Яка форма у вжитку
На сьогодні чинними є форми трудової книжки і вкладиша до неї, затверджені постановою № 301.
Водночас багато працівників має трудові книжки раніше встановленого зразка (1938 або 1974 року). Такі трудові книжки дійсні й обміну не підлягають. Але!
Якщо в трудовій книжці заповнено всі сторінки і вона доповнюється вкладишем, то незалежно від форми книжки вкладиш використовують нового формату
На це вказує п. 3.3 Інструкції № 58.
Трудову книжку потрібно заповнювати акуратно! Розкриваємо секрети.
Як заповнювати трудову книжку
Мова. Трудові книжки заповнюють одночасно українською та російською мовами (у відповідних розділах).
Хоча, на наш погляд, якщо ви зробите запис українською мовою і в російськомовній частині трудової книжки або взагалі проігноруєте російськомовну частину, це не буде порушенням.
Колір чорнил. Записи до трудової книжки вносять виключно ручкою: кульковою або з пером. Допустимий колір чорнил: синій, чорний або фіолетовий.
На кого ведуть «трудові»
Роботодавці ведуть трудові книжки на всіх працівників, які працюють у них понад 5 днів (ст. 48 КЗпП, п. 1.1 Інструкції № 58).
Також трудові книжки ведуть на:
— студентів вищих і професійно-технічних навчальних закладів, які стажуються в роботодавця і більше ніде не працюють;
— студентів вищих навчальних закладів, які працюють у роботодавця в позанавчальний час, для яких це місце роботи є основним*;
* Детальніше про відносини зі студентами, стажистами та практикантами читайте в «Податки & бухоблік», 2019, № 45, с. 16 і 24; № 86, с. 9.
— членів фермерського господарства (у тому числі й на голову).
Нагадаємо, що запис про виконання роботи або надання послуг за цивільно-правовим договором (договором підряду чи договором про надання послуг) до трудової книжки не вносять. Тож будьте уважними!
У вас працює зовнішній сумісник? Тоді запис до його трудової книжки вам вносити не доведеться. Адже цей документ зберігається на основному місці роботи сумісника (п. 1.1 Інструкції № 58). Але зауважте: на вимогу такого працівника ви повинні видати йому довідку про його роботу у вас. Тоді запис про роботу за сумісництвом за бажанням працівника внесе до його трудової книжки окремим рядком основний роботодавець (п. 2.14 Інструкції № 58).
А ось якщо у вас працює внутрішній сумісник і він бажає мати запис про роботу за сумісництвом у своїй трудовій, внести такий запис доведеться вам.
Докладно про порядок внесення до трудової книжки працівника записів про роботу за сумісництвом, читайте «Якщо сумісник хоче запис» цього номера.
Хто заповнює трудову книжку
Зазвичай на підприємствах трудові книжки заводить, заповнює та веде їх облік спеціаліст відділу кадрів. Але іноді цю функцію може виконувати сам керівник підприємства або інша уповноважена ним особа.
Якщо особа працевлаштується вперше, трудову книжку йому заводить і заповнює роботодавець, робота в якого для працівника є першим основним місцем роботи. Якщо ж громадянин уже працював раніше, він повинен пред’явити новому роботодавцеві вже заведену раніше трудову книжку.
Які відомості вносять / не вносять до трудової книжки
Роботодавець вписує до трудової книжки працівника такі відомості:
— прізвище, ім’я, по батькові та дату народження працівника (на титульному аркуші);
— найменування підприємства;
— дату і запис про прийняття, переведення, звільнення;
— дати та номери відповідних наказів;
— про заохочення і нагородження працівника за його успіхи в роботі на підприємстві;
— про відкриття, за які видані дипломи, про використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції, а також про виплачені у зв’язку із цим винагороди.
До трудової книжки не вносять відомості про:
— накладені на працівника стягнення (догани) (п. 2.2 Інструкції № 58);
— премії, передбачені системою заробітної плати, або виплати, що носять регулярний характер (п. 2.24 Інструкції № 58);
— характер трудового договору, за яким приймається працівник, — строковий чи безстроковий. Про те, що договір носить строковий характер, має бути зазначено в наказі про прийняття на роботу (див. лист Мінпраці від 29.05.2007 р. № 126/13/133-07);
— строк випробування;
— перебування працівника в соціальній відпустці (у зв’язку з вагітністю та пологами; для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку);
— перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати, яка надається за медичними показаннями для догляду за дитиною до досягнення нею віку 6 (16, 18) років;
— переміщення всередині підприємства на інше місце роботи, до іншого структурного підрозділу в тій же місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті в межах спеціальності, кваліфікації або посади, обумовленої трудовим договором;
— тимчасове переведення на іншу роботу працівника, суміщення ним професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.
Яка процедура і строки заповнення трудових книжок
Записи до трудової книжки вносять на підставі наказу в такі строки:
— після видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу або переведення на іншу роботу, а також про заохочення та нагородження — не пізніше за тижневий строк;
— після видання наказу (розпорядження) про звільнення — у день звільнення (детальніше — ««Пливи, рибо, пливи»: вносимо до трудової книжки запис про звільнення» цього номера).
Запис у трудовій книжці повинен точно відповідати тексту відповідного наказу (розпорядження)
З кожним подібним записом працівника ознайомлюють під підпис в Особовій картці працівника типової форми № П-2* (п. 2.5 Інструкції № 58).
* Цю форму затверджено наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656.
Підставами для записів до трудової книжки слугують також довідки інших підприємств та організацій про роботу, навчання, службу у ЗСУ тощо. За наявності цих довідок додатково видавати наказ (розпорядження) не потрібно — для внесення запису достатньо даних цих документів.
Трудова книжка з ОРДЛО
Трапляється, що, приймаючи особу на роботу, роботодавець отримує трудову книжку з записами, внесеними незаконно створеними на території України організаціями («ДНР» та «ЛНР»). Чи приймати такі трудові книжки?
Якщо «трудова» зразка так званих «ДНР» чи «ЛНР», то однозначно потрібно відкрити працівникові нову «трудову» встановленої форми. Приймати таку «ліву» книжку не можна.
Якщо ж працівник надає трудову книжку встановленого зразка, але в ній містяться записи, засвідчені печатками так званих «ДНР» та «ЛНР», то продовжуйте вести таку книжку далі. Адже законодавством про працю не встановлено обов'язку роботодавця при прийнятті на нове місце роботи визнавати недійсними чи виправляти попередні записи в трудовій книжці. На це звертає Мінсоцполітики у листі від 18.10.2017 р. № 447/0/22-17/134.
Хто зобов’язаний придбавати бланки трудових книжок
З розд. 6 і 7 Інструкції № 58 випливає, що роботодавець самостійно придбаває бланки трудових книжок та заповнює їх на працівників, для яких це місце роботи є першим.
Вартість бланка трудової книжки роботодавець стягує з працівника (п. 6.1 Інструкції № 58). Працівник вносить кошти за бланк трудової книжки до каси роботодавця.
Проте ви цілком можете утримати вартість бланка із зарплати працівника. Так і зручніше, і немає загрози покарання за продаж трудової книжки без застосування РРО.
Водночас зазвичай на практиці працівник самостійно придбаває бланк книжки і передає його роботодавцеві для належного оформлення.
Де повинна зберігатися «трудова»
Трудові книжки зберігаються за основним місцем роботи громадян до їх звільнення. Виняток — фізособи-підприємці та фізособи, які використовують найману працю. Вони трудові книжки найманих працівників у себе не зберігають. Це — обов’язок самих працівників (п. 2.21-1 Інструкції № 58).
Зауважте: можливість видачі працівникам трудових книжок на руки до моменту звільнення не передбачена. Якщо така необхідність усе ж виникла, роботодавець повинен видати працівникові засвідчені виписки з трудової книжки (п. 2.7 Інструкції № 58).
Чиста трудова книжка: які документи потрібні
Щоб роботодавець міг завести трудову книжку громадянинові, який улаштовується на роботу вперше, йому від такої особи будуть потрібні (ст. 24 КЗпП, п. 1.4 Інструкції № 58):
— паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
— диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, якщо він потрібен для допуску до виконання певної роботи.
Військовослужбовці, звільнені з військової служби, повинні пред’явити військовий квиток, а громадяни, звільнені з місць відбуття кримінального покарання, — довідку про звільнення.
Новачкам роботодавець оформляє трудову книжку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу (ч. 3 ст. 48 КЗпП). Якщо останній день 5-денного строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, то днем закінчення строку буде найближчий робочий день (ст. 2411 КЗпП).
висновки
- Роботодавці ведуть трудові книжки на всіх «основних» працівників, які працюють у них понад 5 днів.
- Якщо особа працевлаштується вперше, трудову книжку їй заводить і заповнює роботодавець, робота в якого для працівника є першим основним місцем роботи.