Штатний розпис

Мінсоцполітики визначає його як документ, який установлює для конкретного підприємства структуру, штати і посадові оклади працівників (див. листи від 13.09.2019 р. № 1127/0/204-19 і від 25.04.2013 р. № 336/13/155-13). Він містить найменування посад, чисельність штатних одиниць і оклади за кожною посадою.

Зазначимо, що в чинному трудовому законодавстві немає вимоги про обов’язкову наявність штатного розпису в кожного суб’єкта господарювання. Водночас фахівці Мінпраці (наразі — Мінсоцполітики) на цьому завжди наполягали (див., зокрема, лист від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07). Відсутність штатного розпису вони розглядають як порушення вимог законодавства про працю. Тож рекомендуємо роботодавцям такий документ усе-таки мати.

Давайте поглянемо, як його скласти та чим при цьому керуватися.

Єдиної типової форми штатного розпису не існує. Виняток — бюджетні підприємства, установи й організації, для яких форма цього документа затверджена наказом Мінфіну від 28.01.2002 р. № 57. Інші суб’єкти господарювання розробляють форму штатного розпису самостійно, виходячи зі структури підприємства, Положення про оплату праці, чисельності працівників тощо. Водночас за основу такі підприємства можуть узяти «бюджетну» форму.

Штатний розпис зазвичай вводиться в дію з початку календарного року і діє протягом усього цього року. Водночас для комерційних підприємств періодичність затвердження цього документа законодавством не регламентована. Тому рішення про те, коли затверджувати і переглядати штатний розпис, залишається за підприємством.

Складаємо штатний розпис. Тут нічого складного. Головне — певний порядок дій.

1 етап — визначаємо структуру підприємства, форми і системи оплати праці.

Деякі підприємства свою структуру визначають у спеціальному документі, який називається «Структура і штатна чисельність». Але якщо у вас такого документа немає, визначитися зі структурою доведеться при складанні штатного розпису. Якою вона буде — підприємство вирішує на власний розсуд (ст. 64 ГКУ). Найменування структурним підрозділам підприємства теж присвоюють самостійно.

Форми та системи оплати праці, які застосовуються на підприємстві, мають бути встановлені в колективному договорі, Положенні про оплату праці або іншому локальному нормативному акті роботодавця, погодженому з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником, іншим представником трудового колективу).

2 етап — установлюємо перелік посад і професій працівників.

У штатному розписі мають бути зазначені всі необхідні для нормальної роботи підприємства посади та професії, у тому числі ті, які обіймають сумісники, а також вакантні посади. Адже саме на підставі цього документа планується необхідна чисельність працівників.

Важливо! У штатному розписі найменування штатних одиниць зазначають відповідно до Класифікатора професій.

3 етап — розраховуємо чисельність штатних одиниць.

Під штатною одиницею розуміється посадова одиниця, встановлена штатним розписом підприємства.

Залежно від потреб підприємства допускається встановлювати в штатному розписі кількість штатних одиниць за посадами менше 1 (наприклад, 0,75 або 0,5). Так діють у випадках, якщо за цією посадою не потрібна зайнятість працівника повний робочий час.

Також зверніть увагу: на одну «цілу» одиницю, зазначену в штатному розписі за певною посадою (професією), може бути прийнятий як один працівник, так і, наприклад, два працівники з неповним робочим днем на 0,5 штатної одиниці кожен. Це означає, що кожен із цих двох працівників відпрацює 50 % робочого часу й отримає, відповідно, половину окладу, встановленого за цією посадою.

У штатному розписі відображаємо також посади осіб, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами і для догляду за дитиною до досягнення нею 3/6/16/18 років. Адже доки працівники перебувають у таких відпустках, за ними зберігається місце роботи (посада). Це вимога ч. 3 ст. 2 Закону про відпустки.

4 етап — установлюємо розміри окладів, надбавок, доплат.

Тут орієнтиром має бути колдоговір та інші локальні нормативні акти роботодавця* (наприклад, Положення про оплату праці), у яких установлені норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови введення та розміри надбавок і доплат.

* Такі документи мають бути погоджені з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Зверніть увагу: у штатному розписі допускається затвердження однакових найменувань посад з різними посадовими окладами (тарифними ставками). Про це говорить і Мінсоцполітики в листі від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284 (ср. ). Але при цьому рекомендуємо обґрунтувати відмінності розмірів окладів різними посадовими обов’язками, прописаними в посадових (робочих) інструкціях.

А ось однакові оклади за всіма посадами встановлювати штрафонебезпечно (детальніше див. на с. 5).

Майте на увазі, що в штатному розписі на 2020 рік оклад (місячна тарифна ставка) працівника не може бути нижче прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб на 1 січня поточного року (тобто 2102 грн).

За окремими посадами можуть бути зазначені доплати та/або надбавки, які є складовими системи оплати праці та носять постійний характер. А ось «трудову» доплату до мінзарплати в штатному розписі відображати не потрібно, оскільки її розмір може змінюватися залежно від виконаної норми праці в поточному місяці.

А як бути з працівниками-відрядниками? На думку Мінсоцполітики (див. лист від 13.09.2019 р. № 1127/0/204-19), для працівників, яким установлена відрядна оплата праці, у штатному розписі можна не зазначати розмір оплати, а наводити тільки кількість штатних одиниць.

5 етап — готуємо проєкт штатного розпису.

Проєкт штатного розпису зазвичай готується відділом організації праці та заробітної плати, погоджується з керівниками відділів (служб), із заступниками керівника і затверджується керівником підприємства.

Якщо на підприємстві відділ організації праці та заробітної плати не створений, розробка зазначеного документа може бути покладена на інший структурний підрозділ (наприклад, на кадрову службу) або, за рішенням керівника підприємства, на окремого спеціаліста в порядку, передбаченому внутрішніми нормативними актами.

Підписують штатний розпис зазвичай один із заступників керівника підприємства і керівник фінансової служби (головний бухгалтер).

Проєкт штатного розпису погоджувати з профспілкою (радою трудового колективу) не потрібно. Оскільки такої вимоги в законодавстві немає.

6 етап — затверджуємо штатний розпис.

Зазвичай штатний розпис затверджують шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) з основної діяльності. Допускається також затвердження штатного розпису безпосередньо грифом затвердження (див. нижче). Датою документа вважається дата його затвердження.

У разі потреби штатний розпис погоджують з організацією вищого рівня. У такій ситуації обов’язково оформляють гриф погодження.

Наведемо зразок штатного розпису підприємства, затвердженого безпосередньо грифом затвердження.

Звертаємо увагу: у штатному розписі не зазначають прізвища працівників, які обіймають певні посади (одиниці). Якщо ж вам необхідно «прив’язати» зайняті посади (одиниці) до конкретних працівників, із зазначенням їх П. І. Б., окладів (тарифних ставок), а також побачити вакантні посади, то для цих цілей підійде такий документ, як штатно-посадова книга.

Вносимо зміни. У разі потреби до штатного розпису можуть бути внесені зміни. Якщо вони не істотні, то видають наказ про внесення змін до штатного розпису. Якщо змін багато, має сенс викласти штатний розпис у новій редакції.

Але при цьому пам’ятайте, що згідно зі ст. 32 КЗпП про зміну істотних умов праці, зокрема систем та розмірів оплати праці, суміщення професій, зміну розрядів та найменування посад, працівник має бути повідомлений у письмовій формі не пізніше ніж за 2 місяці.

Нижче наведемо зразок наказу про внесення змін до штатного розпису.