Використовуємо РРО

5.1. Проводимо розрахунки через РРО: головні правила

Ну ось ви і дісталися того моменту, коли ваш РРО придбаний, зареєстрований і запрограмований. Тепер можете сміливо його використовувати. «Управляє» РРО при здійсненні розрахункових операцій спеціальна особа — касир.

Роботу касира на РРО протягом дня можна поділити на 3 основні етапи.

Етап 1. Підготовка до зміни. На цьому етапі касир виконує такі дії:

1) перевіряє наявність документів, які мають бути на місці проведення розрахунків (див. підрозділ 4.3 на с. 48);

2) перевіряє цілісність пломб на РРО;

3) вмикає РРО;

4) перевіряє правильність установлених дати і часу, наявність підключення до мережі Інтернет*;

* Що робити, якщо підключення до Інтернету відсутнє, див. на с. 63.

5) перевіряє наявність касової стрічки і правильність її встановлення, за необхідності встановлює нову стрічку;

6) пробиває «нульовий» (пробний) чек** з метою перевірки роботоздатності РРО, а також чіткості та правильності реквізитів на чеку;

** «Нульовий» чек — це фіскальний чек без зазначення товарних позицій.

7) вводить суму розмінної монети, отриману з каси підприємства, та/або суму коштів, залишену з попереднього дня (зміни), за допомогою операції «службове внесення» (якщо це необхідно).

Зверніть увагу: різні моделі РРО можуть обнуляти чи не обнуляти суму «кінцевого залишку» (тобто коштів, що зберігаються в ящику РРО) при виконанні Z-звіту***. У разі коли таке обнулення відбувається, готівка з попереднього дня (зміни), що зберігається на місці проведення розрахунків, до реєстрації першої розрахункової операції має бути зареєстрована (внесена) через РРО з використанням операції «службове внесення» (п. 6 розд. III Порядку № 547-1). Це необхідно для забезпечення відповідності суми готівки на місці проведення розрахунків сумі коштів, зазначеній у денному звіті РРО (X-звіті).

*** Про службові Х- і Z-звіти див. у підрозділі 5.2 на с. 51.

Якщо ж обнулення «кінцевого залишку» при виконанні Z-звіту не відбувається, готівка, що залишилася в ящику РРО, вже буде врахована в залишках на початок дня (зміни). У такій ситуації операцію «службове внесення» роблять тільки на суму розмінної монети, отриманої з каси підприємства.

Етап 2. Операції протягом дня (зміни). Протягом дня касир виконує як визначений набір постійних операцій, так і операції, що виникають під дією певних обставин (див. рис. 5.1 на с. 51).

* Видати такий документ потрібно не пізніше закінчення розрахункової операції (одночасно з видачею здачі).

Про те, яких правил слід дотримуватися при проведенні через РРО розрахункових операцій, ви можете дізнатися з пам’ятки податківців (про неї див. на с. 49). Так, у разі приймання готівки касир повинен:

— ввести всі товари в чек, відсканувавши їх штрих-коди або вручну;

— озвучити загальну суму покупки;

— озвучити суму отриманих від покупця готівкових коштів, попередньо перерахувавши її та перевіривши платоспроможність;

— закрити чек;

— видати покупцеві фіскальний чек і здачу, озвучивши її суму.

Етап 3. Закінчення зміни. Після закінчення зміни касир:

1) роздруковує щоденний фіскальний звітний чек (Z-звіт) з обнуленням інформації в оперативній пам’яті та внесенням її до фіскальної пам’яті РРО (детальніше про Z-звіт див. на с. 52).

Зверніть увагу: в дні, протягом яких не було розрахункових операцій, друкувати Z-звіт не потрібно;

2) вимикає РРО.

Зазначимо: у своїй пам’ятці (див. с. 49) податківці вказували на необхідність у кінці робочого дня (зміни) перед формуванням Z-звіту виконати операцію «службова видача». Проте така операція виконується у разі видачі готівки з місця проведення розрахунків, якщо вона не пов’язана з проведенням розрахункових операцій (п. 6 розд. III Порядку № 547-1). Наприклад, операція «службова видача» здійснюється при передачі грошей до каси підприємства або інкасаторам. А ось якщо готівка після закінчення робочої зміни залишається в ящику РРО, операцію «службова видача» перед формуванням Z-звіту, на наш погляд, робити не потрібно.

З тим, що невиконання операції «службова видача» в кінці дня, якщо кошти зберігаються в ящику РРО, не загрожує жодними санкціями, згодні й фіскали (див. консультацію в підкатегорії 109.06 БЗ).

5.2. Службові X- і Z-звіти

Кожен РРО повинен забезпечувати формування і друк (п. 11 Вимог № 199):

— Х-звіту;

— Z-звіту;

— звіту про реалізовані товари (надані послуги);

— періодичних (повного, скороченого) звітів.

Причому всі зазначені вище звіти повинні мати такі обов’язкові реквізити:

— назву та адресу господарської одиниці;

— індивідуальний податковий номер платника ПДВ, перед яким друкують великі літери «ПН». Якщо суб’єкт господарювання — неплатник ПДВ, наводять ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків (для ФОП), перед яким друкують літери «ІД»;

— фіскальний номер РРО, перед яким друкують великі літери «ФН»;

— заводський номер РРО;

— логотип виробника.

Крім того, кожен звіт містить властиві тільки йому реквізити. Звіт про реалізовані товари (надані послуги) і періодичні звіти залишимо цього разу «за кадром». А ось на Х- і Z-звітах зупинимося детальніше. Далі поговоримо про їх призначення і форму.

Х-звіт

Х-звіт — це денний звіт без обнулення інформації в оперативній пам’яті (п. 3 розд. І Порядку № 547-1, п. 2 Вимог № 199). Такий звіт надає можливості контролювати і звіряти наявну кількість грошей у РРО з проведеними документами.

Крім реквізитів, зазначених вище, Х-звіт повинен містити також такі дані з початку зміни до моменту його роздрукування (п. 15 Вимог № 199):

1) підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) за кожною ставкою ПДВ окремо;

2) літерні позначення і відповідні ставки ПДВ у відсотках;

3) суми ПДВ за кожною ставкою;

4) підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги), продаж (надання) яких не підлягає обкладенню ПДВ;

5) загальний підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) з розбивкою за формами оплати. Зазначимо, що в частині готівкової форми оплати сюди потраплятиме сума з розрахункових документів після округлення* (див. лист ДФСУ від 14.11.2018 р. № 4820/6/99-99-14-05-01-15/ІПК і роз’яснення з підкатегорії 109.10 БЗ);

* Про округлення загальних сум у розрахункових документах див. на с. 39.

6) підсумок розрахункових операцій та суми ПДВ (відповідно до пп. 1, 3 — 5) за сумами коштів, виданих покупцям (споживачам послуг), якщо такий підсумок не дорівнює нулю;

7) суми готівки за операціями «службове внесення» та «службова видача»;

8) дату і час друкування чека Х-звіту.

Зауважте: якщо РРО призначений для роботи з декількома валютами, чек X-звіту повинен додатково містити підсумки розрахункових операцій щодо кожної валюти окремо.

Також зверніть увагу: якщо в чеку РРО є дані щодо акцизного податку або іншого податку (збору), то і в X-звіті вони також повинні відображатися (за аналогією з інформацією про ПДВ).

На підприємствах роздрібної торгівлі, у яких Z-звіт формують один раз на добу, Х-звіт роздруковують при здачі виручки кожним касиром, який працює на РРО.

Думаємо, з Х-звітом у вас складнощів не виникне. Куди більше запитань викликає Z-звіт. Про нього зараз і поговоримо.

Z-звіт

Z-звіт (фіскальний звітний чек) — це денний звіт з обнуленням інформації в оперативній пам’яті та занесенням її до фіскальної пам’яті РРО (п. 3 розд. І Порядку № 547-1, п. 2 Вимог № 199).

Головна відмінність Z-звіту від Х-звіту полягає в тому, що при друкуванні Х-звіту оперативна пам’ять не обнуляється і дані не заносяться до фіскальної пам’яті.

Таким чином, основне призначення Z-звіту — обнулити оперативну пам’ять РРО і забезпечити фіксацію підсумку розрахунків за певний період роботи у фіскальній пам’яті РРО.

Формування Z-звіту відбувається в такій послідовності (п. 13 Вимог № 199):

— друкування Z-звіту і занесення інформації до фіскальної пам’яті;

— обнулення регістрів денних підсумків оперативної пам’яті;

— друкування інформації, що підтверджує обнулення регістрів денних підсумків оперативної пам’яті та дійсність Z-звіту.

Z-звіти зобов’язані щодня друкувати на РРО (за винятком автоматів з продажу товарів/послуг) усі суб’єкти господарювання, що здійснюють розрахункові операції (п. 9 ст. 3 Закону про РРО).

Не друкувати Z-звіт можна тільки в ті дні, коли розрахункові операції не проводилися. При цьому фіскали дозволяють не друкувати Z-звіт у випадку, якщо протягом дня не було розрахункових операцій, але були здійснені операції «службове внесення» і «службова видача» (див. роз’яснення, розміщене в підкатегорії 109.09 БЗ). Це логічно, адже зазначені операції не є розрахунковими в розумінні ст. 2 Закону про РРО.

На це вказує п. 7 ст. 3 Закону про РРО.

Крім того, п. 6 гл. 4 розд. ІІ Порядку № 547-2 встановлено, що суб’єкт господарювання повинен забезпечити збереження щоденних Z-звітів в електронній формі не менше 3 років згідно з п. 44.3 ПКУ. Зауважте: за незбереження щоденних Z-звітів в електронному вигляді податківці напевно застосовуватимуть фінсанкцію згідно з п. 121.1 ПКУ «за незабезпечення зберігання документів» у розмірі 510 грн., а за ті ж дії, вчинені платником податків, до якого протягом року був застосований штраф за таке саме порушення, — у розмірі 1020 грн. (див. роз’яснення в підкатегорії 109.20 БЗ).

Особливо важливі Z-звіти для відокремлених підрозділів підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО без ведення касової книги. Річ у тому, що відповідно до п. 11 Положення № 148 для цих суб’єктів господарювання оприбуткуванням готівки є забезпечення зберігання щоденних Z-звітів в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ, і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО — у разі її використання).

Тобто відсутність Z-звіту для таких осіб загрожує штрафом за неоприбуткування готівкових коштів у 5-кратному розмірі неоприбуткованої суми (ст. 1 Указу № 436)! Причому до внесення відповідних змін до Положення № 148 (до 14.02.2019 р. включно) згадані суб’єкти господарювання повинні були підклеювати роздруковані Z-звіти до КОРО (див. лист ДФСУ від 30.11.2018 р. № 5045/6/99-99-14-05-01-15/ІПК).

Усім іншим суб’єктам господарювання роздруковані Z-звіти підклеювати до КОРО не обов’язково з 01.10.2018 р. Зберігати їх можна зручним для себе способом.

Як і для Х-звіту, для Z-звіту передбачені додаткові обов’язкові реквізити. Так, у Z-звіті обов’язково мають бути наявні (п. 17 Вимог № 199):

1) підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) за кожною ставкою ПДВ окремо;

2) літерні позначення та відповідні їм ставки ПДВ у відсотках, а також дати їх останнього занесення (якщо воно проводилося в день друкування Z-звіту);

3) суми ПДВ за кожною ставкою;

4) підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги), продаж яких не підлягає обкладенню ПДВ;

5) загальний підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) з розбивкою за формами оплати. Як і у випадку з Х-звітом, у цьому реквізиті в частині готівкової форми оплати наводять суму з розрахункових документів після округлення згідно з постановою № 25 (див. листи ДФСУ від 14.11.2018 р. № 4820/6/99-99-14-05-01-15/ІПК і від 29.11.2018 р. № 5012/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, а також роз’яснення з підкатегорії 109.10 БЗ);

6) підсумок розрахункових операцій та суми ПДВ (відповідно до пп. 1, 3 — 5) за сумами коштів, виданих покупцям (споживачам послуг), якщо такий підсумок не дорівнює нулю;

7) сума готівки за операціями «службове внесення» та «службова видача»;

8) кількість касових чеків (квитанцій), виданих за зміну, окремо за реалізованими товарами (наданими послугами) і виданими коштами;

9) номер, дата і час друкування Z-звіту;

10) повідомлення про обнулення регістрів денних підсумків оперативної пам’яті та дійсність Z-звіту.

За аналогією з Х-звітом, у разі призначення РРО для роботи з декількома валютами чек Z-звіту повинен додатково містити підсумки розрахункових операцій за кожною валютою окремо.

Крім того, за наявності в чеку інформації про акцизний податок або інший податок (збір) відображається вона і в Z-звіті (за аналогією з інформацією про ПДВ).

Майте на увазі:

А податківці з давніх пір підводять такі порушення під адмінштраф за ст. 155¹ КУпАП. Про штрафи, передбачені цією статтею, див. на с. 90.

Крім того, відсутність обов’язкового реквізиту у звітному чеку може свідчити про аналогічне порушення в розрахунковому документі. А за таке порушення вас можуть покарати на підставі п. 1 ст. 17 Закону про РРО (див. с. 88). Цим погрожують податківці в роз’ясненні, наведеному в підкатегорії 109.20 БЗ.

Як часто потрібно роздруковувати Z-звіт? Як ми зазначали раніше, Z-звіт необхідно роздруковувати щодня за ті дні, коли здійснювалися розрахункові операції (п. 9 ст. 3 Закону про РРО).

Відповідно до п. 1 приміток до Вимог № 199 підсумок розрахунків обчислюють за зміну, максимальна тривалість якої не повинна перевищувати 24 години.

Пам’ятайте: у разі перевищення максимальної тривалості зміни РРО повинен блокуватися* (п. 7 Вимог № 199).

* Після формування і друкування Z-звіту блокування, пов’язане з перевищенням тривалості зміни, буде знято (п. 10 Вимог № 199).

А що в цьому випадку вважають зміною? Відповідь на це запитання дає п. 2 Вимог № 199. Так, зміною вважається період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту. Оскільки підсумок розрахунків вноситься до фіскальної пам’яті саме при формуванні Z-звіту, виконання вимоги про обчислення розрахунків за зміну можливо тільки за умови своєчасного друкування Z-звітів.

Таким чином, щоденне друкування Z-звітів потрібно виконувати так, щоб період між першою розрахунковою операцією і Z-звітом становив не більше 24 годин.

Якщо суб’єкт господарювання працює, наприклад, у режимі з 08:00 до 20:00 — з виконанням цієї вимоги немає проблем. Але при цілодобовому режимі роботи виникає запитання: яким чином рахувати 24 години? У який момент доби можна починати (і закінчувати) відлік 24-годинної зміни?

Однозначно відповісти на це запитання не вийде. Адже навіть фіскали демонструють із цього приводу різні підходи. Так, у роз’ясненні, наведеному в підкатегорії 109.10 БЗ, вони заявляють: якщо суб’єкт господарювання працює цілодобово, то Z-звіт повинен роздруковуватися щодня після закінчення робочої зміни, але не пізніше 24 години цього дня. Такий же підхід фіскали демонструють і в листі ГУ ДФС у Волинській обл. від 13.09.2018 р. № 4024/ІПК/03-20-14-05-11.

Проте в деяких консультаціях податківці говорять по-іншому. Так, ще у 2016 році вони допускали можливість вести відлік 24-годинної РРО-зміни від іншої точки, ніж від 00:00 (див. «Вісник. Право знати все про податки і збори», 2016, № 26-27, с. 45). А зовсім нещодавно з’явилася «свіжа» індивідуальна консультація з аналогічним висновком (див. лист ДФСУ від 16.11.2018 р. № 4864/6/99-99-14-05-01-15/ІПК). У ній фіскали прямо стверджують: якщо суб’єкт господарювання працює цілодобово і робоча зміна закінчується наступного календарного дня, Z-звіт повинен роздруковуватися щодня після закінчення робочої зміни. Так, якщо зміна закінчується, наприклад, о 08:00, то Z-звіт потрібно роздрукувати після 08:00 наступної доби, але не пізніше 24 годин, які пройшли від реєстрації першої розрахункової операції після виконання попереднього Z-звіту.

Висновок у цілому обнадійливий. Проте не кваптеся з ним погоджуватися: така позиція є швидше винятком, ніж правилом. До того ж схоже, що Верховний Суд у цьому питанні зараз займає консервативну позицію. Він стверджує, що Z-звіт потрібно друкувати до закінчення доби — не пізніше 24 години. І вбачає в порушенні цього принципу неоприбуткування готівки (див. постанову ВСУ від 13.11.2018 р. у справі № 804/5253/14**).

** Див. за посиланням: http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/77860086.

Тому якщо ви працюєте цілодобово і вам дуже потрібно друкувати Z-звіт не о 24 годині, а в інший час — отримайте індивідуальну податкову консультацію.

Друкування Z-звіту частіше одного разу за зміну. Законодавство не забороняє роздруковувати декілька Z-звітів протягом дня. Погоджуються із цим і податківці. Так, своє схвалення із цього приводу вони висловили, зокрема, в листі ГУ ДФС у Волинській обл. від 13.09.2018 р. № 4024/ІПК/03-20-14-05-11, листі МГУ ДФС — ЦООВП від 22.04.2016 р. № 8991/10/28-10-01-3-11 і роз’ясненні з підкатегорії 109.09 БЗ*.

* На сьогодні воно переведене до складу нечинних у зв’язку з набранням чинності наказом № 773.

Крім того, в окремих випадках роздрукування декількох Z-звітів за день може бути обумовлено необхідністю виконання законодавчих вимог. Так, п. 10 розд. III Порядку № 547-1 передбачає порядок дій у разі, коли на період виходу з ладу РРО або при відключенні електроенергії розрахункові операції проводилися з використанням КОРО і РК. Після встановлення відремонтованого (чи резервного) РРО або відновлення енергопостачання необхідно провести через РРО окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку чи іншого податку (збору) суми розрахунків за:

— час роботи з використанням РК;

— час роботи, що передував виходу РРО з ладу або відключенню електроенергії, — у разі обнулення оперативної пам’яті.

Після цього слід зробити Z-звіт. Далі протягом дня розрахункові операції здійснюються в загальному порядку, а після закінчення зміни знову роблять Z-звіт.

Крім того, може також статися, що після друкування Z-звіту за день виникла необхідність провести ще одну або декілька розрахункових операцій. У цьому випадку також слід роздрукувати ще один Z-звіт.

Виправлення помилки в Z-звіті. Зауважте: вносити виправлення до Z-звіту не можна.

І не лише тому, що це не передбачено чинним законодавством, а й у зв’язку з тим, що інакше нівелювалося б саме призначення Z-звіту: підбити підсумок роботи РРО за зміну й обнулити оперативну пам’ять.

Оскільки Z-звіт лише відображає помилки, допущені за зміну, виправляти слід саме ці помилки, а не Z-звіт. Про скасування помилкових сум див. у підрозділі 5.3 на с. 56.

Чи можна замінити Z-звіт Х-звітом? Замінити Z-звіт Х-звітом не можна. Це пояснюється тим, що підсумок розрахунків вноситься до фіскальної пам’яті саме при формуванні Z-звіту. Х-звіт функції внесення до фіскальної пам’яті не виконує. Крім того, Х-звіт узагалі не підпадає під визначення фіскального звітного чека в розумінні Закону про РРО, а це означає, що він не може замінити собою Z-звіт.

Передача зміни від одного касира іншому: чи робити Z-звіти? Запам’ятайте: поняття зміни для цілей застосування законодавства про РРО і зміни при визначенні режиму роботи персоналу не є тотожними. Як ми вже говорили, зміна при застосуванні РРО є періодом роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту. Жодних застережень, що стосуються режиму роботи касира, для цілей визначення зміни щодо РРО немає.

Таким чином,

На це вказують і податківці в листі МГУ ДФС — ЦООВП від 22.04.2016 р. № 8991/10/28-10-01-3-11 (ср. ).

Водночас, як вже було зазначено вище, законодавство не забороняє роздруковувати більше одного Z-звіту протягом 24 годин. Тому якщо підприємство визнає це доцільним, воно може внутрішніми документами зобов’язати своїх співробітників роздруковувати Z-звіт при передачі зміни від одного касира іншому.

Z-звіт резервного РРО. У разі виходу основного РРО з ладу і проведення його ремонту розрахункові операції можна здійснювати із застосуванням належним чином зареєстрованого резервного РРО (ст. 5 Закону про РРО). При цьому на суб’єкта господарювання в цьому випадку поширюються ті ж вимоги, що і при використанні основного РРО, у тому числі й вимога про щоденне друкування Z-звітів. Якщо ж резервний РРО протягом робочого дня не використовується, то обов’язку роздруковувати на ньому Z-звіт, безумовно, немає. Це підтверджують і фіскали у своєму роз’ясненні, наведеному в підкатегорії 109.06 БЗ.

Дублікат Z-звіту. Суб’єкт господарювання роздрукував Z-звіт, але втратив його. Чи можна роздрукувати Z-звіт за той же день повторно (у статусі копії або дубліката)? Фіскали зараз допускають таку можливість і не бачать у цьому порушення вимог чинного законодавства (див. листи ДФСУ від 10.08.2018 р. № 3512/6/99-99-14-05-01-15/ІПК і від 30.11.2018 р. № 5045/6/99-99-14-05-01-15/ІПК).

Отже, законодавчих перешкод для того, щоб роздрукувати Z-звіт за той же день повторно, немає. Головне, щоб це дозволяв ваш РРО.

Часткове роздрукування Z-звіту. Розглянемо ситуацію, коли в РРО закінчилася стрічка, внаслідок чого Z-звіт був роздрукований не повністю. Чи можна в такому разі вважати приписи п. 9 ст. 3 Закону про РРО виконаними?

Формальна вимога про роздрукування Z-звіту виконана, але фактично роздрукований «клаптик» Z-звітом не є. Адже пп. 14 і 17 Вимог № 199 передбачено перелік обов’язкових реквізитів і даних, які повинен містити Z-звіт. І фіскали в роз’ясненні з підкатегорії 109.10 БЗ посилаються саме на Вимоги № 199, визначаючи, які реквізити повинен містити Z-звіт. Якщо в роздрукованому «клаптику» Z-звіту не вистачило стрічки для відображення якогось із зазначених реквізитів, фіскали можуть просто не визнати роздрукований вами документ як Z-звіт. Саме так вони раніше і ставилися до неповного роздрукування Z-звіту.

Можливо, у світлі того, що п. 4 ст. 17 Закону об РРО, що передбачав штраф безпосередньо за нероздрукування Z-звіту, зараз виключений, підхід фіскалів буде поблажливішим. Але в цілому сподіватися на це не радимо. Тому краще уникати неповного роздрукування Z-звіту. Для цього слід контролювати наявність достатньої кількості стрічки в гнізді РРО і робити її своєчасну заміну. Також можна роздрукувати дублікат Z-звіту (якщо РРО дозволяє це зробити).

5.3. Виправляємо помилково проведену через РРО операцію

Касир — не робот і, звичайно, може помилитися при реєстрації операції через РРО. У такому разі він має право скористатися п. 7 розд. III Порядку № 547-1 і скасувати помилково проведену суму розрахунку. Зробити це можна таким чином:

— якщо РРО, що використовується, має можливість окремо накопичувати у фіскальній пам’яті від’ємні суми розрахунків, то помилково проведену суму скасовують шляхом реєстрації від’ємної суми;

— якщо ж РРО не забезпечує окремого накопичення у фіскальній пам’яті від’ємних сум, скасувати помилкову суму можна за допомогою операції «службова видача».

У надрукованому чеку у разі скасування операції перед скасованою сумою може друкуватися знак «-» (мінус).

Після того, як помилку буде виправлено, необхідно скласти акт про скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку. У ньому слід зазначити дані про помилкову суму та реквізити розрахункового документа (п. 8 розд. III Порядку № 547-1).

Акт передають до бухгалтерії, де він зберігається протягом 3 років. Наведемо приклад такого акта на рис. 5.2 (див. с. 57).

Виправити помилку слід до закінчення робочого дня. Адже чинне законодавство не передбачає механізму виправлення помилково проведеної через РРО суми наступного дня. Про це податківці нагадують у консультації, розміщеній у підкатегорії 109.06 БЗ.

5.4. Повертаємо кошти покупцю

При розрахункових операціях, як відомо, потрібно застосовувати РРО. При цьому розрахунковою операцією вважається, зокрема, видача готівки (при використанні банківської платіжної картки — оформлення розрахункових документів про перерахування коштів до банку покупця) за повернений покупцем товар або ненадану послугу (ст. 2 Закону про РРО). Проте коли йдеться про повернення грошових коштів, то тут важливу роль відіграє також і те, за що саме відбувається таке повернення. Давайте розбиратися в цих нюансах.

Коли використовувати РРО обов’язково

Повернення оплати за товар. Сумнівів у тому, що у разі такого повернення використовувати РРО потрібно, не виникає. Адже видача готівкових коштів за товар, що повертається покупцем, або оформлення при цьому розрахункових документів для перерахування коштів до банку покупця з позиції Закону про РРО є розрахунковою операцією. У зв’язку із цим особи, що здійснюють таке повернення, зобов’язані:

— проводити зазначені операції через РРО з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій;

— видавати особі, що повертає товар, розрахунковий документ установленої форми на повну суму проведеної операції.

Часткове повернення плати за товар/послугу. При буквальному прочитанні ця ситуація не відповідає визначенню розрахункової операції. Адже тут ідеться про зменшення ціни за товар/послугу, яке не супроводжується поверненням товару або відмовою від послуги. Незважаючи на це, фіскали напевно вимагатимуть, щоб повернення готівкою або безготівкове повернення на картку проводилося з використанням опломбованого, зареєстрованого в установленому порядку та переведеного у фіскальний режим роботи РРО. Як діяти за наявності таких вимог контролюючих органів, кожному суб’єкту господарювання доведеться вирішувати самому: сперечатися з ними чи погоджуватися.

Повернення передоплати за товар. Якщо йдеться про повернення передоплати готівкою за товар, який фактично знаходився у продавця і покупцю не передавався, то формально ця операція не відповідає визначенню розрахункової, наведеному в ст. 2 Закону про РРО. Адже щоб така операція вважалася розрахунковою, повинен мати місце факт видачі готівкових коштів за товар, що був раніше оплачений, отриманий покупцем і тепер повертається продавцю. У цьому ж випадку ніякого руху товару не відбувається. Продавець просто повертає покупцю грошові кошти в розмірі внесеної передоплати (авансу). А отже, при виконанні такої операції цілком можна було б обмежитися випискою видаткового касового ордера.

Проте фіскали мають із цього приводу іншу думку.

І відповідно наполягають на використанні в таких ситуаціях РРО (див. пп. 2.2.55 і 2.2.147 листа ДФСУ від 06.07.2009 р. № 14083/7/23-7017/572). Аргументують це тим, що в ст. 9 Закону про РРО випадок незастосування РРО при поверненні покупцеві готівкових* грошових коштів за неотриманий ним товар не названий.

* У зазначених підпунктах листа йдеться тільки про повернення готівки. Проте, судячи з наведеної аргументації, податківці також заперечуватимуть проти безготівкового повернення передоплати за товар на картку без застосування РРО.

Повернення передоплати за послугу. Якщо суб’єкту господарювання доводиться повертати аванс за послугу, яка з тих чи інших причин ним фактично не надана, то таке повернення вважається розрахунковою операцією згідно зі ст. 2 Закону про РРО. А отже, повертати аванс за ненадану послугу доведеться із застосуванням РРО.

Операція з повернення грошових коштів за повернений покупцем товар або ненадану послугу вимагає застосування РРО? Тоді зверніть увагу на те, як оформити виплату грошей правильно.

Оформляємо повернення грошових коштів

Реєстрацію видачі коштів у разі повернення товару (ненадання послуги) здійснюють у видатковому чеку, надрукованому РРО, що забезпечує окреме накопичення у фіскальній пам’яті додатних і від’ємних сум. При цьому перед сумою виданих коштів може друкуватися знак «-» (мінус). Форма такого чека (№ ФКЧ-2) наведена в додатку 2 до Положення № 13 (див. с. 42).

А якщо РРО не забезпечує окремого накопичення у фіскальній пам’яті від’ємних сум розрахунків? У такому разі допускається реєстрація видачі коштів за допомогою операції «службова видача».

А ось використовувати операцію «сторно» для цих цілей заборонено.

Невиконання підприємством зазначеної вимоги може призвести до застосування штрафних санкцій згідно з п. 1 ст. 17 Закону про РРО (детальніше про цей штраф — у розділі 8 на с. 85).

Якщо виникла така ситуація, касиру необхідно звернутися до бухгалтерії підприємства, щоб з каси видали суму грошових коштів, якої не вистачає для повернення покупцеві. Таку суму вносять до ящика РРО за допомогою операції «службове внесення». Далі касир діє за наведеною вище схемою. Такий алгоритм дій схвалений податківцями (див. роз’яснення, розміщене в підкатегорії 109.06 БЗ).

Зауважте: якщо сума коштів, виданих при поверненні товару (рекомпенсації раніше оплаченої послуги), перевищує 100 грн., матеріально відповідальна особа підприємства або особа, яка безпосередньо здійснює розрахунки (зазвичай, це касир торговельного залу), повинна скласти акт про видачу коштів (п. 8 розд. III Порядку № 547-1). У ньому необхідно зазначити:

— дані документа, що встановлює особу покупця, який повертає товар (відмовляється від послуги);

— відомості про товар (послугу);

— суму виданих коштів;

— номер, дату і час видачі розрахункового документа, який підтверджує купівлю товару (отримання послуги).

Акт про видачу коштів може бути складений за зразком, наведеним на рис. 5.3.

Такий акт передають до бухгалтерії підприємства і зберігають протягом 3 років (п. 8 розд. III Порядку № 547-1).

Цікавий момент! Як зазначили фіскали в консультації з підкатегорії 109.20 БЗ, відповідальність суб’єкта господарювання за нескладання акта про видачу коштів або незазначення в ньому необхідних відомостей чинним законодавством не передбачена.

5.5. РРО не працює: причини і порядок дій

Іноді з не залежних від суб’єкта господарювання причин виникають ситуації, коли РРО не може використовуватися, зокрема, у зв’язку з:

1) відключенням електроенергії;

2) поломкою РРО;

3) відключенням Інтернету.

Що робити в таких випадках? Зараз розповімо.

Якщо тимчасово відключили електроенергію

Тут можливі два варіанти розвитку подій:

1) якщо в суб’єкта господарювання є зареєстрована в установленому порядку КОРО на РРО, то при тимчасовому відключенні електроенергії проводити розрахунки потрібно з використанням такої КОРО і РК;

2) якщо суб’єкт господарювання прийняв затверджене власним розпорядчим документом рішення про те, що у разі відключення електроенергії проведення розрахункових операцій не здійснюється до моменту її включення, і за власним бажанням не зареєстрував КОРО на РРО, то в періоди відключення електроенергії проводити розрахунки з покупцями/замовниками в готівковій формі або із застосуванням платіжних карток він не може. Проте торговельну точку закривати не обов’язково, якщо виписувати рахунки і направляти клієнтів для їх оплати до найближчого банку.

Якщо з другим варіантом усе більш ніж зрозуміло, то на порядку дій у разі використання в період відключення електроенергії КОРО і РК зупинимося детальніше.

Передусім вам потрібно знати, що

Якщо електроенергію відключили на триваліший строк, необхідно припинити продаж товарів (робіт, послуг) за готівку до відновлення електропостачання. У такому разі реалізовувати товари можна тільки за безготівковим розрахунком без використання платіжних карток.

Запасіться документами, що підтверджують період відсутності електроенергії. Адже якщо такої підтвердної «первинки» не буде, це може стати причиною застосування штрафу за непроведення розрахункових операцій через РРО, передбаченого п. 1 ст. 17 Закону про РРО (див. лист ДПАУ від 05.10.2010 р. № 20886/7/10-2017).

Розглянемо алгоритм дій у разі тимчасового відключення електроенергії на період не більше 7 робочих днів при застосуванні КОРО і РК.

Етап 1. Підготовка до здійснення розрахункових операцій.

1. Після відключення електроенергії касир підраховує суму виручки, що знаходиться в ящику РРО, і записує її в корінець першої розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».

2. Касир заповнює графи 1 — 5 розділу 3 КОРО (у майбутній редакції форми КОРО* — графи 1 — 5 розділу 2), а саме:

* Форму КОРО буде змінено після набрання чинності наказом Мінфіну про затвердження порядків ведення реєстру екземплярів РРО та реєстру центрів сервісного обслуговування РРО. Проте КОРО за старими формами, які зареєстровані раніше, можна буде використовувати до скасування їх реєстрації або закінчення.

— у графі 1 відображає номер першого на початок робочого дня фіскального чека;

— у графі 2 зазначає номер останнього фіскального чека, виконаного перед відключенням електроенергії;

— у графі 3 проставляє номер РК, яка використовуватиметься в період відсутності електроенергії;

— у графі 4 зазначає дату і час початку використання РК;

— у графі 5 наводить серію та номер першої розрахункової квитанції (у корінці цієї квитанції було зроблено запис «Службове внесення»).

Увага! Якщо світло відключили більш ніж на один робочий день, то в розділі 3 КОРО (розділі 2 майбутньої редакції форми КОРО) графи 1 і 2 заповнюють тільки в перший день роботи без РРО (у день відключення електроенергії), а графу 8 — тільки в останній день використання РК. Усі інші графи заповнюють щодня (п. 10 гл. 4 розд. ІІ Порядку № 547-2).

Етап 2. Оформлення розрахункових операцій.

1. Заповнюють розрахункові квитанції (корінець і відривну частину) на кожну розрахункову операцію. Детально про це див. у підрозділі 6.5 на с. 76. Суму готівки, виданої з місця проведення розрахунків, вписують у корінець розрахункової квитанції з відміткою «Службова видача».

2. До розділу 2 КОРО (розділу 1 КОРО в майбутній редакції) вносять дані за кожен день розрахунків з використанням РК. При цьому в записах за перший день враховують інформацію про суми розрахунків, які були проведені з початку робочого дня до відключення електроенергії (на підставі контрольної стрічки РРО).

Якщо в кінці робочого дня фіскальний звітний чек не роздруковувався внаслідок відсутності електроенергії, в графі 2 розділу 2 КОРО (графі 2 розділу 1 КОРО в майбутній редакції) замість номера Z-звіту зазначають номер РК, яка використовувалася.

3. За кожен робочий день до розділу 3 КОРО (розділу 2 КОРО в майбутній редакції) вносять записи про реквізити розрахункових квитанцій до і після закінчення використання РК у межах робочого дня або зміни. Причому щодня заповнюють тільки:

— графи 3 — 5, де зазначають номер РК, що використовувалася, дату і час першої розрахункової квитанції, а також її серію та номер. Ці графи заповнюють на початку кожного робочого дня (зміни);

— графи 6 і 7, у яких проставляють дату і час останньої виписаної за робочий день (зміну) розрахункової квитанції, а також її серію та номер.

Етап 3. Відновлено подання електроенергії.

1. Проводять через РРО суми розрахунків за час роботи до відключення електроенергії, якщо інформація про ці суми не збереглася в РРО (у разі обнулення оперативної пам’яті). Зазначені суми вводять до РРО окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору). Роблять це на підставі контрольної стрічки. За необхідності може бути виконана операція «службове внесення» готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків (розмінної монети).

2. Підраховують суму розрахунків, оформлених за допомогою РК, за корінцями розрахункових квитанцій. Суму залишку готівки на місці проведення розрахунків записують до корінця останньої розрахункової квитанції з позначкою «Службова видача» (сюди буде включена і сума, що знаходилася в ящику РРО на момент відключення електроенергії, — етап 1, якщо вона не була інкасована раніше).

3. Проводять через РРО суму розрахункових операцій, які були оформлені розрахунковими квитанціями за період відключення електроенергії, окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору). На суму коштів, виданих з місця проведення розрахунків за розрахунковими квитанціями, роблять операцію «службова видача».

4. Роздруковують Z-звіт і на його підставі заповнюють розділ 2 КОРО (розділ 1 КОРО в майбутній редакції).

Якщо РРО не працював декілька днів, у розділі 2 КОРО (розділі 1 КОРО в майбутній редакції) слід зазначити, за які дати підсумовано дані в Z-звіті.

5. Заповнюють графи 6 — 8 розділу 3 КОРО (розділу 2 КОРО в майбутній редакції), а саме:

— у графі 6 зазначають дату і час закінчення використання РК;

— у графі 7 відображають серію та номер останньої використаної розрахункової квитанції;

— у графі 8 проставляють номер Z-звіту, роздрукованого після введення РРО в дію.

Ось, власне, й усі дії, які необхідно здійснити касиру у разі тимчасового відключення електроенергії, якщо він у цей період користується КОРО і РК. Тепер розглянемо наступний можливий форс-мажор.

Якщо РРО вийшов з ладу (зламався)

У цьому випадку розрахунки потрібно проводити одним з таких варіантів:

— з використанням КОРО і РК (якщо суб’єкт господарювання реєстрував КОРО на РРО, що вийшов з ладу);

— з використанням зареєстрованого в установленому порядку резервного РРО.

При виході з ладу РРО граничний строк, на який слід орієнтуватися для використання РК і КОРО (резервного РРО), не встановлений. Тому, на перший погляд, у цьому випадку можна використовувати КОРО і РК до тих пір, поки несправний РРО не відремонтують.

Водночас такий строк установлено для ЦСО п. 2 ст. 14 Закону про РРО і п. 18 розд. II Порядку опломбування РРО. Так,

І саме цей строк, на думку податківців (див. роз’яснення в підкатегорії 109.06 БЗ), є максимальним для застосування РК з КОРО або резервного РРО у разі поломки основного РРО.

Які дії потрібно здійснити у разі виходу РРО з ладу при застосуванні КОРО та РК і при використанні резервного РРО, розповімо далі.

Використовуємо КОРО і РК. Порядок проведення розрахунків з використанням КОРО і РК при виході з ладу РРО практично не відрізняється від порядку дій при відключенні електроенергії. Наведемо його нижче.

Етап 1. Підготовка до здійснення розрахункових операцій.

1. Повідомляємо ЦСО про вихід з ладу РРО. Відповідно до п. 16 ст. 3 Закону про РРО це слід зробити протягом робочого дня, в якому виявлено несправність, письмово або засобами електронного зв’язку.

2. Підраховуємо суму виручки, що знаходиться в ящику РРО, який вийшов з ладу, і записуємо її в корінець першої розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».

3. Заповнюємо графи 1 — 5 розділу 3 КОРО (графи 1 — 5 розділу 2 КОРО в майбутній редакції).

Етап 2. Оформлення розрахункових операцій.

1. Здійснюємо розрахункові операції, що оформляються за допомогою розрахункових квитанцій.

2. Щодня заповнюємо розділи 2 і 3 КОРО (розділи 1 і 2 КОРО в майбутній редакції відповідно) так само, як при відключенні електроенергії (див. с. 61).

Етап 3. Відновлення роботи РРО.

1. Якщо відбулося обнулення оперативної пам’яті, проводимо через РРО суми розрахунків за час роботи до поломки РРО окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору) (на підставі контрольної стрічки). За необхідності може бути виконана операція «службове внесення» готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків (розмінної монети).

2. Підраховуємо суму розрахунків, оформлених за допомогою РК, за корінцями розрахункових квитанцій. Суму залишку готівки на місці проведення розрахунків записуємо до корінця останньої розрахункової квитанції з позначкою «Службова видача» (сюди буде включено і суму, що знаходилася в ящику РРО на момент його поломки*, — етап 1).

* Звісно, якщо ця сума не була інкасована раніше.

3. Проводимо через РРО суму розрахункових операцій, які були оформлені розрахунковими квитанціями за період ремонту РРО, окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору). На суму коштів, виданих з місця проведення розрахунків за розрахунковими квитанціями, робимо операцію «службова видача».

Щоб перевірити правильність введених сум, рекомендуємо зробити Х-звіт.

4. Роздруковуємо Z-звіт і на його підставі заповнюємо розділ 2 КОРО (розділ 1 КОРО в майбутній редакції). Якщо РРО не працював декілька днів, у розділі 2 КОРО (розділі 1 КОРО в майбутній редакції) слід зазначити, за які дати підсумовано дані в Z-звіті.

5. Заповнюємо графи 6 — 8 розділу 3 КОРО (розділу 2 КОРО в майбутній редакції).

Що стосується розділу 4 нині чинної форми КОРО, то заповнювати його сьогодні не потрібно. Адже таку вимогу виключено з Порядку № 547-2. А в майбутній редакції форми КОРО такий розділ і зовсім відсутній. Таким чином,

Використовуємо резервний РРО. Якщо в суб’єкта господарювання немає зареєстрованої КОРО на РРО, що вийшов з ладу, йому залишається лише одне — використовувати резервний РРО. Також замість використання при розрахунках РК за своїм бажанням цей варіант можуть обрати і ті, хто має зареєстровану КОРО на РРО.

Застосування резервного РРО при виході з ладу основного є дуже зручним, оскільки не вимагає від касира складання від руки розрахункових квитанцій. Річ у тому, що розрахунки з покупцями через резервний РРО відбуваються у звичайному порядку. Хоча все одно є деякі особливості. У цьому випадку касир діє так:

1. Після поломки РРО до початку розрахункових операцій підраховує суму коштів, що знаходиться в ящику РРО (суму виручки, отриману за день до поломки РРО і відображену в контрольній стрічці, і суму розмінної монети).

2. Вмикає резервний РРО. Майте на увазі: такий РРО має бути належним чином зареєстрований*.

* Про реєстрацію РРО див. у підрозділі 3.1 на с. 23.

3. Операцією «службове внесення» вносить суму готівки, яка переноситься до ящика резервного РРО з ящика несправного РРО.

4. Проводить розрахункові операції через резервний РРО у звичному режимі.

5. Після відновлення роботи основного РРО підраховує суму готівки в ящику резервного РРО і з використанням операції «службова видача» передає її до ящика відремонтованого РРО або до каси.

6. Роздруковує Z-звіт на резервному РРО.

7. Розбирається з виручкою, отриманою в день поломки основного РРО. Якщо відбулося обнулення оперативної пам’яті, проводить через відремонтований РРО суми розрахунків за час роботи до його поломки окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору) (на підставі контрольної стрічки). За необхідності виконує операції «службове внесення» або «службова видача» (зокрема, на суму коштів, перенесених у день поломки до резервного РРО). Для контролю правильності внесених сум слід роздрукувати Х-звіт.

8. Роздруковує Z-звіт.

9. Операцією «службове внесення» вносить суму готівки, яка переміщується з ящика резервного РРО до ящика відремонтованого РРО.

10. Проводить розрахункові операції через відремонтований РРО в загальному порядку. Z-звіт друкує у звичайному режимі (у день відновлення роботи — за період з початку проведення першої розрахункової операції).

А що робити, якщо РРО так і не змогли полагодити? Як зазначають податківці в консультації з підкатегорії 109.06 БЗ, у цьому випадку суб’єкт господарювання:

1) скасовує реєстрацію зламаного РРО, що не підлягає ремонту (див. с. 30);

2) подає Звіт про використання КОРО за формою № ЗВР-1 і Довідку про використані розрахункові книжки у разі застосування розрахункових квитанцій на період виходу з ладу РРО (докладніше про звітність див. на с. 77).

При цьому в разі введення в експлуатацію нового РРО суб’єкт господарювання не повинен проводити через нього суми розрахунків за час роботи з використанням КОРО, зареєстрованої на попередній РРО, що не підлягає ремонту.

Якщо відключили Інтернет

Як ми вже говорили, суб’єкти господарювання, що використовують РРО**, зобов’язані подавати електронні копії розрахункових документів і фіскальних звітних чеків РРО до органів ДФСУ дротовими або бездротовими каналами зв’язку (абзац другий п. 7 ст. 3 Закону про РРО).

** Крім електронних таксометрів, автоматів з продажу товарів (послуг) і РРО з купівлі-продажу іноземної валюти, які повинні передавати органам ДФСУ дротовими або бездротовими каналами зв’язку тільки інформацію про обсяг розрахункових операцій.

У разі неподання до органів ДФСУ РРО-звітності дротовими або бездротовими каналами зв’язку до суб’єктів господарювання застосовують штрафні санкції (див. с. 90). Крім того, за зазначене правопорушення особам, що здійснюють розрахункові операції, і посадовим особам суб’єктів господарювання загрожує адміністративна відповідальність відповідно до ст. 155¹ КУпАП.

Як здійснити передачу електронної РРО-звітності? Усе дуже просто! Суб’єкту господарювання це не коштує жодних зусиль. Усі операції сучасний касовий апарат здійснює самостійно. Головне — забезпечити підключення РРО (його модему) до Інтернету.

А якщо відбувся збій і Інтернет відключився? Спочатку (протягом 72 годин або до переповнення пам’яті модему) жодних особливостей при проведенні розрахунків не виникає. Тобто в такому разі ви, як і раніше, продовжуєте використовувати свій РРО у звичному режимі.

По-хорошому, якщо є якісь пошкодження телекомунікаційної мережі, оператори/провайдери повинні їх усунути і відновити доступ до Інтернету з установленими показниками якості телекомунікаційних послуг протягом доби (п.п. 26 п. 39 Правил № 295, п. 3.1 Показників якості № 803). Проте на ділі, як показує практика, усунення неполадок не завжди відбувається так оперативно.

У такому разі проведення розрахунків доведеться призупинити, оскільки робота РРО просто буде заблокована (п.п. 3.1.2 Вимог № 1057). Відзначають це і податківці в листі Міндоходів від 11.03.2014 р. № 4479/6/99-99-18-03-01-15. Те ж саме необхідно зробити в момент переповнення пам’яті модему контрольно-звітною інформацією (тільки для РРО, що друкують паперову контрольну стрічку).

Таке блокування відбудеться у зв’язку з тим, що РРО не матиме можливості автоматично передати інформацію про роботу РРО до контролюючих органів. А якщо інформацію передати не вдається, то і розрахунки здійснювати не можна.

Про блокування вам просигналізує сам РРО. Так, ви побачите відповідне світлове повідомлення на індикаторі касового апарату, а також почуєте звуковий сигнал.

Коли з’єднання з Інтернетом відновиться і звітні дані будуть передані, РРО розблокується (п. 9 Вимог № 199).

Примітно, що жодної необхідності в поданні паперової РРО-звітності про роботу в «проблемний» період не виникає, оскільки після відновлення нормальної роботи РРО звітні дані будуть передані в органи ДФСУ в електронному вигляді.

Зверніть увагу: якщо строк неподання електронної РРО-інформації у зв’язку з відсутністю з’єднання з Інтернетом не перевищує 7 робочих днів, відповідальність за неподання такої інформації до суб’єкта господарювання не застосовується (див. роз’яснення фіскалів, наведене в підкатегорії 109.20 БЗ). Проте для цього суб’єкт господарювання повинен мати документи, що підтверджують пошкодження телекомунікаційної мережі.