Це прерогатива фіскалів.
