Коворкінг (оренда робочих місць): облік

Сутність коворкінгу

Коворкінг (англ. Co-working — «спільна робота») — це модель організації роботи людей з різним типом зайнятості в єдиному робочому просторі. Основна суть коворкінгу — територіальне об’єднання та організація спільноти для більш ефективної роботи учасників.

Простіше кажучи, коворкінг — це колективний офіс, у якому одночасно працюють люди з різних компаній, діяльність яких може бути узагалі ніяк не пов’язана між собою. Така модель організації праці фактично поєднує в собі ознаки традиційного офісу (де працівники можуть спілкуватися один з одним і допомагати один одному в роботі) та фрілансу, іноді з додаванням елементів аутсорсінгу.

Але якщо традиційні працівники працюють у офісах своїх власників, а фрілансери — вдома, то де працюють коворкери*? Аби реалізувати в рамках одного офісу коворкінговий «коктейль», їм доводиться орендувати офіси у коворк-центрів. Тобто

* Іноді на практиці коворкерами називають орендодавців, а не орендарів робочих місць. Але ми у цій статті будемо називати коворкерами саме працівників (орендарів коворк-офісів), а орендодавців коворк-офісів будемо називати коворк-центрами.

Строки такої «оренди» можуть коливатися у діапазоні від кількох годин до кількох років, залежно від потреби конкретного «орендаря». «Орендодавці» (коворк-центри) — це власники коворк-офісів, які надають коворкерам робочі місця на певний строк і за плату. «Орендарі» (коворкери) — це фізичні або юридичні особи, які орендують коворк-офіси, аби виконувати в них свою роботу.

Така форма організації праці дозволяє коворкерам оптимізувати свої витрати. Адже все частіше зустрічаються працівники (найчастіше фрілансери), які працюють дві-три години на день, тому утримувати власні офіси для них недоцільно. Також є працівники (і компанії) із сезонним характером діяльності, які не хочуть утримувати власний офіс цілий рік. Послуга коворкінгу задовольняє потребу цих «вільних художників» у наявності робочого місця рівно на стільки часу, на скільки це потрібно.

Правовий аспект

Підприємство, яке вирішило зайнятися коворкінгом, перш за все постає перед необхідністю врегулювати питання цієї діяльності у правовій площині. І насамперед: якою угодою оформляти надання робочих місць в оренду коворкерам?

Чинне законодавство не містить визначення терміна «коворкінг». Але це не становить суттєвої проблеми. Адже неважливо, як називається діяльність, важливо те, що за своєю суттю вона передбачає надання в оренду об’єктів нерухомого та/або рухомого майна. Відтакзагальні принципи, якими керується підприємство, яке вирішило зайнятися коворкінгом, цілком можна взяти із гл. 58 «Найм (оренда)» ЦКУ.

За договором оренди орендодавець (у нашому випадку — коворк-центр) передає або зобов’язується передати орендарю (у нашому випадку — коворкеру) майно у користування за плату на певний строк (ч. 1 ст. 759 ЦКУ). Тож оренду робочих місць цілком можна оформляти за допомогою договору оренди. Адже предметом договору оренди може бути річ, яка визначена індивідуальними ознаками і яка зберігає свій первісний вигляд при неодноразовому використанні (ч. 1 ст. 760 ЦКУ).

Крім того, надання коворкерам офісного обладнання можна розглядати як договір прокату (ч. 1 ст. 787 ЦКУ). Тобто як надання у користування рухомих речей для задоволення потреб коворкерів (ст. 788 ЦКУ).

Тобто в рамках договору оренди можна оформлювати як оренду приміщень, так і оренду офісного обладнання. А надання у користування офісного обладнання можна оформлювати не тільки договором оренди, але й договором прокату. У якій формі укладати такі договори?

Здебільшого коворк-центри (колективні офіси) на практиці обмежуються прокатом чи орендою винятково офісного обладнання (комп’ютер, стіл, стілець тощо). Якщо укладено договір прокату обладнання — письмової форми він не потребує. Адже договір прокату — це публічний договір, який є договором приєднання (ст. 787 ЦКУ).

Щодо договору оренди обладнання — усе трохи складніше. У такому випадку письмовий договір оренди обов’язково укладати тільки тоді, коли коворкер — юрособа (див. ч. 1 ст. 208 ЦКУ). Якщо ж коворкер — фізособа і він згоден на усну форму договору, то надавати в оренду йому офісне обладнання, в принципі, можна і без письмового договору оренди. При цьому бажано, аби він сплачував за оренду безпосередньо перед тим, як стати до роботи на орендованому ним робочому місці. Це дасть підстави вважати, що правочин повністю виконано в момент вчинення (ч. 1 ст. 206 ЦКУ). На нашу думку, усна форма правочину підійде здебільшого для короткострокової оренди робочих місць (наприклад, оренда комп’ютера на одну-дві години). А коли коворкер орендує (а не бере у прокат) ваше офісне обладнання більше ніж на один день, рекомендуємо все-таки укласти письмовий договір.

Але іноді трапляються випадки, коли коворкер орендує для роботи саме приміщення (або його частину), а обладнання на робоче місце привозить своє. Прикладами таких коворкерів можуть бути: перукар, стоматолог, косметолог, масажист та інші подібні працівники. Їм для роботи потрібен «дах над головою», а обладнання у них або своє, або його взагалі немає. У такому випадку без письмового договору оренди не обійтися. Адже договір оренди будівлі або іншої капітальної споруди (чи їх окремої частини) обов’язково укладається у письмовій формі (ч. 1 ст. 793 ЦКУ).

У випадку, коли ви одночасно надаєте в оренду коворкеру як приміщення, так і приладдя для роботи, можна укласти із ним змішаний договір (ч. 2 ст. 628 ЦКУ). Ну, аби не укладати окремо договори на оренду приміщення і обладнання, яке потрібне коворкеру для виконання роботи.

Що прописати у договорі? Зі ст. 759 ЦКУ випливає, що істотними умовами договору оренди є строк і ціна. Строк оренди робочого місця, як правило, визначається побажанням коворкера (орендаря), залежно від його потреби. Хоча орендодавець (коворк-центр) може встановити мінімальний строк оренди (одна година, один день тощо). Ціна послуги з коворкінгу визначається орендодавцем (коворк-центром). Чим потрібно керуватися у визначенні такої ціни? Та, власне, тими ж факторами, що і при будь-якій іншій оренді. Серед таких факторів варто відзначити: (1) витрати, понесені у зв’язку з експлуатацією приміщень чи обладнання (амортизація необоротних активів, комунальні послуги, витрати на програмне забезпечення, прибирання тощо); (2) ринкову кон’юнктуру (ціни на аналогічні послуги у конкурентів, наявність попиту у коворкерів); (3) оціночну вартість об’єктів оренди*.

* Винятком із цього правила є бюджетні установи і комунальні підприємства. Вони повинні розраховувати вартість оренди за спеціальними методиками і погоджувати її з державними органами. Про цих орендодавців ми у нашій статті не говоримо.

І ще одна порада. Уникайте у договорі на коворкінгові послуги будь-яких згадок про щось безоплатне. Навіть якщо ідеться про якийсь канцелярський дріб’язок (ручки, олівці, степлери, файли і т. п.) або ж харчові презенти (кава, чай, печиво, цукерки тощо). Бо ж цим ви, як коворк-центр, накличете на себе зовсім не дріб’язкові проблеми. Серед таких проблем:

(1) дохід у вигляді додаткового блага (п.п. 164.2.17 ПКУ) і, відповідно, статус податкового агента, який мусить утримати ПДФО і ВЗ, — якщо коворкери є фізичними особами;

(2) «прибуткові» різниці (пп. 140.5.9, 140.5.10 ПКУ) — якщо коворк-центр є високодохідником, а коворкер — неприбутковою організацією чи юрособою-єдиноподатником або «нульовиком»;

(3) ПДВ-зобов’язання (пп. 188.1 ПКУ) — фіскали будуть наполягати на тому, аби ви нарахували ПДВ (за правилом мінбази).

Обліковий аспект

Бухгалтерський облік. Коворк-центр зазвичай здає в оренду коворкерам необоротні активи — приміщення, комп’ютери, столи, стільці тощо. При бухобліку таких активів коворк-центру (орендодавцю) слід в основному користуватися П(С)БО 14 «Оренда».

Тож згідно з п. 16 П(С)БО 14, вартість об’єкта операційної оренди орендодавець відображає на рахунках бухгалтерського обліку класу 1 «Необоротні активи». Виняток із цього правила становлять необоротні активи (які є рухомим майном), що придбані спеціально, аби здавати їх напрокат (згідно зі ст. 787 ЦКУ). У цьому випадку необоротні активи, незалежно від вартості, обліковуються на субрахунку 116 «Предмети прокату». В будь-якому разі

Передачу майна в оренду відображають тільки в аналітичному обліку. Таку передачу слід супроводжувати актом приймання-передачі (як і у випадку зі «звичайною» орендою). Крім того (якщо ідеться про надання коворкерам офісного обладнання), можна використовувати як замінник такого акта оплачений рахунок-фактуру. Принаймні, Мінфін у своєму листі від 16.02.2017 р. № 31-11410-06-5/4339* проти цього не заперечує.

* Наш коментар до зазначеного листа Мінфіну читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 45, с. 8.

Якщо задля коворкінгу ви придбаваєте (або орендуєте на умовах фінансової оренди) спеціальну земельну ділянку та будівлю на ній, то вважається, що ви утримуєте такі землю і будівлю виключно заради того, аби отримувати економічні вигоди від її оренди (а не від виробництва чи власної адміністративної роботи). У такому випадку земля та будівлі обліковуватимуться на спеціальному субрахунку 100 «Інвестиційна нерухомість» згідно з правилами однойменного П(С)БО 32. Докладно про облік такої нерухомості читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 17, с. 35; 2016, № 94, с. 19; 2017, № 83, с. 5.

Амортизацію наданих коворкерам необоротних активів коворк-центр нараховує згідно з правилами, установленими для таких активів. Виняток становлять об’єкти інвестиційної нерухомості, облік яких здійснюють за справедливою вартістю. За ними амортизацію не нараховують. Зверніть увагу: на нашу думку, підприємство має право обліковувати за первісною вартістю навіть ті об’єкти інвестиційної нерухомості, щодо яких можна визначити справедливу вартість. До того ж це більш вигідно, адже дозволяє уникнути віртуальних бухоблікових доходів, які відображаються на субрахунку 710 «Дохід від первісного визнання та від зміни вартості активів, які обліковуються за справедливою вартістю».

Куди списувати суми нарахованої амортизації? Їх відображають за дебетом рахунку 23 «Виробництво», формуючи собівартість коворкінгових послуг**. Згодом собівартість реалізованих послуг списують на субрахунок 903. Дохід від коворкінгу відображають за кредитом субрахунку 703 «Дохід від реалізації робіт і послуг». Такий самий висновок робить Мінфін у листі від 22.09.2010 р. № 31-34020-20-27/25329. А якщо у вас довготривалий коворкінг і ви щомісячно не підписуєте акт наданих послуг, то згідно з правилами пп. 10 – 14 П(С)БО 15 дохід визначається на кожну дату балансу.

** На наш погляд, на цьому самому рахунку слід показувати витрати, пов’язані з амортизацією переданих в оренду об’єктів інвестиційної нерухомості (якщо її облік ведуть за первісною вартістю).

Якщо орендодавець (коворк-центр) несе будь-які витрати, пов’язані з наданням майна в оренду (наприклад, прибирання приміщень, технічне обслуговування тощо), то їх відображають у складі собівартості коворкінгових послуг (дебет рахунку 23). Так само логічно обліковувати витрати, пов’язані з передачею в коворкінг об’єкта інвестнерухомості.

Податок на прибуток. Об’єктом оподаткування для коворк-центру — платника податку на прибуток є його фінрезультат, визначений за правилами бухгалтерського обліку (п.п. 134.1.1 ПКУ). Якщо коворк-центр є високодохідником, або малодохідником, який добровільно вирішив рахувати різниці, то він у додатку РІ до «прибуткової» декларації зазначатиме звичайні «амортизаційні» коригування за необоротними активами, які надає коворкерам. Тобто збільшує фінрезультат на суму бухгалтерської амортизації таких активів і зменшує фінрезультат на суму їх «податкової» амортизації (пп. 138.1, 138.2 ПКУ). Більше жодних «прибуткових» коригувань відносно необоротних активів коворк-центр не робить. Виняток із цього правила становлять необоротні активи, які коворк-центр визнає інвестиційною нерухомістю і оцінює за справедливою вартістю. За ними «амортизаційні» коригування не здійснюють навіть високодохідники. Докладніше про це читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 83, с. 5.

Єдиний податок. Платникам єдиного податку, які хочуть займатися коворкінгом, варто пам’ятати наступні «єдиноподаткові» зауваги.

По-перше, коворкінг є послугою. І послугою, яка не належить до переліку побутових (п. 291.7 ПКУ). Відтак, першогрупникам займатися коворкінгом — зась (п.п. 1 п. 291.4 ПКУ). А другогрупники можуть займатися коворкінгом, тільки якщо надають робочі місця фізичним особам (населенню) або іншим платникам єдиного податку (п.п. 2 п. 291.4 ПКУ). Крім того, усі підприємці-єдиноподатники (у тому числі третьогрупники) повинні пам’ятати, що їм дозволено надавати в оренду нежитлові приміщення та/або їх частини, загальна площа яких менше 300 квадратних метрів (п.п. 291.5.3 ПКУ). Тож ті з ФОПів-єдиноподатників, хто займається «крупним» коворкінгом, повинні зважати на зазначене обмеження. А у тих випадках, коли є можливість, завжди краще прописувати у договорі, що коворкерам надається саме обладнання, а не приміщення.

По-друге, у «єдиноподатковому» Реєстрі для усіх єдиноподатників обов’язково зазначаються обрані ними види господарської діяльності (п.п. 8 п. 299.7 ПКУ). Усі єдиноподатники повинні при переході на спрощену систему зазначати таку інформацію у Заяві (п.п. 5 п. 298.3 ПКУ). А якщо згодом вирішили додатково зайнятися новим видом діяльності, треба подати Заяву з відомостями про зміну видів господарської діяльності (п.п. 4 п.п. 298.3.1 ПКУ). Який вид госпдіяльності згідно з КВЕД-2010 потрібно зазначати у Заяві у тому випадку, якщо єдиноподатник вирішив зайнятися коворкінгом? На нашу думку, це можуть бути:

— 68.20 «Надання в оренду й експлуатацію власного чи орендованого нерухомого майна» — якщо ідеться про «крупний» коворкінг із наданням коворкерам для роботи усього приміщення;

— 77.33 «Надання в оренду офісних машин і устаткування, у тому числі комп’ютерів» — якщо має місце «дрібний» коворкінг з оформленням договору оренди, тобто коворкерам надається не приміщення, а тільки робоче приладдя (комп’ютер, стіл, стілець і т. п.);

— 77.29 «Прокат інших побутових виробів і предметів особистого вжитку» — якщо має місце «дрібний» коворкінг з оформленням договору прокату;

— 82.19 «Фотокопіювання, підготування документів та інша спеціалізована допоміжна офісна діяльність» — якщо коворкеру надаються додаткові послуги, пов’язані з робочим місцем, яке він винаймає.

ПДВ. Операція з передачі активів в рамках коворкінгу не є об’єктом оподаткування ПДВ. Адже за своєю сутністю вона мало чим відрізняється від звичайної оренди, а передача об’єкта оренди в користування коворкеру не є постачанням товару (п.п. 14.1.191 ПКУ), і необ’єктний статус такої операції зазначений у п.п. 196.1.2 ПКУ. Натомість власне коворкінг (право розпоряджатися активами для роботи) — це окрема послуга (або комплекс послуг), яка є об’єктом оподаткування ПДВ.

ПДВ-зобов’язання нараховуються за правилом «першої події» (п. 187.1 ПКУ). Тобто ПДВ нараховується: або на дату, коли надійшла оплата від коворкера, або на дату оформлення документа, який засвідчує факт постачання послуг коворкінгу (акта чи іншого подібного документа).

На цю ж дату (на яку виникли податкові зобов’язання) складається і податкова накладна (ПН). Якщо вашим коворкером є юрособа (або ФОП) — платник ПДВ, ПН складається на неї. Якщо ж ваші коворкери — фізичні особи — фрілансери, ПН складається на неплатника ПДВ (з типом причини «02»). А якщо у вас щодня нові коворкери (фізособи — кінцеві споживачі) і їх багато, ПН складається за щоденними підсумками (з типом причини «11»)*. Нарешті, якщо один і той самий коворкер орендує у вас робоче місце два чи більше разів на місяць (наприклад, у перший і у третій понеділок місяця) — можна скласти зведену ПН. Причому на кожного «регулярного» коворкера — платника ПДВ складається окрема зведена ПН, а щодо усіх «регулярних» коворкерів — неплатників ПДВ можна скласти одну зведену ПН (п. 201.4 ПКУ). Не сплутайте таку зведену ПН з підсумковою: підсумкова ПН (з типом причини «11») складається за щоденними підсумками, а зведена ПН на неплатників — фізосіб (з типом причини «02») — не пізніше останнього дня місяця.

* Якщо за послуги коворкінгу вам платять готівкою, зазначені розрахункові операції проводяться через РРО у загальному порядку. Докладно про це читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 44 ((ср. )).

У графі 3.3 ПН при постачанні послуг з коворкінгу можуть зазначатися такі коди наданих послуг: «68.20», «77.29», «77.33», «82.19». А яку одиницю виміру зазначати у ПН при постачанні послуг коворкінгу у графах 4 — 5? На нашу думку, тут усе залежить від того, на який час ви надаєте коворкеру робоче місце. Якщо ви встановлюєте плату за орендовані робочі місця погодинно, одиницею виміру послуги буде «год» (код 0175), якщо подобово — «доб» (код 0174), якщо потижнево — «тижд» (код 0173), якщо помісячно — «міс» (код 0171). Крім того, коворк-центри, які надають коворкерам приміщення і плату за цю послугу встановлюють в залежності від площі, можуть зазначати одиницю виміру «м²» (код 0123). Ну, і якщо ви складаєте підсумкову ПН (з типом причини «11»), ви графи 4, 5, 6 та 7 узагалі не заповнюєте. Про це читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 78, с. 22 та БЗ, підкатегорія 101.16. Інші графи «коворкінгової» ПН заповнюються без будь-яких особливостей.

Наостанок — наш традиційний приклад.

Приклад. На балансі підприємства є комп’ютер первісною вартістю 9000 грн., стіл вартістю 6500 грн. і стілець вартістю 1800 грн. Підприємство вирішило здати зазначені активи в оренду коворкеру-фрілансеру (фізичній особі) на сім діб за ціною 360 грн./добу (у тому числі ПДВ — 60 грн./добу). Фрілансер уніс аванс готівкою за весь строк, протягом якого орендуватиме робоче місце.

Обліковуємо послуги коворкінгу

Що ж, тепер ви знаєте, що таке коворкінг і «з чим» його обліковують.