Порядок — всему голова
Сразу отметим: пользователем корпоративной платежной карточки (КПК) может быть только субъект хозяйствования (п. 2 разд. II Положения № 705*). В нашем случае — предприятие.
КПК можно выдать работнику (подотчетному лицу), который будет приобретать товары/услуги для предприятия. А это существенно сокращает время, которое было бы потрачено на выдачу наличности под отчет через кассу.
Заметьте:
датой выдачи денег под отчет держателю КПК будет не дата передачи ему самой КПК, а дата списания средств с нее
Поэтому, как только работник (директор) расплатился за приобретенные товары/услуги с помощью КПК, все его дальнейшие действия должны подчиняться правилам, прописанным для подотчета. То есть после того, как директор потратил деньги с КПК, он должен:
1) подать Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (форма утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841). В нем показать всю потраченную им с КПК сумму.
И, конечно, приложить к Отчету документ, который подтверждает использование КПК для расчетов в безналичной форме (квитанция платежного терминала, чек банкомата, слип, квитанция торгового терминала и т. п.), а также расчетный документ (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция и т. п.), который подтверждает факт приобретения товаров, предоставления услуг.
В общем случае сделать это директор должен до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором он потратил деньги с КПК (п.п. 170.9.2 НКУ).
Хотя налоговики в БЗ 103.17 распространяют 10-дневный срок предоставления Отчета на все случаи безналичной оплаты с использованием КПК независимо от того, где (в командировке или нет) потратился работник;
2) вернуть неправомерно израсходованные средства до или во время подачи авансового отчета.
Но это, как вы понимаете, правильный порядок подотчетных действий. А что делать, если все указанные пункты нарушены. Разбираемся дальше.
Ситуации бывают разными
Если директор израсходовал подотчетные средства на личные цели (а не на хознужды предприятия), то он все равно должен выполнить пункты 1 и 2, перечисленные выше. Единственный нюанс — перечислять в авансовом отчете расходы на личные цели и прилагать к нему документы, подтверждающие такие расходы, не нужно. Ведь они все равно не утверждаются.
Поэтому, например:
— если директор потратил весь объем средств на личные цели, то он заполнит только лицевую сторону авансового отчета. В результате такой отчет будет утвержден в сумме 0,00 грн., поскольку все деньги потрачены на личные нужды;
— если директор приобрел товары/услуги для личных целей вместе с товарами/услугами для предприятия, то в Отчете на лицевой стороне он укажет всю сумму, списанную с КПК, а на оборотной — только хозрасходы. При этом вернуть деньги, потраченные на личные покупки, он все равно обязан.
Директор своевременно вернул предприятию потраченные деньги? Значит, он погасил задолженность перед предприятием. Поэтому говорить о возникновении у него налогооблагаемого дохода оснований нет.
Если все пошло наперекосяк
А если о личных расходах директора с КПК бухгалтер узнает не сразу, а после истечения сроков, отведенных для подачи Отчета и возврата денег? Как поступать в этом случае?
Тут все будет зависеть от того, успеет директор одуматься до конца месяца, на который приходится предельный срок возврата денег и подачи авансового отчета, или нет. Так, если директор до окончания такого месяца:
— успеет вернуть деньги и подать Отчет — налоговых последствий для него не будет
Это следует из п. 4 Порядка № 841**;
— не вернет излишне потраченные деньги в установленный срок и не подаст Отчет, то со всей суммы, на которую должен быть составлен Отчет, удерживаем НДФЛ и ВС на основании п.п. 164.2.11 НКУ.
Согласно ему под обложение НДФЛ подпадает сумма излишне потраченных средств, полученных налогоплательщиком под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется в соответствии с п. 170.9 НКУ.
Причем базу обложения НДФЛ определяем с учетом «натурального» коэффициента, установленного п. 164.5 НКУ. А базу обложения военным сбором — без учета такого «натуркоэффициента» (письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 19.02.2015 г. № 2842/10/26-15-17-01-12).
Сумму НДФЛ и военного сбора по невозвращенным средствам удерживаем за счет любого налогооблагаемого дохода, а в случае его недостаточности — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты такого налога (п. 4 Порядка № 841).
Обратите внимание! НДФЛ и военный сбор из дохода директора нужно удержать и в том случае, если он вовремя предоставил Отчет, но не вернул в установленный срок средства, потраченные на личные цели.
Что касается сроков уплаты НДФЛ и военного сбора, удержанных с суммы таких средств, то, по нашему мнению, их необходимо перечислить одновременно с суммами налога (сбора), удержанными из зарплаты директора, за счет которой удерживались такие НДФЛ и военный сбор.
В форме № 1ДФ средства, полученные директором и не возвращенные в установленные сроки, отражают под признаком дохода «118» (БЗ 103.25).
ЕСВ из суммы средств, не возвращенных в установленные сроки, не взимают, так как она не является объектом для начисления взноса (п.п. 2.3.4 Инструкции № 5*** здесь не работает).
*** Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Однако даже если личные расходы директора подпадают под налогообложение, не спешите расстраиваться. У нас в запасе есть парочка вариантов, которые помогут вам этого избежать.
Ищем альтернативу
Уйти от НДФЛ и ВС с сумм, потраченных на личные цели и не возвращенных своевременно, поможет небольшая маскировка. ☺ В чем ее суть? Возвратить в кассу средства, потраченные на личные цели, и выплатить из кассы необлагаемый доход какому-либо работнику. И все это провести по документам задним числом одним днем в рамках срока, установленного для бесштрафного возврата неправомерно потраченных средств.
Какой необлагаемый доход нас спасет? Например, нецелевая благотворительная помощь или заем. Рассмотрим эти варианты.
Нецелевая помощь. Этот вариант замечательно работает для ситуации, когда «не туда» потраченная сумма не превышает необлагаемую сумму нецелевой благотворительной помощи. В 2019 году такой необлагаемый предел равен 2690 грн. (п.п. 170.7.3 НКУ). В чем заключается идея и как ее реализовать?
Допустим, директор потратил на личные нужды 1938,56 грн. и не вернул средства своевременно. Тогда…
1. Ищем сговорчивого работника, желающего помочь директору.
2. Нужной датой задним числом (!) в рамках срока, установленного для бесштрафного возврата неправомерно потраченных средств:
а) получаем от работника заявление о предоставлении нецелевой благотворительной помощи. На основании заявления тем же числом издаем приказ о предоставлении такой помощи.
Заметим: в приказе лучше указать «красивую» сумму помощи. То есть если директор потратил 1938,56 грн., то в приказе указываем 1950 грн.;
б) директор подает авансовый отчет нужной датой;
в) делаем два кассовых ордера (да, придется переписать кассовую книгу, но зато уйдем от НДФЛ и ВС). Один — приходный — от директора на возврат средств, списанных с КПК (на 1938,56 грн.). Второй — расходный кассовый ордер на выплату нецелевой благотворительной помощи сговорчивому работнику на ту же сумму (на 1938,56 грн.).
3. Спустя какое-то время удобной вам датой выписываем еще один расходный кассовый ордер на выплату остатка помощи (в нашем случае — 11,44 грн. (1950 грн. - 1938,56 грн.)).
Заметьте:
нарушения кассовой дисциплины за несвоевременный возврат подотчетных сумм тут не будет,
так как наличные директору при использовании им КПК не выдавались.
Заем. Если сумма средств, потраченных на себя, существенно превышает необлагаемую сумму нецелевой благотворительной помощи, как вариант можно оформить, опять-таки задним числом, выдачу директору или другому работнику займа на возвратной основе (т. е. возвратную финпомощь).
Судите сами: под обложение НДФЛ такая сумма не подпадает, ведь помощь-то возвратная. Напомним: в состав налогооблагаемых доходов не входит сумма возвратной финпомощи, получаемой налогоплательщиком (п.п. 165.1.31 НКУ). Причем не важно, на какой срок выдана такая помощь.
Возвратная финпомощь не является и объектом обложения военным сбором (п.п. 1.7 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).
На сумму займа также не придется и начислять ЕСВ. Дело в том, что сумма займа не включается в фонд оплаты труда на основании п. 3.28 Инструкции № 5. Кроме того, эта выплата указана в п. 13 разд. I Перечня № 1170**** как выплата, на которую не начисляется ЕСВ.
Порядок действий такой же, как и в ситуации с выдачей нецелевой благотворительной помощи. Минус этого варианта — заем нужно возвращать…
выводы
- С момента списания средств с корпоративной карточки деньги считаются выданными под отчет. Соответственно, по ним держателю карточки придется отчитаться.
- Деньги, потраченные с КПК на личные цели и не возвращенные до конца месяца, на который приходится предельный срок возврата, подпадают под обложение НДФЛ и ВС.
- Уйти от НДФЛ и ВС со своевременно не возвращенных средств можно, например, так: задним числом провести по кассе возврат средств и выдачу их другому работнику как нецелевую благотворительную помощь либо заем.
