Порядок — усьому голова
Відразу зазначимо: користувачем корпоративної платіжної карти (КПК) може бути тільки суб’єкт господарювання (п. 2 розд. II Положення № 705*). У нашому випадку — підприємство.
КПК можна видати працівникові (підзвітній особі), який придбаватиме товари/послуги для підприємства. А це істотно скорочує час, який було б витрачено на видачу готівки під звіт через касу.
Зверніть увагу:
датою видачі грошей під звіт утримувачеві КПК буде не дата передачі йому самої КПК, а дата списання коштів з неї
Тому як тільки працівник (директор) розплатився за придбані товари/послуги за допомогою КПК, усі його подальші дії повинні підпорядковуватися правилам, прописаним для підзвіту. Тобто після того, як директор витратив гроші з КПК, він повинен:
1) подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (форма затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841). У ньому показати усю витрачену ним із КПК суму.
І, звичайно, додати до Звіту документ, який підтверджує використання КПК для розрахунків у безготівковій формі (квитанція платіжного термінала, чек банкомату, сліп, квитанція торгового термінала тощо), а також розрахунковий документ (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція тощо), який підтверджує факт придбання товарів, надання послуг.
У загальному випадку зробити це директор повинен до закінчення п’ятого банківського дня, що йде за днем, в якому він витратив гроші з КПК (п.п. 170.9.2 ПКУ).
Хоча податківці у БЗ 103.17 поширюють 10-денний строк подання Звіту на усі випадки безготівкової оплати з використанням КПК незалежно від того, де (у відрядженні чи ні) витратився працівник;
2) повернути неправомірно витрачені кошти до або під час подання авансового звіту.
Але це, як ви розумієте, правильний порядок підзвітних дій. А що робити, якщо всі із зазначених пунктів порушені. Розбираємося далі.
Ситуації бувають різними
Якщо директор витратив підзвітні кошти на особисті цілі (а не на госппотреби підприємства), то він все одно повинен виконати пункти 1 і 2, перелічені вище. Єдиний нюанс — перераховувати в авансовому звіті витрати на особисті цілі і додавати до нього документи, що підтверджують такі витрати, не треба. Адже вони все одно не затверджуються.
Тому, наприклад,
— якщо директор витратив увесь обсяг коштів на особисті цілі, то він заповнить тільки лицьовий бік авансового звіту. В результаті такий звіт буде затверджений у сумі 0,00 грн., оскільки усі гроші витрачені на особисті потреби;
— якщо директор придбав товари/послуги для особистих цілей разом із товарами/послугами для підприємства, то у Звіті на лицьовому боці він вкаже усю суму, списану з КПК, а на зворотному — тільки госпвитрати. При цьому повернути гроші, витрачені на особисті покупки, він все одно зобов’язаний.
Директор своєчасно повернув підприємству витрачені гроші? Отже, він погасив заборгованість перед підприємством. Тому говорити про виникнення у нього оподатковуваного доходу підстав немає.
Якщо все пішло не так
А якщо про особисті витрати директора з КПК бухгалтер дізнається не відразу, а після спливу строків, відведених для подання Звіту і повернення грошей? Як вчинити в цьому випадку?
Тут усе залежатиме від того, встигне директор одуматися до кінця місяця, на який припадає граничний строк повернення грошей і подання авансового звіту, чи ні. Так, якщо директор до закінчення такого місяця:
— встигне повернути гроші і подати Звіт — податкових наслідків для нього не буде
Це випливає з п. 4 Порядку № 841**;
— не поверне надмірно витрачені гроші у встановлений строк і не подасть Звіт, то з усієї суми, на яку має бути складений Звіт, утримуємо ПДФО і ВЗ на підставі п.п. 164.2.11 ПКУ.
Згідно з ним під оподаткування ПДФО підпадає сума надмірно витрачених коштів, отриманих платником податків під звіт і не повернених у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ.
Причому базу оподаткування ПДФО визначаємо з урахуванням «натурального» коефіцієнта, встановленого п. 164.5 ПКУ. А базу оподаткування військовим збором — без урахування такого «натуркоефіцієнта» (лист ГУ ДФС у м. Києві від 19.02.2015 р. № 2842/10/26-15-17-01-12).
Суму ПДФО і військового збору за неповерненими коштами утримуємо за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу, а у разі його недостатності — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати такого податку (п. 4 Порядку № 841).
Зверніть увагу! ПДФО і військовий збір з доходу директора треба утримати і у тому випадку, якщо він вчасно подав Звіт, але не повернув у встановлений строк кошти, витрачені на особисті цілі.
Що стосується строків сплати ПДФО і військового збору, утриманих із суми таких коштів, то, на нашу думку, їх необхідно перерахувати одночасно з сумами податку (збору), утриманими із зарплати директора, за рахунок якої утримувалися такі ПДФО і військовий збір.
У формі № 1ДФ кошти, отримані директором і не повернені у встановлені строки, відображають з ознакою доходу «118» (БЗ 103.25).
ЄСВ із суми коштів, не повернених у встановлені строки, не стягують, оскільки вона не є об’єктом для нарахування внеску (п.п. 2.3.4 Інструкції № 5*** тут не працює).
*** Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
Проте навіть якщо особисті витрати директора потрапляють під оподаткування, не поспішайте засмучуватися. У нас в запасі є парочка варіантів, які допоможуть вам цього уникнути.
Шукаємо альтернативу
Уникнути ПДФО і ВЗ із сум, витрачених на особисті цілі і не повернених своєчасно, допоможе невелике маскування. ☺ У чому його суть? Повернути в касу кошти, витрачені на особисті цілі, і виплатити з каси неоподатковуваний дохід будь-якому працівникові. І усе це провести за документами заднім числом одним днем у рамках строку, встановленого для безштрафного повернення неправомірно витрачених коштів.
Який неоподатковуваний дохід нас врятує? Наприклад, нецільова благодійна допомога або позика. Розглянемо ці варіанти.
Нецільова допомога. Цей варіант чудово працює для ситуації, коли «не туди» витрачена сума не перевищує неоподатковуваної суми нецільової благодійної допомоги. У 2019 році така неоподатковувана межа дорівнює 2690 грн. (п.п. 170.7.3 ПКУ). У чому полягає ідея і як її реалізувати.
Припустимо, директор витратив на особисті потреби 1938,56 грн. і не повернув кошти своєчасно. Тоді…
1. Шукаємо зговірливого працівника, який бажає допомогти директорові.
2. Потрібною датою заднім числом (!) у рамках строкуу, установленого для безштрафного повернення неправомірно витрачених коштів:
а) отримуємо від працівника заяву про надання нецільової благодійної допомоги. На підставі заяви тим же числом видаємо наказ про надання такої допомоги.
Зауважимо: в наказі краще вказати «красиву» суму допомоги. Тобто якщо директор витратив 1938,56 грн., то в наказі вказуємо 1950 грн.;
б) директор подає авансовий звіт потрібною датою;
в) робимо два касові ордери (так, доведеться переписати касову книгу, але при цьому уникнемо ПДФО і ВЗ). Один — прибутковий — від директора на повернення коштів, списаних з КПК (на 1938,56 грн.). Другий — видатковий касовий ордер на виплату нецільової благодійної допомоги зговірливому працівникові на ту ж суму (1938,56 грн.).
3. Через якийсь час зручною вам датою виписуємо ще один видатковий касовий ордер на виплату залишку допомоги (у нашому випадку — 11,44 грн. (1950 грн. - 1938,56 грн.)).
Зверніть увагу:
порушення касової дисципліни за несвоєчасне повернення підзвітних сум тут не буде,
оскільки готівка директорові при використанні ним КПК не видавалася.
Позика. Якщо сума коштів, витрачених на себе, істотно перевищує неоподатковувану суму нецільової благодійної допомоги, як варіант, можна оформити, знову таким заднім числом, видачу директорові або іншому працівникові позики на поворотній основі (тобто поворотну фіндопомогу).
Судіть самі: під оподаткування ПДФО така сума не потрапляє, адже допомога-то поворотна. Нагадаємо: до складу оподатковуваних доходів не входить сума поворотної фіндопомоги, що отримується платником податків (п.п. 165.1.31 ПКУ). Причому не важливо, на який строк видана така допомога.
Поворотна фіндопомога не є й об’єктом оподаткування військовим збором (п.п. 1.7 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).
На суму позики також не доведеться і нараховувати ЄСВ. Річ у тому, що сума позики не включається до фонду оплати праці на підставі п. 3.28 Інструкції № 5. Крім того, ця виплата зазначена в п. 13 розд. I Переліку № 1170**** як виплата, на яку не нараховується ЄСВ.
Порядок дій такий же, як і в ситуації з видачею нецільової благодійної допомоги. Мінус цього варіанта — позику треба повертати…
висновки
- З моменту списання коштів з корпоративної картки гроші вважаються виданими під звіт. Відповідно за ними держателеві картки доведеться відзвітувати.
- Гроші, витрачені з КПК на особисті цілі і не повернені до кінця місяця, на який припадає граничний строк повернення, потрапляють під оподаткування ПДФО і ВЗ.
- Уникнути ПДФО і ВЗ зі своєчасно не повернених коштів можна, наприклад, так: заднім числом провести через касу повернення коштів і видачу їх іншому працівникові як нецільову благодійну допомогу або позику.
