Податковий і бухгалтерський облік витрат на відрядження

5.1. Облік витрат на відрядження в межах України

Бухгалтерський облік

Інструкцією № 291 для обліку розрахунків з підзвітними особами, до яких належать і працівники, що відряджаються, передбачений субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

За дебетом цього субрахунку в кореспонденції з кредитом субрахунків обліку грошових коштів і документів (301, 311, 313, 331) відображають:

— суми, видані працівникам під звіт;

— суми відшкодування працівникам власних коштів, використаних у відрядженні.

За кредитом субрахунку 372 показують:

— суми витрачених підзвітними особами коштів, виданих на відрядження, — у кореспонденції з рахунками обліку витрат і ТМЦ, а також ПДВ;

— суми, не використані відрядженим працівником і повернені ним, — у кореспонденції із субрахунками обліку грошових коштів і документів.

Зверніть увагу: субрахунок 372 є активно-пасивним, тобто його сальдо може бути як кредитовим, так і дебетовим. При цьому дебетове сальдо говорить про наявність заборгованості працівників перед підприємством за сумами коштів, виданих під звіт, а кредитове — про наявність заборгованості підприємства перед підзвітними особами. У фінансовій звітності дебетові і кредитові показники відображають розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове сальдо — у складі поточних зобов’язань.

Залежно від мети відрядження, визначеної керівником підприємства у відповідному наказі, і підрозділу, в якому працює відряджений працівник, суми витрачених підзвітними особами коштів відображають на таких рахунках бухгалтерського обліку (див. табл. 5.1):

Таблиця 5.1. Відображення витрат на відрядження на рахунках бухгалтерського обліку

Майте на увазі: витрати відображають в обліку на дату затвердження керівником підприємства Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

Податковий облік

Податок на прибуток. Спершу потрібно згадати, що на сьогодні являє собою об’єкт обкладення податком на прибуток. З п.п. 134.1.1 ПКУ випливає, що таким є бухгалтерський фінрезультат до оподаткування, відкоригований на різниці, встановлені цим Кодексом. Утім, під такий коригувальний обов’язок підпадають тільки високодохідники і малодохідники-добровольці*. Іншим же підприємствам-малодохідникам усе той же п.п. 134.1.1 ПКУ дозволяє податкові різниці не визначати і, відповідно, не коригувати на них бухгалтерський фінрезультат.

* Високодохідниками слід вважати платників податку на прибуток, у яких річний дохід від будь-якої діяльності (за вирахуванням непрямих податків), визначений за правилами бухобліку, за останній річний звітний (податковий) період перевищує 20 млн грн. Усі інші підприємства для цілей визначення об’єкта обкладення податком на прибуток є малодохідниками.

Отже, якщо з малодохідниками, які не виявили бажання розраховувати встановлені розд. ІІІ ПКУ різниці, все ясно, то перед високодохідниками і малодохідниками-добровольцями постає запитання:

Поспішаємо вас порадувати: ні! Чинні норми ПКУ жодних «відряджувальних» різниць не передбачають. Тому будь-які витрати на відрядження можна сміливо включати у витрати, що формують базу обкладення податком на прибуток.

Зверніть увагу: в цьому випадку не має значення, пов’язані понесені у відрядженні витрати з господарською діяльністю підприємства чи ні. Тому зменшать базу обкладення податком на прибуток і додаткові господарські витрати (на камери схову, платний зал очікування, додаткові готельні послуги тощо), і особисті витрати працівника під час відрядження (наприклад, неслужбові телефонні переговори, проживання у двомісному номері замість одномісного, добровільне медичне страхування на час відрядження або «понаднеоподатковувані» добові).

ПДВ. Перебуваючи у відрядженні, працівник, звісно, придбаває певні послуги, а в деяких випадках і ТМЦ. Це означає, що можуть мати місце операції, які є об’єктом обкладення ПДВ (пп. «а» і «б» п. 185.1 ПКУ).

Суми ПДВ, сплачені відрядженим працівником при придбанні товарів та/або послуг, підприємство має право віднести до податкового кредиту із цього податку (п.п. «а» п. 198.1 ПКУ). Безумовно, такі суми мають бути документально підтверджені.

У загальному випадку право на податковий кредит дає належним чином складена і зареєстрована в ЄРПН податкова накладна (п. 201.10 ПКУ). Проте у випадку з витратами на відрядження відкриваються ширші можливості підтвердження такого права, про що, до речі, говорять і податківці (див. лист ДФСУ від 22.08.2017 р. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

Так, відповідно до п. 201.11 ПКУ податковий кредит з ПДВ за транспортними витратами відображають без отримання податкової накладної безпосередньо на підставі транспортних квитків. При цьому квитки повинні містити інформацію про загальну суму платежу, суму податку і податковий номер продавця. Виняток становлять квитки, форма яких затверджена міжнародними стандартами*. У них наявність податкового номера продавця необов’язкова. А ось сума ПДВ усе одно має бути зазначена (див. консультацію в підкатегорії 101.13 БЗ).

* Про те, якими документами регламентовано міжнародну форму для кожного виду транспорту та перевезення, див. у листі Мінінфраструктури від 19.09.2011 р. № 7885/11/10-11.

Не заперечують контролери і проти відображення податкового кредиту з ПДВ на підставі електронних квитків. Про це вони висловлювалися, зокрема, в листі ДФСУ від 21.12.2017 р. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК та у вже згаданій вище консультації з підкатегорії 101.13 БЗ. Але зауважте: такий квиток обов’язково повинен містити інформацію про загальну суму наданих послуг, суму податку, а також фіскальний номер і податковий номер продавця.

Зазначимо: деякі документи на проїзд містять інформацію про те, що це і квиток, і одночасно фіскальний чек. При цьому п.п. «б» п.п. 201.11 ПКУ дозволяє включати до податкового кредиту суми ПДВ на підставі касових чеків, які містять загальну суму ПДВ, фіскальний номер і податковий номер постачальника. Проте загальна сума отриманих за такими чеками товарів/послуг не може перевищувати 200 грн. на день (без урахування ПДВ).

У зв’язку з цим виникає запитання:

Можна. Відображати ПДВ у складі податкового кредиту слід як за транспортними квитками, керуючись п.п. «а» п. 201.11 ПКУ, а не як за фіскальним чеком (див. лист МГУ ДФС — ЦООВП від 16.12.2015 р. № 27154/10/28-10-06-11). У свою чергу, при відображенні податкового кредиту за транспортними квитками не мають значення їх вартість і загальна кількість, придбана протягом одного дня.

А тепер про документи, що дозволяють віднести до податкового кредиту «вхідну» суму ПДВ, сплачену у складі вартості проживання. Так, п. 201.11 ПКУ дозволяє відображати податковий кредит з ПДВ без отримання податкової накладної на підставі готельного рахунку, що містить загальну суму платежу, суму податку і податковий номер продавця. Причому готельний рахунок у питаннях формування податкового кредиту — цілком самодостатній документ незалежно від того, яка сума послуг за проживання відрядженої особи в ньому фігурує, а також від того, чи супроводжується він касовим чеком на якусь суму. Таким чином, податкову накладну в цьому випадку отримувати не обов’язково.

Для підтвердження податкового кредиту з «вхідного» ПДВ від вартості інших витрат відрядженого працівника (наприклад, пов’язаних з придбанням ТМЦ, робіт, послуг у відрядженні) потрібні податкові накладні.

Як варіант можуть підійти чеки РРО (п.п. «б» п. 201.11 ПКУ). При цьому, як ми вже зазначили раніше, такі чеки повинні містити загальну суму ПДВ, фіскальний номер і податковий номер постачальника. Крім того, у такому разі загальна сума отриманих товарів або послуг (без урахування ПДВ) не повинна перевищувати 200 грн. на день. Причому якщо загальна сума в чеку більша, то, на думку податківців (див. консультацію в підкатегорії 101.23 БЗ), податковий кредит за ним не можна відображати навіть у межах дозволеної суми.

Цікавий момент. У випадку, коли підзвітна особа привозить з відрядження декілька касових чеків з різними датами, в податковому кредиті дозволяється відобразити ПДВ за чеками на суму 200 грн. за кожен день перебування особи у відрядженні, а не в цілому за Звітом. Роз’яснення податківців із цього приводу див. у підкатегорії 101.13 БЗ.

Із цього приводу фіскали висловилися, зокрема, у своєму роз’ясненні, наведеному в підкатегорії 101.13 БЗ, і в листі ДФСУ від 22.08.2017 р. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК. Так, на їх думку, податковий кредит з ПДВ у цьому випадку необхідно відображати на дату подання авансового звіту. Хоча, на нашу думку, тут коректніше було б говорити про дату затвердження Звіту, а не про дату його подання.

Пояснюється така позиція просто: підприємство отримає зазначені документи тільки разом зі Звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. А в момент затвердження Звіту керівником підприємство визнає, що здійснені витрати пов’язані з його діяльністю.

Зверніть увагу: згідно з п. 201.11¹ ПКУ платники ПДВ зобов’язані вести окремий реєстр документів — замінників податкової накладної. При цьому форму такого документа офіційно не затверджено (як відсутній і обов’язок платників ПДВ подавати такий реєстр фіскалам). Тобто вести його можна в довільній формі. Детальніше про складання такого реєстру див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 60, с. 22.

І ще один важливий момент. До податкового кредиту включають усю суму «вхідного» ПДВ, підтверджену відповідними документами (див. вище). Проте якщо витрати відрядженого пов’язані з негосподарською, пільгованою або необ’єктною діяльністю, доведеться нарахувати «компенсуючі» податкові зобов’язання з ПДВ відповідно до п. 198.5 ПКУ.

ПДФО, ВЗ і ЄСВ. У попередніх розділах спецвипуску ми вже неодноразово згадували про випадки обкладення витрат на відрядження ПДФО, ВЗ і ЄСВ. Тут же узагальнимо основну інформацію, що стосується такого оподаткування.

Отже, які ж витрати можуть потрапити під «фіскальний приціл»? Відповідь на це запитання слід шукати в абзаці другому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. У ньому чітко зазначено види витрат, які не включаються до оподатковуваного доходу працівника. Але зауважте: для неоподаткування такі витрати мають бути документально підтверджені (абзац третій п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).

Якщо певна категорія витрат не згадана в абзаці другому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ як неоподатковувана, але згідно з Положенням про службові відрядження компенсується роботодавцем, то таку виплату слід обкладати ПДФО і ВЗ*. Те ж саме стосується витрат, які зазначені в згаданому абзаці, але їх здійснення у відрядженні не підтверджене працівником документально.

* Нагадаємо, що об’єктом обкладення ВЗ у загальному випадку є ті ж доходи, які обкладаються ПДФО (пп. 1.2 і 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Також під обкладення ПДФО і ВЗ потрапляють добові, видані відрядженому працівнику понад граничний розмір, регламентований абзацом п’ятим п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Нагадаємо: у 2018 році при відрядженнях по Україні неоподатковувана межа складає 372,30 грн. на день. Про утримання ПДФО і ВЗ із суми «понаднеоподатковуваних» добових див. у підрозділі 3.2 на с. 54.

Закуповували у відрядженні ТМЦ для потреб підприємства? Тоді врахуйте позицію податківців щодо оподаткування такої операції, викладену в листі ДФСУ від 23.02.2018 р. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК. Так, на їхню думку, якщо працівник придбав товари для потреб роботодавця за рахунок власних коштів (грошові кошти під звіт не видавалися), то суму таких коштів, що відшкодовується йому роботодавцем за зазначені товари, слід обкласти ПДФО (як інший оподатковуваний дохід) і ВЗ. Зазначимо: ми таку позицію вважаємо абсолютно необґрунтованою, про що ви можете прочитати в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 21, с. 5.

Тепер про ЄСВ. З добовими все цілком зрозуміло — їх обкладати цим внеском не потрібно, незалежно від установленого на підприємстві розміру. Адже така виплата згідно з п. 3.15 Інструкції № 5 не включена до фонду оплати праці.

А ось щодо інших оподатковуваних витрат на відрядження (необов’язкових для відшкодування роботодавцем) є побоювання, що фіскальне тлумачення п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 дозволить податківцям розглядати їх як складову фонду оплати праці. Отже, цю виплату доведеться обкладати ще і ЄСВ.

Основні моменти, що стосуються бухгалтерського і податкового обліку витрат на відрядження по Україні, ми розглянули. Тепер давайте закріпимо їх на прикладах.

Приклад 5.1. Адміністративному працівнику підприємства видано аванс на відрядження з м. Харкова до м. Одеси в сумі 5300,00 грн. Строк відрядження відповідно до наказу керівника — 7 днів. Згідно з Положенням про службові відрядження, що діє на підприємстві, та наказом керівника добові при відрядженнях у межах України встановлені в розмірі 300,00 грн. на день.

Після повернення з відрядження працівник склав Звіт і надав документи, що підтверджують понесені ним у відрядженні витрати:

— залізничні квитки до місця відрядження і назад на загальну суму 620,34 грн. (ПДВ — 103,26 грн.);

— рахунок готелю із зазначенням індивідуального податкового номера платника ПДВ і касовий чек на оплату послуг проживання в сумі 2400,00 грн. (у тому числі ПДВ — 400,00 грн.).

На підставі наказу про відрядження і Положення про службові відрядження добові витрати відшкодовуються в розмірі 2100,00 грн. (7 дн. х 300,00 грн.).

Загальна сума витрат на відрядження склала 5120,34 грн. Звіт поданий своєчасно і затверджений у повній сумі. У день подання Звіту суму невикористаного авансу працівник повернув до каси підприємства.

Зазначені операції підприємство повинне відобразити в обліку таким чином (див. табл. 5.2):

Таблиця 5.2. Облік витрат на відрядження в межах України

Приклад 5.2. Заступник директора підприємства направлений у відрядження з м. Харкова до м. Києва. Аванс на відрядження видано у сумі 4000,00 грн. Строк відрядження відповідно до наказу — 3 дні. Згідно з Положенням про службові відрядження, що діє на підприємстві, та наказом керівника добові при направленні у відрядження до м. Києва виплачуються в розмірі 380,00 грн. на день.

Після повернення з відрядження працівник склав Звіт і надав документи, що підтверджують понесені ним витрати:

— залізничні квитки до м. Києва і назад вартістю 265,65 грн. кожен (у тому числі ПДВ — 44,23 грн.);

— рахунок готелю із зазначенням індивідуального податкового номера платника ПДВ і касовий чек на оплату послуг проживання в сумі 2700,00 грн. (у тому числі ПДВ — 450,00 грн.).

На підставі наказу про відрядження і Положення про службові відрядження сума добових витрат склала 1140,00 грн. (3 дн. х х 380,00 грн./дн.).

Загальна сума витрат на відрядження — 4371,30 грн. Звіт подано своєчасно і затверджено у повній сумі.

Як такі витрати на відрядження відобразити в обліку підприємства, ви можете побачити в табл. 5.3.

Таблиця 5.3. Облік «понаднеоподатковуваних» добових

5.2. Облік витрат на закордонне відрядження

Бухгалтерський облік

Основні принципи бухгалтерського обліку витрат на закордонне відрядження відповідають тим, що ми розглянули вище для обліку витрат, пов’язаних з відрядженнями в межах України (див. підрозділ 5.1 на с. 89). Відмінністю, зокрема, є «грошові» рахунки за цими операціями. Так, субрахунок 372 при видачі інвалютного авансу кореспондуватиме з кредитом субрахунків 302, 312, 314 або 332.

Крім того, потрібно враховувати той факт, що витрати на закордонне відрядження згідно з вимогами ч. 3 ст. 9 Закону про бухоблік повинні відображатися як у валюті розрахунків, так і у валюті звітності, тобто в гривнях. А раз ідеться про інвалютні розрахунки, необхідно керуватися нормами «профільного» П(С)БО 21.

Згідно з п. 5 згаданого стандарту під час первісного визнання витрат, понесених в іноземній валюті, їх відображають у гривнях шляхом перерахунку суми в іноземній валюті

* Нагадаємо: нині курс НБУ протягом дня не змінюється.

Подальший облік залежить від того, монетарною чи немонетарною є стаття балансу, тобто її погашення відбуватиметься грошовими коштами чи ні.

Дебіторська заборгованість працівника за виданим йому авансом в іноземній валюті є немонетарною. Адже спочатку передбачається, що працівник витратить усю суму авансу, тобто погашення його заборгованості не буде пов’язане з надходженням грошових коштів. У зв’язку із цим:

— на кінець звітного періоду таку заборгованість не перераховують (п.п. «б» п. 7 П(С)БО 21);

— витрати на відрядження згідно із затвердженим Звітом у межах виданого авансу відображають за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу (п. 6 П(С)БО 21).

Проте, як ви знаєте, можлива ситуація, коли працівник не повністю використав виданий йому аванс. У такому разі його заборгованість перед підприємством (у розмірі невитраченої суми) перетворюється на монетарну статтю балансу. Адже борг буде погашений грошовими коштами. Як діяти в такому випадку? Звернемося до п. 8 П(С)БО 21. Відповідно до нього на дату розрахунку за невитраченою сумою необхідно визначити курсову різницю, яка виникає у зв’язку зі зміною курсу НБУ на дату погашення заборгованості порівняно з курсом НБУ на дату видачі авансу на відрядження.

Якщо курсова різниця додатна (курс НБУ на дату повернення невитраченої частини авансу підвищився порівняно з курсом НБУ, що діяв на дату його видачі), то її відносять до складу доходів підприємства (кредит субрахунку 714 «Дохід від операційної курсової різниці»). При зворотній ситуації (коли курс НБУ на дату повернення невитраченої частини авансу знизився порівняно з курсом НБУ, що діяв на дату його видачі) виникає від’ємна курсова різниця, яку включають до складу витрат підприємства (дебет субрахунку 945 «Втрати від операційної курсової різниці»).

У такому разі на дату затвердження Звіту витрати на відрядження в бухгалтерському обліку відображають таким чином:

— частину витрат у межах виданого авансу — за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу;

— частину витрат, що підлягає додатковому відшкодуванню працівникові, — за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження Звіту.

Нагадаємо, що суму витрат, яка підлягає додатковому відшкодуванню, працівнику-резиденту виплачують у гривні за курсом НБУ на день виплати (п. 2.5 Правил № 200). А отже, на дату погашення заборгованості необхідно здійснити коригування її суми з урахуванням нового курсу НБУ.

Причому, на наш погляд, отриману різницю не слід вважати курсовою. Адже компенсація працівнику здійснюватиметься в гривні. У зв’язку із цим викликає сумнів правомірність нарахування курсової різниці в такому разі. На нашу думку, якщо курс НБУ на дату погашення заборгованості зріс, різницю слід відносити у витрати проводкою: Дт 949 — Кт 372. У випадку коли курс НБУ на дату погашення знизився, показуємо доходи: Дт 372 — Кт 719.

Водночас може виникнути ситуація, коли відрядженому працівнику-нерезиденту відшкодовують витрачені понад аванс на відрядження суми в іноземній валюті. Тоді таку заборгованість слід вважати монетарною статтею. Тобто за нею згідно з п. 8 П(С)БО 21 необхідно визначати курсові різниці на кожну дату балансу (поки борг не буде виплачений працівнику) і на дату погашення (див. лист Мінфіну від 03.06.2004 р. № 31-04200-30-16/9596). Курсові різниці від такого перерахунку залежно від того, додатні вони або від’ємні, відображають відповідно у складі доходів (Кт 714) або витрат підприємства (Дт 945).

Податковий облік

Податок на прибуток. На щастя, чинні норми ПКУ не містять обмежень і спеціальних правил, що регулюють порядок обкладення витрат на відрядження, у тому числі й на закордонні. Тепер при визначенні об’єкта обкладення податком на прибуток — повна орієнтація на бухгалтерський облік. Як ми вже говорили, жодні коригування для витрат на відрядження розд. ІІІ ПКУ не передбачені.

Таким чином, абсолютно в усіх платників податків ті витрати на відрядження, які потраплять до складу бухгалтерських витрат, при формуванні фінрезультату вплинуть на розмір податку на прибуток.

ПДВ. Тут важливим є питання про те, чи потрібно на вартість послуг, отриманих працівником у відрядженні від нерезидента, нараховувати податкові зобов’язання з ПДВ. Давайте розбиратися.

Передусім слід розуміти, що, вирушаючи у відрядження, працівник, з точки зору цивільного законодавства, стає повіреним, який від імені підприємства, що направило його в службове відрядження, і за його рахунок придбаватиме послуги перевезення, проживання тощо. А це означає, що відповідальним за нарахування ПДВ за послугами, отриманими від нерезидента, є підприємство, що відрядило працівника.

Але, на щастя, морочитися із цим доведеться не так уже часто. Річ у тому, що більшість послуг, якими працівник може скористатися за кордоном, не підпадають під об’єкт обкладення ПДВ. Нагадаємо: згідно з п.п. «б» п. 185.1 ПКУ об’єктом оподаткування є операції з постачання послуг, місце постачання яких відповідно до ст. 186 цього Кодексу розташоване на митній території України. Відповідно

Зупинимося на обкладенні ПДВ окремих видів послуг трохи детальніше.

Послуги з перевезення й оренда транспортних засобів. Виходячи зі спільного прочитання положень п.п. «ґ» п. 186.3 і п. 186.4 ПКУ місце постачання послуги з надання в оренду транспортних засобів визначають за загальними правилами, встановленими п. 186.4 ПКУ, тобто за місцем реєстрації постачальника (орендодавця). Таким чином, оренда транспорту в нерезидента для використання його відрядженою особою під обкладення ПДВ не потрапляє.

За орендою транспорту з водієм і послугами перевезення місце постачання визначають також за правилами загального п. 186.4 ПКУ (за місцем реєстрації постачальника). Отже, і ці послуги, надані нерезидентом відрядженій особі, ПДВ не обкладають.

Послуги з проживання в готелях та оренди житлових приміщень. Місцем постачання послуг, пов’язаних з нерухомим майном, згідно з п.п. 186.2.2 ПКУ є фактичне місцезнаходження нерухомого майна. Під дію цього підпункту підпадає, зокрема, надання в оренду й експлуатацію власного або орендованого нерухомого майна (код 68.20 згідно з КВЕД-2010). Таким чином, оренда житлових приміщень, розташованих за кордоном, не є об’єктом обкладення ПДВ.

А якщо відряджений працівник мешкав у готелі? У такому разі необхідно керуватися вже згаданим нами п. 186.4 ПКУ. Так, враховуючи «закордонність» постачальника послуг з надання місць для короткочасного проживання, послуги готелів не будуть об’єктом обкладення ПДВ.

Послуги стоянки і паркування, техобслуговування та ремонт автомобіля. Послуги автомобільних стоянок і паркувальних майданчиків охоплені кодом 52.2 «Допоміжна діяльність у сфері транспорту» КВЕД-2010. При цьому послуги, які є допоміжними в транспортній діяльності, названі в п.п. «а» п.п. 186.2.1 ПКУ. Тобто в питанні обкладення ПДВ потрібно орієнтуватися на місце їх фактичного постачання. Із цього випливає, що у випадку надання таких послуг за кордоном об’єкта для нарахування ПДВ не виникне.

Окремо ПКУ говорить про послуги з ремонту транспортних засобів. Так, згідно з п.п. «г» п.п. 186.2.1 зазначеного Кодексу місцем постачання в цьому випадку буде місце фактичного постачання послуг з виконання ремонтних робіт. Тобто ремонтні роботи з рухомим майном за межами України не є об’єктом обкладення ПДВ. На цій же підставі, на наш погляд, не обкладають ПДВ і послуги з ТО транспортних засобів. Адже згідно з КВЕД-2010 і ремонт транспортних засобів, і їх техобслуговування належать до одного й того ж коду 45.20 «Технічне обслуговування та ремонт автотранспортних засобів».

ПДФО, ВЗ і ЄСВ. З обкладенням витрат на закордонне відрядження ситуація приблизно така ж, як і з витратами за відрядженнями в межах України. Так, під обкладення ПДФО і ВЗ потрапляють такі витрати, які відшкодовуються відрядженому працівнику (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

— сума добових на закордонні відрядження, що перевищують 80 євро за кожен календарний день відрядження за курсом НБУ в розрахунку за кожен такий день, а також добові в повній сумі, якщо немає підтвердних документів, передбачених п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ (детальніше див. у підрозділі 4.3 на с. 76);

— витрати, не підтверджені документально;

— чайові, крім випадків, коли їх суми включаються до рахунку згідно із законами країни перебування;

— вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів;

— плата за видовищні заходи;

— вартість страховки, необов’язкової для країни відрядження або країн, через які здійснюється транзитний рух відрядженої особи.

Що стосується ЄСВ, то тут, як і у випадку з відрядженнями на території України (див. с. 93), є небезпека, що фіскали, ґрунтуючись на п.п. 2.3.4 Інструкції № 5, для цілей стягнення ЄСВ вважатимуть оподатковувані витрати на відрядження працівника (окрім добових у повній сумі) заробітною платою. Тому рекомендуємо вам уникати ситуацій з відшкодуванням працівнику оподатковуваних витрат.

А ось від нарахування ЄСВ на суми добових оберігає п. 3.15 Інструкції № 5. Відповідно до цієї норми видані працівнику добові в повному обсязі не належать до фонду оплати праці, а отже, до бази нарахування ЄСВ не потрапляють.

Тепер наведемо приклад.

Приклад 5.3. Працівника підприємства, розташованого в м. Києві, направлено у закордонне відрядження до м. Парижа (Франція) з 20.05.2018 р. по 25.05.2018 р. для організації рекламно-інформаційного стенду на міжнародній виставці-ярмарку. Аванс на відрядження видано 14.05.2018 р. в сумі 15500,00 грн. і €1175 (курс НБУ на дату видачі авансу — 32,36 грн./€*).

* Тут і далі — курс умовний.

Згідно з наказом і Положенням про відрядження, що діє на підприємстві, добові витрати при відрядженнях у Францію встановлені в розмірі €75 на день. Таким чином, загальна сума добових склала €450 (€75 х 6 дн.).

Після повернення з відрядження (29.05.2018 р.) працівник подав до бухгалтерії підприємства Звіт з доданими до нього такими підтвердними документами:

— роздруківку електронного квитка на літак за маршрутом Київ — Париж, Париж — Київ вартістю 15600,00 грн., оригінали відривних частин посадкових талонів і розрахунковий документ, що підтверджує оплату квитка;

— рахунок за проживання в готелі (зі сніданками) на суму €800.

Звіт затверджено 29.05.2018 р. Офіційно встановлений курс гривні до євро на дату затвердження Звіту склав 33,10 грн./€.

Суми виданого авансу працівникові не вистачило. Він додатково витратив власні кошти в сумі 100,00 грн. і €75. Підприємством була повністю погашена заборгованість перед працівником 31.05.2018 р. Курс НБУ на цю дату склав 32,92 грн./€.

Як облікувати витрати, понесені працівником у закордонному відрядженні, показано в табл. 5.4:

Таблиця 5.4. Облік витрат на закордонне відрядження