Готівка до каси через картку-ключ

Що таке картка «ключ до рахунку»?

Платіжна картка «ключ до рахунку» є електронним платіжним засобом, за допомогою якого здійснюють грошові операції у рамках договору і вимог законодавства.

НБУ розглядає картку «ключ до рахунку» як різновид корпоративної платіжної картки — КПК (див. лист від 24.04.2019 р. № 57-0007/22460). Відповідно при її використанні застосовують ті ж правила, що й при застосуванні звичайної КПК. Тобто грошові кошти через картку-ключ можна витрачати виключно на потреби підприємства.

Під корпоративну ж платіжну картку відкривають додатковий поточний рахунок.

На відміну від звичайної КПК, банк випускає картку «ключ до рахунку» виключно для керівника підприємства. На інших співробітників її оформити не можна. Передавати цю картку іншим особам теж заборонено.

Переваги картки «ключ до рахунку» полягають у тому, що вона:

— не вимагає кожного разу переводити гроші з основного поточного рахунку на рахунок, відкритий під КПК;

— дозволяє як проводити безготівкові розрахунки, пов’язані з діяльністю підприємства, так і знімати готівкові кошти;

— дає можливість відмовитися від чекової книжки;

— дозволяє отримувати інші банківські сервіси (зокрема, не треба купувати іноземну валюту для закордонних відряджень).

Що заборонено з карткою-ключем?

За допомогою картки «ключ до рахунку» можна здійснювати будь-які операції, передбачені договором із банком і законодавством (знімати готівку, списувати гроші на оплату господарських витрат і т. п.). Але все-таки дві заборони існують (п. 1 розд. III Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. № 705). Так, з 10 грудня 2019 року знову не можна використовувати КПК (а отже, і картку-ключ) для:

1) виплати заробітної плати;

2) виплат соціального характеру.

Правду кажучи, в Умовах та правилах надання банківських послуг Приватбанку (див. п.п. 3.4.1.18)* завжди фігурувало (і зараз фігурує) обмеження, що КПК не застосовують для:

* Див. за посиланням: conditions-and-rules.privatbank.ua/main/view-content-191/?lang=uk

— отримання заробітної плати;

— інших виплат соціального характеру;

— здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами). Без обмежень можна розрахуватися в один операційний день за одним ЗЕД-контрактом, операція за яким не перевищує незначний розмір, тобто еквівалент 400 тис. грн (п. 32¹ Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженого постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 2).

Тож використовувати картку «ключ до рахунку», приміром, для видачі зарплати, безпосередньо не можна. Причому заборона діє на виплату як зарплати працівнику, на ім’я якого емітована картка-ключ (директорові), так і зарплати іншим співробітникам підприємства.

Як обійти зарплатну заборону?

За необхідності спрямувати зняту за допомогою картки «ключ до рахунку» готівку на виплату заробітної плати (чи соціальні виплати) чинять так.

Спочатку директор — держатель картки «ключ до рахунку» знімає певну суму готівкових коштів через банкомат як на господарські потреби (Дт 372 — Кт 311).

Після, пославшись на неможливість виконання даного йому доручення, керівник (пп. 19, 20 Положення № 148**):

** Положення про ведення касових операцій.., затверджене постановою НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

1) подає авансовий звіт — Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (навіть якщо знята сума не витрачена). До нього додає документ, що підтверджує зняття готівки з поточного рахунку (чек банкомата, сліп платіжного термінала, квитанцію банку тощо). Адже зняті з картки «ключ до рахунку» кошти її держатель отримує під звіт. Але навіть якщо документів про зняття готівки у складі авансового звіту не виявиться, то його все одно приймають від підзвітної особи (див. БЗ 109.21). За необхідності бухгалтер може взяти виписку з банку про рух коштів на рахунку і тим самим підтвердити факт отримання готівкових коштів з поточного рахунку підприємства. Про те, як заповнити авансовий звіт на суму готівки, знятої з картки-ключа, див. «Податки & бухоблік», 2019, № 48, с. 24;

2) здає всю отриману суму в касу підприємства, як повернення з підзвіту невикористаного авансу до закінчення наступного робочого дня після зняття готівки (Дт 301 — Кт 372). Оскільки за п. 19 Положення № 148 невитрачені кошти, видані на госппотреби, мають бути повернені до закінчення 2-го робочого дня (уключаючи день отримання готівки під звіт).

Готівку, що надійшла до каси підприємства, оприбутковують на підставі прибуткового касового ордера (ПКО). Детально про оформлення касових документів на надходження готівки див. у «Податки & бухоблік», 2019, № 41, с. 26.

Тільки після оприбуткування готівки в касі її можна використовувати для виплати заробітної плати або на соціальні виплати (Дт 661, 663 — Кт 301). Таким чином,

Зверніть увагу! При знятті суми на госппотреби, ймовірно, не повинне застосовуватися 50-тисячне обмеження. Причина — тут немає самого факту готівкового розрахунку. Але раніше податківці наполягали на дотриманні цієї межі при поверненні працівником до каси невикористаних підзвітних сум, включаючи зняті за допомогою КПК (див. листи ГУ ДФС у Сумській обл. від 18.07.2018 р. № 3158/ІПК/18-28-14-06-31 і від 14.08.2018 р. № 3531/ІПК/18-28-14-06-31 // «Податки & бухоблік», 2020, № 11, с. 5, БЗ 109.13, діяла до 05.01.2018 р.). Підтримував цю ідею і НБУ (див. лист від 22.05.2018 р. № 50-0007/28247, скасовано 23.04.2019 р.). Тож якщо ви не прибічник сміливого підходу, краще намагатися не перевищувати 50-тисячну межу при видачі і поверненні підзвітних коштів на госппотреби. Про готівкове обмеження при розрахунках із підзвітними особами див. «Податки & бухоблік», 2020, № 52, с. 30.

І ще. Оскільки готівка знята за допомогою картки-ключа на госппотреби, строки зберігання готівки в касі для оплати праці понад установлений ліміт (протягом 5 робочих днів — п. 18 Положення № 148) тут не діють. Тому щоб уникнути перевищення ліміту каси, зарплату краще видати в день оприбуткування готівки.

Як повернути фіндопомогу?

Взагалі, якщо говорити про розрахунки, які дозволено безпосередньо проводити за допомогою картки «ключ до рахунку» (витрати на відрядження, зняття готівки на госппотреби), то зняту готівку довірені особи використовують за призначенням без попереднього оприбуткування в касі (п. 20 Положення № 148). Відповідно якщо директор, перебуваючи у відрядженні або купуючи щось для потреб підприємства, знімає готівку за допомогою картки «ключ до рахунку», тоді оприбутковувати в касі такі грошові кошти не треба.

А чи можна не оприбутковувати зняту директором готівку і відразу видати гроші позикодавцю на погашення заборгованості перед ним за поворотною фінансовою допомогою?

Такий варіант, за великим рахунком, можливий. Але він не без недоліків. Так, кошти, які списані з поточного рахунку суб’єкта господарювання за операції, що здійснені з використанням КПК (і в тому числі картки-ключа), уважаються виданими під звіт його держателю (див. лист НБУ від 24.04.2019 р. № 57-0007/22460). Тобто оскільки гроші зняті з поточного рахунку (доступ до якого дає картка-ключ) і є грошима підприємства, директор повинен відзвітувати за витрачені кошти. Пряма вимога подати авансовий звіт разом із підтвердними документами в строки і порядку, визначені для підзвітних осіб, містить п. 20 Положення № 148.

А далі — усе як завжди.

До нього він повинен додати підтвердний документ, а також документ про використання картки для розрахунків у безготівковій формі (квитанція платіжного/торговельного термінала, чек банкомата, сліп тощо).

Чим директор підтвердить видачу грошей позикодавцеві на погашення заборгованості, якщо він передав гроші «з рук у руки»?

Зазвичай на практиці передачу готівки фізособі представником підприємства підтверджують або розпискою одержувача, складеною в довільній формі, або двостороннім актом на приймання-передачу грошей. Звісно, розписка має бути не від фізособи фізособі. Як позичальник у ній повинне фігурувати підприємство, що діє через представника — директора.

Не виключаємо, що питання про законність такого погашення кредиторської заборгованості у перевіряючих можуть виникнути, і тоді доведеться з ними сперечатися.

А тому має сенс повернути готівку з підзвіту до каси — за порожнім авансовим звітом. А вже потім можна видавати гроші на погашення позики в порядку, встановленому Положенням № 148, — за видатковим касовим ордером (ВКО). Тобто, по суті, схема дій тут та ж, що й при знятті коштів із КПК на зарплату.

Знову ж таки пам’ятаємо про готівкове обмеження. Граничну суму готівкових розрахунків установлює п. 6 Положення № 148. За його нормами суб’єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами:

— між собою — у розмірі до 10000 грн (уключно);

— з фізичними особами — у розмірі до 50000 грн (уключно).

Суми фінансової допомоги однозначно потрапляють під це готівкове обмеження.

Підсумуємо. Для того, щоб безпроблемно повернути позику, директор спочатку знімає готівку з поточного рахунку собі в підзвіт (Дт 372 — Кт 311). Потім повертає гроші в касу за ПКО, як невикористаний залишок підзвітних сум (Дт 301 — Кт 372). При цьому на суму знятої з картки готівки керівник обов’язково складає авансовий звіт. А вже з каси гроші видають за ВКО третій особі на погашення позики — поворотної фінансової допомоги (Дт 685 — Кт 301). Цей варіант оформлення повернення позики залізно припаде до смаку податківцям.

Про використання картки «ключ до рахунку» для цілей відрядження читайте в «Податки & бухоблік», 2019, № 36, с. 22.