Теми статей
Обрати теми

Відрядження і картка «ключ до рахунку»

Адамович Наталія, податковий експерт
Підприємство для осіб, що відряджаються:
1) купує залізничні квитки через Приват24 з картки «ключ до рахунку» (держатель — директор), у виписці «Придбання квитків у системі продажу квитків, заявка в платіжній системі ХХХ» картка не згадується, є квитки у pdf-форматі;
2) безготівково з розрахункового рахунку оплачує номера у готелі, є акт;
3) виплачує добові з розрахункового рахунку на особисті картки співробітників.
Чи треба складати авансові звіти від директора (з квитками) або від співробітників з добовими?

Залізничні квитки через Приват24 з картки-ключа

Для того, щоб зрозуміти, чи треба подавати авансовий звіт1 директорові, що оплатив залізничні квитки через Інтернет з картки «ключ до рахунку», спершу визначимося з її функціоналом.

1 За формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.

Якщо заглянути в Закон № 2346-III2 і Положення № 7053, що регулюють порядок використання електронних платіжних засобів (ЕПЗ), якими якраз є абсолютно всі платіжні картки, то там розрізняють тільки два види ЕПЗ: (1) особисті, користувачами яких є фізособи; (2) корпоративні (КПК), користувачами яких є суб’єкти господарювання.

2 Закон України «Про платіжні системи і переказ коштів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2346-II.

3 Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використання, затверджене постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. № 705.

Держателем КПК, як правило, є працівник підприємства (довірена особа), на ім’я якого видається КПК. Він на законних підставах використовує КПК для ініціації переказу коштів з відповідного рахунку у банку або здійснює інші операції з її застосуванням (п. 1.4 Закону № 2346). Випуск інших ЕПЗ (карток) для суб’єктів господарювання чинні нормативно-правові акти не передбачають. Так от,

картка «ключ до рахунку», по суті, та ж корпоративна картка (КПК суб’єкта господарювання), але з особливими умовами використання

Вона має прямий доступ до поточного рахунку підприємства (тобто до рахунку «2600»4). Картку «ключ до рахунку» оформляють на директора підприємства (чи його представника на підставі доручення).

4 Хоча з 01.01.2019 р. банки повинні підв’язувати до рахунку 2600 абсолютно усі корпоративні картки (п. 5 постанови Правління НБУ від 11.09.2017 р. № 89).

За цією карткою директор (держатель КПК) може проводити усі види розрахунково-касових операцій (оплачувати товари, послуги, у тому числі через мережу Інтернет, знімати готівку, переказувати кошти на інші рахунки підприємства, здійснювати оплату вартості товарів/послуг). З 04.04.2019 р. (дати, коли запрацювала нова редакція Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492) щодо проведення операцій з рахунків суб’єктів господарювання з використанням КПК обмежень немає. Обмеження є за операціями у валюті: без обмежень можна розрахуватися за одним «недорогим» договором — у межах 150 тис. грн. (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 21, с. 22).

А тепер про те, чи потрібен директорові авансовий звіт при розрахунках КПК «ключ до рахунку»?

Прямо у нормативних документах необхідність подавати авансовий звіт при розрахунках з використанням КПК прописана для випадків, коли держатель картки:

1) отримує готівку із застосуванням КПК (п. 20 Положення № 1485, п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ). Тобто, іншими словами, знімає за допомогою картки готівкові грошові кошти;

5 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

2) чи застосував платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ). Тобто, по суті, оплатив товари/послуги за допомогою КПК у безготівковій формі.

У таких випадках вважається, що держатель КПК отримує зняті/безготівково витрачені з КПК кошти під звіт. І повинен за них відзвітувати, подавши авансовий звіт.

У разі ж проведення безготівкових розрахунків з картки «ключ до рахунку» через Інтернет у системі дистанційного обслуговування (у тому числі і в системі Приват24), на перший погляд, може здатися, що такий розрахунок матиме суто класичний безготівковий характер — кошти з рахунку підприємства прямо йдуть на рахунок контрагента.

Квиток придбано за безготівковим розрахунком, отже, він належить організації. І ні про який авансовий звіт і мови бути не може.

Держателю картки у такому разі подавати авансовий звіт, як при безготівкових розрахунках з використанням КПК, наприклад, через торгові термінали, не треба.

Проте Закон № 2346 чітко розмежовує природу безготівкових платежів підприємства, що проводяться з поточного рахунку і з використанням КПК для оплати товарів, послуг. Як зазначено в п. 21.1 ст. 21 Закону № 2346, ініціація переказу грошових коштів з метою зарахування на рахунок одержувача може бути проведена:

1) шляхом подання банку, в якому відкритий рахунок, розрахункового документа (платіжного доручення), що оформляється відповідно до вимог про проведення безготівкових розрахунків6);

6 Див. Інструкцію про проведення безготівкових розрахунків в Україні в національній валюті, затверджену постановою Правління НБУ від 21.01.2004 р. № 22.

2) шляхом використання держателем ЕПЗ для оплати вартості товарів і послуг.

При цьому врахуйте! Згідно з п.п. 7 п. 4 розд. I Положення № 704 платіжною операцією в частині дій з використанням КПК при розрахунках у безготівковій формі по банківських рахунках вважається:

1) не лише здійснення розрахунків у безготівковій формі з використанням КПК (наприклад, у торгових мережах через термінали, платіжні термінали);

2) але і проведення розрахунків у безготівковій формі з використанням реквізитів КПК. Тобто у тому числі й у випадку

розрахунків з картки «ключ до рахунку» через Інтернет, коли держатель картки просто зазначає реквізити КПК, не дістаючи її з кишені

Крім того, у своїх внутрішніх документах НБУ, який контролює порядок виконання нормативно-правових актів учасниками платіжних систем (п. 42.1 ст. 42 Закону № 2346), а також самі банки в Умовах використання КПК зазначають, що кошти, списані з карткових рахунків і з поточних рахунків юридичних осіб, здійснені з використанням КПК, є виданими під звіт держателеві картки. І попереджають, що фізичні особи — довірені особи суб’єкта господарювання повинні подати авансовий звіт про використання коштів разом із підтверджуючими документами у встановлені терміни і в порядку, визначеному для підзвітних осіб.

Інакше підприємство втратило б контроль за витрачанням коштів своєю довіреною особою. До того ж без подання авансового звіту була б відсутня можливість підтвердити доцільність зроблених витрат такою особою (п. 5 розд. VI, п. 7 розд. Х Положення № 705).

Можна, звичайно, заперечити, що, мовляв, проконтролювати такі розрахунки не складно. Будь-які операції з використанням КПК «ключ до рахунку» будуть відображені у банківській виписці до поточного рахунку підприємства. При цьому банк зобов’язаний у порядку і в терміни, встановлені договором, надавати підприємству виписки про рух коштів на його поточному рахунку з використанням КПК. Така виписка може бути надана безпосередньо у банку, направлена поштою, електронною поштою, у вигляді текстового повідомлення на мобільний телефон, через банкомат тощо (п. 8 розд. VII Положення № 705).

З усього цього напрошується такий висновок: якщо при розрахунках карткою-ключем через Інтернет у платіжному документі держатель картки (директор) зазначає реквізити картки та/або у виписці банку за підсумками такої розрахункової операції буде згадана картка (наприклад, наведений її номер, або інші реквізити картки), то:

1) такий платіж слід вважати здійсненим з використанням ЕПЗ (з картки «ключ до рахунку»);

2) перераховані гроші слід вважати виданими під звіт.

І якщо за них вчасно не відзвітувати, такі суми згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ перетворяться на надміру витрачені кошти підприємства, не повернені працівником — держателем картки протягом строків, установлених пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ (ср. ).

А це загрожує директорові (держателю картки) грошовими втратами. Так, якщо за такими коштами не буде наданий авансовий звіт до кінця місяця, в якому було здійснено придбання з картки, то з суми «надміру витрачених» необхідно буде обчислити ПДФО і ВЗ та утримати їх за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць (пп. 170.9.1, 164.2.11 і п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Тож якщо в електронній платіжці та/або виписці банку при безготівкових (через Інтернет) розрахунках за залізничні квитки засвітилися реквізити картки «ключ до рахунку», то

директор повинен подати авансовий звіт за витрачені з картки кошти, додавши роздруківку електронного документа, що підтверджує розрахунки карткою

Якщо директор не був у відрядженні, то розрахунки за квитки з КПК «ключ до рахунку» вважатимуться витратами на господарські потреби.

У такому разі авансовий звіт він повинен подати в строки, обумовлені в п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ, — до закінчення 5-го банківського дня, що йде за днем, в якому здійснив придбання електронних залізничних квитків для відряджених працівників. Тобто з дня проведення розрахунків за допомогою КПК «ключ до рахунку». Хоча є БЗ 103.17, де податківці зазначають, що авансовий звіт можна подати до спливу 10 банківських днів (тобто за п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ).

Оскільки електронні квитки отримані відразу ж при здійсненні безготівкового платежу, то вже на цю дату підприємство має право відобразити за ними податковий кредит (п.п. «а» п. 201.11 ПКУ).

Далі до моменту видачі відрядженим працівникам залізничні квитки за вартістю їх придбання слід відображати на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті», який призначений, у тому числі і для оприбутковування оплачених проїзних документів. І вже з цього рахунку проводити видачу квитків під звіт працівникам, що відряджаються.

Після затвердження відрядних авансових звітів від працівників вартість залізничних квитків у складі загальних витрат на відрядження можна буде списати з субрахунку 372 на відповідні витратні рахунки (91, 92, 23…).

Облік придбання залізничних квитків з використанням картки «ключ до рахунку»

з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Сума,

грн.

Дт

Кт

1

Оплачено директором три залізничних квитки із застосуванням картки «ключ до рахунку» (кошти блоковано)

311/2

311/1

1051,11

2

Списано грошові кошти з рахунку в оплату вартості залізничних квитків на підставі виписки банку

372

311/2

1051,11

3

Отримано електронні залізничні квитки (грошові документи)

331

372

876,09

4

Відображено податковий кредит з ПДВ

644

372

175,02

641/ПДВ

644

175,02

5

Передано квитки в підзвіт працівникам, що відряджаються

372

331

876,09

6

Списано вартість квитків у витрати на дату затвердження авансових звітів від працівників

23, 91, 92…

372

876,09

Оплата підприємством готелю

Якщо підприємство заздалегідь оплачує вартість проживання відряджених працівників і робить це безпосередньо з свого поточного рахунку на рахунок готелю та отримує від готелю акт наданих послуг, то вимагати від працівника авансовий звіт за цією статтею витрат, по суті, не треба.

Інша справа, якщо готель є платником ПДВ, але податкову накладну на послуги проживання, зареєстровану в ЄРПН, підприємству не надав. Тоді «вхідну» суму ПДВ, сплачену у складі вартості проживання, можна віднести в ПК на підставі готельного рахунка, що містить загальну суму платежу, суму податку та ІПН продавця (п.п. «а» п. 201.11 ПКУ). У такому разі слід попередити відряджених працівників, щоб вони отримали рахунки за проживання і додали їх до авансових звітів.

Оскільки готельні рахунки будуть отримані тільки при наданні авансових звітів працівників, що повернулися з відрядження, то відобразити суму ПДВ, сплачену підприємством за проживання у складі ПК, підприємство матиме право тільки на дату затвердження авансових звітів.

Добові на особисті картки працівників

Усі кошти, зараховані на особистий рахунок працівника, що відряджається, вважаються виданими йому під звіт, незалежно від того, були вони використані працівником чи ні. Тобто на дату зарахування грошових коштів на відрядження на особистий рахунок працівника в обліку робиться запис (Дт 372 — Кт 311).

Документом, що підтверджує видачу авансу-добових, у такому разі буде платіжне доручення про перерахування грошових коштів на особисті картки працівників. У свою чергу,

кожен працівник за усією сумою авансу, отриманою на особисту картку, після закінчення відрядження повинен надати на підприємство авансовий звіт

Добові — це витрати на харчування і фінансування особистих потреб фізичної особи, які, у свою чергу, можуть бути найрізноманітнішими, включаючи, наприклад, придбання медпрепаратів і сигарет. Врахуйте, чеки, квитанції та інші розрахункові документи, що підтверджують витрачання добових коштів на особисті потреби, для авансового звіту не потрібні.

Добові витрати на відрядження в межах встановлених на підприємстві норм виплачують в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). І в авансовому звіті працівникові достатньо буде зазначити суму добових, що фактично належить йому, з розрахунку проведених у відрядженні днів (суму добових х кількість днів відрядження, зазначену в наказі про відрядження).

Після затвердження наданих працівниками, що відряджаються, авансових звітів сума добових буде списана з субрахунку 372 на відповідні витратні рахунки (92, 23…).

Врахуйте! Авансовий звіт такі працівники повинні подати в строки, встановлені п.п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ, тобто протягом 5 банківських днів з дня закінчення відрядження. Проте будьте уважні: податківці наполягають, що при знятті готівки з використанням особистих платіжних карток відзвітувати треба протягом 3 днів, як і при використанні КПК (БЗ 109.15 БЗ).

висновки

  • Якщо при розрахунках через Інтернет з картки «ключ до рахунку» в платіжці та/або виписці банку значаться реквізити картки, то такий платіж слід вважати здійсненим з використанням картки, а витрачені гроші — виданими під звіт.
  • Кожен працівник, що отримав добові на особисту картку, після закінчення відрядження повинен надати авансовий звіт.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі