Строки реєстрації ПН/РК
Граничні строки. Це ті строки, протягом яких платник без шкоди може реєструвати ПН/РК у ЄРПН. Їх перевищення: (1) загрожує відповідальному за реєстрацію ПН/РК, штрафом за п. 1201 ПКУ; (2) відкладає право на податковий кредит (при коригуванні — на зменшення податкові зобов’язання) до періоду реєстрації ПН/РК.
Загальні граничні строки для реєстрації всіх ПН/РК визначені в абзацах 15-16 п. 201.10 ПКУ і залежать від того, у якій (першій чи другій) половині місяця складено ПН/РК.
Окремо в абзаці 17 п. 201.10 ПКУ встановлено спеціальний граничний строк для реєстрації зменшуючих РК, складених на одержувачів — платників ПДВ, — 15-й день з дня отримання РК покупцем. Щоправда, як пояснюють податківці, цей спеціальний строк не налаштовано під розрахунок формули ліміту (при реєстрації ПН/РК у продавця враховуються в показнику ΣНаклВид). І для того, щоб не виникав показник ΣПеревищ, радять реєструвати зменшуючі РК на платників у загальні строки (див. лист ДФСУ від 20.07.2018 р. № 3204/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, БЗ 101.15).
Проте, при реєстрації «зменшуючих» РК на платників ПДВ радимо користуватися і загальним, і спеціальним строком: старим, щоб не вискочив показник ΣПеревищ, новим — щоб не оштрафували покупця (детальніше про штрафи див. на с. 16).
Максимально можливі. По суті, можливість реєстрації ПН/РК безстрокова (у п. 201.10 ПКУ немає згадки про те, що строк реєстрації обмежується*). Проте насправді податківці, погодивши позицію з Мінфіном, самовстановили максимальний строк реєстрації ПН/РК — 1095 днів з дати складання (див. лист ДФСУ від 01.06.2018 р. № 2404/6/99-99-15-03-02-15/ІПК; лист Мінфіну від 31.01.2018 р. № 11310-09-10/2681; БЗ 101.16). Саме такий максимально можливий строк реєстрації закріплено в СЕА.
* Нагадаємо, до 03.12.2017 р. він становив 365 календарних днів, що йдуть за датою виникнення податкових зобов’язань.
Тож, по суті, зареєструвати ПН вийде, тільки якщо з дати її складання (виникнення податкових зобов'язань) не минуло 1095 днів.
А от зареєструвати РК до ПН вийде, тільки:
1) якщо з дати складання коригованої ПН не минуло 1095 днів. Якщо з дати складання ПН пройшло більше 1095 днів, система РК на реєстрацію не пропустить;
2) якщо з дати складання самого РК не минуло 1095 днів.
Таблиця 1. Строки реєстрації ПН/РК
| Строки реєстрації | ПН/РК до ПН, складені з 01.07.2015 р.: | |
| Граничний строк реєстрації ПН/РК | у першій половині місяця | останній день місяця |
| у другій половині місяця | 15 число наступного місяця | |
| «зменшуючі» РК до ПН на платника ПДВ | 15-й день з дня отримання РК покупцем* | |
| Максимальний строк реєстрації | 1095 днів з дати складання | |
| * Податківці радять при реєстрації орієнтуватися на загальні строки. | ||
Операційний день і години для реєстрації
Операційний день для реєстрації ПН/РК триває в робочі дні з 8:00 до 20:00. Якщо 15 число або останній день місяця (30, 31 або 28, 29) припадають на вихідний*, святковий або неробочий день, такий день вважається операційним днем (п. 3 Порядку № 1246). Тобто
* Орієнтир тут на вихідні дні контролюючих органів — у них вихідними днями вважаються субота і неділя.
15 число місяця й останній день місяця — завжди є операційними днями, що тривають з 8:00 до 20:00
В інші числа місяця реєстрація ПН/РК відбувається тільки в робочі дні з 8:00 до 20:00 (орієнтуємося на робочі дні контролюючого органу, а не робочі дні підприємства).
А тепер про години роботи. Враховуючи тривалість операційного дня (з 8:00 до 20:00), формально це означає:
— якщо ПН відправили на реєстрацію до 20:00 поточного операційного дня (тобто навіть якщо о 19:59), то ПН має бути зареєстрована поточним операційним днем;
— якщо ПН відправлена на реєстрацію о 20:00 і пізніше, то вона буде зареєстрована тільки наступним операційним днем.
Проте насправді це далеко не так.
По-перше, будь-який електронний документ (у тому числі ПН і РК) спочатку розшифровується і перевіряється в автоматизованому режимі (п. 2 розд. I Порядку № 557, п. 12 Порядку № 1246). Причому перевірку ПН/РК (і відповідно саму реєстрацію) можуть відкласти і до наступного операційного дня, якщо електронний документ надійде податківцям після закінчення операційного дня або за 1 годину до його закінчення (п. 8 і 9 розд. II Порядку № 557).
По-друге, слід враховувати норми п. 201.10 ПКУ про те, що підтвердженням продавцеві про прийняття його ПН/РК у ЄРПН є квитанція в електронному вигляді в текстовому форматі, яка відсилається протягом операційного дня.
І якщо дотримуватися норм (Порядку № 557), роль такої квитанції (першої квитанції) виконує повідомлення про отримання звітності (яке засвідчує факт і час отримання контролерами ПН/РК в момент такого отримання).
Тобто при прийнятті ПН/РК у ЄРПН орієнтуються не на дату і час їх відправлення податківцям:
датою і часом подання ПН/РК в електронному вигляді контролюючому органу будуть дата і час, які зафіксовані в повідомленні про отримання звітності
Надсилається таке повідомлення платнику протягом 2 годин з часу отримання документа контролюючим органом (або протягом перших 2 годин наступного операційного дня, якщо документ надіслано після 19:00) (п. 11 розд. II Порядку № 557). Хоча ця норма не стикується з правилом квитанція «день в день» (п. 14 Порядку № 1246).
Проте якщо повідомлення про отримання звітності платник отримав вчасно, а квитанція № 1 (друга квитанція) надійшла тільки наступного операційного дня, то датою реєстрації ПН/РК будуть дата і час, зафіксовані в повідомленні.
Так вважають і суди: дата надання ПН на реєстрацію визначається не за датою, зазначеною в першій квитанції, сформованій наступного дня після подання ПН, а за датою, зазначеною в повідомленні про отримання контролюючим органом звітності (постанова ВС від 27.03.2018 р. у справі № 825/2411/16).
Хоча податківці вважають, що доки квитанція про реєстрацію платникові не надійшла, вважати ПН/РК зареєстрованими не варто (див. про це далі на с. 24 цього номера).
Тому, враховуючи всі ці ризики і зазори у часі, щоб устигнути отримати квитанцію-повідомлення про реєстрацію ПН/РК від податківців у той же операційний день, радимо вам подавати ПН/РК на реєстрацію в ЄРПН у граничні дні як мінімум за 1 годину до його закінчення (тобто відправляти ПН/РК на реєстрацію до 19:00).
Процедура реєстрації ПН/РК
Етап 1. Підготовка і відправлення ПН/РК на реєстрацію. Майте на увазі, реєстрації підлягають абсолютно всі ПН/РК (у тому числі ті, які не видаються покупцям і залишаються в продавця, включаючи ПН з послуг, отриманих від нерезидента, а також за операціями, звільненими від оподаткування) незалежно від суми ПДВ в ПН/РК (п. 5 Порядку № 1246).
І відповідальним за складання і реєстрацію ПН/РК у ЄРПН зазвичай є постачальник (продавець), за винятком декількох випадків, обумовлених окремо в п. 9 Порядку № 1246 (п. 8 Порядку № 1246). Детальніше про те, хто складає та реєструє ПН/РК, див. нижче у табл. 2).
Таблиця 2. Хто складає і реєструє ПН/РК
| Вид документа | Складає | Відправляє на реєстрацію |
| 1. ПН/РК (крім п. 3) | постачальник | постачальник |
| 2. ПН/РК на послуги від нерезидента | одержувач | одержувач |
| 3. РК «зменшуючий» на платника ПДВ | постачальник | одержувач* |
| * Врахуйте: якщо в РК коригуються кількісні та/або вартісні показники за декількома (!) товарами/послугами, то дивляться на підсумок коригування (суму ПДВ): — якщо загальна сума коригування (сума ПДВ) позитивна — РК реєструє продавець; — якщо загальна сума коригування (сума ПДВ) від’ємна — РК реєструє покупець. Крім того, «зменшуючі» РК на пільгові повернення (без коригованої суми ПДВ) реєструє продавець (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 12, с. 30). | ||
Для реєстрації ПН/РК (у тому числі й на послуги від нерезидента) відповідальний платник (постачальник/одержувач послуг від нерезидента):
1) складає ПН/РК в електронній формі (за допомогою відповідного програмного забезпечення);
2) підписує за допомогою ЕЦП (перший підпис — бухгалтера/головного бухгалтера або керівника, другий — аналог відбитку печатки за наявності);
3) відправляє в ДФСУ.
У реєстрації «зменшуючого» РК беруть участь і постачальник, і одержувач.
Постачальник:
1) складає РК в електронній формі (за допомогою відповідного програмного забезпечення);
2) підписує його за допомогою ЕЦП (перший підпис — бухгалтера/головного бухгалтера або керівника, другий — аналог відбитку печатки за наявності);
3) направляє одержувачеві.
Одержувач (покупець) після отримання РК (зазначимо, дата надходження зменшуючого РК покупцеві фіксується і в Електронному кабінеті (Розділ «Отримані РК» вкладки «Реєстрація ПН/РК»):
1) підписує його за допомогою ЕЦП (перший підпис — бухгалтера/головного бухгалтера або керівника, другий — аналог відбитку печатки за наявності);
2) направляє його в ДФСУ.
Поданий на реєстрацію екземпляр ПН/РК в електронній формі зберігається в платника (п. 11 Порядку № 1246)
Етап. 2. Прийняття ПН/РК ДФСУ. На цьому етапі контролери готують повідомлення про прийняття звітності, у якому мають бути зазначені дані ПН/РК, дата і час надходження в ДФСУ. Надсилається платнику протягом 2 годин.
Етап 3. Перевірка ПН/РК. Отримана фіскальною службою ПН/РК в автоматизованому режимі розшифровується й перевіряється на предмет відповідності затвердженому формату, дійсності ЕЦП, достатності розміру регліміту, наявність помилок в обов’язкових реквізитах та інших ознак дотримання обов’язкових вимог до складання податкового документа з п. 12 Порядку № 1246 (ср. ). Крім того, сюди входить і дворівневий блокувальний контроль, проведення якого регулює Порядок № 117 (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 48, с. 7).
Етап 4. Отримання квитанції № 1. Квитанція в електронній формі повинна надійти платникові протягом операційного дня, тобто до 20:00 (п. 14 Порядку № 1246, п. 201.10 ПКУ) і підтвердити прийняття, неприйняття (якщо ПН/РК сформовані з порушенням умов, установлених п. 201.10 ПКУ та/або п. 192.1 ПКУ) або зупинення реєстрації ПН/РК.
На що потрібно звернути увагу при отриманні квитанції № 1:
— про зупинення реєстрації ПН/РК. Така квитанція є підтвердженням зупинення реєстрації ПН/РК). Квитанція одночасно відсилається постачальникові (продавцеві) й одержувачеві (покупцеві) — платникові ПДВ (п. 17 Порядку № 1246).
У квитанції, крім інформації про заблоковану ПН/РК (номер і дата документа, порядковий номер, номенклатура товарів/послуг продавця, код товарів УКТ ЗЕД, код послуг ДКПП), мають бути чітко визначені критерії ризиковості платника або ризиковості операцій та їх показники, за якими і відбулося блокування ПН/РК. Також має бути надано пропозицію платникові надати пояснення і копії документів, необхідні для прийняття податківцями рішення про реєстрацію такої ПН/РК (п. 13 Порядку № 117);
— про неприйняття ПН/РК. У квитанції, окрім інформації про неприйняту ПН/РК,
обов’язково має бути зазначена причина неприйняття
(тобто, по суті, повинна відповідати одній з умов з п. 12 Порядку № 1246, за якою така ПН/РК не пройшла перевірку). Будьте уважні! Квитанція № 1 про неприйняття без зазначення в ній причини неприйняття зазвичай свідчить про технічний збій системи. І неприйняту ПН напевно доведеться відправити на реєстрацію в ЄРПН наново. У такому разі, на думку судів (зважаючи на відсутність провини), платник не може бути оштрафований за несвоєчасну реєстрацію ПН (див. постанову ВС від 01.08.2018 р. у справі № 806/999/16*);
* http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/75645279.
— про прийняття ПН/РК. Така квитанція є підтвердженням реєстрації ПН/РК у ЄРПН. У ній зазначаються дата і час формування квитанції, а також реквізити ПН/РК. Проте, датою реєстрації ПН/РК у ЄРПН вважатимуться саме дата і час з повідомлення про прийняття звітності, а не з квитанції № 1, що підтверджує реєстрацію.
Етап 5. Отримуємо/перевіряємо зареєстровану ПН/РК. Покупець, який бажає отримати зареєстровану ПН/РК, або продавець, що бажає отримати зареєстрований покупцем зменшуючий РК, повинні:
1) скласти запит в електронній формі;
2) підписати його за допомогою ЕЦП (перший підпис — бухгалтера/головного бухгалтера або керівника, другий — аналог відбитку печатки за наявності);
2) відправити його ДФСУ. У відповідь не пізніше наступного операційного дня вам повинне надійти повідомлення в електронній формі і ПН/РК, що відповідає вашому запиту (пп. 21 — 24 Порядку № 1246).
Крім того, і продавець, і покупець усю «картину» про ПН/РК можуть отримати в Електронному кабінеті, у якому платник шляхом перегляду в режимі реального часу має доступ до даних Реєстру щодо складених ним або його контрагентами ПН/РК (п. 25 Порядку № 1246).
Зберігання ПН/РК
Як пояснюють податківці (див. БЗ 101.16), ПН і РК до ПН, складені в електронній формі, повинні зберігатися платниками ПДВ на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях.
При проведенні перевірки платники ПДВ зобов’язані надати посадовим (службовим) особам контролюючого органу доступ до таких електронних носіїв інформації, а у випадках, визначених законом, також надати копії ПН і РК до ПН, засвідчені підписом платника або його посадовою особою і скріплені печаткою (за наявності).
Хоча насправді контролерам (у тому числі й при проведенні перевірки) цілком достатньо власної бази (ЄРПН), у якій вони можуть знайти всі ПН/РК, що цікавлять їх, зареєстровані в ЄРПН, причому розгорнуто (з усією наявною в ній інформацією).
Тож по суті ні ваші електронні ПН/РК, що зберігаються зазвичай (заархівовані) в Медку, Сонаті та інших програмах, їм не знадобляться. Та і з копіями навряд чи доведеться возитися.
Проте все ж таки нагадаємо, копією ПН/РК на папері буде їх візуальне представлення на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону про електронні документи).
