За загальним правилом посадові (робочі) інструкції мають бути складені на кожну посаду (професію), зазначену в штатному розписі роботодавця. Винятком є окремі керівні посади, за якими правове становище, основні завдання, обов’язки, права та відповідальність викладені в Статуті підприємства або в Положенні про структурний підрозділ (див. п. 6 Загальних положень розд. 1 Довідника № 336, лист Мінпраці від 03.10.2005 р. № 36-508). Наприклад, якщо в Статуті перелічено завдання й обов’язки, права та відповідальність директора підприємства, то для нього посадову інструкцію не складають.
Новоприйнятого працівника слід ознайомити з посадовою (робочою) інструкцією до початку роботи (ст. 29 КЗпП)
Посадові інструкції розробляють для:
— керівників (про винятки див. вище);
— професіоналів;
— фахівців;
— технічних службовців.
А ось для робочих професій (розд. 6 — 9 Класифікатора професій) розробляють робочі інструкції.
Орієнтиром при розробці посадових (робочих) інструкцій слугує Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі — Довідник), який складається з окремих випусків, згрупованих за основними видами економічної діяльності, виробництва та робіт. При цьому до Довідника № 336 включені професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності.
Проте це не означає, що потрібно беззаперечно керуватися Довідником. Підприємство має право відступати від нього, розробляючи інструкцію «під себе». Так, завдання й обов’язки, включені Довідником до типової кваліфікаційної характеристики тієї чи іншої посади, можна розподілити між окремими виконавцями. Можлива й зворотна ситуація, коли коло завдань і обов’язків окремих працівників можна розширити дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад (професій), рівних за складністю (або меншої складності), виконання яких не вимагає іншої спеціальності, кваліфікації.
Текст посадової інструкції зазвичай включає 7 розділів (п. 6 Загальних положень розд. 1 Довідника № 336). Які це розділи, ви можете побачити в табл. 4.1.
Таблиця 4.1. Розділи посадової інструкції
| Назва розділу | Зміст |
| Загальні положення | У цьому розділі: — наводять основні дані про посади і найменування підрозділу, у якому працює співробітник; — окреслюють сферу діяльності працівника; — зазначають порядок його призначення і звільнення із займаної посади, підлеглість; — установлюють наявність підлеглих; |
| — визначають порядок заміщення інших працівників на період їх тимчасової відсутності, а також осіб, що заміщають самого працівника; — перелічують основні законодавчі акти і нормативні документи, якими повинен керуватися працівник | |
| Завдання та обов’язки | Тут зазначають зміст і перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються працівником, перелічують конкретні завдання, покладені на працівника, визначають самостійну ділянку роботи згідно з Положенням про підрозділ |
| Права | Цей розділ включає повноваження, делеговані працівнику для виконання покладених на нього завдань та обов’язків |
| Відповідальність | У цьому розділі встановлюють показники оцінки роботи працівника і межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість і своєчасність виконання посадових завдань і обов’язків |
| Повинен знати | Тут наводять вимоги до спеціальних знань, а також до знання законодавчих актів та нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків |
| Кваліфікаційні вимоги | Сюди поміщають норми, що стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів і досвіду, яких достатньо для повного та якісного виконання робіт за посадою |
| Взаємовідносини (зв’язки) за посадою | У цьому розділі встановлюють коло основних взаємозв’язків працівника зі співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами. Тут зазначають строки отримання і надання інформації, порядок погодження і затвердження відповідних документів тощо |
Усі перелічені вище розділи до посадової інструкції вносити не обов’язково. Наприклад, можна обійтися без розділу «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою», якщо порядок взаємодії працівників підрозділів відображений у Положеннях про ці структурні підрозділи.
Можна не включати до посадової інструкції і розділ «Кваліфікаційні вимоги», якщо інформація про рівень освіти, кваліфікації, спеціальності, необхідний стаж роботи буде зазначена в розділі «Загальні положення».
Тепер що стосується робочих інструкцій. Вони зазвичай складаються з 5 розділів (п. 6 Загальних положень розд. 2 Довідника № 336). Перелічимо їх у табл. 4.2.
Таблиця 4.2. Розділи робочої інструкції
| Назва розділу | Зміст |
| Завдання та обов’язки | Включає зміст робіт, які повинен виконувати працівник, а також характеристику робочого місця |
| Права | Визначає делеговані працівнику повноваження, за допомогою яких він повинен забезпечувати в процесі своєї роботи виконання покладених на нього завдань і обов’язків |
| Відповідальність | Містить показники особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт, а також за невжиття належних заходів у межах своїх обов’язків |
| Повинен знати | Відображає вимоги до спеціальних знань, умінь, майстерності робітника, викликані реальними умовами виробництва (сфери послуг), особливостями обладнання, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт |
| Кваліфікаційні вимоги | Визначає норми, що стосуються професійної освіти і досвіду, яких достатньо для повного та якісного виконання робіт за професією |
За потреби робоча інструкція може бути доповнена розділами «Загальні положення», «Приклади робіт», «Взаємовідносини (зв’язки) за професією».
Зверніть увагу: посадові (робочі) інструкції не повинні включати умови, які обмежують права і соціальні гарантії працівників, надані їм трудовим законодавством.
Якщо дискримінаційні умови прямо або побічно все ж будуть включені до посадової (робочої) інструкції, вони вважаються недійсними (ст. 9 КЗпП)
Також посадові (робочі) інструкції не повинні містити норм про штрафи за порушення трудової дисципліни. Це протизаконно.
Готову посадову (робочу) інструкцію підписує керівник структурного підрозділу або спеціаліст, який її підготував. Потім інструкцію погоджують з начальником відділу праці та заробітної плати, заступником директора за підлеглістю, юрисконсультом. Після чого її затверджує керівник підприємства. Затверджену посадову (робочу) інструкцію доводять до відома працівника під підпис.
Оформляють посадову інструкцію у двох примірниках. Один примірник інструкції зберігають у відділі кадрів підприємства, а другий — передають працівнику.
Нижче наведемо приклад посадової інструкції бухгалтера, який має повну вищу освіту (належить до категорії професіоналів)*. Згідно з Класифікатором професій зазначеній посаді відповідає код 2411.2.
* Бухгалтер, який не має повної вищої освіти, належить до професійної групи «фахівці» (код 3433), тому його посадова інструкція міститиме інші вимоги.
Припустимо, що бухгалтер відповідає за облік необоротних активів, запасів і розрахунків із постачальниками та підрядниками.
До посадової (робочої) інструкції можуть бути внесені зміни. Наприклад, у разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності або раціональним розподілом праці.
Як зазначено в п. 6 Загальних положень розд. 1 Довідника № 336, зміни вносять на підставі наказу керівника підприємства і за згодою працівника. При цьому, на наш погляд, найбільш прийнятним варіантом буде викладення посадової (робочої) інструкції в новій редакції.
Також її заміна може знадобитися у випадку зміни найменування підприємства, його структурного підрозділу або назви посади.
висновки
- Посадові (робочі) інструкції розробляють за кожною посадою (професією), внесеною до штатного розпису підприємства.
- До посадової (робочої) інструкції не можна включати умови, які обмежують права та соціальні гарантії працівників, надані їм трудовим законодавством.
- Новоприйнятого працівника слід ознайомити з посадовою (робочою) інструкцією до початку роботи.
