Cроки регистрации НН/РК
Предельные сроки. Это те сроки, в течение которых плательщик не в ущерб ни себе, ни контрагенту может регистрировать НН/РК в ЕРНН. Их превышение: (1) грозит плательщику, ответственному за регистрацию НН/РК, штрафом по п. 1201 НКУ; (2) откладывает право на налоговый кредит (при корректировке — налоговые обязательства) до периода регистрации НН/РК.
Общие предельные сроки для регистрации всех НН/РК определены в абзацах 15-16 п. 201.10 НКУ и зависят от того, в какой (первой или второй) половине месяца составлены НН/РК.
Отдельно в абзаце 17 п. 201.10 НКУ установлен специальный предельный срок для регистрации «уменьшающих» РК, составленных на получателей — плательщиков НДС — 15-й день со дня получения РК покупателем. Правда, как поясняют налоговики, пока что этот специальный срок не настроен под расчет лимита (при регистрации НН/РК у продавца учитываются в показателе ΣНаклВид). И для того, что бы не возникал показатель ΣПеревищ, налоговики советуют регистрировать такие уменьшающие РК в общие сроки (см. письмо ГФСУ от 20.07.2018 г. № 3204/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, БЗ 101.15).
Однако, при регистрации «уменьшающих» РК на плательщиков НДС советуем пользоваться и общим, и специальным сроком: старым — чтобы не выскочил показатель ΣПеревищ, новым — чтобы не оштрафовали покупателя (подробнее о штрафовании см. на с. 16).
Максимально возможные. По сути, возможность регистрации НН/РК бессрочная (в п. 201.10 НКУ нет упоминания о том, что срок регистрации ограничивается*). Однако, на самом деле налоговики, согласовав позицию с Минфином, самоустановили максимальный срок регистрации НН/РК — 1095 дней с даты составления (см. письмо ГФСУ от 01.06.2018 г. № 2404/6/99-99-15-03-02-15/ІПК; письмо Минфина от 31.01.2018 г. № 11310-09-10/2681; БЗ 101.16). Именно такой максимально возможный срок регистрации закреплен в СЭА.
* Напомним, до 03.12.2017 г. он составлял 365 календарных дней, следующих за датой возникновения налоговых обязательств.
Так что зарегистрировать НН получится, только если с даты ее составления (возникновения налоговых обязательств) не прошло 1095 дней.
А вот зарегистрировать РК к НН получится, только:
1) если с даты составления корректируемой НН не прошло 1095 дней. Если с даты составления НН прошло более 1095 дней, система РК на регистрацию не пропустит;
2) если с даты составления самого РК не прошло 1095 дней.
Таблица 1. Сроки регистрации НН/РК
| Сроки регистрации | НН/РК к НН, составленные с 01.07.2015 г.: | |
| Предельный срок регистрации НН/РК | в первой половине месяца | последний день месяца |
| во второй половине месяца | 15 число следующего месяца | |
| «уменьшающие» РК к НН на плательщика НДС | 15-й день со дня получения РК покупателем* | |
| Максимальный срок регистрации | 1095 дней с даты составления | |
| * Налоговики советуют при регистрации ориентироваться на общие сроки. | ||
Операционный день и часы для регистрации
Операционный день для регистрации НН/РК длится в рабочие дни с 8:00 до 20:00. Если 15 число или последний день месяца (30, 31 или 28, 29) приходятся на выходной*, праздничный или нерабочий день, такой день считается операционным днем (п. 3 Порядка № 1246). То есть
* Ориентир здесь на выходные дни контролирующих органов — у них выходными днями считаются суббота и воскресенье.
15 число месяца и последний день месяца — всегда являются операционными днями, длящимися с 8:00 до 20:00
В остальные числа месяца регистрация НН/РК происходит только в рабочие дни с 8:00 до 20:00 (ориентируемся на рабочие дни контролирующего органа, а не рабочие дни предприятия).
А теперь о часах работы. Учитывая длительность операционного дня (с 8:00 до 20:00), формально это означает:
— если мы НН отправили на регистрацию до 20:00 текущего дня (т. е. даже если в 19:59), то НН должна быть зарегистрирована текущим днем;
— если НН отправлена на регистрацию в 20:00 и позже, то она будет зарегистрирована только следующим операционным днем.
Однако на самом деле здесь есть проблема.
Во-первых, любой электронный документ (в том числе НН и РК), сперва расшифровывается и проверяется в автоматизированном режиме (п. 2 разд. I Порядка № 557, п. 12 Порядка № 1246). Причем проверку (и, соответственно, саму регистрацию) могут отложить и до следующего операционного дня, если электронный документ поступит налоговикам после окончания операционного дня или за 1 час до его окончания (п. 8 и 9 разд. II Порядка № 557).
Во-вторых, следует учитывать нормы п. 201.10 НКУ о том, что подтверждением продавцу о принятии его НН/РК в ЕРНН является квитанция в электронном виде в текстовом формате, которая отсылается в течение операционного дня.
И если следовать нормам Порядка № 557, роль такой квитанции (первой квитанции) выполняет уведомление о получении отчетности (которое удостоверяет факт и время получения контролерами НН/РК в момент такого получения).
То есть при принятии НН/РК в ЕРНН ориентируются не на дату и время их отправления налоговикам,
датой и временем предоставления НН/РК в электронном виде контролирующему органу будут дата и время, которые зафиксированы в уведомлении о получении отчетности
Направляется такое сообщение плательщику в течение 2 часов с момента получения документа контролирующим органом (или в течение первых 2 часов следующего операционного дня, если документ направлен после 19:00) (п. 11 разд. II Порядка № 557). Хотя эта норма не стыкуется с правилом квитанция «день в день» (п. 14 Порядка № 1246).
Однако если сообщение о получении отчетности плательщик получил вовремя, а квитанция № 1 (вторая квитанция) поступила только на следующий операционный день, то датой регистрации НН / РК будут дата и время, зафиксированные в уведомлении
Так считают и суды: дата предоставления НН на регистрацию определяется не по дате, указанной в первой квитанции, сформированной на следующий день после предоставления НН, а по дате, указанной в сообщении о получении контролирующим органом отчетности (постановление ВС от 27.03.2018 г. по делу № 825/2411/16).
Хотя налоговики считают, что пока квитанция о регистрации плательщику не пришла, считать НН/РК зарегистрированными не стоит. По крайней мере, так считают налоговики (см. на с. 24 этого номера).
Поэтому, учитывая все эти риски и временные зазоры, чтобы успеть получить квитанцию-уведомление о регистрации НН/РК от налоговиков в тот же операционный день, советуем вам подавать НН/РК на регистрацию в ЕРНН в предельные дни как минимум за 1 час до его окончания (т. е. отправлять НН/РК на регистрацию до 19:00).
Процедура регистрации НН/РК
Этап 1. Подготовка и отправка НН/РК на регистрацию. Учтите: регистрации подлежат абсолютно все НН/РК (в том числе те, которые не выдаются покупателям и остаются у продавца, включая НН с услуг, полученных от нерезидента, а также по операциям, освобожденным от налогообложения), независимо от суммы НДС в НН/РК (п. 5 Порядка № 1246).
И ответственным за составление и регистрацию НН/РК в ЕРНН, как правило, является поставщик (продавец), за исключением нескольких случаев, обусловленных отдельно в п. 9 Порядка № 1246 (п. 8 Порядка № 1246). Подробнее о том, кто же составляет и регистрирует НН/РК, покажем ниже в табл. 2.
Таблица 2. Кто составляет и регистрирует НН/РК
| Вид документа | Составляет | Отправляет на регистрацию |
| 1. НН/РК (кроме п. 3) | поставщик | поставщик |
| 2. НН/РК на услуги от нерезидента | получатель | получатель |
| 3. РК «уменьшающий» на плательщика НДС | поставщик | получатель* |
| * Учтите: если в РК корректируются количественные и/или стоимостные показатели по нескольким (!) товарам/услугам, то смотрят на итог корректировки (сумму НДС): — если общая сумма корректировки (сумма НДС) положительная — РК регистрирует продавец; — если общая сумма корректировки сумма НДС) отрицательная — РК регистрирует покупатель. Кроме того, «уменьшающие» РК на льготные возвраты (без корректируемой суммы НДС), регистрирует продавец (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 12, с. 30). | ||
Для регистрации НН/РК (в том числе и на услуги от нерезидента) ответственный плательщик (поставщик/получатель услуг от нерезидента):
1) составляет НН/РК в электронной форме (с помощью соответствующего программного обеспечения);
2) подписывает с помощью ЭЦП (первая подпись — бухгалтера/главного бухгалтера или руководителя, вторая — аналог оттиска печати при наличии);
3) отправляет в ГФСУ.
В регистрации «уменьшающего» РК участвуют и поставщик, и получатель.
Поставщик:
1) составляет РК в электронной форме (с помощью соответствующего программного обеспечения);
2) подписывает его с помощью ЭЦП (первая подпись — бухгалтера/главного бухгалтера или руководителя, вторая — аналог оттиска печати при наличии);
3) направляет получателю.
Получатель (покупатель) после получения РК (заметим, дата поступления «уменьшающего» РК покупателю фиксируется и в Электронном кабинете (Раздел «Отримані РК» вкладки «Реєстрація ПН/РК»):
— подписывает его с помощью ЭЦП (первая подпись — бухгалтера/главного бухгалтера или руководителя, вторая — аналог оттиска печати при наличии);
— направляет его в ГФСУ.
Поданный на регистрацию экземпляр НН/РК в электронной форме хранится у плательщика (п. 11 Порядка № 1246)
Этап 2. Принятие НН/РК ГФСУ. На этом этапе контролеры готовят сообщение о принятии отчетности, в котором должны быть указаны данные НН / РК, дата и время поступления в ГФСУ. Направляется плательщику в течение 2 часов.
Этап 3. Проверка НН/РК. Полученная фискальной службой НН/РК в автоматизированном режиме расшифровывается и оценивается на предмет соответствия утвержденному формату, действительности ЭЦП, достаточности размера реглимита, наличия ошибок в обязательных реквизитах и прочих признаков соблюдения обязательных требований к составлению налогового документа из п. 12 Порядка № 1246 (ср. ). Кроме того, сюда входит и двухуровневый блокировочный контроль, проведение которого регулирует Порядок № 117 (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 48, с. 7).
Этап 4. Получение квитанции № 1. Квитанция в электронной форме должна поступить плательщику в течение операционного дня, т. е. до 20:00 (п. 14 Порядка № 1246, п. 201.10 НКУ), и подтвердить принятие, непринятие (если НН/РК сформированы с нарушением условий, установленных п. 201.10 НКУ и/или п. 192.1 НКУ) или остановку регистрации НН/РК.
На что нужно обратить внимание при получении квитанции № 1:
— об остановке регистрации НН/РК. Такая квитанция является подтверждением остановки регистрации НН/РК). Квитанция одновременно отсылается поставщику (продавцу) и получателю (покупателю) — плательщику НДС (п. 17 Порядка № 1246).
В квитанции, помимо информации о заблокированной НН/РК (номер и дата документа, порядковый номер, номенклатура товаров/услуг продавца, код товаров УКТ ВЭД, код услуг ГКПУ), должны быть четко определены критерии рисковости плательщика или рисковости операций и их показатели, по которым и состоялась блокировка НН/РК. Также дано предложение плательщику предоставить пояснения и копии документов, необходимые для принятия налоговиками решения о регистрации такой НН/РК (п. 13 Порядка № 117);
— о непринятии НН/РК. В квитанции, помимо информации о непринятой НН/РК,
обязательно должна быть указана причина непринятия
(т. е. по сути она должна соответствовать одному из условий из п. 12 Порядка № 1246, по которому такая НН/РК не прошла проверку). Будьте внимательны! Квитанция № 1 о непринятии без указания в ней причины непринятия — как правило, свидетельствует о техническом сбое системы. И непринятую НН наверняка придется отправить на регистрацию в ЕРНН заново. В таком случае, по мнению судов (ввиду отсутствия вины), плательщик не может быть оштрафован за несвоевременную регистрацию НН (см. постановление ВС от 01.08.2018 г. по делу № 806/999/16*);
* http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/75645279.
— о принятии НН/РК. Такая квитанция является подтверждением регистрации НН/РК в ЕРНН. В ней указываются дата и время формирования квитанции, а также реквизиты НН/РК. Однако, датой регистрации НН/РК в ЕРНН будут считаться именно дата и время из уведомления о принятии отчетности, а не из подтверждающей регистрацию квитанции № 1.
Этап 5. Получаем/проверяем зарегистрированную НН/РК. Покупатель, желающий получить зарегистрированную НН/РК, либо продавец, желающий получить зарегистрированный покупателем уменьшающий РК, должен:
— составить запрос в электронной форме;
— подписать его с помощью ЭЦП (первая подпись — бухгалтера/главного бухгалтера или руководителя, вторая — аналог оттиска печати при наличии);
— отправить его в ГФСУ. В ответ не позднее следующего операционного дня вам должны прийти уведомление в электронной форме и НН/РК в соответствии с вашим запросом (пп. 21 — 24 Порядка № 1246).
Кроме того, и продавец, и покупатель всю «картину» об НН/РК может получить в электронном кабинете, в котором плательщик путем просмотра в режиме реального времени имеет доступ к данным Реестра относительно составленных им или его контрагентами НН/РК (п. 25 Порядка № 1246).
Хранение НН/РК
Как поясняют налоговики (см. БЗ 101.16), НН и РК к НН, составленные в электронной форме, должны храниться плательщиками НДС на электронных носителях информации в форме, позволяющей осуществить проверку их целостности на этих носителях.
При проведении проверки плательщики НДС обязаны предоставить должностным (служебным) лицам контролирующего органа доступ к таким электронным носителям информации, а в случаях, определенных законом, также предоставить копии НН и РК к НН, заверенные подписью плательщика или его должностным лицом и скрепленные печатью (при наличии).
Хотя на самом деле контролерам (в том числе и при проведении проверки) вполне достаточно собственной базы (ЕРНН), в которой они могут найти все интересующие их НН/РК, зарегистрированные в ЕРНН, причем развернуто (со всей имеющейся в них информацией).
Так что, по сути ни ваши электронные НН/РК, хранимые как правило (заархивированные) в Медке, Сонате и прочих программах, им не понадобятся. Да и с копиями вряд ли придется возиться.
Однако все-таки напомним, копией НН/РК на бумаге будет их визуальное представление на бумаге, которое удостоверено в порядке, установленном законодательством (ст. 7 Закона об электронных документах).
