Не станемо переказувати прочитане вами в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 5, с. 2; № 15, с. 8, а одразу аргументуватимемо відповідь посиланнями на норми Положення № 148*. Але оскільки майже всі вони (крім деяких — на них ми наголосимо окремо) по суті — а іноді й дослівно — аналогічні нормам старого Положення № 637**, це надасть вам аргументи, якщо потрібно буде виправдатися за період до 05.01.2018 р.
Отже, ви завели в магазині касову книгу, а отже, зобов’язані відображати в ній усі надходження та видачі готівки. Записи в касовій книзі касир здійснює за кожним касовим ордером (п. 40 Положення № 148): надходження готівки в касу магазину — за прибутковим касовим ордером (скорочено — ПКО, за типовою формою № К-1 з додатка 2 до Положення № 148), видачу готівки з каси магазину — за видатковим касовим ордером (скорочено — ВКО, за типовою формою № К-2 з додатка 3 до Положення № 148).
Правила оформлення касових ордерів установлені Положенням № 148:
1) форма ПКО передбачає наявність підписів головного бухгалтера та касира як на основній частині ордера, так і на відривній квитанції (п. 25);
2) форма ВКО передбачає наявність підписів керівника, головного бухгалтера, касира і — що дуже важливо — отримувача грошей (п. 27);
3) касир ставить свій підпис на ПКО/ВКО: по-перше, в останню чергу і по-друге — одразу ж після отримання/видачі готівки в касу/з каси (п. 34);
4) записи в касовій книзі (згідно з ПКО/ВКО) здійснює касир у день здійснення операції (п. 40);
5) ПКО/ВКО до передавання в касу заповнює бухгалтер — увага! — з 05.01.2018 р.: або відповідальна особа підприємства, на яку покладено обов’язок з оформлення цих документів (п. 32);
6) при оформленні останні реєструються бухгалтером — увага! — з 05.01.2018 р.: або відповідальною особою підприємства, на яку покладено обов’язок з оформлення цих документів (п. 33) у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (скорочено — Журнал, за типовими формами № К-3 або № КО-3а з додатка 4 до Положення № 148). Тут звертаємо вашу увагу на змінений з 05.01.2018 р. текст примітки під Таблицею 2 додатка 4 до Положення № 148:
Типові форми КО-3, КО-3а ведуться за рішенням керівника
Зауважимо, що згідно з колишнім текстом цієї примітки (під Таблицею 2 додатка 4 до Положення № 637) дозволялося усього лише вести форму № КО-3а замість № КО-3, а в "п. 33 Положення № 148 щодо права відмовитись від ведення Журналу нічого не сказано. На думку податківців (109.15 БЗ), це слід розуміти як право відмовитись від ведення паперого Журналу на користь електронного.
Потім в оформленому вигляді ПКО/ВКО передають у касу для виконання.
Що стосується відступів від «ідеального» порядку, які допускаються нормами Положення № 148, тут звертаємо вашу увагу:
7) замість головбуха — як ПКО з квитанцією, так і ВКО — має право підписати «особа, уповноважена керівником підприємства» (пп. 25, 26);
8) якщо касир на підприємстві лише один, то за необхідності його обов’язки можуть бути тимчасово (а якщо посада касира в штатному розписі відсутня — постійно) покладені на іншого працівника — зрозуміло, за наказом керівника та за умови укладення з таким працівником договору про повну матеріальну відповідальність (п. 45);
9) якщо в структурі підприємства є відокремлений підрозділ, який веде свою касову книгу і режим роботи якого не збігається з розпорядком бухгалтерії підприємства, то підприємство затверджує порядок оприбуткування готівки в касі не лише для себе, а й для свого відокремленого підрозділу, а також — режим роботи та змінності, порядок здачі готівкової виручки до банку.
Очевидно, ця норма дозволяє підприємству на свій відокремлений підрозділ (магазин) поширити дію не лише (7) — (9), а й новацій з (5) і (6), тобто наказом уповноважити/призначити конкретних працівників магазину:
1) одного — «першого відповідального» — оформляти ПКО/ВКО та реєструвати їх у Журналі, а також підписувати ордери за головбуха (при цьому доцільно одразу ж уповноважити на все це ще одного працівника — на випадок тимчасової заміни «першого відповідального»);
2) іншого — «першого касира» — щоб, зокрема, підписувати ПКО/ВКО та вести касову книгу. При цьому доцільно уповноважити на це ще одного працівника, який міг би в разі необхідності виконувати обов’язки «першого касира» магазину, — зрозуміло,
уклавши з ними обома договори про повну матеріальну відповідальність
Зробимо два зауваження щодо цих двох пунктів.
По-перше, з п. 2 не випливає, що такій парі касирів магазину можна протягом робочого дня виконувати обов’язки «у довільному порядку» — тобто хто першим підвернеться під руку: касир, що вибуває, повинен «закрити» свою сторінку касової книги, а той, що заступає, — «відкрити» свою (зрозуміло, з перерахунком залишку готівки у присутності керівника та зі складанням акта — тепер цей момент детально регламентовано в п. 45 Положення № 148).
По-друге, хоча суміщення обов’язків «першого відповідального» (та його заступника) і «першого касира» (та його заступника) формально не виключено, радимо: щоб не втратити контролю над касою, бажано, щоб це були різні працівники.
Як бачите, з підписами на ПКО проблем не виникає.
А з підписом керівника на ВКО дещо складніше: адже, зокрема, у листі НБУ від 07.04.2008 р. № 11-113/1441-4464 стверджується, що підпис керівника на ВКО обов’язковий і здійснювати його інша особа не має права… Але.
Хоча з втратою чинності Положенням № 637 посилання на колишні роз’яснення, що апелювали до норм останнього, тепер сумнівні, ми все ж таки укажемо на лист НБУ від 26.08.2008 р. № 11-113/3421-115-75 — адже висновок, що нас цікавить, аргументовано там нормами, що не змінилися: (1) п. 5 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (щодо прав працівників на підписання бухгалтерських документів) та (2) ст. 95 ЦКУ (щодо повноважень посадових осіб підприємства та відокремленого підрозділу). Висновок листа: на ВКО за керівника має право ставити підпис керівник відокремленого підрозділу або його заступник, якщо вони на те уповноважені розпорядчим документом підприємства-юрособи.
На завершення зауважимо: що стосується ранкової видачі готівки у вигляді розмінної монети (з каси магазину до скриньок РРО), то оскільки цей момент чітко прив’язаний до часу відкриття магазину, формалізувати відповідні касові процедури з організаційного погляду досить просто.
А кажучи про оприбуткування в касу готівкової виручки протягом робочого дня (адже з цим буває «коли густо, а коли й пусто»), можемо порадити: спираючись на 109.02 БЗ доцільно біля кожного РРО — тобто на місці проведення розрахунків — обладнати індивідуальний сейф касира. Це дозволить протягом робочого дня накопичувати в таких сейфах виручку, за потреби перекладаючи її туди зі скриньки РРО (операція «Службова видача», Х-звіт), а вже після закінчення робочого дня всю денну виручку разом (скриньку РРО і сейф) здати/оприбуткувати в касу магазину одним ПКО.
Адже лише два рази на день (вранці та ввечері) забезпечити наявність у віддаленому магазині певних керівників — це цілком реальне організаційне завдання. ☺
